Mga nadagdag:
- Kakayahang gumawa ng isang balangkas ng briefing at mga punto ng pagsasalita na angkop para sa mambabasa at layunin, na naghihiwalay ng mga katotohanan at mungkahi, sa prinsipyo ng BLUF.
- Kakayahang ayusin ang intensity ng diplomatikong tono ayon sa madiskarteng layunin at itama ang default na tono ng artificial intelligence
- Kakayahang i-verify ang bawat figure at quote sa pamamagitan ng pag-link nito sa pinagmulan at mapanatili ang integridad at huling lagda ng briefing.
Bago makipagpulong ang isang ministro sa isang kausap, magsusumite siya ng dalawang-pahinang briefing; Isinulat ng isang ambassador ang kanyang mga talumpati bago ang kanyang sasabihin sa isang summit; Bago pumasok sa isang pulong, ang isang pinuno ng delegasyon ay nangangailangan ng isang maikling sheet ng "mga punto ng pakikipag-usap"—isang bullet-point na listahan ng mga pangunahing mensahe na ipaparating sa isang pag-uusap. Ang mga dokumentong ito ang pang-araw-araw na panggatong ng diplomasya: dapat nilang ipaalam sa gumagawa ng desisyon nang mabilis, tumpak at proporsyonal. Sa yunit na ito, matututunan mo kung paano mag-draft ng briefing o speech note nang mabilis at maayos gamit ang artificial intelligence; ngunit matututuhan mo kung paano hawakan ang tono, ang mensahe, at ang tunay na responsibilidad.
Magsimula tayo sa isang kahulugan: ang briefing ay isang dokumento na, sa isang maigsi at organisadong format, ay nagbibigay sa isang gumagawa ng desisyon ng sangkap na kailangan upang makagawa ng desisyon o talumpati sa isang partikular na isyu. Ang isang magandang briefing ay maikli, sabi ng pinakamahalagang una, naghihiwalay sa katotohanan mula sa payo, at iginagalang ang oras ng mambabasa. Mabilis na ginawa ng AI ang balangkas at unang draft ng dokumentong ito; Ngunit nasa sa iyo na magpasya kung ano ang i-highlight, anong tono ang gagamitin, at kung anong payo ang ibibigay.
Hakbang-hakbang: pag-set up ng briefing
1. Tukuyin ang mambabasa at layunin. Para kanino ang briefing? (Minister o technical committee?) Para saan? (Pagpapasya o paghahanda para sa isang pakikipanayam?) Ito ang nagtatakda ng tono at lalim. Ang ministerial briefing ay maikli at estratehiko; Maaaring detalyado ang tala ng teknikal na komite.
2. Mag-set up ng inverted pyramid. Ang isang diplomatikong briefing ay karaniwang nakasulat sa BLUF (Bottom Line Up Front) na prinsipyo: ang unang talata ay nagbibigay ng "gist", ang iba ay detalye. Ang isang abalang gumagawa ng desisyon ay dapat makuha ang pangunahing mensahe kahit na nabasa lamang niya ang mga unang linya.
3. Tukuyin ang mga seksyon. Ang isang tipikal na briefing ay binubuo ng mga sumusunod na seksyon: (a) Buod/BLUF, (b) Background/konteksto, (c) Kasalukuyang sitwasyon, (d) Ang aming posisyon/interes, (e) Posibleng posisyon ng kausap, (f) Proposal/talking point. Magagawa agad ng AI ang skeleton na ito.
4. Ihiwalay ang katotohanan sa payo. Sa briefing, dapat mayroong malinaw na pagkakaiba sa pagitan ng "ito ang sitwasyon" (katotohanan) at "ito ang aming rekomendasyon" (rekomendasyon). Dapat makita ng gumagawa ng desisyon kung ano ang ebidensya at kung ano ang iyong mungkahi.
5. Bumuo ng mga puntong pinag-uusapan. Ang mga mensaheng sasabihin sa isang pulong ay nakasulat sa maikli, malinaw at di malilimutang mga bagay. Bilang karagdagan, ang mga posibleng sagot (mga reaktibong linya - mga handa na sagot sa mga posibleng pagtutol) ay inihanda, tulad ng "Kung sinabi ito ng kausap, sasabihin namin ito". Ang AI ay mahusay sa pagkopya ng mga sitwasyong ito.
6. Itakda at i-verify ang tono. Ang diplomatikong wika ay sinusukat: hindi masyadong malupit o masyadong malambot. Iugnay ang bawat katotohanan sa pinagmulan, itama ang tono, at pirmahan ang huling teksto.
Tip: Isulat mo mismo ang unang pangungusap ng briefing. Ang pagbubukas ng AI ay kadalasang generic at hindi epektibo. Ang pagpapahayag ng pinakamahalagang mensahe sa iyong sarili sa isang solong, makapangyarihang pangungusap at pagpuno sa iba pa gamit ang AI ay parehong mabilis at epektibo.
