Kazanimlar:
- Gelen bir dilekçeden talep ve süreyi çıkarır, YZ ile biçimsel olarak doğru bir cevabi yazı taslağı üretir.
- Aynı içeriği alt birim, vatandaş ve üst makam gibi farklı muhataplara uygun üslupla uyarlar ve içerik bütünlüğünü korur.
- Resmi yazışma biçim kurallarını denetler ve YZ'nin sadeleştirirken düşürdüğü şart veya istisnaları yakalar.
Kamu yönetiminin dili yazıdır. Gelen dilekçe, giden cevabî yazı, olur, onay, tutanak, üst yazı, tebligat, genelge, iç yazışma... Bir kamu görevlisinin gününün önemli bölümü metin okumak ve metin üretmekle geçer. Bu metinlerin hem hukuki bir değeri hem de katı bir biçimi vardır: resmî yazışma (kamu kurumlarının kendi aralarında ve vatandaşla belirli usul ve biçim kurallarına göre yaptığı yazışma; Türkiye'de "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" ile düzenlenir) belirli başlık, sayı, tarih, hitap, konu, ilgi ve imza öğelerini gerektirir. İşte YZ, bu tekrarlayan biçim işini ve ilk taslağı üstlenerek size zaman kazandırır; ama metnin hukuki içeriği, gerekçesi ve son hali sizin sorumluluğunuzdadır.
Bu ünitede, gelen bir dilekçeyi anlamaktan cevabî yazının taslağını üretmeye, resmî biçime uygunluk kontrolünden dil ve üsluba, kişisel veri temizliğinden onay öncesi son okumaya kadar tüm yazışma akışını YZ ile nasıl hızlandıracağınızı göreceksiniz.
Gelen metni anlamak: özet ve talep çıkarımı
Uzun ve dağınık bir dilekçe geldiğinde ilk iş, vatandaşın ne talep ettiğini net biçimde çıkarmaktır. Vatandaş çoğu zaman derdini anlatırken asıl talebi metnin ortasına gömer; bazen birden çok talep vardır. YZ burada güçlüdür: metni özetler, talepleri maddeler, hangi birimi ilgilendirdiğini önerir ve varsa eksik bilgiyi işaretler.
Ama dikkat: YZ bazen metinde olmayan bir talebi "tamamlayarak" ekleyebilir ya da bir talebi atlayabilir. Bu yüzden çıkarılan talep listesini daima özgün dilekçeyle karşılaştırın.
İpucu: Özet isterken YZ'den "yalnızca metinde açıkça yazan talepleri çıkar, çıkarım yapma, olmayan talep ekleme" kuralını isteyin. Böylece uydurma talep riskini azaltırsınız.
Cevabî yazının taslağı: biçim + içerik
Cevabî yazı iki katmandan oluşur: biçim (başlık öğeleri, hitap, ilgi, dil, kapanış) ve içerik (talebe hukuki ve idari cevap). YZ biçimi neredeyse kusursuz üretebilir çünkü bu kalıp bellidir. İçeriği de taslak olarak üretir; fakat içerikteki her hukuki dayanak — kanun maddesi, yönetmelik, süre, harç — doğrulama ister (bkz. Ünite 1 ve 4). YZ'yi biçim üreticisi olarak tam güvenle, içerik üreticisi olarak taslak-ve-doğrula modunda kullanın.
Adım adım yazışma akışı
- Gelen metni özetle ve talebi çıkar (uydurma yasak, kaynağa sadık).
- İlgili mevzuatı ve iç prosedürü belirle (doğrulanmak üzere).
- Cevap taslağını üret (resmî biçim + sade ama resmî dil).
- Kişisel veriyi ve gizli bilgiyi kontrol et (gereksiz veri yazma).
- Biçim ve dil kontrol listesini uygula (hitap, ilgi, tarih, imza yeri).
- Hukuki içeriği doğrula ve gerekçeyi netleştir.
- Amir onayına sun; onaydan sonra tebliğ et.
Üç mini vaka
Vaka 1 — İş yükü düştü. Bir il müdürlüğünde bir memur günde ortalama 22 cevabî yazı hazırlıyordu; her biri ~25 dakika sürüyordu. Biçim ve ilk taslağı YZ'ye devredip yalnızca içerik ve doğrulamaya odaklanınca yazı başına süre 9 dakikaya indi; memur kurtardığı zamanı bekleyen itiraz dosyalarına ayırdı.
Vaka 2 — Atlanan talep yakalandı. Uzun bir dilekçede vatandaşın hem imar durumu hem de bir harç iadesi talebi vardı. Memur önce sadece imara cevap yazacaktı; YZ'nin çıkardığı talep listesi ikinci talebi de gösterince tek yazıda ikisi de cevaplandı, vatandaş ikinci kez başvurmak zorunda kalmadı.
