ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్: RPA మరియు ఆర్టిఫిషియల్ ఇంటెలిజెన్స్ కలయిక

లాభాలు:

• రోబోటిక్ ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్ (RPA) మరియు కృత్రిమ మేధస్సు మరియు స్మార్ట్ ఆటోమేషన్ (హైపర్‌ఆటోమేషన్) విధానం యొక్క పాత్రలను వివరించే సామర్థ్యం.
• మాన్యువల్ ప్రక్రియను దశలుగా విభజించడం ద్వారా మరియు ఆటోమేషన్‌కు అనువైన దశలు మరియు మానవ ఆమోదం అవసరమయ్యే దశల మధ్య తేడాను గుర్తించడం ద్వారా రూపొందించగల సామర్థ్యం
• మినహాయింపు నిర్వహణ, ఆడిట్ ట్రయిల్ మరియు ఎర్రర్ ధరల పరంగా AI-మద్దతు ఉన్న ఆటోమేషన్ డిజైన్‌లను మూల్యాంకనం చేయగల సామర్థ్యం

ప్రతి సంస్థలో, ప్రజలు ప్రతిరోజూ పునరావృతం చేసే దుర్భరమైన మరియు దోషపూరితమైన పనులు ఉన్నాయి: ఒక సిస్టమ్ నుండి డేటాను కాపీ చేయడం మరియు దానిని మరొక సిస్టమ్‌లోకి నమోదు చేయడం, బిల్లింగ్ సమాచారాన్ని మాన్యువల్‌గా ప్రాసెస్ చేయడం, ఇన్‌కమింగ్ ఇమెయిల్‌లను క్రమబద్ధీకరించడం. రోబోటిక్ ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్ (RPA) ఈ సాధారణ మరియు పునరావృత పనులను సాఫ్ట్‌వేర్ రోబోట్‌లతో ఆటోమేట్ చేస్తుంది, ఇవి స్క్రీన్‌పై మానవుడు తీసుకున్న దశలను అనుకరిస్తాయి. ఇక్కడ "రోబోట్" అనేది భౌతిక యంత్రం కాదు, కానీ స్క్రీన్‌పై క్లిక్ చేసే, వ్రాసే మరియు కాపీ చేసే సాఫ్ట్‌వేర్. RPA యొక్క శక్తి ఏమిటంటే ఇది ఇప్పటికే ఉన్న సిస్టమ్‌లను మార్చకుండా వాటి పైన పని చేస్తుంది; అందువల్ల, ఇంటిగ్రేట్ చేయడం కష్టంగా ఉన్న పాత సిస్టమ్‌లలో కూడా ఇది వేగవంతమైన ఫలితాలను అందిస్తుంది.

RPA మాత్రమే "నియమాలు లేవు" పరిస్థితులను అర్థం చేసుకోలేవు. స్టాండర్డ్ ఫార్మాట్‌లో ఇన్‌వాయిస్ వచ్చినట్లయితే, రోబోట్ ఫీల్డ్‌లను చదువుతుంది; కానీ ఒక్కో సప్లయర్ వేరే ఫార్మాట్‌లో పంపితే రోబో అయోమయానికి గురవుతుంది. ఇక్కడే కృత్రిమ మేధస్సు అమలులోకి వస్తుంది: పత్రాన్ని అర్థం చేసుకోవడం, వచనాన్ని వర్గీకరించడం, ఉచిత టెక్స్ట్ నుండి సమాచారాన్ని సంగ్రహించడం వంటి “తీర్పు” అవసరమయ్యే దశలను AI నిర్వహిస్తుంది మరియు RPA నియమానుగుణ దశలను నిర్వహిస్తుంది. ఈ కలయికను ఇంటెలిజెంట్ ఆటోమేషన్ లేదా హైపర్ ఆటోమేషన్ అంటారు (ఎండ్-టు-ఎండ్, ఆర్టిఫిషియల్ ఇంటెలిజెన్స్-సపోర్టెడ్ ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్). MIS స్పెషలిస్ట్ యొక్క పాత్ర ఏమిటంటే, ప్రక్రియను భాగాలుగా విభజించి, ఏ భాగం RPAకి చెందినది, ఏ భాగం AIకి చెందినది మరియు ఏ భాగం మానవులకు చెందినది.

ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడం

ఆటోమేషన్ డిజైన్ యొక్క గుండె ప్రక్రియను దశలుగా విభజించడం మరియు ప్రతి దశను వర్గీకరించడం. మూడు వర్గాలు ఉన్నాయి. నియమిత మరియు నిర్మాణాత్మక దశలు (RPA-స్నేహపూర్వకం): "ERP స్క్రీన్‌లో Excelలో ప్రతి అడ్డు వరుసను నమోదు చేయండి." వ్యాఖ్య అవసరమయ్యే దశలు (AI-ఆధారితం): “ఈ ఫిర్యాదు వచనం ఏ వర్గానికి చెందినది?” అధిక ప్రమాదం లేదా అనిశ్చిత దశలు (వ్యక్తికి ఎడమ): "5,000 TL కంటే ఎక్కువ వాపసు ఆమోదం."

మంచి ఆటోమేషన్ ప్రజలను పునరావృత భారం నుండి కాపాడుతుంది, మొత్తం ఉద్యోగం నుండి కాదు; కీలక నిర్ణయాన్ని ప్రజలకే వదిలేస్తుంది. దీనిని హ్యూమన్-ఇన్-ది-లూప్ డిజైన్ అంటారు: రోబోట్ పనిని సిద్ధం చేస్తుంది, మానవుడు దానిని ఆమోదిస్తాడు. ఉదాహరణకు, రోబోట్ ఇన్‌వాయిస్‌ను చదివి డ్రాఫ్ట్‌ని ERPలోకి ప్రవేశపెడుతుంది మరియు అకౌంటెంట్ తుది ఆమోదాన్ని ఇస్తుంది. అందువలన, వేగం మరియు భద్రత కలిసి హామీ ఇవ్వబడతాయి.

చిట్కా: ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేయడానికి ముందు, ఎల్లప్పుడూ ముందుగా దాన్ని సరళీకృతం చేయండి. చెడ్డ ప్రక్రియను స్వయంచాలకంగా చేయడం వలన చెడు ఫలితాలు వేగంగా ఉంటాయి. మొదట అనవసరమైన దశలను తొలగించండి, ఆపై మిగిలిన వాటిని ఆటోమేట్ చేయండి.

మినహాయింపు నిర్వహణ మరియు ఆడిట్ ట్రైల్

ప్రతి ఆటోమేషన్ చివరికి నియమాలను ఉల్లంఘించే పరిస్థితిని ఎదుర్కొంటుంది: తప్పిపోయిన డేటా, ఊహించని ఫార్మాట్, సిస్టమ్ క్రాష్. మినహాయింపు నిర్వహణ అనేది రోబోట్‌ని సురక్షితంగా ఆపడానికి మరియు అలాంటి పరిస్థితుల్లో మానవునికి తెలియజేయడానికి అనుమతిస్తుంది, బదులుగా నిశ్శబ్దంగా తప్పు పని చేస్తుంది. మినహాయింపులు రూపొందించబడకపోతే, రోబోట్ నిశ్శబ్దంగా లోపాలను విస్తరిస్తుంది మరియు ఎవరూ గమనించలేరు.

మరొక అవసరం ఆడిట్ ట్రయిల్: రోబోట్ యొక్క ప్రతి దశ, అది ఎప్పుడు పూర్తయింది, ఏ డేటాతో మరియు ఏ ఫలితంతో రికార్డ్ చేయబడింది. ఆడిట్ ట్రయల్ లేకుండా, ఒక లోపాన్ని తర్వాత పరిశోధించలేము; ముఖ్యంగా ఆర్థిక ప్రక్రియలలో ఈ జాడ అనేది చట్టపరమైన అవసరం. AI ఈ ప్రక్రియ రూపకల్పన, మినహాయింపు దృశ్యాలు మరియు డాక్యుమెంటేషన్ యొక్క రూపురేఖలను రూపొందించగలదు; కానీ ఏ దశ కీలకం మరియు లోపం యొక్క ధర ఎంత అనేది వ్యాపార పరిజ్ఞానం ద్వారా నిర్ణయించబడుతుంది.

