Mga nadagdag:
- Kakayahang gumawa ng mga draft ng paghahanap ng tulong (tool sa paglalarawan), tala sa saklaw-nilalaman at mga seksyon ng layout na may artificial intelligence
- Kakayahang maunawaan ang panganib ng guni-guni ng kasaysayan ng talambuhay/institusyon at ibase lamang ang seksyong ito sa mga na-verify na mapagkukunan
- Kakayahang paganahin ang artificial intelligence na idirekta ang mananaliksik sa pinagmulan sa halip na direktang magbigay ng mga katotohanan sa serbisyo ng sanggunian
Ang isang archive ay hindi lamang responsable para sa pag-iingat ng mga dokumento; ay responsable din sa paggawa ng mga ito na naa-access sa mananaliksik. Mayroong dalawang pangunahing paraan ng pag-access na ito: mga tool sa paglalarawan na nagpapakilala sa koleksyon (paghahanap ng tulong — isang gabay na dokumento na tumutukoy sa nilalaman, organisasyon at saklaw ng isang koleksyon ng archival) at isang serbisyo ng sanggunian na direktang tumutulong sa mga mananaliksik. Parehong nangangailangan ng matinding pagsisikap: ang pagsulat ng gabay sa isang koleksyon ay tumatagal ng ilang linggo, at ang pagsagot sa mga tanong ng mananaliksik sa buong araw ay tumatagal ng oras. Bukod dito, ang dalawang akda na ito ay ang "mukha" ng archive; Ang unang pakikipag-ugnayan ng isang mananaliksik sa koleksyon ay madalas sa pamamagitan ng gabay at information desk, kaya ang isang error dito ay direktang makikita sa pagiging maaasahan ng archive.
Ang AI ay isang makapangyarihang tulong sa pagbalangkas ng mga tool sa paglalarawan at pagsuporta sa serbisyo ng sanggunian. Sa unit na ito, matututunan natin kung paano mag-draft ng gabay sa pagkolekta (paghahanap ng tulong), magsulat ng saklaw at mga paglalarawan ng nilalaman, tumulong sa mga tanong ng mananaliksik, at tingnan kung bakit hindi mapag-usapan ang katumpakan sa mga serbisyong ito.
Mga tool sa paglalarawan: mapa ng koleksyon
Ang isang tool sa paglalarawan ay nagbibigay-daan sa isang mananaliksik na magtanong "ano ang nasa koleksyon na ito na gumagana para sa akin?" Pinapayagan ka nitong sagutin ang tanong. Karaniwang kinabibilangan ng:
- Pangkalahatang paglalarawan: Pangalan, saklaw, hanay ng petsa, laki ng koleksyon.
- Kasaysayan ng talambuhay/institusyon: Maikling kasaysayan ng tao o institusyon na gumawa ng mga dokumento.
- Saklaw at nilalamang tala: Pagpapaliwanag kung anong uri ng mga dokumento at kung anong mga paksa ang nasa koleksyon.
- Pag-aayos: Paano pinagsama-sama ang mga dokumento (serye, subserye).
- Imbentaryo: Detalyadong listahan sa antas ng kahon/file.
Ang mga dokumentong ito ay isinulat alinsunod sa mga pamantayan (halimbawa, ISAD(G) o EAD - Encoded Archival Description, ang digital coding standard para sa mga gabay sa archive). Maaaring gumawa ang AI ng mga balangkas ng mga seksyong ito mula sa hilaw na imbentaryo at mga buod ng dokumento; ngunit ang bawat katotohanan (kasaysayan, tao, kasaysayan ng institusyon) ay dapat mapatunayan.
