การประชุม: การเตรียมการ หมายเหตุ สรุป และการติดตามผลการดำเนินการ

กำไร:

• สามารถเข้าประชุมพร้อมจัดทำวาระการประชุมและรายการข้อโต้แย้งที่เป็นไปได้ด้วยปัญญาประดิษฐ์ก่อนการประชุม
• ความสามารถในการจัดโครงสร้างบันทึกดิบหรือการถอดเสียงเป็นการตัดสินใจ/การกระทำ (ใคร-อะไร-เมื่อไร)/คำถามเปิดเพื่อป้องกันการกระทำที่สูญหาย
• ความสามารถในการใส่ใจกับความยินยอมในการถอดเสียงและการรักษาความลับโดยการยืนยันการมอบหมายและการตัดสินใจที่ปัญญาประดิษฐ์สามารถทำได้และแจกจ่ายบทสรุป

การประชุมถือเป็นเรื่องใหญ่ที่สุดและถูกบ่นมากที่สุดในเรื่องเวลาขององค์กร การประชุมที่ไม่ดี เป็นการประชุมที่เข้ามาโดยไม่ได้เตรียมตัว แตกแยก และสุดท้ายก็ไม่ชัดเจนว่าใครจะทำอะไร AI ถูกนำมาใช้ในทุกขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์การประชุม: วาระการประชุมและการเตรียมตัวก่อน บันทึกระหว่างการ สรุป และการติดตามการดำเนินการในภายหลัง แต่คนกำหนดคุณภาพของการประชุม AI เพียงแต่ทำให้การเตรียมการคมชัดขึ้นและทำให้การติดตามผลเป็นสิ่งที่ไม่ควรพลาด ประโยชน์สูงสุดมักมาหลังการประชุม: การตัดสินใจและการกระทำไม่ระเหยหายไป

เงื่อนไข วาระการประชุม คือ รายการลำดับหัวข้อที่จะอภิปรายในที่ประชุม รายการดำเนินการคืองานที่ออกจากการประชุม มอบหมายให้กับบุคคลอื่น และมีวันที่ สรุป/นาทีการประชุมคือบันทึกสิ่งที่ได้หารือและการตัดสินใจ สำเนาบทสนทนาคือการถอดเสียงการสนทนาแบบคำต่อคำ โดยเครื่องมือการประชุมบางอย่างจะสร้างการสนทนาขึ้นมาโดยอัตโนมัติ การติดตามผลคือการตรวจสอบว่ามีการดำเนินการจริงหรือไม่

การประชุมสามขั้นตอนและ AI

ก่อน (การเตรียมการ): AI แยกวาระการประชุมที่มีโครงสร้างออกจากรายการหัวข้อที่กระจัดกระจาย คิดล่วงหน้าเกี่ยวกับคำถามและการโต้แย้งที่เป็นไปได้ สรุปเอกสารที่เกี่ยวข้อง และเตรียมคุณให้พร้อม การเตรียมตัวที่ดีสามารถลดเวลาการประชุมลงได้ครึ่งหนึ่ง

คำสั่ง (หมายเหตุ) ห้ามยุ่งกับ AI ระหว่างการประชุม จดบันทึกดิบหรือใช้เครื่องมือการถอดเสียง (หากได้รับอนุญาต) มุ่งความสนใจไปที่บทสนทนา

ผลพวง (บทสรุปและการดำเนินการ): นี่คือผลตอบแทนที่แท้จริง คุณป้อนบันทึกดิบหรือการถอดเสียงให้กับ AI และจัดโครงสร้างเป็น "การตัดสินใจ การกระทำ (ใคร อะไร เมื่อไหร่) คำถามปลายเปิด" จากนั้นจึงแจกแจงให้ผู้เข้าร่วมทราบอย่างชัดเจน แล้ว “เราจะทำยังไงต่อไป?” ความไม่แน่นอนหายไป

