การเขียนรายงานและการผลิตเอกสารองค์กร

กำไร:

• รู้จักส่วนต่างๆ ของรายงานสาธารณะที่ดีและสร้างโครงร่างรายงานและบทสรุปผู้บริหารที่สอดคล้องกันด้วย AI
• โดยจะตรวจจับข้อผิดพลาดที่เกินจริงและบรรทัดโกสต์โดยการเปรียบเทียบทุกหมายเลขและการอ้างสิทธิ์ในบทสรุปผู้บริหารกับข้อมูลดิบ
• รับรู้ถึงการแสดงภาพที่ทำให้เข้าใจผิดในคำแนะนำตารางและแผนภูมิ และตรวจสอบแหล่งที่มาของแต่ละเซลล์ของรายงาน

สถาบันสาธารณะจัดทำรายงาน: รายงานกิจกรรม รายงานการตรวจสอบ บันทึกการบรรยายสรุป การประเมินสถานการณ์ รายงานความคืบหน้าของโครงการ การนำเสนอของรัฐสภา สรุปสถิติประจำปี เอกสารเหล่านี้เป็นความทรงจำของสถาบัน หลักฐานความรับผิดชอบ และสายตาของผู้มีอำนาจตัดสินใจ แต่การเขียนรายงานต้องใช้เวลา: การรวบรวมข้อมูล การสร้างโครงสร้าง การเขียนข้อความเริ่มต้น การทำแหล่งข้อมูลต่างๆ ให้สอดคล้องกัน ลดความซับซ้อน และการจัดรูปแบบ ที่นี่ AI มอบความเร็วที่ยอดเยี่ยมในการสร้างโครงสร้างของรายงาน แปลงบันทึกที่กระจัดกระจายเป็นข้อความที่จัดระเบียบ สรุปข้อความยาว และแปลภาษาทางเทคนิคเป็นภาษาการจัดการ ในหน่วยนี้ คุณจะได้ดูวิธีดำเนินการขั้นตอนการผลิตเอกสารทั้งหมดด้วย AI ตั้งแต่ข้อมูลดิบไปจนถึงรายงานที่ได้รับอนุมัติ และวิธีรักษาวินัยในเรื่องที่สำคัญที่สุด นั่นคือ ความถูกต้องของทุกตัวเลขและการอ้างสิทธิ์ในรายงาน

กายวิภาคของรายงานสาธารณะที่ดี

รายงานสาธารณะมักประกอบด้วยชั้นต่างๆ ดังต่อไปนี้: บทสรุปผู้บริหาร (ข้อค้นพบหลักและข้อเสนอแนะที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถอ่านได้ภายใน 1 นาที) ขอบเขตและวิธีการ (สิ่งที่รายงานตรวจสอบและข้อมูลใดบ้าง) ข้อค้นพบ (ตัวเลข ตาราง ข้อค้นพบ) การประเมินผล (ความหมายของข้อค้นพบ) และข้อเสนอแนะ/ข้อสรุป AI ช่วยในแต่ละเลเยอร์เหล่านี้ แต่บทบาทของพวกเขาแตกต่างกัน:

• โครงสร้างและบทสรุปผู้บริหาร: AI มีประสิทธิภาพมาก โดยสรุปสิ่งที่ค้นพบที่กระจัดกระจาย เน้นย้ำประเด็นสำคัญ
• สิ่งที่ค้นพบ (ตัวเลข): ​​AI ควรแก้ไขข้อมูลที่ได้รับการยืนยันที่คุณให้ไว้เท่านั้น ไม่ควรสร้างตัวเลข
• การประเมินและข้อเสนอแนะ: AI สร้างร่าง; ความคิดเห็นและความรับผิดชอบเป็นของคุณ

หลักการสำคัญ : อย่าให้ AI สร้างตัวเลข ให้แก้ไขตัวเลขที่คุณให้มา ทุกตัวเลขที่รวมอยู่ในรายงานจะต้องมาจากบันทึกของสถาบันหรือสถิติอย่างเป็นทางการ AI เพียงแค่ต้องแปลงเป็นประโยค ตาราง และสรุป