మూడు చిన్న కేసులు: సంఖ్యల వారీగా

కేసు 1 - సరైన విభజన ప్రక్రియ. ఒక అకౌంటింగ్ సెంటర్‌లో, 4,000 నెలవారీ సరఫరాదారు ఇన్‌వాయిస్‌లు మాన్యువల్‌గా ప్రాసెస్ చేయబడుతున్నాయి; ఈ ప్రక్రియ ఒక వ్యక్తికి 6 నిమిషాలు పట్టింది. AI పత్రాన్ని చదివి ఫీల్డ్‌లను సంగ్రహించింది, RPA డ్రాఫ్ట్‌ని ERPలోకి నమోదు చేసింది, అకౌంటెంట్ దానిని ఆమోదించారు. ప్రాసెసింగ్ సమయం 6 నిమిషాల నుండి 1.5 నిమిషాలకు తగ్గింది, అయితే నిర్ధారణ దశ మానవుని వద్దనే ఉంటుంది; ఆ విధంగా తప్పు ఇన్‌వాయిస్ పట్టుకోవడం కొనసాగింది.

కేస్ 2 - మినహాయింపు రూపకల్పన లేనప్పుడు. ఒక బీమా సంస్థ వద్ద, పాలసీ పునరుద్ధరణ రోబోట్ ఊహించని తేదీ ఫార్మాట్‌లతో 340 రికార్డులను నిశ్శబ్దంగా తప్పుగా నిర్వహించింది; ఎవరూ గమనించలేదు మరియు పునరుద్ధరణలు తప్పు తేదీతో నమోదు చేయబడ్డాయి. మినహాయింపు నియమం ("ఫార్మాట్ గుర్తించబడకపోతే ఆపివేయండి మరియు నివేదించండి") మొదటి నుండి రూపొందించబడితే, రోబోట్ ఈ రికార్డులను మానవునికి మళ్లిస్తుంది. పరిష్కారానికి వారాలు పట్టింది.

కేసు 3 - తప్పు ప్రక్రియ యొక్క ఆటోమేషన్. ఒక రిటైలర్ వద్ద, ఆర్డర్ నిర్ధారణ ప్రక్రియ 11 దశలను కలిగి ఉంది; ఇది రోబోట్‌తో ఆటోమేటెడ్ అవుతుంది. MIS నిపుణుడు ప్రక్రియను పరిశీలించినప్పుడు, అతను 4 దశలు అనవసరమైన రెండుసార్లు తనిఖీలను చూశాడు. మొదట ప్రక్రియ 7 దశలకు తగ్గించబడింది, తర్వాత అది ఆటోమేటెడ్ చేయబడింది. ఇది సరళీకరణ లేకుండా స్వయంచాలకంగా ఉంటే, 4 అనవసరమైన దశలు శాశ్వతంగా ఉంటాయి.

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్:

ఇన్వాయిస్ ప్రాసెసింగ్‌ని ఆటోమేట్ చేయండి.

శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్:

మీ పాత్ర: మీరు ప్రాసెస్ ఆటోమేషన్ డిజైనర్. కింది మాన్యువల్ ప్రక్రియను దశలుగా విభజించి, ప్రతి దశను వర్గీకరించండి:- [RPA] కానానికల్, స్ట్రక్చర్డ్, రిపీటీటివ్- [AI] వివరణ/వర్గీకరణ/టెక్స్ట్ అవగాహన అవసరం- [మానవ] అధిక ప్రమాదం లేదా అస్పష్టమైన నిర్ణయం ప్రతి దశకు, సాధ్యమయ్యే మినహాయింపులు మరియు లోపం సంభవించినప్పుడు ఏమి చేయాలో వ్రాయండి. ఆడిట్ ట్రయల్ కోసం రికార్డ్ చేయవలసిన సమాచారాన్ని జాబితా చేయండి. ప్రక్రియ: [దశల వారీ మాన్యువల్ ప్రక్రియ వివరణ]

శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్ ప్రక్రియను విచ్ఛిన్నం చేస్తుంది, ప్రతి దశను సరైన పాత్రకు కేటాయిస్తుంది మరియు మినహాయింపులు మరియు ఆడిట్ ట్రయిల్‌ను ప్రారంభం నుండి పెంచుతుంది.