Ang isa pang halaga ng mga tool sa paglalarawan ay maaari silang isulat sa iba't ibang antas ng detalye. Minsan walang sapat na oras o mapagkukunan upang ilarawan ang libu-libong mga kahon ng isang archive sa antas ng dokumento; Sa kasong ito, ang isang multilevel na paglalarawan ay ginawa: una ay isang pangkalahatang paglalarawan sa antas ng pondo, pagkatapos ay ang serye, at kung kailan posible ang antas ng file. Ang AI ay partikular na kapaki-pakinabang para sa pag-draft ng top-level na pangkalahatang tala sa saklaw mula sa mas mababang antas ng mga buod ng kaso; Gumagawa ito ng buod mula sa misa hanggang sa kabuuan. Ngunit ang bawat layer ng buod na ito ay dapat na pare-pareho sa aktwal na mga dokumento sa ibabang layer; Ang AI ay hindi dapat gumawa ng scope claim na wala sa top-level na koleksyon.
Pag-iingat: Ang seksyon ng kasaysayan ng biograpiya/institusyon ay kung saan madalas na pumapasok ang guni-guni. Maaaring magsulat ang AI ng isang mahusay na kasaysayan tungkol sa isang tao o institusyon mula sa "karaniwang kaalaman" habang nagdaragdag ng mga hindi umiiral na kaganapan, maling petsa, at gawa-gawang pamagat. Ang seksyong ito ay dapat na nakabatay sa mga na-verify na mapagkukunan lamang.
Daloy ng Trabaho: hakbang-hakbang
1. Mangolekta ng hilaw na materyales. Imbentaryo, mga buod ng dokumento, mga listahan ng kahon, mga umiiral na tala kung mayroon man.
2. Itakda ang pamantayan. Ayon sa aling pamantayan sa paglalarawan ito isusulat (ISAD(G)/EAD)?
3. Gumawa ng draft sa bawat kabanata. Magkaroon ng mga seksyon ng draft ng AI tulad ng saklaw at tala ng nilalaman at paglalarawan ng layout mula sa hilaw na materyal.
4. I-verify ang mga katotohanan. Lalo na sa seksyon ng kasaysayan, suriin ang bawat petsa, pangalan at kaganapan na may mga independiyenteng mapagkukunan.
5. Suriin ang mga paghihigpit sa pag-access. Mayroon bang mga kumpidensyal/pinaghihigpitang mga dokumento sa koleksyon? Ang mga ito ay dapat na nakasaad sa gabay.
6. Pag-apruba ng eksperto. Ang huling gabay ay sumasailalim sa pag-apruba ng archivist.
Serbisyong sanggunian: tulong sa mananaliksik
Sa serbisyo ng sanggunian, tumutulong ang AI sa dalawang paraan: (1) sa pamamagitan ng pagbibigay kahulugan sa tanong ng mananaliksik at pagmumungkahi kung aling mga koleksyon ang titingnan, at (2) sa pamamagitan ng pagbalangkas ng mga sagot sa mga madalas itanong. Ngunit mayroong isang kritikal na limitasyon dito: Ang AI ay hindi dapat magbigay sa mananaliksik ng isang direktang "katotohanan" na sagot, ngunit dapat siyang idirekta sa pinagmulan. Sa halip na sabihing "Ito ang petsang ito", dapat itong magsabi ng "Maaari mong mahanap ang impormasyong ito mula sa ganito at ganoong mga dokumento sa koleksyong ito". Dahil ang direktang makatotohanang sagot na ibinigay ng AI ay maaaring gawa-gawa at ang mananaliksik ay maaaring mapagkamalang ito ang pinagmulan.
Sanggunian na gawain
Angkop na papel ng AI
hindi kanais-nais na paggamit
Pagbibigay kahulugan sa tanong
Magmungkahi ng paglilinaw ng mga tanong
—
Pagruruta ng koleksyon
"Tingnan mo doon" mungkahi
Sinasabing "Ang sagot ay"
FAQ draft
Draft mula sa na-verify na impormasyon
pekeng sagot
Listahan ng pinagmulan
Suhestiyon sa paghahanap sa catalog
Pagbibigay ng ginawang sanggunian
tanong ng katotohanan
I-redirect sa pinagmulan
Direktang pagtugon sa katotohanan
tatlong mini case
Case 1 — Ang draft na gabay ay binawasan ng 4 na linggo hanggang 1 linggo. Ang isang archive ay naghahanda ng isang paghahanap ng tulong para sa isang koleksyon ng 120 mga kahon. Ang mga listahan ng kahon at mga buod ng file ay ibinigay sa AI; Ginawa ni YZ ang draft ng tala sa saklaw-nilalaman at mga seksyon ng layout. Pinatunayan at inayos ng archivist ang mga katotohanan sa isang linggo; sa tradisyunal na pamamaraan ang pagtatantya na ito ay isang buwan. Ngunit 3 petsa at 2 pamagat sa seksyon ng kasaysayan ng talambuhay ay mali; Naayos sa pag-verify.
