Kazanimlar:
- Yapay zeka ile ISAD(G) veya Dublin Core gibi standartlara uygun meta veri taslağı üretebilme
- Olmayan alanı boş bırak izniyle halüsinasyonu önleyip konu terimlerini kontrollü kelime dağarcığına eşleyebilme
- Tarih, kişi adı ve referans kodu gibi alanların hangisinin insan onayı ve hangisinin yalnızca kurum tarafından atanması gerektiğini ayırt edebilme
Bir arşiv ya da kütüphane, ne kadar zengin olursa olsun, iyi tanımlanmadıkça bulunamaz. Bir belgeyi "bulunabilir" kılan şey, onun hakkındaki tanımlayıcı bilgidir: kim yazmış, ne zaman, nerede, konusu ne, hangi koleksiyona ait. Bu bilgiye meta veri (metadata — bir belge hakkındaki tanımlayıcı veri; "veri hakkında veri") denir. Kataloglama, belgeleri bu meta verilerle tanımlayıp aranabilir bir sisteme kaydetme işidir. Sınıflama ise belgeleri konu, tür ya da köken gibi ölçütlere göre düzenlemektir.
Meta veri üretmek son derece zaman alıcıdır; büyük koleksiyonlarda binlerce belge için tek tek tarih, konu, kişi ve yer bilgisi girmek yılları bulabilir. YZ bu işte güçlü bir taslak üreticisidir. Bu ünitede YZ ile meta veri taslağı üretmeyi, standartlara (ISAD(G), Dublin Core) uygun kataloglamayı ve otomatik sınıflamanın hem gücünü hem tuzaklarını göreceğiz.
Arşiv standartları: neden gerekli
Meta veri rastgele girilmez; uluslararası standartlar vardır ki farklı kurumların kayıtları birbiriyle konuşabilsin:
- ISAD(G) (General International Standard Archival Description — Genel Uluslararası Arşivsel Tanımlama Standardı): Arşiv malzemesini hiyerarşik olarak (fon, seri, dosya, belge düzeyinde) tanımlamanın kuralları. Referans kodu, başlık, tarih, kapsam, yaratıcı gibi alanlar içerir.
- Dublin Core: Dijital kaynakları tanımlamak için 15 temel alandan oluşan yaygın bir standart (başlık, yaratıcı, konu, tarih, tür, format, kaynak, dil vb.).
- Fon (fonds): Tek bir kişi, aile ya da kurumun faaliyetleri sonucu doğal olarak oluşmuş kayıtlar bütünü. Arşivciliğin temel düzenleme birimidir.
- Provenans (provenance — köken): Bir belgenin kimden geldiği, hangi elden geçtiği bilgisi. Arşivcilikte belgeler kökenlerine göre bir arada tutulur.
YZ'ye meta veri ürettirirken hedef standardı açıkça belirtmek, çıktının kuruma doğrudan girilebilir olmasını sağlar.
Bir başka temel kavram otorite kaydıdır (authority record — bir kişi, yer ya da kurum adının tek, standart, onaylı biçimini tanımlayan kayıt). Tarihsel belgelerde aynı kişi ya da yer farklı yazımlarla geçebilir; otorite kaydı, hepsini tek bir onaylı biçime bağlar ki aramada dağılmasınlar. YZ, bir belgeden isim önerir; ama bu ismin otorite kaydındaki standart biçimle eşlenmesi insan işidir. YZ'nin "Ahmed" dediğini, kurumun otorite kaydındaki "Ahmed Bey (1840-1912)" biçimine bağlamak, kataloğun tutarlılığını korur.
İş akışı: adım adım
1. Kaynağı hazırla. Belgenin transkripsiyonunu ya da görüntüsünü ve varsa bağlam bilgisini toplayın.
2. Standardı ve alanları belirle. YZ'ye hangi standarda (ISAD(G), Dublin Core) ve hangi alanlara göre çıktı üreteceğini söyleyin.
3. Taslak meta veri ürettir. YZ, belgeden çıkarılabilecek alanları (tarih, kişi, yer, konu, dil, tür) doldurur; çıkaramadığı alanları boş bırakır.