เคล็ดลับ: ในพรอมต์รายงาน ให้ตั้งค่ากฎ "อย่าสร้างตัวเลข อัตรา หรือวันที่ใหม่ ใช้เฉพาะข้อมูลที่ฉันให้ไว้เท่านั้น หากคุณต้องการตัวเลขที่ไม่ได้อยู่ในข้อมูล ให้เขียน '[ข้อมูลที่จำเป็น]'" สิ่งนี้ช่วยลดความเสี่ยงของสถิติที่ปลอมแปลงได้อย่างมาก

การไหลของรายงานทีละขั้นตอน

1. กำหนดวัตถุประสงค์และจำนวนผู้อ่าน รายงานนี้เขียนถึงใครและเพื่อการตัดสินใจอะไร?
2. รวบรวมข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว ตัวเลขจะถูกรวมไว้ที่ไหนสักแห่งพร้อมกับแหล่งที่มา
3. ให้ AI สร้างเฟรมเวิร์ก หัวเรื่อง หัวเรื่องย่อยจะเกิดอะไรขึ้นในส่วนไหน
4. สร้างโครงร่างทีละบท ด้วยข้อมูลที่ให้มาเท่านั้น AI ไม่ควรสร้างตัวเลข
5. พิมพ์บทสรุปผู้บริหารครั้งสุดท้าย เมื่อข้อความเสร็จสิ้นจะมีการสรุป ดังนั้นมันจึงสม่ำเสมอ
6. ตรวจสอบความถูกต้องและความสม่ำเสมอ แต่ละหมายเลขตรงกับแหล่งที่มาหรือไม่ ส่วนขัดแย้งกันหรือไม่?
7. ลดความซับซ้อนและจัดรูปแบบ ส่งเพื่อขออนุมัติ

มินิเคสสามอัน

กรณีที่ 1 — ระยะเวลารายงานกิจกรรมสั้นลง โดยปกติแล้วรายงานกิจกรรมประจำปีของฝ่ายอำนวยการจะจัดทำขึ้นภายใน 3 สัปดาห์ ด้วยความพยายามของคนเพียงไม่กี่คน เมื่อเราให้ AI สร้างโครงกระดูกของส่วนและแบบร่างแรก และทีมงานมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบและการตีความข้อมูลเท่านั้น เวลาจึงลดลงเหลือ 8 วัน คุณภาพของเนื้อหาพบว่า "สม่ำเสมอมากขึ้น" ในการตรวจสอบ

กรณีที่ 2 — อัตราปลอมที่จับได้ ในร่างหนึ่ง AI เขียนประโยค “ความพึงพอใจเพิ่มขึ้นเป็น 87%”; ในขณะที่ทีมงานไม่ได้ให้ข้อมูลการสำรวจดังกล่าว แบบจำลองดังกล่าวมีตัวเลขที่ "สมเหตุสมผล" เมื่อถามแหล่งที่มาระหว่างการตรวจสอบความสอดคล้อง พบว่าตัวเลขนั้นไม่มีพื้นฐานจึงถูกลบออก

กรณีที่ 3 — การแปลเป็นภาษาผู้บริหาร รายงานโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคนิคกำลังจะไปที่สภาเทศบาลเมือง แต่สมาชิกส่วนใหญ่ไม่ใช่วิศวกร AI แปลข้อความทางเทคนิคเป็นบทสรุปผู้บริหารที่ไม่มีศัพท์เฉพาะ (รักษาความหมาย) คำถามในรัฐสภาลดลงสองในสาม และมีการตัดสินในเซสชั่นเดียวกัน

เทมเพลตที่สามารถคัดลอกได้สี่แบบ

1) โครงสร้างโครงสร้างรายงาน:

บทบาทของคุณ: ผู้เชี่ยวชาญด้านการรายงานสาธารณะ สร้างกรอบการรายงานเพื่อวัตถุประสงค์และจำนวนผู้อ่านดังต่อไปนี้: หัวข้อ หัวข้อย่อย และข้อมูลใดบ้างที่จะอยู่ในแต่ละส่วน อย่าเพิ่งส่งข้อความ ทำเครื่องหมายว่าส่วนใดจะต้องได้รับการตรวจสอบข้อมูล วัตถุประสงค์: [วัตถุประสงค์] ผู้อ่าน: [ใครคือผู้มีอำนาจตัดสินใจ] ขอบเขต: [หัวข้อ]

