సమావేశం: ప్రిపరేషన్, నోట్స్, సారాంశం మరియు యాక్షన్ ఫాలో-అప్

లాభాలు:

• సమావేశానికి ముందు కృత్రిమ మేధస్సుతో సమయానుకూలమైన ఎజెండా మరియు సాధ్యమైన అభ్యంతరాల జాబితాను సిద్ధం చేయడం ద్వారా సిద్ధంగా ఉన్న మీటింగ్‌లోకి ప్రవేశించగల సామర్థ్యం
• రా నోట్‌లు లేదా ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌లను నిర్ణయాలు/చర్యలు (ఎవరు-ఏం-ఎప్పుడు)/కోల్పోయిన చర్యలను నిరోధించడానికి ప్రశ్నలను తెరవగల సామర్థ్యం
• కృత్రిమ మేధస్సు చేయగలిగిన అసైన్‌మెంట్‌లు మరియు నిర్ణయాలను నిర్ధారించడం మరియు సారాంశాన్ని పంపిణీ చేయడం ద్వారా ట్రాన్స్క్రిప్ట్ సమ్మతి మరియు గోప్యతపై శ్రద్ధ చూపగల సామర్థ్యం

సమావేశాలు కార్పొరేట్ సమయానికి సంబంధించిన అతి పెద్దవి మరియు ఎక్కువగా ఫిర్యాదు చేయబడినవి. చెడు సమావేశం; ఇది సన్నద్ధం కాని, చెదరగొట్టబడిన మరియు చివరికి ఎవరు ఏమి చేస్తారో అర్థం కాని సమావేశం. మీటింగ్ వర్క్‌ఫ్లో యొక్క ప్రతి దశలో AI పరపతిని పొందుతుంది: ముందు ఎజెండా మరియు తయారీ, సమయంలో గమనికలు, సారాంశం మరియు చర్య ట్రాకింగ్. కానీ ప్రజలు సమావేశం యొక్క నాణ్యతను నిర్ణయిస్తారు; AI ప్రిపరేషన్‌ను మాత్రమే పదును పెడుతుంది మరియు ఫాలో-అప్‌ను మిస్ కాకుండా చేస్తుంది. అతిపెద్ద ప్రయోజనం సాధారణంగా సమావేశం తర్వాత వస్తుంది: నిర్ణయాలు మరియు చర్యలు ఆవిరైపోవు.

నిబంధనలు. ఎజెండా అనేది సమావేశంలో చర్చించాల్సిన అంశాల జాబితా. చర్య అంశం అనేది మీటింగ్ నుండి బయటకు వచ్చే టాస్క్, ఎవరికైనా కేటాయించబడుతుంది మరియు తేదీని కలిగి ఉంటుంది. సమావేశ సారాంశం/నిమిషం అనేది చర్చించిన మరియు నిర్ణయాల రికార్డు. ట్రాన్స్‌క్రిప్ట్ అనేది సంభాషణ యొక్క పదం-పదం లిప్యంతరీకరణ - కొన్ని సమావేశ సాధనాలు దానిని స్వయంచాలకంగా ఉత్పత్తి చేస్తాయి. ఫాలో-అప్ వాస్తవంగా చర్యలు తీసుకున్నారా లేదా అనేది పర్యవేక్షిస్తుంది.

సమావేశం మరియు AI యొక్క మూడు దశలు

ముందు (తయారీ): AI ఒక నిర్మాణాత్మక ఎజెండాను విస్తారమైన అంశాల జాబితా నుండి సంగ్రహిస్తుంది, సాధ్యమయ్యే ప్రశ్నలు మరియు ప్రతివాదనలను ముందే ఆలోచిస్తుంది, సంబంధిత పత్రాలను సంగ్రహిస్తుంది మరియు మిమ్మల్ని సిద్ధం చేస్తుంది. మంచి ప్రిపరేషన్ మీటింగ్ సమయాన్ని సగానికి తగ్గించవచ్చు.

ఆర్డర్ (గమనిక): మీటింగ్ సమయంలో AIతో గందరగోళం చెందకండి; ముడి గమనికలను తీసుకోండి లేదా ట్రాన్స్క్రిప్ట్ సాధనాన్ని ఉపయోగించండి (అనుమతిస్తే). మీ దృష్టిని సంభాషణపై ఉంచండి.