Wikang diplomatiko at sukat
Ang mga salita ay may bigat sa diplomasya. Mayroong banayad ngunit mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng mga pananalitang "nababahala tayo", "nababahala tayo", "kinokondena natin", "mahigpit nating kinokondena", at ang maling napiling salita ay maaaring magpadala ng hindi kanais-nais na mensahe. Hindi laging nakukuha ng AI ang mga nuances na ito nang tama; Nagsusulat siya sa pangkalahatang wika. Kaya itinakda mo ang diplomatic intensity scale (ang antas ng harshness ng tono).
Bukod pa rito, ang briefing ay dapat na walang kinikilingan at tapat. Trabaho ng analyst na sabihin sa gumagawa ng desisyon kung ano ang kailangan niyang malaman, hindi lang kung ano ang gusto niyang marinig. Ang AI ay maaaring may posibilidad na magbigay ng "maganda" na sagot sa tanong na ibinibigay; Nagbibigay ka ng katapatan na isama ang nakakagambala ngunit tumpak na impormasyon sa briefing.
Babala: Ang bawat pangungusap sa isang briefing ay maaaring sabihin nang malakas sa isang pag-uusap o maging batayan para sa isang desisyon kung kinakailangan. Ang anumang katotohanang ginawa ng AI ay hindi dapat pumasok sa briefing nang hindi tinitingnan ang pinagmulan nito. Ang isang maling numero o isang ginawang quote ay naglalagay sa gumagawa ng desisyon sa isang mahirap na sitwasyon sa isang pulong.
tatlong mini case
Case 1 — Ang balangkas ay nakakuha ng bilis. Ang isang klerk ay kailangang maghanda ng isang briefing para sa pulong ng ministro sa loob ng 2 oras. Kinuha ng YZ ang BLUF, background at talking point skeleton mula sa 9 na open source na dokumento na nakolekta nito sa loob ng 10 minuto; Ginugol ng klerk ang natitirang oras sa pag-verify ng mga katotohanan at pagtatakda ng tono. Dumating ang briefing sa tamang oras.
Kaso 2 — Ang pagwawasto ng tono ay nakaiwas sa krisis. Sa isang draft na pahayag, gumamit ang AI ng mga termino gaya ng "hindi katanggap-tanggap" at "mahigpit naming tinatanggihan." Alam ng senior diplomat na ang nais na tono ay "sinusunod namin nang may pagmamalasakit" at pinalambot ang wika upang hindi masira ang relasyon sa yugtong iyon. Inayos ang default na katigasan ng AI.
Kaso 3 — Isang pekeng pigura ang nahuli. "Ang dami ng bilateral na kalakalan ay tumaas ng 23% noong nakaraang taon," isinulat ni YZ sa isang draft ng briefing. Ang eksperto ay tumingin sa pinagmulan: ang tunay na pigura ay 12% at ang AI ay nabuo ito. Ang hakbang sa pagpapatungkol ay humadlang sa ministro mula sa pagsipi ng isang maling numero sa pulong.
Apat na maaaring kopyahin na mga template
1) Framework ng briefing:
Ang iyong tungkulin: senior diplomatic correspondence specialist. Gumawa ng isang balangkas ng isang panayam na briefing para sa [ministro] batay sa open source na mga tala sa ibaba. Mga Seksyon: (1) BLUF/buod (iisang talata), (2) Background, (3) Kasalukuyang sitwasyon, (4) Ang aming mga interes, (5) Posibleng posisyon ng kausap, (6) Mga punto ng pagsasalita. Tukuyin ang pinagmulan ng bawat katotohanan. Markahan ang katotohanan at ang mungkahi nang hiwalay. Mga Tala: [dito]
2) Mga punto ng pagsasalita + mga reaktibong linya:
Bumuo ng 5 puntong pinag-uusapan (maikli, malinaw na mensahe) para sa sumusunod na paksa. Pagkatapos ay magmungkahi ng "reaktibong linya" (sinusukat na tugon) para sa bawat isa sa 3 posibleng pagtutol na maaaring mayroon ang kausap. Gumamit ng diplomatiko at nasusukat na wika; iwasan ang labis na malupit o mga pahayag na naglalaman ng pangako. Paksa: [dito]
3) Pagsasaayos ng tono:
Isulat muli ang sumusunod na talata sa [upang pumili: neutral / balisa / determinado / matatag] tono. Panatilihin ang parehong mga katotohanan, ayusin lamang ang diplomatic intensity. Bigyan mo ako ng tatlong bersyon: one tone up, the same, one tone down. Paragraph: [dito]
4) pagdadaglat ng briefing:
Bawasan ang sumusunod na 3-pahinang tala sa isang pahina para sa ministro. Hayaang mauna ang talata ng BLUF. Panatilihin lamang ang mga katotohanang kinakailangan para sa desisyon, alisin ang detalye, ngunit huwag baguhin o gawa-gawa ang anumang mga katotohanan. Ilista ang mga mahahalagang punto na tinanggal nang hiwalay sa "mga apendise". Tandaan: [dito]
Mahinang prompt / Malakas na prompt
Mahinang prompt:
Sumulat ng isang briefing tungkol dito para sa Ministro.