4. Kontrollü kelime dağarcığına eşle. Konu ve yer adları çoğu kurumda serbest değil, önceden tanımlı bir listeye (kontrollü kelime dağarcığı / thesaurus) bağlıdır. YZ'nin önerdiği konu terimlerini bu listeye eşleyin.
5. Doğrula ve onayla. Her alan, özellikle tarih, isim ve konu, insan tarafından belge ve otorite kayıtlarıyla karşılaştırılır.
İpucu: YZ'ye "boş bırakabilirsin" iznini açıkça verin. Aksi halde belgede olmayan bir tarihi ya da yaratıcıyı "tahmin ederek" doldurur ve kataloğunuza uydurma meta veri girer. "Belgede yoksa bu alanı boş bırak" talimatı, halüsinasyona karşı en güçlü kalkandır.
Bir tabloyla alanlar ve güven düzeyi
Meta veri alanı
YZ ne kadar güvenilir?
Doğrulama
Dil
Yüksek
Örneklem
Belge türü
Orta-yüksek
Kontrol
Kişi/yer adları
Orta (okuma hatası)
Zorunlu
Tarih
Düşük-orta (uydurma riski)
Zorunlu
Konu terimleri
Orta (serbest üretir)
Kontrollü listeye eşle
Kapsam/özet
Orta-yüksek
Kaynakla karşılaştır
Referans kodu
Hiç (kurum verir)
İnsan atar
Özet: YZ dil ve tür gibi alanlarda hızlı ve güvenilir; tarih, isim ve konu gibi alanlarda taslak üretir ama insan onayı şarttır; referans kodu gibi kurumsal alanları asla YZ üretmez.
Üç mini vaka
Vaka 1 — 8.000 fotoğrafa taslak meta veri. Bir kent arşivi, 8.000 tarihsel fotoğrafı katalogluyordu. Her fotoğrafın arkasındaki notlar transkribe edilip YZ'ye verildi; YZ tarih, yer ve konu taslağı üretti. İnsan ekip, alan alan doğrulayıp kontrollü listeye eşledi. Tahmini 10 aylık iş 3 aya indi; ama her tarih ve yer adı gözle kontrol edildi.
Vaka 2 — Uydurulmuş tarih. Bir arşivci, tarihsiz bir mektubu YZ'ye kataloglattı. YZ, mektubun içeriğine bakıp "1912" tarihini kesin bir dille yazdı. Oysa belgede hiçbir tarih yoktu; YZ tahmin etmişti. Arşivci "belgede yoksa boş bırak" talimatını eklemeseydi, katalog uydurma bir tarihle dolacaktı. Ders: boş bırakma izni zorunludur.
Vaka 3 — Serbest konu terimleri karışıklık yarattı. YZ, benzer belgelere "göç", "muhaceret", "iskân" gibi birbirine yakın ama farklı serbest terimler atadı. Kontrollü kelime dağarcığına eşlenmeyince aynı konu üç farklı terimle etiketlenip aramada dağıldı. Terimler tek bir otorite listesine eşlenince tutarlılık sağlandı. Ders: konu terimleri serbest bırakılmaz, listeye bağlanır.
