การเข้าถึงเอกสารคำอธิบายและบริการผู้ใช้

กำไร:

• ความสามารถในการสร้างร่างความช่วยเหลือในการค้นหา (เครื่องมือคำอธิบาย) บันทึกขอบเขต-เนื้อหา และส่วนเค้าโครงด้วยปัญญาประดิษฐ์
• ความสามารถในการเข้าใจความเสี่ยงที่ทำให้เกิดภาพประสาทหลอนของประวัติชีวประวัติ/สถาบัน และอ้างอิงส่วนนี้จากแหล่งที่มาที่ได้รับการยืนยันเท่านั้น
• ความสามารถในการเปิดใช้งานปัญญาประดิษฐ์เพื่อนำผู้วิจัยไปยังแหล่งที่มา แทนที่จะให้ข้อเท็จจริงโดยตรงในบริการอ้างอิง

ไฟล์เก็บถาวรไม่ได้มีหน้าที่แค่เก็บรักษาเอกสารเท่านั้น ยังรับผิดชอบในการทำให้นักวิจัยสามารถเข้าถึงได้ การเข้าถึงนี้มีสองวิธีหลัก: เครื่องมือคำอธิบายที่แนะนำการรวบรวม (ความช่วยเหลือในการค้นหา - เอกสารแนวทางที่กำหนดเนื้อหา องค์กร และขอบเขตของการรวบรวมเอกสารสำคัญ) และบริการอ้างอิงที่ช่วยเหลือนักวิจัยโดยตรง ทั้งสองอย่างต้องใช้ความพยายามอย่างมาก: การเขียนคู่มือคอลเลกชันใช้เวลาหลายสัปดาห์ และการตอบคำถามของนักวิจัยตลอดทั้งวันต้องใช้เวลา ยิ่งไปกว่านั้น ผลงานทั้งสองนี้เป็น "โฉมหน้า" ของเอกสารสำคัญ การติดต่อครั้งแรกของนักวิจัยกับคอลเล็กชันมักจะดำเนินการผ่านคำแนะนำและแผนกข้อมูล ดังนั้นข้อผิดพลาดจึงสะท้อนให้เห็นโดยตรงในความน่าเชื่อถือของไฟล์เก็บถาวร

AI เป็นตัวช่วยที่ทรงพลังในการร่างเครื่องมือคำอธิบายและสนับสนุนบริการอ้างอิง ในหน่วยนี้ เราจะได้เรียนรู้วิธีร่างคู่มือการรวบรวม (ความช่วยเหลือในการค้นหา) เขียนขอบเขตและคำอธิบายเนื้อหา ช่วยตอบคำถามของนักวิจัย และดูว่าเหตุใดบริการเหล่านี้จึงไม่สามารถต่อรองความถูกต้องได้

เครื่องมือคำอธิบาย: แผนที่ของคอลเลกชัน

เครื่องมือคำอธิบายช่วยให้นักวิจัยถามได้ว่า "คอลเลกชั่นนี้เหมาะกับฉันอะไรบ้าง" ช่วยให้คุณตอบคำถามได้ โดยทั่วไปจะรวมถึง:

• คำอธิบายทั่วไป: ชื่อ ขอบเขต ช่วงวันที่ ขนาดของคอลเลกชัน
• ประวัติชีวประวัติ/สถาบัน: ประวัติโดยย่อของบุคคลหรือสถาบันที่จัดทำเอกสาร
• หมายเหตุขอบเขตและเนื้อหา: อธิบายว่าเอกสารประเภทใดและหัวข้อใดบ้างที่อยู่ในคอลเลกชัน
• การจัดเรียง: วิธีจัดกลุ่มเอกสาร (ชุด ชุดย่อย)
• สินค้าคงคลัง: รายการโดยละเอียดในระดับกล่อง/ไฟล์