Ang mambabasa, layunin, pinagmulan, at tono ay hindi malinaw. Gumagawa ang AI ng generic, unsourced, tone-random na text; nililito ang katotohanan sa mungkahi.
Napakahusay na prompt:
Ang iyong tungkulin: diplomatic briefer. Mambabasa: Ministro ng Ugnayang Panlabas. Layunin: Paghahanda para sa bilateral na pulong sa loob ng 2 oras. Source: open source note below7 (napetsahan). Tono: sinusukat, determinado ngunit hindi nakakapukaw. Istraktura: BLUF sa unang talata; Pagkatapos ang background, ang sitwasyon, ang aming mga interes, ang posisyon ng kausap, 5 mga punto sa pag-uusap. Iugnay ang bawat katotohanan sa pinagmulan, ipakita ang katotohanan at ang mungkahi nang hiwalay, huwag gumawa ng anumang mga numero. Mga Tala: [dito]
Malinaw ang pagkakaiba: ang mambabasa, layunin, pinagmulan, tono, istraktura at hadlang sa pagpapatunay ay ginagawang magagamit ang maikling.
Talaan ng mga seksyon ng briefing
Seksyon
Layunin
Papel ng AI
desisyon ng tao
BLUF/Buod
Inuna ang pinakamahalaga
draft na panukala
Pangunahing pagpili ng mensahe
background
magbigay ng konteksto
Buod
Pagpili ng tamang konteksto
kasalukuyang sitwasyon
Kasalukuyang talahanayan
Pag-edit
pagpapatunay
Ang aming mga interes
linawin ang posisyon
—
tao lamang
Mga puntong pinag-uusapan
Mga mensahe ng pag-uusap
paggawa ng draft
Tono, desisyon, lagda
Mga karaniwang pagkakamali
- Nakalilitong katotohanan na may mungkahi. Dapat makita ng gumagawa ng desisyon kung ano ang ebidensya at kung ano ang payo.
- Iniiwan ang tono sa AI. Kung mali ang pagkakatakda ng diplomatikong intensity, nagbibigay ito ng hindi kanais-nais na mensahe.
- Ang paglalagay ng numero at quote nang hindi ito bini-verify. Ang maling numero ay naglalagay sa gumagawa ng desisyon sa problema sa panahon ng pulong.
- Mahaba at magulo na briefing. Ang BLUF at kaiklian ay kinakailangan para sa abalang mambabasa.
- Isulat mo lang ang gusto mong marinig. Ang trabaho ng analyst ay magbigay ng nakakagambala ngunit tumpak na impormasyon.
Sa buod
Sa briefing at paghahanda ng memo, ang AI ay isang makapangyarihang katulong na mabilis na gumagawa ng mga skeleton, mga unang draft at mga sitwasyon sa pakikipag-usap/reaktibong linya. Ngunit sa BLUF, ang pagpili ng pangunahing mensahe, ang setting ng diplomatikong tono, ang pagkakaiba sa pagitan ng katotohanan at mungkahi, katapatan at ang huling lagda ay pagmamay-ari ng eksperto. Magpatakbo ng AI na may malinaw na mga hadlang sa mambabasa, layunin, pinagmulan, at tono; patunayan ang bawat katotohanan; Ilagay ang unang pangungusap at ang huling salita sa iyong sarili.
Gawain ng aplikasyon
Pumili ng isang haka-haka na bilateral na senaryo ng pagpupulong at mangolekta ng 6-8 open source na tala. Kumuha ng outline na may template na "briefing skeleton," pagkatapos ay gumawa ng mga mensahe ng pag-uusap gamit ang template na "talking point + reactive lines." Ihambing ang tatlong bersyon ng tono ng isang talata sa template na "setting ng tono" at piliin ang tama. I-verify ang lahat ng figure at quote sa pamamagitan ng pag-link sa kanila sa pinagmulan.
checklist
- [ ] Tinukoy ko ang mambabasa, layunin, at tono mula sa simula.
- [ ] BLUF/Inilagay ko ang buod sa simula.
- [ ] Ipinakita ko ang katotohanan at ang mungkahi nang hiwalay.
- [ ] Nakuha ko at na-verify ang bawat figure at quote.
- [ ] Itinakda ko ang diplomatikong tono sa aking sariling pagpapasya at nilagdaan ang teksto.