Прибуток:
- Знає частини хорошого публічного звіту та створює послідовний скелет звіту та резюме за допомогою ШІ.
- Він виявляє перебільшення та помилки рядків-привидів, порівнюючи кожне число та твердження в резюме з необробленими даними.
- Розпізнає оманливу візуалізацію в пропозиціях таблиць і діаграм і перевіряє джерело кожної клітинки звіту.
Державні установи готують звіти: звіт про діяльність, аудиторський звіт, доповідну записку, оцінку ситуації, звіт про хід виконання проекту, парламентську презентацію, річний статистичний підсумок. Ці документи є пам’яттю установи, свідченням її підзвітності та очима тих, хто приймає рішення. Але для написання звіту потрібен час: збір даних, встановлення структури, написання початкового тексту, узгодження різних джерел, спрощення, форматування. Тут штучний інтелект забезпечує велику швидкість у створенні структури звіту, перетворенні розрізнених нотаток на організований текст, підсумовуванні довгого тексту та перекладі технічної мови на мову управління. У цьому розділі ви побачите, як запустити весь процес створення документів за допомогою штучного інтелекту, від необроблених даних до затвердженого звіту, і як дотримуватися дисципліни щодо найважливішого питання — точності кожного числа та твердження у звіті.
Анатомія хорошого публічного звіту
Публічний звіт зазвичай складається з таких рівнів: резюме (основні висновки та рекомендації, які особа, яка приймає рішення, може прочитати за 1 хвилину), обсяг і метод (що досліджено у звіті та які дані), висновки (числа, таблиці, висновки), оцінка (значення висновків) і рекомендації/висновки. ШІ допомагає на кожному з цих рівнів, але їх ролі різні:
- Структура та короткий зміст: штучний інтелект дуже потужний — він узагальнює розрізнені висновки, виділяє важливе.
- Висновки (цифри): AI повинен редагувати лише перевірені дані, які ви надаєте; не повинні створювати цифри.
- Оцінка та рекомендація: AI створює проект; Ваш коментар і відповідальність.
Ключовий принцип: не примушуйте штучний інтелект створювати числа, змушуйте його редагувати ті числа, які ви йому надаєте. Кожна цифра, включена до звіту, має бути взята з власних записів установи або офіційної статистики; ШІ просто потрібно перетворити їх на речення, таблиці та резюме.
Порада: у підказці звіту встановіть правило «не створювати нових чисел, ставок або дат; використовувати лише надані мною дані; якщо вам потрібне число, якого немає в даних, напишіть «[потрібні дані]». Це значно знижує ризик сфабрикованої статистики.
Покроковий хід звіту
- Визначте мету та читацьку аудиторію. Кому пишеться звіт і для якого рішення він приймається?
- Збирайте перевірені дані. Цифри десь консолідовані разом із їхніми джерелами.
- Попросіть штучний інтелект побудувати структуру. Заголовки, підзаголовки, що в якому розділі буде.
- Складіть план розділу за розділом. Тільки з наведеними даними; ШІ не повинен складати цифри.
- Друкувати резюме останнім. Коли текст закінчено, робиться короткий зміст; тому це послідовно.
- Підтвердження та перевірка узгодженості. Чи відповідає кожне число своєму джерелу; Чи суперечать розділи?
- Спростіть і відформатуйте; Надіслати на затвердження.
три міні-чохла
Випадок 1 — Скорочено період звіту про діяльність. Річний звіт про діяльність дирекції зазвичай складався протягом 3 тижнів зусиллями кількох людей. Коли штучний інтелект створив скелет розділу та перші чернетки, а команда зосередилася лише на перевірці та інтерпретації даних, час скоротили до 8 днів; під час перевірки якість контенту була визнана «більш стабільною».
Випадок 2 — Спіймано фальшиву ставку. В одній чернетці ШІ написав речення «задоволеність зросла до 87%»; тоді як команда не надала таких даних опитування — модель відповідала «розумному» числу. Коли під час перевірки узгодженості запитали джерело, виявилося, що число не має підстав, і його було видалено.