నాలుగు కాపీ చేయగల టెంప్లేట్లు

1) ప్రక్రియ కుళ్ళిపోవడం:

దిగువ మాన్యువల్ ప్రక్రియను సంఖ్యా దశలుగా విభజించండి. ప్రతి దశకు: ఇన్‌పుట్, ప్రాసెస్, అవుట్‌పుట్ మరియు ఆటోమేషన్ లభ్యత ([RPA]/[AI]/[HUMAN]).ప్రాసెస్: [టెక్స్ట్]

2) మినహాయింపు దృష్టాంతాన్ని రూపొందించడం:

కింది స్వయంచాలక ప్రక్రియ కోసం, "ఏం తప్పు కావచ్చు?" జాబితా దృశ్యాలు: తప్పిపోయిన డేటా, తప్పు ఫార్మాట్, సిస్టమ్ లోపం, డబుల్ రికార్డ్. ప్రతి దాని కోసం రోబోట్ ఏమి చేయాలో సూచించండి. ప్రక్రియ: [టెక్స్ట్]

3) సరళీకరణ సమీక్ష:

దిగువ ప్రక్రియలో అనవసరమైన, పునరావృతమయ్యే లేదా విలువను ఉత్పత్తి చేయని దశలను గుర్తించండి మరియు వాటిని ఎందుకు తీసివేయవచ్చో వ్రాయండి. ఆటోమేషన్‌కు ముందు సరళీకరణను సూచించండి. ప్రక్రియ: [టెక్స్ట్]

4) ఆడిట్ ట్రయిల్ డిజైన్:

కింది స్వయంచాలక ప్రక్రియ కోసం ఒక ఆడిట్ ట్రయల్‌ను రూపొందించండి: ప్రతి దశలో ఏ ఫీల్డ్‌లు (సమయం, వినియోగదారు/రోబోట్, ఇన్‌పుట్, ఫలితం, నిర్ణయం) రికార్డ్ చేయాలి?ఆర్థిక గుర్తింపు పరంగా ఏవైనా ఖాళీలను సూచించండి. ప్రక్రియ: [టెక్స్ట్]

పోలిక చార్ట్: RPA / AI / హ్యూమన్

ప్రమాణం

RPA

కృత్రిమ మేధస్సు

మానవుడు

అతను దేనిలో ఉత్తముడు

రెగ్యులర్, పునరావృతం

వ్యాఖ్య, వర్గీకరణ

తీర్పు, బాధ్యత

ఇన్పుట్ రకం

నిర్మాణాత్మకమైనది

సెమీ/ఉచిత వచనం

అన్ని రకాల

తప్పు ప్రవర్తన

అక్షరానికి నియమాన్ని అనుసరిస్తుంది

ఖచ్చితంగా తప్పు కావచ్చు

గుర్తించి ఆపవచ్చు

ఆడిట్

లాగ్ చేయడం సులభం

అవుట్‌పుట్ తప్పనిసరిగా లాగ్ చేయబడాలి

సంతకం/ఆమోదం

తుది నిర్ణయం

సంఖ్య

సంఖ్య

అవును

సాధారణ తప్పులు

• చెడ్డ ప్రక్రియను ఆటోమేట్ చేస్తోంది. మొదట సరళీకృతం చేయకుండా ఆటోమేట్ చేయడం వ్యర్థాలను శాశ్వతం చేస్తుంది.
• మినహాయింపులను రూపొందించడం లేదు. "అంతా బాగానే జరుగుతుంది" అనే ఊహతో రూపొందించబడిన రోబోట్, మొదటి ఆశ్చర్యం వద్ద నిశ్శబ్దంగా లోపాలను ఉత్పత్తి చేస్తుంది.
• క్లిష్టమైన నిర్ణయాన్ని AIకి వదిలివేస్తోంది. మోడల్‌కు అధిక-రిస్క్ ఆమోదాన్ని అప్పగించడం; మోడల్ నమ్మకంగా అనిపించినప్పటికీ, అది తప్పు మరియు బాధ్యత వహించదు.
• ఆడిట్ ట్రయల్‌ను దాటవేయడం. ట్రేస్ లేకుండా, లోపం పరిశోధించబడదు; ఇది ఆర్థిక ప్రక్రియలో చట్టపరమైన ఉల్లంఘన.
• రోబోను అస్సలు చూడడం లేదు. సిస్టమ్స్ మార్పు (స్క్రీన్, స్పేస్); ఒక రోజు, పర్యవేక్షించబడని రోబోట్ నిశ్శబ్దంగా తప్పు స్థానంలో క్లిక్ చేయడం ప్రారంభిస్తుంది.

