Прибуток:
- Здатність створити структуру для брифінгу та розмови, які відповідають читачеві та меті, розділяючи факти та пропозиції за принципом BLUF.
- Можливість регулювати інтенсивність дипломатичного тону відповідно до стратегічних намірів і виправляти стандартний тон штучного інтелекту
- Можливість перевірити кожну цифру та цитату, пов’язавши її з джерелом, і зберегти цілісність і остаточний підпис брифінгу.
Перед зустріччю міністра зі співрозмовником він подає брифінг на двох сторінках; Посол записує свої нотатки промови перед тим, що він буде говорити на саміті; Перш ніж приступити до зустрічі, лідеру делегації потрібен короткий аркуш «тез для розмови» — маркований список основних повідомлень, які мають бути передані під час розмови. Ці документи є щоденним паливом дипломатії: вони мають інформувати тих, хто приймає рішення, швидко, точно та пропорційно. У цьому розділі ви навчитеся швидко та акуратно складати брифінг або замітку до виступу за допомогою штучного інтелекту; але ви навчитеся тримати тон, повідомлення та головну відповідальність.
Почнемо з визначення: брифінг – це документ, який у стислій та організованій формі надає особі, яка приймає рішення, інформацію, необхідну для прийняття рішення чи виступу з певного питання. Хороший брифінг є коротким, спершу говорить про найважливіше, відокремлює факти від порад і поважає час читача. ШІ швидко створює скелет і першу чернетку цього документа; Але вам вирішувати, що виділити, який тон використовувати і що порадити.
Крок за кроком: налаштування брифінгу
1. Визначте читача та мету. Для кого брифінг? (Міністр чи технічний комітет?) Для чого? (Вирішуєте чи готуєтеся до співбесіди?) Це задає тон і глибину. Міністрський брифінг є коротким і стратегічним; Примітка технічного комітету може бути детальною.
2. Встановіть перевернуту піраміду. Дипломатичний брифінг зазвичай складається за принципом BLUF (Bottom Line Up Front): перший абзац містить «суть», решта — деталі. Зайнятий, хто приймає рішення, повинен зрозуміти головне, навіть якщо він читає лише перші рядки.
3. Визначте розділи. Типовий брифінг складається з наступних розділів: (a) Резюме/BLUF, (b) Історія/контекст, (c) Поточна ситуація, (d) Наша позиція/інтереси, (e) Можлива позиція співрозмовника, (f) Пропозиція/теми для обговорення. ШІ може створити цей скелет миттєво.
4. Відокремте факт від поради. У брифінгу має бути чітке розмежування між «це ситуація» (факт) і «це наша рекомендація» (рекомендація). Особа, яка приймає рішення, має побачити, що є доказами, а що — вашою пропозицією.
5. Створюйте теми для розмови. Повідомлення, які мають бути виголошені на зустрічі, написані короткими, зрозумілими та такими, що запам’ятовуються. Крім того, готуються варіанти відповідей (реактивні рядки – готові відповіді на можливі заперечення), наприклад «Якщо співрозмовник говорить це, ми говоримо так». ШІ добре відтворює ці сценарії.
6. Встановіть і перевірте сигнал. Дипломатична мова виважена: ні занадто різка, ні занадто м'яка. Пов’яжіть кожен факт з джерелом, самі виправте тон і підпишіть остаточний текст самостійно.
Порада: напишіть перше речення брифінгу самостійно. Відкриття, яке створює ШІ, часто є загальним і неефективним. Самостійно виразіть найважливіше повідомлення одним потужним реченням і доповніть решту за допомогою штучного інтелекту – це швидко й ефективно.
Дипломатична мова і міра
Слова мають вагу в дипломатії. Існують тонкі, але важливі відмінності між виразами «ми стурбовані», «ми стурбовані», «ми засуджуємо», «ми рішуче засуджуємо», і неправильно вибране слово може передати небажане повідомлення. ШІ не завжди може правильно вловити ці нюанси; Пише загальною мовою. Так ви задаєте шкалу дипломатичної гостроти (ступінь різкості тону).
Крім того, брифінг має бути неупередженим і чесним. Робота аналітика — розповісти особі, яка приймає рішення, те, що йому потрібно знати, а не лише те, що він хоче почути. ШІ може прагнути дати «гарну» відповідь на поставлене запитання; Ви чесно включили в брифінг тривожну, але точну інформацію.
Застереження: кожне речення на брифінгу можна вимовити вголос під час розмови або, якщо необхідно, стати основою для прийняття рішення. Будь-який факт, створений штучним інтелектом, не повинен потрапляти в брифінг без ознайомлення з його джерелом. Неправильне число або вигадана цитата ставить особу, яка приймає рішення, у складну ситуацію на зустрічі.
три міні-чохла
Випадок 1 — Скелет набрав швидкість. Референт повинен був підготувати брифінг для зустрічі міністра за 2 години. YZ видобув BLUF, передісторію та скелет тез для розмови з 9 відкритих документів, зібраних за 10 хвилин; Час, що залишився, клерк витратив на перевірку фактів і наведення тону. Брифінг прибув вчасно.
Випадок 2 — Корекція тону попередила кризу. У проекті заяви AI використовував такі терміни, як «неприйнятний» і «ми категорично відхиляємо». Високопоставлений дипломат знав, що бажаним тоном є «ми стежимо із занепокоєнням», і пом’якшив мову, щоб не напружувати відносини на цьому етапі. Виправлено міцність ШІ за замовчуванням.