Vaka 3 — Gizlilik hatası önlendi. Bir cevabî yazı taslağında YZ, dosyadaki bir üçüncü kişinin sağlık bilgisini gereksizce metne taşımıştı. Onay öncesi kontrolde fark edildi ve çıkarıldı. Ders: taslak, ilgili olmayan kişisel veriyi barındırabilir; onay öncesi veri temizliği şarttır.
Dört kopyalanabilir şablon
1) Dilekçe özeti ve talep çıkarımı:
Rolün: yazı işleri uzmanı. Aşağıdaki dilekçeyi işle:(1) 3-4 cümlelik özet, (2) SADECE metinde açıkça yazantalepleri madde madde listele (çıkarım yapma, talep ekleme),(3) hangi birimi/mevzuatı ilgilendirdiğini öner (doğrulanmaküzere), (4) eksik/belirsiz bilgi varsa işaretle.DİLEKÇE: [metni yapıştır]
2) Cevabî yazı taslağı (resmî biçim):
Rolün: resmî yazışma uzmanı. Aşağıdaki talebe, resmîyazışma biçimine uygun bir cevabî yazı TASLAĞI üret:ilgi, konu, gövde (talep - dayanak - sonuç), kapanış.Dil resmî ama sade olsun. Her hukuki dayanağın yanına"[teyit edilecek]" yaz. Gerçek kişisel veri yazma,yerine [KİŞİ]/[KİMLİK] koy.TALEP: [özet] BAĞLAM: [iç prosedür/mevzuat notu]
3) Biçim ve dil kontrolü:
Aşağıdaki resmî yazı taslağını kontrol et ve bir liste ver:(1) eksik biçim öğeleri (ilgi, konu, tarih/sayı yeri, imza),(2) resmî dile aykırı ifadeler, (3) belirsiz/çelişkilicümleler, (4) gereksiz kişisel veri. Metni yeniden yazma,sadece düzeltme listesi ver.TASLAK: [metin]
4) Ton yumuşatma (olumsuz cevap):
Aşağıdaki ret/olumsuz cevabı, hukuki içeriği ve gerekçeyiDEĞİŞTİRMEDEN, vatandaşı incitmeyen, saygılı ve açıklayıcıbir dille yeniden yaz. İtiraz hakkını ve süresini[teyit edilecek] notuyla belirt.METİN: [olumsuz cevap taslağı]
Zayıf prompt / Güçlü prompt
Zayıf: "Bu dilekçeye cevap yaz."
Güçlü: "Rolün resmî yazışma uzmanı. Önce dilekçedeki talepleri, çıkarım yapmadan, madde madde çıkar. Sonra resmî yazışma biçimine uygun bir cevabî yazı taslağı üret; ilgi-konu-gövde-kapanış yapısını kur, dili resmî ama sade tut. Her hukuki dayanağın yanına '[teyit edilecek]' ekle, gerçek kişisel veriyi [KİŞİ]/[KİMLİK] ile maskele. Sonuna, amir onayına sunmadan önce kontrol etmem gereken 5 maddelik bir liste koy."
Fark: güçlü prompt talep çıkarımını, biçimi, doğrulamayı, gizliliği ve onay kontrolünü tek akışta zincirler; çıktı doğrudan revize edilebilir bir taslaktır.
Hangi yazışma işinde YZ ne kadar güvenilir?
İş
YZ güveni
Notu
Resmî biçim (ilgi, konu, kapanış)
Yüksek
Kalıp belli
Dil sadeleştirme / ton
Yüksek
İçerik değişmemeli
Talep çıkarımı
Orta
Özgün metinle karşılaştır
Hukuki dayanak / süre / harç
Düşük
Mutlaka resmî kaynaktan teyit
Gerekçe ve takdir
Düşük
İnsan sorumluluğu
Üslup, resmiyet ve muhatap ayarı
Resmi yazışmada aynı bilgi, muhataba ve amaca göre farklı üsluplarla yazılır. Bir vatandaşa yazılan ret gerekçesi anlaşılır ve saygılı; bir üst makama yazılan görüş talebi ölçülü ve gerekçeli; bir alt birime yazılan talimat net ve emredici olmalıdır. Üslup (metnin resmiyet derecesi, ton ve muhataba karşı mesafe), YZ'nin en kolay ayarladığı ama en çok denetim isteyen boyuttur — çünkü fazla resmi bir dil vatandaşı uzaklaştırır, fazla samimi bir dil kurumu itibarsızlaştırır. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, başlık, sayı, tarih, ek ve imza bloğu gibi biçimsel zorunlulukları belirler; YZ bu iskeleti doldurur ama biçim uygunluğunu siz denetlersiniz.