Kaso 2 — kathang-isip na kasaysayan ng institusyon. Pinasulat ng isang intern ang AI ng kasaysayan ng isang institusyon at inilagay ito nang direkta sa direktoryo. Ibinigay ni YZ ang maling petsa ng pagkakatatag ng institusyon at binanggit ang isang pagsasanib na hindi umiiral. Napansin at iniulat ng isang mananaliksik ang pagkakamali; Ang gabay ay naitama, ngunit ang pagiging maaasahan ng archive ay nasira. Aralin: hindi maipa-publish ang seksyon ng kasaysayan nang walang pag-verify.
Kaso 3 — Tamang patnubay, maling katotohanan. Humingi ng date ang isang researcher. Isang katulong na nakabatay sa AI ang nagbigay ng direktang petsa (binubuo). Gagamitin ito ng mananaliksik bilang mapagkukunan; Ang senior archivist ay namagitan at sinabing, "AI does not give facts, it directs you to the collection" at pinatingin sa kanya ang totoong dokumento; iba ang kasaysayan. Aralin: sa serbisyo ng sanggunian, ang AI ay nagdidirekta, hindi nagbibigay ng mga katotohanan.
Apat na maaaring kopyahin na mga template
1) Draft saklaw at tala ng nilalaman:
BATAY SA mga listahan ng kahon/file at mga buod ng dokumento sa ibaba, sumulat ng draft na "scope and content note" para sa isang koleksyon. Gamitin lamang kung ano ang kasama sa materyal na ibinigay; MAGDAGDAG ng paksa, petsa, o tao na wala sa koleksyon. Markahan ang anumang katotohanan na hindi ka sigurado sa [kailangan ng pag-verify]. Materyal: [dito]
2) Kasaysayan ng talambuhay/institusyon (kontrolado):
Nasa ibaba ang VERIFIED na mga tala tungkol sa [tao/organisasyon]. Sumulat ng maikling balangkas ng kasaysayan batay LAMANG sa mga talang ito. HUWAG MAGDAGDAG ng anumang petsa, kaganapan, o pamagat na wala sa mga tala; Huwag magdagdag ng pangkalahatang "kaalaman" na impormasyon. Iwanan ang mga puwang [walang impormasyon]. Mga Tala: [dito]
3) Patnubay ng mananaliksik:
Tanong ng isang mananaliksik: [tanong]. HUWAG magbigay ng DIREKTA makatotohanang sagot sa tanong na ito. Sa halip: (1) magmungkahi ng 1-2 tanong na magpapalinaw sa tanong, (2) sabihin sa kanya kung anong URI ng koleksyon/dokumento ang dapat niyang tingnan, (3) magmungkahi kung anong mga termino ang maaari niyang hanapin sa catalog. Huwag gumawa ng gawa-gawang sanggunian.
4) FAQ answer draft:
Nasa ibaba ang VERIFIED fact sheet mula sa aming archive. Batay sa mga talang ito, bumalangkas ng sagot sa sumusunod na madalas itanong: [tanong]. Pagdaragdag ng impormasyong wala sa mga tala; [check]markahan kung saan hindi ka sigurado. Sa dulo ng sagot, idirekta ang mananaliksik sa nauugnay na koleksyon. Mga Tala: [dito]
Mahinang prompt / Malakas na prompt
mahina:
Sumulat ng komprehensibong tulong sa paghahanap para sa koleksyong ito, kabilang ang kasaysayan.