Кейс 3 — Переклад на виконавчу мову. Звіт про технічну інфраструктуру збирався подати до міської ради, але більшість членів не були інженерами. AI переклав технічний текст у резюме без жаргонів (зберігаючи зміст); Питань у парламенті стало менше на дві третини, а рішення ухвалили на тій же сесії.
Чотири шаблони, які можна копіювати
1) Скелет структури звіту:
Ваша роль: спеціаліст з публічної звітності. Створіть структуру звіту для такої мети та читацької аудиторії: заголовки, підзаголовки та яка інформація буде в кожному розділі. Поки що не пишіть. Позначте, для яких розділів будуть потрібні перевірені дані. МЕТА: [мета] ЧИТАЧ: [хто приймає рішення] ОБЛАСТЬ: [тема]
2) Написання розділу вірності даних:
Напишіть текст цього розділу ПЕРЕВІРЕНИМИ ДАНИМИ нижче. ГЕНЕРУВАТИ новий номер, курс або дату; Просто використовуйте дані, які я вам надаю. Напишіть "[потрібні дані]", де потрібні відсутні дані. Використовуйте офіційну, але вільну мову. РОЗДІЛ: [назва] ДАНІ: [номера та джерела]
3) Резюме (останнє):
Створіть резюме з повного тексту звіту нижче: не більше 200 слів, 3-5 найважливіших висновків і рекомендацій. Не додавайте інформацію, якої немає в тексті. Напишіть простим способом, щоб той, хто приймає рішення, міг прочитати за 1 хвилину. ЗВІТ: [повний текст]
4) Перевірка узгодженості та кількості:
Перевірте наведену нижче чернетку звіту: (1) чи цитується джерело для кожного випуску, (2) чи існує конфлікт між розділами, (3) чи збігається резюме з основним змістом, (4) чи є твердження без джерела/сумнівне твердження. Не переписуйте текст, просто дайте список попереджень. ЧЕРНЕТКА: [текст]
Слабка підказка / Сильна підказка
Слабко: «Напишіть звіт про діяльність із цими даними».
Сильно: «Ваша роль — спеціаліст із публічної звітності. Спочатку створіть скелет звіту для міської ради (заголовки та підзаголовки). Потім напишіть кожен розділ ТІЛЬКИ такими перевіреними даними; не створюйте нових чисел, ставок або дат, напишіть «[потрібні дані]» там, де потрібні відсутні дані. Нарешті, створіть резюме на 200 слів. Коли закінчите, надайте контрольний список для міжсекторальних конфліктів і цифр без джерел. Дані: [цифри та джерела]».
Відмінність: сильна структура ланцюжків підказок, точність даних, заборона на ганьбу цифрами, резюме та самоконтроль; Результатом є послідовний план, який можна перевірити.
Довіра ШІ за розділом звіту
Розділ
ШІ довіра
правило
Будова/скелет
висока
Використовуйте вільно
Резюме
висока
Обмеження до тексту
Мова / спрощення
висока
Сенс треба зберегти
Висновки/номера
низький
Лише дані
Відгук / рекомендація
середній
Чернетка + людський коментар
Таблиця, показник і резюме
Вплив публічної доповіді часто визначається на першій сторінці: резюме (розділ, який підсумовує основні результати доповіді, висновки та рекомендації на одній сторінці) може бути єдиною частиною, яку читатиме вищий орган. ШІ здатний скоротити довгий звіт до точного резюме; але вам потрібно перевірити рядок за рядком, чи зведення точно відображає кожне число у звіті, оскільки під час підсумовування AI може округлити числа, опустити умову або завищити результат. Подібним чином штучний інтелект може створювати скелети таблиць і пропозиції діаграм із ваших необроблених даних; Однак джерело кожної комірки в таблиці має знаходитися у ваших даних, і будь-які рядки, які штучний інтелект додає «тільки тому, що це здається розумним», не повинні потрапляти у звіт.