เอกสารเหล่านี้เขียนขึ้นตามมาตรฐาน (เช่น ISAD(G) หรือ EAD - Encoded Archival Description ซึ่งเป็นมาตรฐานการเข้ารหัสดิจิทัลสำหรับคำแนะนำในการเก็บถาวร) AI สามารถสร้างโครงร่างของส่วนเหล่านี้จากสินค้าคงคลังดิบและข้อมูลสรุปเอกสาร แต่ข้อเท็จจริงทุกอย่าง (ประวัติ บุคคล ประวัติสถาบัน) จะต้องได้รับการตรวจสอบ

คุณค่าอีกประการหนึ่งของเครื่องมือคำอธิบายคือสามารถเขียนได้ในระดับรายละเอียดที่แตกต่างกัน บางครั้งไม่มีเวลาหรือทรัพยากรเพียงพอที่จะอธิบายกล่องเก็บถาวรนับพันกล่องในระดับเอกสาร ในกรณีนี้ จะมีการสร้างคำอธิบายหลายระดับ: ขั้นแรกให้คำอธิบายทั่วไปในระดับกองทุน จากนั้นเป็นชุด จากนั้นจึงระบุระดับไฟล์ทุกครั้งที่เป็นไปได้ AI มีประโยชน์อย่างยิ่งในการร่างบันทึกขอบเขตโดยรวมระดับบนสุดจากสรุปกรณีที่ระดับล่าง เป็นการสรุปจากมวลรวมสู่มวลรวม แต่แต่ละชั้นของการสรุปนี้จะต้องสอดคล้องกับเอกสารจริงที่ชั้นล่างสุด AI ไม่ควรอ้างขอบเขตที่ไม่ได้อยู่ในคอลเลกชันระดับบนสุด

ข้อควรระวัง: ส่วนประวัติชีวประวัติ/สถาบันเป็นที่ที่ภาพหลอนมักคืบคลานเข้ามา AI สามารถเขียนประวัติอย่างคล่องแคล่วเกี่ยวกับบุคคลหรือสถาบันจาก "ความรู้ทั่วไป" ในขณะที่เพิ่มเหตุการณ์ที่ไม่มีอยู่ วันที่เท็จ และชื่อที่แต่งขึ้น ส่วนนี้ควรอิงจากแหล่งที่มาที่ได้รับการยืนยันเท่านั้น

ขั้นตอนการทำงาน: ทีละขั้นตอน

1.รวบรวมวัตถุดิบ สินค้าคงคลัง สรุปเอกสาร รายการกล่อง หมายเหตุที่มีอยู่ ถ้ามี

2. กำหนดมาตรฐาน จะถูกเขียนตามมาตรฐานคำอธิบายใด (ISAD(G)/EAD)?

3. จัดทำร่างทีละบท มีส่วนร่าง AI เช่นขอบเขตและบันทึกเนื้อหา และคำอธิบายเค้าโครงจากวัตถุดิบ

4. ตรวจสอบข้อเท็จจริง โดยเฉพาะในส่วนของประวัติ ให้ตรวจสอบแต่ละวัน ชื่อ และเหตุการณ์ต่างๆ ด้วยแหล่งข้อมูลที่เป็นอิสระ

5. ตรวจสอบข้อจำกัดในการเข้าถึง มีเอกสารที่เป็นความลับ/จำกัดลิขสิทธิ์ในการเก็บรวบรวมหรือไม่? ควรระบุไว้ในคู่มือ

6. การอนุมัติจากผู้เชี่ยวชาญ คู่มือฉบับสุดท้ายได้รับการอนุมัติจากผู้จัดเก็บเอกสาร