2) การเขียนส่วนที่ซื่อสัตย์ของข้อมูล:

เขียนข้อความของส่วนนี้ด้วยข้อมูลที่ยืนยันแล้วด้านล่าง สร้างหมายเลข อัตรา หรือวันที่ใหม่ เพียงใช้ข้อมูลที่ฉันให้คุณ เขียน "[data required]" โดยที่จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ขาดหายไป ใช้ภาษาที่เป็นทางการแต่คล่องแคล่ว ส่วน: [หัวข้อ] ข้อมูล: [ตัวเลขและแหล่งที่มา]

3) บทสรุปผู้บริหาร (ล่าสุด):

สร้างบทสรุปผู้บริหารจากข้อความรายงานฉบับเต็มด้านล่าง: ไม่เกิน 200 คำ ข้อค้นพบและคำแนะนำที่สำคัญที่สุด 3-5 ข้อ อย่าเพิ่มข้อมูลใดๆ ที่ไม่ได้อยู่ในข้อความ เขียนในลักษณะง่ายๆ ที่ผู้มีอำนาจตัดสินใจสามารถอ่านได้ภายใน 1 นาที รายงาน: [ข้อความฉบับเต็ม]

4) การตรวจสอบความสม่ำเสมอและจำนวน:

ตรวจสอบร่างรายงานต่อไปนี้: (1) เป็นแหล่งที่มาที่อ้างถึงสำหรับแต่ละประเด็น (2) มีข้อขัดแย้งระหว่างส่วนต่างๆ หรือไม่ (3) บทสรุปผู้บริหารตรงกับเนื้อหาหรือไม่ (4) มีการกล่าวอ้างที่ไม่มีแหล่งที่มา/น่าสงสัยหรือไม่ อย่าเขียนข้อความใหม่ เพียงแค่ระบุรายการคำเตือน DRAFT: [text]

พรอมต์อ่อน / พรอมต์แรง

จุดอ่อน: "เขียนรายงานกิจกรรมด้วยข้อมูลนี้"

แข็งแกร่ง: "บทบาทของคุณคือผู้เชี่ยวชาญด้านการรายงานสาธารณะ ขั้นแรก สร้างโครงกระดูกรายงานสำหรับสภาเทศบาลเมือง (หัวข้อและหัวข้อย่อย) จากนั้นเขียนแต่ละส่วนด้วยข้อมูลที่ได้รับการยืนยันต่อไปนี้เท่านั้น ห้ามสร้างตัวเลข อัตรา หรือวันที่ใหม่ เขียน '[ข้อมูลที่จำเป็น]' ในกรณีที่จำเป็นต้องมีข้อมูลที่ขาดหายไป สุดท้าย ให้จัดทำบทสรุปผู้บริหาร 200 คำ เมื่อเสร็จแล้ว ให้จัดทำรายการตรวจสอบสำหรับความขัดแย้งทางตัดกันและตัวเลขที่ไม่มีแหล่งที่มา ข้อมูล: [ตัวเลขและแหล่งที่มา]"

ความแตกต่าง: โครงสร้าง prompt chains ที่แข็งแกร่ง ความเที่ยงตรงของข้อมูล การห้ามไม่ให้ตัวเลขอับอาย สรุป และการควบคุมตนเอง ผลลัพธ์ที่ได้คือโครงร่างที่ตรวจสอบได้และสม่ำเสมอ