అనంతర పరిణామాలు (సారాంశం మరియు చర్య): నిజమైన ప్రతిఫలం ఇక్కడ ఉంది. మీరు రా నోట్ లేదా ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌ను AIకి అందించి, దానిని “నిర్ణయాలు, చర్యలు (ఎవరు-ఏమి-ఎప్పుడు), ఓపెన్ ప్రశ్నలు”గా రూపొందించారు. అప్పుడు మీరు దానిని పాల్గొనేవారికి స్పష్టంగా పంపిణీ చేయండి. కాబట్టి "మేము తరువాత ఏమి చేయబోతున్నాం?" అనిశ్చితి అదృశ్యమవుతుంది.

స్టెప్ బై స్టెప్: మీటింగ్ వర్క్‌ఫ్లో

1. ఎజెండాను సెట్ చేయండి. AIకి ముడి విషయాలను అందించండి మరియు ప్రాధాన్యత మరియు సమయానుకూలమైన ఎజెండాను రూపొందించండి.
2. సిద్ధంగా ఉండండి. సంబంధిత పత్రాలను సంగ్రహించండి; సాధ్యమయ్యే అభ్యంతరాలను ముందుగానే పరిగణించండి.
3. ముడి నోట్లను తీసుకోండి. సరళీకృత, ముడి రికార్డింగ్ సమయంలో; AIతో గందరగోళం చెందకండి.
4. కాన్ఫిగర్ చేయండి. ఆపై AIకి నోట్/ట్రాన్‌స్క్రిప్ట్‌ని ఇచ్చి, నిర్ణయాలు మరియు చర్యలు తీసుకోండి.
5. ధృవీకరించండి. ప్రతి నిర్ణయం మరియు అసైన్‌మెంట్‌ను మీరు గుర్తుంచుకున్న దానితో సరిపోల్చండి; AI తప్పుగా కేటాయించవచ్చు.
6. అమలు మరియు ట్రాక్. సారాంశాన్ని పంపండి; తదుపరి జాబితాలో చర్యలను ఉంచండి.

చిట్కా: AIతో మీటింగ్ సారాంశాన్ని సిద్ధం చేసిన తర్వాత, పాల్గొనేవారిని "ఈ సారాంశం సరైనదేనా, ఏవైనా తప్పిపోయాయా/తప్పుగా ఉన్నాయా?" 24 గంటల్లో అడగండి. ఈ విధంగా మీరు లోపాలను గుర్తించి, అందరూ ఒకే పేజీలో ఉన్నారని నిర్ధారించుకోండి.

ట్రాన్స్క్రిప్ట్ మరియు గోప్యత

అనేక సమావేశ ప్లాట్‌ఫారమ్‌లు ఆటోమేటిక్ ట్రాన్స్‌క్రిప్ట్‌లు మరియు AI సారాంశాలను అందిస్తాయి. ఇది శక్తివంతమైనది, కానీ రెండు విషయాల పట్ల జాగ్రత్తగా ఉండండి. మొదటిది సమ్మతి: పాల్గొనేవారు వారు రికార్డ్ చేయబడుతున్నారని తెలుసుకోవాలి; కొన్ని చోట్ల ఇది చట్టపరమైన అవసరం. రెండవది గోప్యత: ట్రాన్స్క్రిప్ట్స్ సున్నితమైన సమాచారాన్ని కలిగి ఉండవచ్చు; ఇది ఎక్కడ సేవ్ చేయబడిందో మరియు దానిని ఎవరు యాక్సెస్ చేశారో తెలుసుకోండి. రహస్య మీటింగ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్‌ను సాధారణ AI సాధనంలో అతికించడం వలన ఆ సమాచారాన్ని బయటకు తీస్తారు.

వేదిక

AI సహకారం

మనిషి పాత్ర

ఎజెండా

నిర్మాణాలు, ప్రాధాన్యతలు

ఏమి మాట్లాడాలో నిర్ణయిస్తుంది

తయారీ

పత్రం సంగ్రహిస్తుంది, అభ్యంతరాన్ని సూచిస్తుంది

వ్యూహాన్ని నిర్ణయిస్తుంది

గమనించండి

ట్రాన్స్క్రిప్ట్/సారాంశం (సాధనంతో)