บริการอ้างอิง: ช่วยเหลือผู้วิจัย

ในบริการอ้างอิง AI ช่วยเหลือในสองวิธี: (1) ทำความเข้าใจกับคำถามของนักวิจัยและแนะนำว่าคอลเลกชันใดที่ควรดู และ (2) โดยการร่างคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย แต่มีข้อจำกัดที่สำคัญอยู่ที่นี่: AI ไม่ควรให้คำตอบ "ข้อเท็จจริง" โดยตรงกับผู้วิจัย แต่ควรนำเขาไปยังแหล่งที่มา แทนที่จะพูดว่า "วันนี้คือวันนี้" ควรพูดว่า "คุณสามารถค้นหาข้อมูลนี้ได้จากเอกสารดังกล่าวในคอลเลกชันนี้" เพราะคำตอบที่เป็นข้อเท็จจริงโดยตรงที่ได้รับจาก AI อาจถูกประดิษฐ์ขึ้นและผู้วิจัยอาจเข้าใจผิดว่าเป็นแหล่งที่มา

งานอ้างอิง

บทบาทที่เหมาะสมของ AI

การใช้งานที่ไม่เหมาะสม

ทำให้เข้าใจคำถามได้

เสนอคำถามชี้แจง

—

เส้นทางการรวบรวม

คำแนะนำ "ดูนั่นสิ"

ว่า "คำตอบคือ"

ร่างคำถามที่พบบ่อย

ร่างจากข้อมูลที่ตรวจสอบแล้ว

คำตอบปลอม

รายการแหล่งที่มา

คำแนะนำการค้นหาในแค็ตตาล็อก

ให้ข้อมูลอ้างอิงที่จัดทำขึ้น

คำถามของข้อเท็จจริง

เปลี่ยนเส้นทางไปยังแหล่งที่มา

การตอบสนองข้อเท็จจริงโดยตรง

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — ร่างคำแนะนำลดลงจาก 4 สัปดาห์เหลือ 1 สัปดาห์ หน่วยเก็บถาวรกำลังเตรียมอุปกรณ์ช่วยในการค้นหากล่องจำนวน 120 กล่อง รายการกล่องและไฟล์สรุปมอบให้กับ AI; YZ จัดทำร่างบันทึกขอบเขตเนื้อหาและส่วนเค้าโครง เจ้าหน้าที่เก็บเอกสารตรวจสอบและจัดระเบียบข้อเท็จจริงภายในหนึ่งสัปดาห์ โดยวิธีดั้งเดิมประมาณนี้คือหนึ่งเดือน แต่วันที่ 3 และ 2 ชื่อในส่วนประวัติชีวประวัตินั้นผิด แก้ไขแล้วในการตรวจสอบ

กรณีที่ 2 — ประวัติสถาบันที่สมมติขึ้น เด็กฝึกงานให้ AI เขียนประวัติของสถาบันและใส่ลงในไดเร็กทอรีโดยตรง YZ แจ้งวันก่อตั้งสถาบันผิดและกล่าวถึงการควบรวมกิจการที่ไม่มีอยู่จริง นักวิจัยสังเกตเห็นและรายงานข้อผิดพลาด คู่มือได้รับการแก้ไขแล้ว แต่ความน่าเชื่อถือของไฟล์เก็บถาวรได้รับความเสียหาย บทเรียน: ส่วนประวัติจะไม่ถูกเผยแพร่หากไม่มีการตรวจสอบ

กรณีที่ 3 — คำแนะนำที่ถูกต้อง ข้อเท็จจริงที่ผิด นักวิจัยขอนัดเดท ผู้ช่วยที่ใช้ AI ให้วันที่โดยตรง (สร้างขึ้น) ผู้วิจัยจะใช้สิ่งนี้เป็นแหล่งข้อมูล นักเก็บเอกสารอาวุโสเข้ามาแทรกแซงและกล่าวว่า "AI ไม่ได้ให้ข้อเท็จจริง แต่จะนำคุณไปยังการรวบรวม" และทำให้เขาดูเอกสารจริง ประวัติศาสตร์แตกต่างออกไป บทเรียน: ในบริการอ้างอิง AI ชี้นำ ไม่ใช่ให้ข้อเท็จจริง