ทีละขั้นตอน: ขั้นตอนการประชุม

1. กำหนดวาระการประชุม มอบหัวข้อดิบให้กับ AI และจัดทำวาระการประชุมที่มีลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา
2. เตรียมตัวให้พร้อม สรุปเอกสารที่เกี่ยวข้อง พิจารณาข้อโต้แย้งที่เป็นไปได้ล่วงหน้า
3. จดบันทึกดิบ การบันทึกแบบ Raw ที่เรียบง่ายระหว่าง; อย่ายุ่งกับเอไอ
4. กำหนดค่า จากนั้นมอบบันทึก/ข้อความถอดเสียงให้กับ AI แล้วตัดสินใจและดำเนินการ
5. ตรวจสอบ. เปรียบเทียบการตัดสินใจและงานมอบหมายแต่ละรายการกับสิ่งที่คุณจำได้ AI อาจมอบหมายไม่ถูกต้อง
6. ปรับใช้และติดตาม ส่งสรุป; ใส่การดำเนินการในรายการติดตามผล

เคล็ดลับ: หลังจากเตรียมสรุปการประชุมด้วย AI แล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมจะถูกถามว่า "สรุปนี้ถูกต้องหรือไม่ มีอะไรขาดหายไป/ไม่ถูกต้องหรือไม่" สอบถามภายใน 24 ชม. วิธีนี้ช่วยให้คุณตรวจพบข้อผิดพลาดและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

การถอดเสียงและการรักษาความลับ

แพลตฟอร์มการประชุมหลายแห่งเสนอการถอดเสียงอัตโนมัติและข้อมูลสรุป AI สิ่งนี้ทรงพลัง แต่ต้องระวังสองสิ่ง ประการแรกคือความยินยอม: ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องรู้ว่ากำลังถูกบันทึกไว้ ในบางสถานที่ นี่เป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย ประการที่สองคือความเป็นส่วนตัว: ใบรับรองผลการเรียนอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รู้ว่ามันถูกบันทึกไว้ที่ไหนและใครบ้างที่เข้าถึงได้ การวางบันทึกการประชุมลับลงในเครื่องมือ AI ทั่วไปเป็นเพียงการดึงข้อมูลนั้นออกมา

เวที

การมีส่วนร่วมของ AI

บทบาทของผู้ชาย

วาระการประชุม

โครงสร้างจัดลำดับความสำคัญ

ตัดสินใจว่าจะพูดอะไร

การเตรียมการ

เอกสารสรุปเสนอข้อโต้แย้ง

กำหนดกลยุทธ์

หมายเหตุ

บทถอดเสียง/บทสรุป (พร้อมเครื่องมือ)

ให้ความสำคัญกับการสนทนา

สรุป

ตัดสินใจ+ลงมือทำ

ยืนยันความถูกต้อง

ติดตาม

เตือนความจำสถานะถาม

รับผิดชอบ

เทมเพลตการประชุมที่คัดลอกได้สี่แบบ

สร้างวาระการประชุมที่มีโครงสร้างจากหัวข้อดิบต่อไปนี้:- ให้เวลาโดยประมาณในแต่ละหัวข้อ รวมไม่เกิน [45] นาที- ใส่หัวข้อที่สำคัญที่สุด/ต้องตัดสินใจก่อน- ระบุ "ผลลัพธ์ที่ต้องการ" (การตัดสินใจหรือข้อมูล) สำหรับแต่ละหัวข้อ หัวข้อ: """[รายการดิบ]"""

ช่วยฉันเตรียมการประชุมพรุ่งนี้ หัวเรื่อง: [X].- 5 คำถาม/ข้อโต้แย้งยากๆ ที่อาจมาจากอีกฝ่าย- 1-2 ประโยคพร้อมทิศทางการตอบสนองสำหรับแต่ละข้อ- 3 ประเด็นสำคัญที่ฉันจำเป็นต้องรู้ก่อนการประชุม บริบท: """[พื้นหลังแบบสั้น]"""

