Kazanimlar:
- Yapay zeka ile finding aid (tarifleme aracı), kapsam-içerik notu ve düzen bölümlerinin taslağını üretebilme
- Biyografik/kurumsal tarihçenin halüsinasyon riskini kavrayıp bu bölümü yalnızca doğrulanmış kaynaklara dayandırabilme
- Referans hizmetinde yapay zekanın doğrudan olgu vermek yerine araştırmacıyı kaynağa yönlendirmesini sağlayabilme
Bir arşiv yalnızca belgeleri saklamakla görevli değildir; onları araştırmacıya erişilebilir kılmakla da yükümlüdür. Bu erişimin iki temel aracı vardır: koleksiyonu tanıtan tarifleme araçları (finding aid — bir arşiv koleksiyonunun içeriğini, düzenini ve kapsamını tanımlayan rehber belge) ve araştırmacılara doğrudan yardım eden danışma/referans hizmeti (reference service). Her ikisi de büyük emek ister: bir koleksiyonun rehberini yazmak haftalar alır, gün boyu gelen araştırmacı sorularını yanıtlamak zaman yer. Üstelik bu iki iş, arşivin "yüzü"dür; bir araştırmacının koleksiyonla ilk teması çoğu zaman rehber ve danışma masası üzerinden olur, dolayısıyla buradaki bir hata doğrudan arşivin güvenilirliğine yansır.
YZ, tarifleme araçlarının taslağını üretmede ve referans hizmetini desteklemede güçlü bir yardımcıdır. Bu ünitede koleksiyon rehberi (finding aid) taslağı üretmeyi, kapsam ve içerik açıklamaları yazmayı, araştırmacı sorularına yardımcı olmayı ve bu hizmetlerde doğruluğun neden pazarlık konusu olmadığını göreceğiz.
Tarifleme araçları: koleksiyonun haritası
Bir tarifleme aracı, bir araştırmacının "bu koleksiyonda benim işime yarayan ne var?" sorusuna cevap vermesini sağlar. Tipik olarak şunları içerir:
- Genel tanım: Koleksiyonun adı, kapsamı, tarih aralığı, boyutu.
- Biyografik/kurumsal tarihçe: Belgeleri üreten kişi ya da kurumun kısa tarihçesi.
- Kapsam ve içerik notu (scope and content): Koleksiyonda ne tür belgelerin, hangi konularda olduğunun anlatımı.
- Düzen (arrangement): Belgelerin nasıl gruplandığı (seri, alt seri).
- Envanter: Kutu/dosya düzeyinde ayrıntılı liste.
Bu belgeler standartlara (örneğin ISAD(G) ya da EAD — Encoded Archival Description, arşiv rehberlerinin dijital kodlama standardı) uygun yazılır. YZ, ham envanterden ve belge özetlerinden bu bölümlerin taslağını üretebilir; ama her olgu (tarih, kişi, kurum tarihçesi) doğrulanmalıdır.
Tarifleme araçlarının bir başka değeri, farklı ayrıntı düzeylerinde yazılabilmeleridir. Bazen bir arşivin binlerce kutusunu tek tek belge düzeyinde tanımlamaya ne zaman ne kaynak yeter; bu durumda çok düzeyli tanımlama (multilevel description) yapılır: önce fon düzeyinde genel bir tanım, sonra seri, sonra imkân oldukça dosya düzeyi. YZ, üst düzeydeki genel kapsam notunu alt düzeydeki dosya özetlerinden toparlayarak taslaklaştırmakta özellikle işe yarar; yığından bütüne doğru bir özet çıkarır. Ama bu özetin her katmanı, alt katmandaki gerçek belgelerle tutarlı olmalı; YZ üst düzeyde koleksiyonda olmayan bir kapsam iddiası uydurmamalıdır.
Dikkat: Biyografik/kurumsal tarihçe bölümü, halüsinasyonun en sık sızdığı yerdir. YZ, bir kişi ya da kurum hakkında "genel bilgiden" akıcı bir tarihçe yazarken var olmayan olaylar, yanlış tarihler ve uydurma ünvanlar ekleyebilir. Bu bölüm yalnızca doğrulanmış kaynaklara dayanmalıdır.
