Прибуток:
- Здатність розрізняти типи документів, такі як нотатки, усні нотатки, демарші та внутрішні звіти, і відповідним чином створювати чернетки за допомогою штучного інтелекту
- Здатність використовувати офіційну мову із затверджених шаблонів і регулювати інтенсивність дипломатичного тону та конструктивну двозначність відповідно до стратегічних намірів
- Здатність відокремити передачу від усного перекладу в звіті та застосувати дисципліну не надсилати жодного офіційного документа без авторизованого дозволу.
Дипломатія здебільшого здійснюється письмово. Зв’язок між посольством і штаб-квартирою, офіційні повідомлення між двома державами, запис розмови — усе це здійснюється за допомогою письмових документів, які відповідають певним правилам формату та мови. Ці документи не тільки містять інформацію; Він також дає дипломатичне повідомлення своїм тоном, формою та вибором слів. У цьому розділі ви навчитеся складати дипломатичне листування та звіти швидше та послідовніше за допомогою штучного інтелекту; але ви навчитеся підтримувати формальну форму, виважену мову та остаточну відповідальність.
Давайте познайомимося з кількома видами документів. Дипломатична нота — офіційне письмове повідомлення, надіслане однією державою іншій державі; Він має дуже специфічну форму та мову шаблонів. Вербальна записка — різновид непідписаної офіційної записки, написаної в третій особі однини. Демарш — це передача офіційної ініціативи/попередження щодо проблеми. Дипломатична телеграма/лист є внутрішнім звітним документом між представництвом і штаб-квартирою; зазвичай передає розмову, розвиток або оцінку в штаб-квартиру. ШІ швидко створює формат і перші чернетки цих документів; Але точність шаблонів, міра тону та відповідальність за повідомлення належать людям.
Крок за кроком: написання дипломатичного документа
1. Визначте тип документа та одержувача. Це записка, внутрішній звіт, марш? Одержувачем є іноземна держава чи ваша власна штаб-квартира? Жанр визначає форму і мову.
2. З’ясуйте мету та основне повідомлення. Що хоче передати цей документ? Інформація, протест, вимога, оцінка? Основне повідомлення має бути виражене одним реченням.
3. Застосуйте відповідне форматування та фразеологію. Дипломатичні документи мають стандартні шаблони відкриття та закриття («... висловлює глибоку повагу», «... має честь проявити ініціативу перед...» тощо). Ці моделі відрізняються залежно від країни та установи; Необхідно схвалити шаблони вашої установи. ШІ знає загальні закономірності, але може не знати точну форму вашої організації.
4. Напишіть тіло: чітке, розмірене, однозначне. Дипломатичний текст не розпливається; Кожне речення повинно мати одне значення. Він теж помірний: він не повинен бути занадто жорстким або м’яким.
5. Якщо це звіт, відокремте оцінку від факту. У внутрішньому звіті є чітке розмежування між «те, що сталося» (те, що було сказано на зустрічі) і «те, що ми думаємо» (оцінка агентства). Центр повинен бачити, що таке передача, а що інтерпретація.
6. Перевірити, задати тон, підписати. Пов’яжіть кожен факт з джерелом, самі задайте тон і візьміть відповідальність за остаточний текст.
Порада: попросіть дипломатичну мову шаблонів у ШІ як «загальний зразок», але отримайте остаточні шаблони зі схваленого шаблону вашої установи. Формула відкриття/закриття, створена ШІ, може звучати правильно, але може відрізнятися від офіційної процедури вашого штату; Неправильний шаблон сприймається як формальна помилка.
Тонкощі дипломатичної мови
У дипломатичному листуванні мова так само важлива, як і саме повідомлення. Та сама подія може бути виражена словами «ми відзначаємо із занепокоєнням», «ми серйозно стурбовані» або «ми рішуче протестуємо»; кожен має різну інтенсивність і намір. Ця тонкість відома як «дипломатична інтенсивність», і її неправильний вибір призводить до небажаної ескалації або відчуття слабкості. ШІ зазвичай знає цей масштаб, але він не може знати ваш поточний стратегічний намір; тому ви регулюєте інтенсивність.
Іншою тонкістю є конструктивна двозначність: у деяких випадках заява, яка відкрита для більш ніж однієї інтерпретації, навмисно використовується, щоб сторони могли досягти згоди. Це хитра техніка, яка може суперечити передбачуваній тенденції ШІ до «чіткості». Коли писати чітко, а коли свідомо гнучко, це стратегічне людське рішення.
Увага: офіційна записка чи указ є офіційною позицією держави і може мати наслідки, які важко відмінити. Жодна чернетка, створена YZ, не надсилається без повної перевірки формату, мови шаблонів і вмісту уповноваженою особою. Навіть помилка у слові може призвести до дипломатичного непорозуміння.
три міні-чохла
Випадок 1 — звіт про збережений час. Після двогодинної наради заступнику секретаря довелося писати довгий звіт у штаб. Він передав свої нотатки АІ та підготував скелет звіту про засідання (учасники, порядок денний, що було сказано, оцінка); Мою статтю, яка мала займати 90 хвилин, скоротили до 25 хвилин. Він сам написав оціночний розділ і тон.
Випадок 2 — помилку шаблону виправлено. YZ використовував першу особу («наш запит…») у чернетці усних нотаток; тоді як вербальна нота написана в третій особі («Він висловлює свою повагу Посольству ..., Міністерству ...»). Високопоставлений дипломат виправив формат; Це було б неправильно і процедурною помилкою.