హెచ్చరిక: ఆటోమేషన్ వేగం కూడా లోపాన్ని వేగవంతం చేస్తుంది. ఒక వ్యక్తి గంటకు 60 రికార్డులను ప్రాసెస్ చేస్తున్నప్పుడు తప్పు చేస్తే, అవి 60 లోపాలకే పరిమితం చేయబడతాయి; తప్పుగా ఇన్‌స్టాల్ చేయబడిన రోబోట్ నిమిషాల్లో వేల రికార్డులను పాడు చేస్తుంది. కాబట్టి పర్యవేక్షణలో మొదట చిన్న వాల్యూమ్‌లో దీన్ని పైలట్ చేయండి.

సారాంశంలో

RPA స్క్రీన్ దశలను అనుకరించడం ద్వారా సాధారణ మరియు పునరావృత పనులను ఆటోమేట్ చేస్తుంది; కృత్రిమ మేధస్సు వివరణ మరియు వర్గీకరణ అవసరమయ్యే దశలను తీసుకుంటుంది. ఈ రెండింటి కలయిక ఇంటెలిజెంట్ ఆటోమేషన్. డిజైన్ యొక్క గుండె ప్రక్రియను దశలుగా విభజించడం మరియు ప్రతి దశను RPA, AI లేదా మానవులకు కేటాయించడం; అధిక-రిస్క్ నిర్ణయాలు ప్రజలను లూప్‌లో ఉంచుతాయి. మినహాయింపు నిర్వహణ మరియు ఆడిట్ ట్రయిల్ తప్పనిసరి. AI ప్రక్రియ విచ్ఛిన్నం, మినహాయింపు దృశ్యం మరియు డాక్యుమెంటేషన్ డ్రాఫ్టింగ్‌ను వేగవంతం చేస్తుంది; కానీ ఇది క్లిష్టమైన దశ మరియు లోపం యొక్క ధర వ్యాపార పరిజ్ఞానం ద్వారా నిర్ణయించబడుతుంది. ఆటోమేట్ చేయడానికి ముందు, ముందుగా చిన్న పైలట్‌తో సరళీకరించండి మరియు ధృవీకరించండి.

అప్లికేషన్ టాస్క్

“లీవ్ రిక్వెస్ట్ అప్రూవల్ ప్రాసెస్” (ఉద్యోగి అభ్యర్థనలు, మేనేజర్ ఆమోదం, హెచ్‌ఆర్ ప్రాసెస్‌లు) ఎంచుకోండి. (1) శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్‌తో ప్రక్రియను దశలుగా విభజించండి మరియు ప్రతి దశను [RPA]/[AI]/[HUMAN]గా వర్గీకరించండి. (2) కనీసం 3 మినహాయింపు దృశ్యాలు మరియు రోబోట్ ప్రతిదానిలో ఏమి చేస్తుందో వివరించండి. (3) ఆటోమేషన్‌కు ముందు తీసివేయబడే కనీసం 1 అనవసరమైన దశను కనుగొనండి. (4) ఆడిట్ ట్రయల్ కోసం రికార్డ్ చేయవలసిన ప్రాంతాలను జాబితా చేయండి. (5) ఒకే అధిక-ప్రమాద దశను గుర్తించండి మరియు అది మానవునిలో ఎందుకు ఉండాలో వ్రాయండి.

చెక్లిస్ట్

• [ ] నేను ప్రక్రియను దశలుగా విభజించాను మరియు ప్రతి దశను సరైన పాత్రకు కేటాయించాను.
• [ ] నేను ఆటోమేషన్‌కు ముందు ప్రక్రియను సులభతరం చేసాను.
• [ ] నేను ప్రతి దశకు మినహాయింపు ప్రవర్తనను నిర్వచించాను.
• [ ] నేను ఆడిట్ ట్రయల్ కోసం రికార్డ్ చేయవలసిన ప్రాంతాలను గుర్తించాను.
• [ ] నేను హ్యూమన్ లూప్‌లో అధిక-ప్రమాదకర నిర్ణయాలను వదిలిపెట్టాను.
• [ ] నేను మొదట ఒక చిన్న వాల్యూమ్‌ను ప్లాన్ చేసాను, పైలట్ పర్యవేక్షించాను.