Ang "malawak" at "kabilang ang kasaysayan" ay nagtulak sa AI na lampasan ang ibinigay na materyal at magdagdag ng ginawang impormasyon tungkol sa institusyon/tao.
malakas:
Isulat ang balangkas ng tulong sa paghahanap BATAY sa mga sumusunod na listahan ng kahon at na-verify na tala ng kasaysayan: mga seksyon ng saklaw-nilalaman at layout. Huwag isama ang anumang mga katotohanang hindi kasama sa ibinigay na materyal; Gumamit lamang ng mga na-verify na tala sa kasaysayan, mag-iwan ng mga blangko [walang impormasyon]. Markahan ang bawat kaduda-dudang katotohanan [kailangan ng pagpapatunay]. Materyal: [dito]
Ang pagkakaiba: ang pagsunod sa ibinigay na materyal, pagbabawal sa paggawa, pagpapanatili ng mga puwang at mga marka ng pagpapatunay ay ginagawang maaasahan ang gabay.
Mga karaniwang pagkakamali
- Iniiwan ang kasaysayan sa "karaniwang kaalaman" ng AI. Ang bahaging ito ay ang pinaka-madaling kapitan sa guni-guni; dapat ay nakabatay lamang sa mga na-verify na tala.
- Pagbibigay ng mga direktang katotohanan sa sanggunian. Dapat gabayan ng AI ang mananaliksik, hindi palitan ang pinagmulan.
- Pag-bypass sa mga paghihigpit sa pag-access. Ang mga dokumentong pinaghihigpitan sa pagiging kumpidensyal/copyright ay dapat markahan sa direktoryo.
- Pagmumungkahi ng isang gawa-gawang sanggunian. Ang anumang hindi na-verify na sanggunian sa catalog ay hindi ibibigay sa mananaliksik.
- Pag-publish ng draft nang walang pag-apruba. Ang huling gabay ay inaprubahan ng archivist.
Sa buod
Ang pag-access sa archive at serbisyo ng sanggunian ay isang mabungang lugar kung saan pinapabilis ng AI ang pagbalangkas ng mga tool sa paglalarawan at pagsuporta sa gabay ng mananaliksik. Ngunit ang kasaysayan ng talambuhay/institusyon ay ang punto ng pagtagos ng guni-guni, at sa serbisyo ng sanggunian, ang AI ay hindi dapat magbigay ng mga katotohanan, ngunit direktang sa pinagmulan. Ibase lamang ang gabay sa napatunayang materyal, panatilihin ang mga puwang, markahan ang mga paghihigpit sa pag-access, at iwanan ang huling pag-apruba sa archivist. Bumubuo ang AI ng mapa ng koleksyon; Ang archive ay responsable para sa katumpakan ng mapa na iyon.
Gawain ng aplikasyon
Kumuha ng isang kahon/listahan ng file ng isang koleksyon (totoo o sample) at humingi sa AI ng isang balangkas na may template na "saklaw at balangkas ng tala ng nilalaman"; Suriin kung lumampas ito sa ibinigay na materyal. Pagkatapos ay patakbuhin ang template na "biographical history" para sa isang tao/organisasyon na may lamang na-verify na mga tala at obserbahan kung sinusubukan ng AI na magkasya sa mga puwang. Panghuli, iproseso ang tanong ng mananaliksik gamit ang template na "orientation ng mananaliksik".
checklist
- [ ] Ibinatay ko lamang ang gabay sa ibinigay/na-verify na materyal.
- [ ] Independyente kong na-verify ang bawat petsa at pangalan sa kasaysayan.
- [ ] Minarkahan ko ang mga paghihigpit sa pag-access (privacy/copyright) sa gabay.
- [ ] Sa halip na magbigay ng mga katotohanan sa sanggunian, itinuro ko sa iyo ang pinagmulan.
- [ ] Nagsumite ako ng huling gabay sa pag-apruba ng archivist.