İş akışı: adım adım
1. Ham malzemeyi topla. Envanter, belge özetleri, kutu listeleri, varsa mevcut notlar.
2. Standardı belirle. Hangi tarifleme standardına göre yazılacak (ISAD(G)/EAD)?
3. Bölüm bölüm taslak ürettir. Kapsam ve içerik notu, düzen açıklaması gibi bölümleri YZ'ye ham malzemeden taslaklattır.
4. Olguları doğrula. Özellikle tarihçe bölümündeki her tarih, isim ve olayı bağımsız kaynaklarla kontrol et.
5. Erişim kısıtlarını işaretle. Koleksiyonda gizlilik/telif kısıtı olan belgeler var mı? Bunlar rehberde belirtilmeli.
6. Uzman onayı. Nihai rehber, arşivci onayından geçer.
Referans hizmeti: araştırmacıya yardım
Referans hizmetinde YZ iki biçimde yardımcı olur: (1) araştırmacının sorusunu anlamlandırıp hangi koleksiyonlara bakılacağını önermek, (2) sık sorulan sorulara taslak yanıtlar hazırlamak. Ama burada kritik bir sınır vardır: YZ, araştırmacıya doğrudan "olgu" cevabı vermemeli, onu kaynağa yönlendirmelidir. "Bu tarih şudur" demek yerine "bu bilgiye şu koleksiyondaki şu tür belgelerden ulaşabilirsiniz" demelidir. Çünkü YZ'nin verdiği doğrudan olgu cevabı uydurma olabilir ve araştırmacı bunu kaynak sanabilir.
Referans görevi
YZ'nin uygun rolü
Sakıncalı kullanım
Soruyu anlamlandırma
Netleştirici sorular önerme
—
Koleksiyon yönlendirme
"Şuraya bakın" önerisi
"Cevap şudur" demek
SSS taslağı
Doğrulanmış bilgiden taslak
Uydurma cevap
Kaynak listesi
Katalogda arama önerisi
Uydurma referans verme
Olgu sorusu
Kaynağa yönlendirme
Doğrudan olgu cevabı
Üç mini vaka
Vaka 1 — Rehber taslağı 4 haftayı 1 haftaya indirdi. Bir arşiv, 120 kutuluk bir koleksiyon için finding aid hazırlıyordu. Kutu listeleri ve dosya özetleri YZ'ye verildi; YZ kapsam-içerik notu ve düzen bölümlerinin taslağını üretti. Arşivci bir haftada olguları doğrulayıp düzenledi; geleneksel yöntemle bu tahmini bir aydı. Ama biyografik tarihçe bölümündeki 3 tarih ve 2 ünvan yanlıştı; doğrulamada düzeltildi.
Vaka 2 — Uydurma kurum tarihçesi. Bir stajyer, bir kurumun tarihçesini YZ'ye yazdırıp doğrudan rehbere koydu. YZ, kurumun kuruluş tarihini yanlış vermiş ve olmayan bir birleşmeden bahsetmişti. Bir araştırmacı hatayı fark edip bildirdi; rehber düzeltildi ama arşivin güvenilirliği zedelendi. Ders: tarihçe bölümü doğrulanmadan yayımlanmaz.
Vaka 3 — Doğru yönlendirme, yanlış olgu. Bir araştırmacı bir tarih sordu. YZ tabanlı bir yardımcı, doğrudan bir tarih verdi (uydurma). Araştırmacı bunu kaynak sanıp kullanacaktı; kıdemli arşivci araya girip "YZ olgu vermez, sizi koleksiyona yönlendirir" diyerek gerçek belgeye baktırdı; tarih farklıydı. Ders: referans hizmetinde YZ yönlendirir, olgu vermez.
Dört kopyalanabilir şablon
1) Kapsam ve içerik notu taslağı:
Aşağıdaki kutu/dosya listelerine ve belge özetlerine DAYANARAKbir koleksiyon için "kapsam ve içerik notu" taslağı yaz. Yalnızcaverilen malzemede olanı kullan; koleksiyonda olmayan konu, tarihya da kişi EKLEME. Emin olmadığın her olguyu [doğrulanmalı]işaretle. Malzeme: [buraya]
2) Biyografik/kurumsal tarihçe (kontrollü):
Aşağıda [kişi/kurum] hakkında DOĞRULANMIŞ notlar var. YALNIZCAbu notlara dayanarak kısa bir tarihçe taslağı yaz. Notlardaolmayan hiçbir tarih, olay ya da ünvan EKLEME; genel "bildiğin"bilgiyi katma. Boşlukları [bilgi yok] bırak. Notlar: [buraya]
3) Araştırmacı yönlendirme:
Bir araştırmacının sorusu: [soru]. Bu soruya DOĞRUDAN olgucevabı VERME. Bunun yerine: (1) soruyu netleştirecek 1-2 soruöner, (2) hangi TÜR koleksiyon/belgeye bakması gerektiğini söyle,(3) katalogda hangi terimlerle arayabileceğini öner. Uydurmareferans verme.