เทมเพลตที่สามารถคัดลอกได้สี่แบบ

1) ขอบเขตร่างและหมายเหตุเนื้อหา:

ขึ้นอยู่กับรายการกล่อง/ไฟล์และข้อมูลสรุปเอกสารด้านล่าง ให้เขียนร่าง "ขอบเขตและหมายเหตุเนื้อหา" สำหรับคอลเลกชัน ใช้เฉพาะสิ่งที่รวมอยู่ในเนื้อหาที่ให้มาเท่านั้น เพิ่มหัวข้อ วันที่ หรือบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในคอลเลกชัน ทำเครื่องหมายข้อเท็จจริงใดๆ ที่คุณไม่แน่ใจ [ต้องการการยืนยัน] วัสดุ: [ที่นี่]

2) ประวัติชีวประวัติ/สถาบัน (ควบคุม):

ด้านล่างนี้คือหมายเหตุที่ได้รับการยืนยันแล้วเกี่ยวกับ [บุคคล/องค์กร] เขียนโครงร่างประวัติโดยย่อตามบันทึกเหล่านี้เท่านั้น อย่าเพิ่มวันที่ กิจกรรม หรือชื่อเรื่องที่ไม่อยู่ในหมายเหตุ อย่าเพิ่มข้อมูล "ความรู้" ทั่วไป เว้นช่องว่าง [ไม่มีข้อมูล]. หมายเหตุ: [ที่นี่]

3) คำแนะนำสำหรับนักวิจัย:

คำถามของนักวิจัย: [คำถาม] อย่าให้คำตอบที่เป็นข้อเท็จจริงโดยตรงสำหรับคำถามนี้ แทน: (1) แนะนำคำถาม 1-2 ข้อที่จะชี้แจงคำถาม (2) บอกเขาว่าคอลเลกชัน/เอกสารประเภทใดที่เขาควรดู (3) แนะนำคำที่เขาอาจจะค้นหาในแคตตาล็อก อย่าสร้างการอ้างอิงขึ้นมา

4) ร่างคำตอบคำถามที่พบบ่อย:

ด้านล่างนี้เป็นเอกสารข้อเท็จจริงที่ได้รับการยืนยันแล้วจากเอกสารเก็บถาวรของเรา จากบันทึกเหล่านี้ ให้ร่างคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยต่อไปนี้: [คำถาม] การเพิ่มข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในบันทึก [ตรวจสอบ] ทำเครื่องหมายบริเวณที่คุณไม่แน่ใจ ในตอนท้ายของคำตอบ ให้นำผู้วิจัยไปยังคอลเลคชันที่เกี่ยวข้อง หมายเหตุ: [ที่นี่]

พรอมต์อ่อน / พรอมต์แรง

อ่อนแอ:

เขียนตัวช่วยในการค้นหาที่ครอบคลุมสำหรับคอลเลกชันนี้ รวมถึงประวัติศาสตร์ด้วย

“กว้างขวาง” และ “รวมถึงประวัติศาสตร์” ผลักดันให้ AI ไปไกลกว่าเนื้อหาที่กำหนด และเพิ่มข้อมูลที่จัดทำขึ้นเกี่ยวกับสถาบัน/บุคคล

แข็งแกร่ง:

เขียนโครงร่างของความช่วยเหลือในการค้นหาตามรายการในกล่องต่อไปนี้และบันทึกประวัติที่ตรวจสอบแล้ว: เนื้อหาขอบเขตและส่วนเค้าโครง อย่าใส่ข้อเท็จจริงใด ๆ ที่ไม่รวมอยู่ในเนื้อหาที่ให้มา ใช้เฉพาะบันทึกที่ตรวจสอบแล้วในประวัติศาสตร์ เว้นว่างไว้ [ไม่มีข้อมูล] ทำเครื่องหมายทุกข้อเท็จจริงที่น่าสงสัย [ต้องการการตรวจสอบ] วัสดุ: [ที่นี่]