ความน่าเชื่อถือของ AI ตามส่วนรายงาน

มาตรา

เอไอไว้วางใจ

กฎ

โครงสร้าง/โครงกระดูก

สูง

ใช้ได้อย่างอิสระ

บทสรุปผู้บริหาร

สูง

จำกัดเฉพาะข้อความ

ภาษา/การทำให้เข้าใจง่าย

สูง

ความหมายต้องคงไว้

ผลการวิจัย/ตัวเลข

ต่ำ

ข้อมูลที่ให้ไว้เท่านั้น

รีวิว/แนะนำ

ปานกลาง

ร่าง + ความคิดเห็นของมนุษย์

ตาราง ตัวบ่งชี้ และบทสรุปผู้บริหาร

ผลกระทบของรายงานสาธารณะมักจะถูกกำหนดไว้ในหน้าแรก: บทสรุปผู้บริหาร (ส่วนที่สรุปข้อค้นพบหลัก ข้อสรุป และข้อเสนอแนะของรายงานในหน้าเดียว) อาจเป็นเพียงส่วนเดียวที่หน่วยงานระดับสูงจะอ่าน AI มีประสิทธิภาพในการลดรายงานขนาดยาวให้เป็นบทสรุปผู้บริหารที่ซื่อสัตย์ แต่ต้องตรวจสอบทีละบรรทัดว่าการสรุปสะท้อนถึงแต่ละตัวเลขในรายงานอย่างถูกต้องหรือไม่ เพราะเมื่อทำการสรุป AI อาจปัดเศษตัวเลข ทิ้งเงื่อนไข หรือเกินความจริงที่ค้นพบ ในทำนองเดียวกัน AI สามารถสร้างโครงร่างตารางและคำแนะนำแผนภูมิจากข้อมูลดิบของคุณได้ อย่างไรก็ตาม จะต้องค้นหาแหล่งที่มาของทุกๆ เซลล์ในตารางในข้อมูลของคุณ และแถวใดๆ ที่ AI เพิ่ม "เพียงเพราะเห็นว่าสมเหตุสมผล" ไม่ควรนำมาลงในรายงาน

Mini case — ขยายประเด็นสรุป แม้ว่าอัตราความสำเร็จที่แท้จริงอยู่ที่ 63 เปอร์เซ็นต์ในรายงานประจำปี แต่บทสรุปผู้บริหารที่ YZ จัดทำขึ้นนั้นเพิ่มการรับรู้เป็น 90 เปอร์เซ็นต์โดยกล่าวว่า "แอปพลิเคชันส่วนใหญ่ให้ผลลัพธ์เชิงบวก" การตรวจสอบแทนที่นิพจน์นี้ด้วยจำนวนจริง เนื่องจากการรับรู้เชิงบวกที่เกินจริงในรายงานสาธารณะทำให้สถาบันตกอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบากในการตรวจสอบครั้งต่อไป

เคสขนาดเล็ก - แถวผีเข้าไปในโต๊ะ AI ได้เพิ่มหมวดหมู่ "อื่นๆ" และหมายเลขที่สร้างขึ้นลงในเอกสารการสมัครรายเดือน ซึ่งไม่มีอยู่ในสถาบันเลย รวมๆแล้วแต่เส้นไม่จริง เปรียบเทียบกับข้อมูลดิบที่จับได้เส้นผีนี้

เทมเพลตที่สร้างตารางและบทสรุปที่ตรวจสอบได้:

งาน: สร้างตารางและสรุปผู้บริหาร 5 รายการจากข้อมูลดิบต่อไปนี้ (ใช้เฉพาะข้อมูลนี้เท่านั้น) ข้อมูลดิบ: [วางตาราง/CSV]กฎ:- ห้ามเพิ่มแถว/หมวดหมู่ใด ๆ ลงในตารางที่ไม่อยู่ในข้อมูล- แสดงด้วยวงเล็บว่าแต่ละตัวเลขในตารางมาจากแถวใด- เขียนว่า "ข้อมูลไม่เพียงพอ" ในกรณีที่มีข้อสงสัย ไม่ต้องเดา ผลลัพธ์: (1) ตาราง (2) บทสรุปผู้บริหาร (3) พื้นฐานสำหรับแต่ละสรุป ประโยค

รายงานรายการ

การมีส่วนร่วมของ AI

การบังคับควบคุมดูแลของมนุษย์

บทสรุปผู้บริหาร

การร่างและลดความซับซ้อน

แต่ละประเด็น/ข้อเรียกร้องเป็นไปตามรายงานหรือไม่

ตาราง

โครงกระดูกแบบฟอร์ม

ความสอดคล้องของแต่ละเซลล์ในข้อมูลดิบ

ข้อเสนอแนะแผนภูมิ

ประเภทแผนภูมิที่เหมาะสม

ทำให้เข้าใจผิดไม่มีสเกล/แกน?