จัดโครงสร้างบันทึกการประชุมดิบของฉัน:- หัวข้อ "การตัดสินใจ", "การดำเนินการ (ใคร-อะไร-เมื่อไร)", "คำถามเปิด"- หากงานมอบหมายไม่ชัดเจน ให้เขียนว่า "ไม่ได้มอบหมาย" ห้ามมอบหมายงานที่จัดทำขึ้นให้กับใครก็ตาม- หากไม่มีการระบุวันที่ ให้เขียนว่า "ไม่มีวันที่" หมายเหตุดิบ: """[วาง]"""

เตรียมข้อความติดตามผลจากสรุปการประชุมดังต่อไปนี้:- สั้นๆ จะส่งถึงผู้เข้าร่วม- เฉพาะการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับทุกคน + การกระทำของแต่ละคนเท่านั้น- หมายเหตุท้ายเรื่อง "แจ้งให้เราทราบภายใน 24 ชั่วโมง หากมีสิ่งใดขาดหายไป/ไม่ถูกต้อง" สรุป: """[วาง]"""

พรอมต์อ่อน / พรอมต์แรง

อ่อนแอ: "สรุปบันทึกการประชุมนี้" (การตัดสินใจและการกระทำปะปนกันเป็นข้อความที่ยุ่งเหยิง ยังไม่ชัดเจนว่าใครจะทำอะไร)

แข็งแกร่ง: "จัดโครงสร้างบันทึกดิบนี้ออกเป็น 3 หัวข้อ ได้แก่ การตัดสินใจ การดำเนินการ (ใคร อะไร เมื่อไร) คำถามปลายเปิด หากไม่ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ทำ ให้เขียนว่า 'ไม่ได้มอบหมาย' — อย่ามอบหมายงานให้ใคร หากไม่มีวันที่ ให้เขียน 'ไม่มีวันที่'" เวอร์ชันที่มีประสิทธิภาพให้เอาต์พุตที่สามารถดำเนินการได้โดยตรงและไม่มีการมอบหมายงานที่สร้างขึ้นเอง

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — พลังแห่งการเตรียมการ ผู้จัดการฝ่ายขายให้ AI คิด "ข้อโต้แย้งและแนวทางการตอบสนองที่เป็นไปได้ 5 ข้อ" ก่อนการประชุมลูกค้าที่สำคัญ ในการประชุม ลูกค้าได้แสดงข้อโต้แย้งสามข้ออย่างชัดเจน ผู้จัดการก็เตรียมพร้อม ข้อตกลงถูกปิดในการประชุมครั้งนั้น ผลลัพธ์ที่ได้มาจากการที่ AI คิดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เป็นไปได้ล่วงหน้า

กรณีที่ 2 — การกระทำที่สูญหาย ทีมหนึ่งจัดการประชุมรายสัปดาห์แต่ไม่ได้บันทึกการกระทำ หัวข้อเดียวกันนี้ถูกหยิบยกขึ้นมาใหม่ทุกสัปดาห์ พวกเขาเริ่มสร้างและแบ่งปันรายการ "การกระทำ (ใคร-อะไร-เมื่อไร)" หลังจากการประชุมกับ AI แต่ละครั้ง หลังจากผ่านไป 4 สัปดาห์ จำนวนหัวข้อที่เปิดใหม่ลดลง 70% และระยะเวลาการประชุมก็สั้นลง

กรณีที่ 3 — กับดักการมอบหมายงานผิดพลาด ผู้ช่วยแจกจ่ายสรุปการประชุมที่มีโครงสร้างเป็น AI โดยไม่มีการตรวจสอบยืนยัน AI ได้สร้างการกระทำจากประโยคคลุมเครือที่ระบุว่า "Ayse จะเตรียมรายงานงบประมาณ" แม้ว่าจะไม่มีการนัดหมายดังกล่าวก็ตาม Ayşe รู้สึกประหลาดใจ เกิดความสับสนขึ้น บทเรียน: AI สามารถสร้างการกระทำและการมอบหมายงานได้ ยืนยันแต่ละบรรทัดด้วยความทรงจำของคุณ