4) SSS yanıt taslağı:
Aşağıda arşivimizin DOĞRULANMIŞ bilgi notları var. Şu sık sorulansoruya bu notlara dayanarak bir yanıt taslağı yaz: [soru].Notlarda olmayan bilgi ekleme; emin olmadığın yeri [kontrol]işaretle. Yanıtın sonunda araştırmacıyı ilgili koleksiyonayönlendir. Notlar: [buraya]
Zayıf prompt / Güçlü prompt
Zayıf:
Bu koleksiyon için kapsamlı bir finding aid yaz, tarihçe dahil.
"Kapsamlı" ve "tarihçe dahil", YZ'yi verilen malzemenin ötesine geçip kurum/kişi hakkında uydurma bilgi eklemeye iter.
Güçlü:
Aşağıdaki kutu listeleri ve doğrulanmış tarihçe notlarına DAYANARAKfinding aid taslağı yaz: kapsam-içerik ve düzen bölümleri. Verilenmalzemede olmayan hiçbir olguyu ekleme; tarihçede yalnızcadoğrulanmış notları kullan, boşlukları [bilgi yok] bırak. Herşüpheli olguyu [doğrulanmalı] işaretle. Malzeme: [buraya]
Fark: verilen malzemeye bağlılık, uydurma yasağı, boşlukların korunması ve doğrulama işaretleri, rehberi güvenilir kılar.
Sık yapılan hatalar
- Tarihçeyi YZ'nin "genel bilgisine" bırakmak. Bu bölüm halüsinasyona en açık yerdir; yalnızca doğrulanmış notlara dayanmalı.
- Referansta doğrudan olgu vermek. YZ araştırmacıyı yönlendirmeli, kaynak yerine geçmemeli.
- Erişim kısıtlarını atlamak. Gizlilik/telif kısıtlı belgeler rehberde işaretlenmeli.
- Uydurma referans önermek. Katalogda doğrulanmamış hiçbir referans araştırmacıya verilmez.
- Taslağı onaysız yayımlamak. Nihai rehber arşivci onayından geçer.
Özetle
Arşiv erişimi ve referans hizmeti, YZ'nin tarifleme araçlarının taslağını hızlandırdığı ve araştırmacı yönlendirmesini desteklediği verimli bir alandır. Ama biyografik/kurumsal tarihçe halüsinasyonun sızma noktasıdır ve referans hizmetinde YZ olgu vermemeli, kaynağa yönlendirmelidir. Rehberi yalnızca doğrulanmış malzemeye dayandırın, boşlukları koruyun, erişim kısıtlarını işaretleyin ve nihai onayı arşivciye bırakın. YZ koleksiyonun haritasını taslaklaştırır; o haritanın doğruluğundan arşiv sorumludur.
Uygulama görevi
Bir koleksiyonun kutu/dosya listesini (gerçek ya da örnek) alın ve "kapsam ve içerik notu taslağı" şablonuyla YZ'den bir taslak isteyin; verilen malzemenin dışına çıkıp çıkmadığını kontrol edin. Ardından bir kişi/kurum için "biyografik tarihçe" şablonunu yalnızca doğrulanmış notlarla çalıştırın ve YZ'nin boşlukları uydurmaya çalışıp çalışmadığını gözleyin. Son olarak bir araştırmacı sorusunu "araştırmacı yönlendirme" şablonuyla işleyin.
Kontrol listesi
- [ ] Rehberi yalnızca verilen/doğrulanmış malzemeye dayandırdım.
- [ ] Tarihçedeki her tarih ve ismi bağımsız doğruladım.
- [ ] Erişim kısıtlarını (gizlilik/telif) rehberde işaretledim.
- [ ] Referansta olgu vermek yerine kaynağa yönlendirdim.
- [ ] Nihai rehberi arşivci onayına sundum.