ส่วนข้อเสนอแนะ

การสร้างทางเลือก

อำนาจหน้าที่และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เคล็ดลับ: รวบรวมข้อมูลดิบด้วยตัวคุณเองในตำแหน่งอื่นก่อนที่จะพิมพ์รายงานไปยัง AI แล้วเปรียบเทียบสรุปของ AI กับผลรวมที่ถูกต้องเหล่านี้ การตรวจสอบจะดำเนินการพร้อมกันกับการผลิต ไม่ใช่หลังจากนั้น

ข้อผิดพลาดทั่วไป

• ทำให้ AI ผลิตตัวเลข ความผิดพลาดที่อันตรายที่สุด เฉพาะข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วเท่านั้นที่จะเข้าสู่รายงาน AI แก้ไขข้อมูล
• การเขียนบทสรุปผู้บริหารก่อน หากละเว้นการสรุปก่อนที่เนื้อหาจะเสร็จสิ้น จะขัดแย้งกับข้อความ ทิ้งไว้เป็นครั้งสุดท้าย
• ไม่ตรวจสอบความสอดคล้องระหว่างแผนก ตัวเลขในส่วนต่างๆ ควรตรงกัน
• ไม่อ้างอิงแหล่งที่มา. ทุกตารางและรูปภาพจะต้องตรวจสอบย้อนกลับไปยังแหล่งที่มาได้ การควบคุมค้นหาสิ่งนี้
• ปล่อยให้ภาษาทางเทคนิคเหมือนเดิม หากผู้มีอำนาจตัดสินใจไม่เข้าใจ รายงานจะสูญเสียหน้าที่ ลดความซับซ้อนแต่อย่าบิดเบือนเนื้อหา
• ข้ามขั้นตอนการยืนยัน รายงานจะไม่ถูกเผยแพร่หากไม่มีการอ่านและการอนุมัติจากผู้รับผิดชอบ

โดยสรุป

ในการผลิตรายงาน AI มอบความเร็วที่ยอดเยี่ยมในโครงสร้างอาคาร การร่าง การสรุป และลดความซับซ้อนของภาษา แต่ทุกตัวเลขที่ลงในรายงานจะต้องมาจากข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วของสถาบัน AI ไม่ควรสร้างตัวเลข แต่เพียงแก้ไขเท่านั้น บทสรุปผู้บริหารควรจัดทำเป็นลำดับสุดท้าย ตรวจสอบความสอดคล้องและทรัพยากรระหว่างแผนก และเอกสารควรได้รับการอนุมัติ AI เร่งรายงานให้เร็วขึ้น คุณมีความถูกต้องและลายเซ็น

งานสมัคร

สร้างโครงกระดูกสำหรับรายงานจริงที่กำลังจะมาถึงของคุณด้วยเทมเพลต "โครงกระดูกโครงสร้างรายงาน" พิมพ์ส่วนที่มีข้อมูลที่ตรวจสอบแล้วบางส่วนโดยใช้เทมเพลต "การเขียนส่วนที่ซื่อสัตย์ของข้อมูล" และตรวจสอบว่า AI กำลังประกอบตัวเลขแม้จะมีกฎอยู่หรือไม่ สุดท้าย ใช้เทมเพลต "การตรวจสอบความสอดคล้องและตัวเลข" กับฉบับร่างของคุณเอง

รายการตรวจสอบ

• [ ] ทุกหมายเลขที่รวมอยู่ในรายงานมาจากแหล่งที่ได้รับการยืนยัน AI ไม่ได้ผลิต
• [ ] ฉันตั้งค่าโครงกระดูกของโครงสร้างและพิมพ์ส่วนต่างๆ เข้ากับข้อมูลอย่างเที่ยงตรง
• [ ] ฉันจัดทำบทสรุปผู้บริหารไว้ท้ายสุด โดยจำกัดเฉพาะข้อความ
• [ ] ฉันดูแลความสอดคล้องและทรัพยากรระหว่างแผนก
• [ ] ฉันทำให้ภาษาทางเทคนิคง่ายขึ้นโดยไม่ทำให้เนื้อหาเสียหาย
• [ ] ฉันส่งรายงานไปยังบุคคลที่รับผิดชอบเพื่ออนุมัติ