Випадок 3 — запобігти ескалації сигналу. У проекті указу AI використовувала такі фрази, як «неприпустимо» і «буде серйозних наслідків». На цьому етапі передбачуване повідомлення було попередженням, а не погрозою. Експерт пом'якшив тон до виваженого рівня, на кшталт «якщо наші очікування не виправдаються, це може негативно вплинути на відносини».
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Скелет звіту про інтерв’ю:
Ваша роль: фахівець з дипломатичної звітності. Скелет звіту для центру складається з таких нотаток інтерв’ю: (1) Учасники та дата, (2) Порядок денний, (3) Що сказала інша сторона (передача), (4) Що ми передали, (5) Оцінка (коментар) – зберігайте це під ОКРЕМИМ заголовком. Не плутайте передачу з коментарем. Примітки: [тут]
2) Примітка/проект маршу:
Створіть [ноту / голосову ноту / марш] ЧЕРНЕТКУ для наступного повідомлення. Використовуйте загальну дипломатичну фразеологію, але залиште заповнювач для відкриття/закриття, припускаючи, що «я отримаю остаточні фрази зі затвердженого шаблону установи». Тон: [виберіть: інформативний / тривожний / тверде попередження]. Пишіть однозначно і в міру. Повідомлення: [тут]
3) Регулювання інтенсивності тону:
Перепишіть наступний абзац трьома дипломатичними способами: (а) м’який/інформативний, (б) помірний/тривожний, (в) жорсткий/протест. Збережіть той самий факт, лише змініть інтенсивність. Узагальніть зміст кожної версії одним реченням. Абзац: [тут]
4) Спрощення звіту:
Стисніть наступний довгий звіт для центру: спочатку резюме в один абзац (BLUF), потім розділи. Відокремте факт від оцінки. Не змінюйте/вигадуйте жодних фактів чи цифр. Перелічіть витягнуті деталі в заголовку «додатки». Звіт: [тут]
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабка підказка:
Напишіть про це записку і ми надішлемо.
Жанр, адресат, тон і форма нечіткі; Крім того, ризиковано розглядати офіційний документ безпосередньо як «підлягає відправці». ШІ створює загальний текст, шаблон якого може бути неправильним.
Потужна підказка:
Ваша роль: фахівець з дипломатичного листування. Вид документа: усна партитура (третя особа однини). Одержувач: міністерство. Мета: передати зважене занепокоєння розвитком подій (а не протест). Залиште шаблони відкриття/закриття як заповнювачі; Отримаю за затвердженим шаблоном. Тіло: однозначне, стримане. Це проект, він підлягає офіційному затвердженню. Тема: [тут]
Різниця очевидна: тип, одержувач, призначення, тон, формат і структура «чернетка/затвердження» роблять документ безпечним.
Таблиця типів документів
документ
Напрямок
мова
Роль ШІ
критична точка
примітка
від штату до штату
офіційний зразок
проект
форма, тон
словесна партитура
від штату до штату
3-я особа однини
проект
особа, цвіль
Демарш
офіційна ініціатива
вимірюваний/точний
проект
Регулювання щільності
Внутрішній звіт/телеграма
Представництво-штаб
Переказ+коментар
скелет
Відмінність між фактом і інтерпретацією
Поширені помилки
- Залишаючи мову шаблонів ШІ. Формули початку/закриття брати із затвердженого шаблону.
- Плутання переносу з тлумаченням. «Те, що сказано» в звіті, і «наша оцінка» повинні бути розділеними.
- Неправильна настройка тону. Якщо дипломатична інтенсивність неправильна, виникає ескалація або відчуття слабкості.
- Надсилання чернетки без контролю. Офіційні документи не можуть бути надіслані без узгодження з уповноваженою особою.
- Нечітке письмо (ненавмисне). За винятком конструктивної двозначності, кожне речення має бути однозначним.
Підсумовуючи
У дипломатичному листуванні та звітності ШІ є потужним помічником, який швидко створює скелет документа, першу чернетку та тональні варіації. Але офіційна форма та мова, коригування дипломатичної інтенсивності, відмінність між фактом та інтерпретацією, вирішення конструктивної невизначеності та остаточне схвалення належать людям. Візьміть шаблони із затверджених шаблонів, задайте тон відповідно до ваших стратегічних намірів, відокремте передачу від усного перекладу у звіті та не надсилайте офіційні документи без перевірки.
Аплікаційне завдання
Підготуйте записи для уявного сценарію співбесіди. Скласти проект звіту для центру з «скелетом звіту про співбесіду»; Зберігайте перенесення та оцінювання окремо. Створіть чернетку голосової нотатки та перевірте її формат за допомогою «чорнетки нотатки». За допомогою «Регулювання насиченості тону» порівняйте три версії одного й того ж повідомлення та виберіть той, який відповідає ситуації.
контрольний список
- [ ] Я визначив тип документа, одержувача та призначення.
- [ ] Я перевірив мову шаблону та формат відповідно до затвердженого шаблону.
- [ ] Переказ і оцінку я показав у звіті окремо.
- [ ] Я скоригував дипломатичний тон відповідно до свого стратегічного наміру.
- [ ] Я не надсилав чернетку без авторизованого схвалення.