Dört kopyalanabilir şablon
1) Dublin Core taslağı:
Aşağıdaki belge transkripsiyonundan Dublin Core meta veri taslağıçıkar. Alanlar: Başlık, Yaratıcı, Konu, Açıklama, Tarih, Tür,Dil, Kapsam(yer/dönem). Kurallar: (1) Yalnızca metinde AÇIKÇAolan bilgiyi kullan. (2) Metinde olmayan alanı BOŞ bırak,tahmin etme. (3) Emin olmadığın değeri [?] ile işaretle.Transkripsiyon: [buraya]
2) ISAD(G) tanımlama taslağı:
Aşağıdaki belge için ISAD(G) alanlarında taslak üret: Başlık,Tarih(ler), Tanımlama düzeyi (belge/dosya), Kapsam ve içerik(kısa özet), Yaratıcı, Dil. Referans kodunu BOŞ bırak (kurumverecek). Metinde olmayan hiçbir bilgiyi ekleme; olmayan alanıboş bırak. Belge: [buraya]
3) Konu terimi önerisi (kontrollü):
Aşağıdaki belgeye uygun 3-5 konu terimi öner. Önce belgedeGEÇEN olgulara dayan. Aşağıda kurumumuzun kontrollü terimlistesi var; ÖNCELİKLE bu listeden seç, listede yoksa yeniterim önerini ayrı işaretle. Liste: [terimler]. Belge: [buraya]
4) Toplu tutarlılık denetimi:
Aşağıda aynı koleksiyona ait belgelerin meta veri kayıtları var.Tutarsızlıkları işaretle: aynı yeri/kişiyi farklı yazan kayıtlar,farklı tarih biçimleri, aynı konu için farklı terimler. DüzeltmeDAYATMA; yalnızca insanın gözden geçireceği bir tutarsızlıklistesi üret. Kayıtlar: [buraya]
Zayıf prompt / Güçlü prompt
Zayıf:
Bu belge için eksiksiz bir katalog kaydı oluştur.
"Eksiksiz" talimatı YZ'yi her alanı doldurmaya, yani olmayan tarih ve yaratıcıyı uydurmaya iter.
Güçlü:
Bu belge için Dublin Core taslağı çıkar. Yalnızca transkripsiyondaAÇIKÇA geçen bilgiyi kullan; olmayan alanı boş bırak, tahmin etme.Konu terimlerini şu kontrollü listeden seç: [liste]. Tarihi vekişi adlarını [?] ile işaretle ki ben belgeyle doğrulayayım.Transkripsiyon: [buraya]
Fark: "eksiksiz" baskısı yerine "boş bırakabilirsin" izni, kontrollü listeye bağlılık ve doğrulama işaretleri, kataloğu uydurmadan korur.
Sık yapılan hatalar
- "Eksiksiz doldur" demek. Bu, olmayan alanların uydurulmasına yol açar; "boş bırak" izni verilmeli.
- Konu terimlerini serbest bırakmak. Kontrollü kelime dağarcığına eşlenmeyen terimler aramayı dağıtır.
- Tarihi YZ'ye tahmin ettirmek. Tarihsiz belgeye uydurma tarih girmek kataloğu kirletir.
- Referans kodunu YZ'ye ürettirmek. Bu kurumsal, benzersiz bir alandır; insan atar.
- Standardı belirtmemek. Standart söylenmezse çıktı kuruma girilemeyen, dağınık bir taslak olur.
Özetle
Meta veri ve kataloglama, arşivi araştırmacıya açan görünmez altyapıdır ve son derece emek ister. YZ, transkripsiyondan tarih, kişi, yer, konu ve tür gibi alanlar için hızlı bir taslak üretir; ISAD(G) ya da Dublin Core gibi standartlara göre çalışabilir. Ama "eksiksiz doldur" baskısı YZ'yi uydurmaya iter; "olmayan alanı boş bırak" izni, kontrollü kelime dağarcığına eşleme ve tarih/isimlerin insan onayı, kataloğu güvenilir tutar. YZ taslağı hazırlar; kataloğun doğruluğundan siz sorumlusunuz.
Uygulama görevi
Bir belge transkripsiyonu alın ve "Dublin Core taslağı" şablonuyla YZ'den meta veri isteyin; olmayan alanları boş bıraktığını kontrol edin. Ardından "konu terimi önerisi" şablonunu kendi (ya da örnek) bir kontrollü listeyle çalıştırın. Son olarak birkaç kaydı "toplu tutarlılık denetimi" ile sınayın. YZ'nin kaç alanı tahminle doldurmaya çalıştığını ve kaç konu teriminin listeye eşlenmesi gerektiğini not edin.
Kontrol listesi
- [ ] Hedef standardı (ISAD(G)/Dublin Core) açıkça belirttim.
- [ ] "Olmayan alanı boş bırak" iznini verdim.
- [ ] Konu terimlerini kontrollü listeye eşledim.
- [ ] Tarih ve kişi adlarını belge/otorite kaydıyla doğruladım.
- [ ] Referans kodunu YZ'ye değil kuruma bıraktım.