Mini vaka — tek metin, üç muhatap. Bir kaymakamlık, bir mevzuat değişikliğini üç ayrı muhataba duyuracaktı: 14 belediyeye (resmi talimat), yaklaşık 900 esnafa (SMS/duyuru, sade dil) ve valilik makamına (bilgi notu). Memur tek bir çekirdek metinden YZ ile üç sürüm türetti; süre 2 saatten 25 dakikaya indi. Ama esnaf duyurusundaki "ivedilikle" ifadesi sadeleştirilerek "en geç 15 Ağustos'a kadar" biçiminde somutlaştırıldı, çünkü sade dil ilkesi belirsiz resmi kalıpları dışlar.
Aynı içeriği üç muhataba uyarlayan sablon:
Görev: Aşağıdaki çekirdek bilgiyi 3 sürüme dönüştür.Çekirdek: [değişiklik/karar metni]Sürüm 1 — Alt birime talimat: net, emredici, madde madde.Sürüm 2 — Vatandaşa duyuru: sade dil, kısa cümle, ne yapmalı + son tarih.Sürüm 3 — Üst makama bilgi notu: ölçülü, gerekçeli, dayanak madde belirtilmiş.Kural: Uydurma tarih/madde ekleme; belirsiz kalırsa [DOLDURULACAK] yaz.
Muhatap
Ton
Uzunluk
En büyük risk
Alt birim
Emredici, net
Kısa
Yetki aşımı
Vatandaş
Saygılı, sade
Kısa
Anlaşılmazlık
Üst makam
Ölçülü, gerekçeli
Orta
Dayanaksız iddia
Dikkat: Üslup uyarlaması içeriği değiştirmemeli. YZ "sadeleştir" derken bazen bir istisnayı ya da şartı düşürür; sadeleştirilmiş metni her zaman özgün karar/mevzuatla karşılaştırın.
Sık yapılan hatalar
- Talebi YZ'nin çıkarımına bırakmak. YZ talep uydurabilir ya da atlayabilir; listeyi özgün dilekçeyle karşılaştırın.
- Hukuki dayanağı doğrulamadan yazıya koymak. Madde numarası ve süre halüsinasyona en açık alanlardır.
- Gereksiz kişisel veriyi taslakta bırakmak. Onay öncesi veri temizliği yapın; yalnızca gerekli veriyi tutun.
- Ton yumuşatırken içeriği değiştirmek. Ret gerekçesi ve hukuki sonuç sabit kalmalı; yalnızca dil yumuşar.
- İtiraz hakkını ve süresini yazmayı unutmak. Olumsuz işlemlerde başvuru yollarını belirtmek çoğu zaman zorunludur; süreyi teyit edin.
- Onay adımını atlamak. YZ taslağı asla doğrudan tebliğ edilmez; amir onayı ve son okuma şarttır.
Özetle
YZ, yazışmanın biçim ve ilk taslak yükünü üstlenerek kamu görevlisine ciddi zaman kazandırır. Biçim üretiminde neredeyse tam güvenilir, dil sadeleştirmede güçlüdür; ama talep çıkarımı özgün metinle karşılaştırılmalı, her hukuki dayanak resmî kaynaktan doğrulanmalı, kişisel veri temizlenmeli ve son metin mutlaka amir onayından geçmelidir. Taslak YZ'nin, gerekçe ve imza sizindir.
Uygulama görevi
Gerçek (ama kişisel verisi maskelenmiş) bir dilekçe alın. "Dilekçe özeti ve talep çıkarımı" şablonuyla talepleri çıkarın ve özgün metinle karşılaştırıp en az bir fark (eklenen/atlanan talep) olup olmadığını not edin. Sonra "Cevabî yazı taslağı" şablonuyla bir taslak üretin ve "Biçim ve dil kontrolü" şablonuyla kendi taslağınızı denetleyin.
Kontrol listesi
- [ ] Talepleri özgün dilekçeyle karşılaştırdım (uydurma/atlama yok).
- [ ] Resmî yazışma biçim öğeleri tam (ilgi, konu, tarih/sayı, imza yeri).
- [ ] Her hukuki dayanağı resmî kaynaktan teyit ettim.
- [ ] Gereksiz kişisel veriyi taslaktan çıkardım.
- [ ] Olumsuz işlemde itiraz hakkı ve süresini belirttim (teyitli).
- [ ] Metni amir onayına sundum; doğrudan tebliğ etmedim.