Випадок 3 — Зловили фальшиву фігуру. «Минулого року обсяг двосторонньої торгівлі зріс на 23%», — йдеться у проекті брифінгу YZ. Експерт подивився на джерело: реальна цифра була 12%, і ШІ її вигадав. Крок приписування не дозволив міністру процитувати неправильну цифру на зустрічі.
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Структура брифінгу:
Ваша посада: старший спеціаліст дипломатичного листування. Створіть скелет брифінгу для інтерв’ю для [міністра] на основі приміток з відкритих джерел нижче. Розділи: (1) BLUF/резюме (один абзац), (2) Передісторія, (3) Поточна ситуація, (4) Наші інтереси, (5) Можлива позиція співрозмовника, (6) Теми для розмови. Укажіть джерело кожного факту. Позначте окремо факт і пропозицію. Примітки: [тут]
2) Тези для розмови + відповідні репліки:
Напишіть 5 тез для розмови (короткі, чіткі повідомлення) для наступної теми. Потім запропонуйте «реактивну лінію» (виважену відповідь) на кожне з 3 можливих заперечень, які можуть бути у співрозмовника. Використовуйте дипломатичну та виважену мову; уникайте надмірно різких або зобов'язувальних заяв. Тема: [тут]
3) Регулювання тембру:
Перепишіть наступний абзац [на вибір: нейтральний / тривожний / рішучий / твердий] тоном. Зберігайте ті самі факти, просто змініть дипломатичну інтенсивність. Дайте мені три версії: один тон вище, те саме, один тон нижче. Абзац: [тут]
4) Скорочення брифінгу:
Зменшіть наступну 3-сторінкову замітку до однієї сторінки для міністра. Нехай абзац BLUF буде першим. Зберігайте лише факти, необхідні для прийняття рішення, опустіть деталі, але не змінюйте та не вигадуйте жодних фактів. Перелічіть важливі пункти, пропущені окремо в «додатках». Примітка: [тут]
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабка підказка:
Напишіть з цього приводу брифінг для міністра.
Читач, мета, джерело та тон незрозумілі. AI виробляє загальний текст без джерела, випадковий тон; плутає факт із припущенням.
Потужна підказка:
Ваша роль: дипломатичний брифер. Читець: Міністр закордонних справ. Мета: Підготовка до двосторонньої зустрічі за 2 год. Джерело: примітка з відкритого джерела нижче7 (датована). Тон: розмірений, рішучий, але не провокаційний. Структура: BLUF у першому абзаці; Потім передісторія, ситуація, наші інтереси, позиція співрозмовника, 5 тез для розмови. Пов’яжіть кожен факт з джерелом, покажіть факт і пропозицію окремо, не придумуйте цифр. Примітки: [тут]
Різниця очевидна: читач, мета, джерело, тон, структура та обмеження перевірки роблять бриф придатним для використання.
Таблиця інструктажних розділів
Розділ
призначення
Роль ШІ
рішення людини
BLUF/Резюме
Поставте найважливіше на перше місце
проект пропозиції
Вибір основного повідомлення
фон
дайте контекст
Резюме
Вибір правильного контексту
поточна ситуація
Поточна таблиця
Редагування
перевірка
Наші інтереси
уточнити позицію
—
тільки людський
Теми для розмови
Розмовні повідомлення
чорнове виробництво
Тон, рішення, підпис
Поширені помилки
- Плутання факту з пропозицією. Особа, яка приймає рішення, повинна бачити, що є доказами, а що — порадами.
- Залишаючи тон ШІ. Якщо дипломатична інтенсивність встановлена неправильно, це дає небажане повідомлення.
- Введення номера та цитати без перевірки. Неправильне число створює проблеми для особи, яка приймає рішення, під час зустрічі.
- Довгий і брудний брифінг. БЛЮФ і стислість є обов’язковими для зайнятого читача.
- Просто пишіть те, що хочете почути. Робота аналітика полягає в тому, щоб надати тривожну, але точну інформацію.
Підсумовуючи
Штучний інтелект є потужним помічником у підготовці брифінгу та записок, який швидко створює скелети, перші чернетки та сценарії розмови/реактивної лінії. Але з BLUF вибір головного повідомлення, встановлення дипломатичного тону, відмінність між фактом і пропозицією, чесність і остаточний підпис належать експерту. Керуйте штучним інтелектом із чіткими обмеженнями читача, мети, джерела та тону; перевіряти кожен факт; Перше речення й останнє слово складіть самостійно.
Аплікаційне завдання
Виберіть уявний сценарій двосторонньої зустрічі та зберіть 6-8 нотаток із відкритих джерел. Отримайте схему за допомогою шаблону «брифінг-скелет», а потім створіть повідомлення розмови за допомогою шаблону «теми для розмови + реактивні лінії». Порівняйте три варіанти тону абзацу з шаблоном «налаштування тону» та виберіть правильний. Перевірте всі цифри та цитати, посилаючись на джерело.
контрольний список
- [ ] Я визначив читача, мету та тон із самого початку.
- [ ] BLUF/Я поставив резюме на початку.
- [ ] Я показав факт і пропозицію окремо.
- [ ] Я знайшов і перевірив кожну цифру та цитату.
- [ ] Я задав дипломатичний тон на власний розсуд і підписав текст.