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• เตรียมพร้อม: ใช้ AI เพื่อใช้ในภายหลังเท่านั้น อย่างน้อยก็มีคุณค่าเท่ากับเมื่อก่อน
• การจัดการกับ AI ระหว่าง: แยกโฟกัส; จดบันทึกดิบ ออกจากการประมวลผลในภายหลัง
• ไม่ตรวจสอบการมอบหมายงาน: AI สามารถสร้างงานและผู้คนได้ ยืนยัน.
• ไม่แจกจ่ายสรุป: สรุปที่เหลืออยู่ภายในคือสรุปที่ไม่มีอยู่ แชร์และขอคำยืนยัน
• การข้ามความเป็นส่วนตัวของการถอดเสียง: รับความยินยอม อย่าวางการถอดเสียงที่ละเอียดอ่อนลงในเครื่องมือสาธารณะ
• ละเลยการติดตาม: หากคุณสร้างรายการการกระทำและไม่ปฏิบัติตาม รายการนั้นก็จะตาย

ข้อควรระวัง: สรุปการประชุมอัตโนมัติสามารถเปลี่ยนการสนทนาที่คลุมเครือให้เป็นการตัดสินใจขั้นสุดท้ายได้ "บางทีเราอาจจะทำสิ่งนี้" อาจเป็น "ได้มีการตัดสินใจแล้วว่าจะทำเช่นนี้" ในเครื่องมือสรุป ตรวจสอบการตัดสินใจที่สำคัญด้วยความทรงจำของมนุษย์เสมอ

โดยสรุป

• AI ถูกนำมาใช้ประโยชน์ในทั้งสามขั้นตอนของการประชุม แต่ผลลัพธ์ที่แท้จริงจะตามมาในภายหลัง นั่นคือการทำให้แน่ใจว่าการตัดสินใจและการกระทำจะไม่สูญหายไป
• ขั้นแรก กำหนดวาระการประชุมและคิดถึงข้อโต้แย้งที่อาจเกิดขึ้น การเตรียมตัวทำให้การประชุมสั้นลง
• อย่าไปยุ่งกับ AI ระหว่างนั้น จดบันทึกแบบดิบๆ ออกจากการประมวลผลในภายหลัง
• จากนั้นจัดโครงสร้างบันทึกย่อเป็น "การตัดสินใจ + การกระทำ (ใคร-อะไร-เมื่อไร) + คำถามปลายเปิด"
• AI สามารถนัดหมายและตัดสินใจได้ ยืนยันแต่ละบรรทัด แจกสรุป และขอคำติชม คำนึงถึงการรักษาความลับและการยินยอมจากการถอดเสียง

งานสมัคร

สร้างวาระการประชุมแบบกำหนดเวลาสำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึงด้วยเทมเพลตแรกและรายการข้อโต้แย้งที่เป็นไปได้ด้วยเทมเพลตที่สอง จัดโครงสร้างบันทึกช่วยจำหลังการประชุมของคุณด้วยเทมเพลตที่สาม และเปรียบเทียบการมอบหมายการกระทำแต่ละรายการกับสิ่งที่คุณจำได้ ตรวจสอบว่า AI ได้ทำการมอบหมายงานปลอมหรือไม่ สุดท้าย เตรียมข้อความติดตามผลด้วยเทมเพลตที่สี่และขอให้ผู้เข้าร่วมยืนยัน

รายการตรวจสอบ

• [ ] ฉันใช้ AI ในวาระก่อนการประชุมและการเตรียมตัว
• ฉันจดบันทึกเบื้องต้นระหว่าง [ ] ฉันไม่ได้กังวลกับ AI
• [ ] ฉันจัดโครงสร้างบันทึกเป็นการตัดสินใจ/การดำเนินการ/คำถามเปิด
• [ ] ฉันยืนยันการกระทำแต่ละอย่างด้วยความทรงจำ
• [ ] ฉันแจกจ่ายสรุปและขอความคิดเห็นภายใน 24 ชั่วโมง
• [ ] ฉันได้รับความยินยอมในการถอดเสียงและรับประกันการรักษาความลับ