Міні-кейс — збільшив підсумковий випуск. У той час як фактичний рівень успіху становив 63 відсотки в річному звіті, підсумкове резюме, підготовлене YZ, підвищило сприйняття до 90 відсотків, зазначивши, що «переважна більшість заявок була позитивною». Аудит замінив цей вираз фактичним числом; Тому що перебільшене позитивне сприйняття в публічному звіті ставить установу в складну ситуацію під час наступних перевірок.
Міні-кейс — рядок привидів у стіл. А. І. до місячного аркуша звернень додав категорію «Інше» та вигаданий номер, якого в установі взагалі не було; Це склало, але лінія не була справжньою. Порівняння з необробленими даними виявило цю примарну лінію.
Шаблон, який створює перевірені таблиці та підсумки:
Завдання: створіть таблицю та резюме з 5 елементів із наведених нижче необроблених даних (використовуйте лише ці дані). Необроблені дані: [вставити таблицю/CSV]Правила:- Не додавайте до таблиці жодних рядків/категорій, яких немає в даних.- Покажіть у дужках, з якого рядка таблиці походить кожне число в зведенні.- Напишіть «даних недостатньо», якщо сумніваєтеся, не вгадуйте. Вихід: (1) Таблиця (2) Резюме (3) Основа для кожного підсумкового речення.
Повідомити про товар
внесок ШІ
Обов'язковий людський нагляд
Резюме
Редакція та спрощення
Чи кожна проблема/претензія відповідає звіту?
Таблиця
скелет, форма
Відповідність кожної комірки в необроблених даних
Пропозиція діаграми
Відповідний тип діаграми
Вводить в оману відсутність масштабу/осі?
Розділ пропозицій
Генерація варіантів
Повноваження та відповідність нормативним вимогам
Порада. Зберіть необроблені дані самостійно в окремому місці перед друком звіту для AI; потім порівняйте зведення ШІ з цими правильними підсумками. Перевірка проводиться одночасно з виробництвом, а не після нього.
Поширені помилки
- Змусити ШІ створювати числа. Найнебезпечніша помилка; У звіт потрапляють лише перевірені дані, ШІ їх редагує.
- Спочатку напишіть резюме. Якщо короткий зміст опущено до завершення основної частини, це буде суперечити тексту; залиште це наостанок.
- Не перевіряється узгодженість між відділами. Цифри в різних розділах повинні збігатися.
- Без посилання на джерела. Кожна таблиця та малюнок повинні бути простежені до джерела; контроль шукає це.
- Залишаючи технічну мову як є. Якщо особа, яка приймає рішення, не розуміє, звіт втрачає свою функцію; Спростіть, але не спотворюйте зміст.
- Пропуск кроку підтвердження. Звіт не публікується без ознайомлення та затвердження відповідальною особою.
Підсумовуючи
У створенні звітів штучний інтелект забезпечує велику швидкість у побудові структури, написанні, підсумкуванні та спрощенні мови. Але кожна цифра, яка входить до звіту, має походити з перевірених даних установи; ШІ не повинен створювати числа, а лише редагувати їх. Резюме має бути підготовлено в останню чергу, міжвідомча узгодженість і ресурси повинні бути перевірені, і документ повинен бути затверджений. AI прискорює звіт; Ви носите точність і підпис.
Аплікаційне завдання
Створіть скелет для майбутнього справжнього звіту за допомогою шаблону «Скелет структури звіту». Надрукуйте розділ із декількома перевіреними даними за допомогою шаблону «Написання точного розділу даних» і перевірте, чи ШІ створює цифри, незважаючи на правило. Нарешті, застосуйте шаблон «Перевірка узгодженості та кількості» до власної чернетки.
контрольний список
- [ ] Кожне число, включене у звіт, надійшло з перевіреного джерела; ШІ не виробляв.
- [ ] Я створив скелет структури та надрукував розділи відповідно до даних.
- [ ] Я зробив резюме останнім, обмежившись текстом.
- [ ] Я стежив за міжвідомчою послідовністю та ресурсами.
- [ ] Я спростив технічну мову, не зіпсувавши змісту.
- [ ] Я надав звіт відповідальній особі на затвердження.