ความแตกต่าง: การยึดติดกับวัสดุที่กำหนด การห้ามการผลิต การเก็บรักษาช่องว่าง และเครื่องหมายตรวจสอบทำให้คู่มือมีความน่าเชื่อถือ

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• ทิ้งประวัติศาสตร์ไว้กับ “ความรู้ทั่วไป” ของ AI ส่วนนี้เป็นส่วนที่ไวต่ออาการประสาทหลอนมากที่สุด ควรอิงตามบันทึกที่ได้รับการตรวจสอบแล้วเท่านั้น
• ให้ข้อเท็จจริงโดยตรงในการอ้างอิง AI ควรชี้แนะผู้วิจัย ไม่ใช่แทนที่แหล่งที่มา
• ข้ามข้อจำกัดในการเข้าถึง ควรทำเครื่องหมายเอกสารที่จำกัดการรักษาความลับ/ลิขสิทธิ์ไว้ในไดเร็กทอรี
• แนะนำการอ้างอิงที่จัดทำขึ้น ข้อมูลอ้างอิงใดๆ ที่ไม่ได้รับการยืนยันในแค็ตตาล็อกจะไม่ถูกส่งไปยังผู้วิจัย
• การเผยแพร่ร่างโดยไม่ได้รับการอนุมัติ คำแนะนำขั้นสุดท้ายได้รับการอนุมัติจากผู้เก็บเอกสาร

โดยสรุป

บริการการเข้าถึงเอกสารอ้างอิงและการอ้างอิงเป็นพื้นที่ที่มีประโยชน์ซึ่ง AI กำลังเร่งการร่างเครื่องมือคำอธิบายและสนับสนุนคำแนะนำของนักวิจัย แต่ประวัติชีวประวัติ/สถาบันเป็นจุดที่แทรกซึมของภาพหลอน และในบริการอ้างอิง AI ไม่ควรให้ข้อเท็จจริง แต่ตรงไปยังแหล่งที่มา จัดทำคู่มือโดยใช้สื่อที่ผ่านการรับรองความถูกต้องเท่านั้น รักษาช่องว่าง ทำเครื่องหมายข้อจำกัดในการเข้าถึง และปล่อยให้ผู้เก็บเอกสารอนุมัติขั้นสุดท้าย AI ร่างแผนที่ของคอลเลกชัน The archive is responsible for the accuracy of that map.

งานสมัคร

หยิบกล่อง/รายการไฟล์ของคอลเลกชัน (ของจริงหรือตัวอย่าง) และขอโครงร่างจาก AI โดยใช้เทมเพลต "โครงร่างบันทึกขอบเขตและเนื้อหา" ตรวจสอบว่าเกินวัสดุที่กำหนดหรือไม่ จากนั้นเรียกใช้เทมเพลต “ประวัติชีวประวัติ” สำหรับบุคคล/องค์กรที่มีเฉพาะบันทึกที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว และดูว่า AI พยายามจะพอดีกับช่องว่างหรือไม่ สุดท้าย ประมวลผลคำถามของนักวิจัยด้วยเทมเพลต "การปฐมนิเทศนักวิจัย"

รายการตรวจสอบ

• [ ] I have based the guide only on the given/verified material.
• [ ] ฉันได้ตรวจสอบทุกวันและชื่อในประวัติศาสตร์อย่างเป็นอิสระ
• [ ] ฉันทำเครื่องหมายข้อจำกัดการเข้าถึง (ความเป็นส่วนตัว/ลิขสิทธิ์) ไว้ในคำแนะนำ
• [ ] แทนที่จะให้ข้อมูลข้อเท็จจริงในการอ้างอิง ฉันแนะนำให้คุณไปที่แหล่งที่มา
• [ ] ฉันได้ส่งคำแนะนำขั้นสุดท้ายเพื่อให้ผู้เก็บเอกสารอนุมัติแล้ว