సంభాషణపై దృష్టి ఉంచుతుంది

సారాంశం

నిర్ణయం+చర్య తీసుకుంటుంది

ఖచ్చితత్వాన్ని నిర్ధారిస్తుంది

ట్రాకింగ్

రిమైండర్, స్థితి అడుగుతుంది

బాధ్యత తీసుకుంటుంది

నాలుగు కాపీ చేయగల సమావేశ టెంప్లేట్‌లు

కింది ముడి అంశాల నుండి నిర్మాణాత్మక సమావేశ ఎజెండాను సృష్టించండి:- ప్రతి అంశానికి అంచనా వేసిన సమయాన్ని ఇవ్వండి, మొత్తం [45] నిమిషాల కంటే ఎక్కువ కాదు.- అత్యంత ముఖ్యమైన/నిర్ణయం-అవసరమైన అంశాలను ముందుగా ఉంచండి.- ప్రతి అంశానికి "కావలసిన ఫలితం" (నిర్ణయం లేదా సమాచారం) పేర్కొనండి. అంశాలు: """[ముడి జాబితా]"""

రేపటి సమావేశానికి సిద్ధం కావడానికి నాకు సహాయం చేయండి. విషయం: [X].- అవతలి పక్షం నుండి వచ్చే 5 క్లిష్టమైన ప్రశ్నలు/ఆక్షేపణలు.- ప్రతిదానికి 1-2 వాక్యం సిద్ధంగా ప్రతిస్పందన దిశ.- సమావేశానికి ముందు నేను తెలుసుకోవలసిన 3 క్లిష్టమైన అంశాలు. సందర్భం: """[చిన్న నేపథ్యం]"""

నా రా మీటింగ్ నోట్‌ని రూపొందించండి:- "నిర్ణయాలు", "చర్యలు (ఎవరు-ఏమి-ఎప్పుడు)", "ప్రశ్నలను తెరవండి".- అసైన్‌మెంట్ అస్పష్టంగా ఉంటే, "అసైన్ చేయబడలేదు" అని వ్రాయండి, రూపొందించబడిన పనిని ఎవరికీ కేటాయించవద్దు.- తేదీ పేర్కొనబడకపోతే, "తేదీ లేదు" అని వ్రాయండి. ముడి గమనిక: """[పేస్ట్]"""

కింది సమావేశ సారాంశం నుండి ఫాలో-అప్ సందేశాన్ని సిద్ధం చేయండి:- సంక్షిప్తమైనది, పాల్గొనేవారికి వెళ్తుంది.- ప్రతి ఒక్కరికీ + ప్రతి వ్యక్తి యొక్క స్వంత చర్యకు సంబంధించిన నిర్ణయాలు మాత్రమే.- చివరలో గమనిక "ఏదైనా తప్పిపోయిన/తప్పుగా ఉంటే 24 గంటల్లోగా నాకు తెలియజేయండి". సారాంశం: """[పేస్ట్]"""

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్

బలహీనమైనది: "ఈ సమావేశ గమనికను సారాంశం చేయండి." (నిర్ణయాలు మరియు చర్యలు గజిబిజిగా ఉంటాయి; ఎవరు ఏమి చేస్తారనేది అస్పష్టంగానే ఉంది.)

బలమైనది: "ఈ ముడి మెమోను మూడు శీర్షికలుగా రూపొందించండి: నిర్ణయాలు, చర్యలు (ఎవరు-ఏమి-ఎప్పుడు), ఓపెన్ ప్రశ్నలు. దీన్ని ఎవరు చేస్తారనేది అస్పష్టంగా ఉంటే, 'అసైన్ చేయబడలేదు' అని వ్రాయండి - ఎవరికీ ఒక పనిని కేటాయించవద్దు. తేదీ లేకుంటే, 'తేదీ లేదు' అని వ్రాయండి." శక్తివంతమైన సంస్కరణ ఎటువంటి అమలు చేయదగిన, ప్రత్యక్షంగా అమలు చేయగలిగిన అసైన్‌మెంట్‌లను అందించదు.

మూడు చిన్న కేసులు

కేసు 1 - తయారీ శక్తి. ఒక సేల్స్ మేనేజర్ ఒక క్లిష్టమైన కస్టమర్ సమావేశానికి ముందు AI "5 సాధ్యమైన అభ్యంతరాలు మరియు ప్రతిస్పందన దిశలను" అందించాడు. సమావేశంలో, కస్టమర్ ఆ అభ్యంతరాలలో సరిగ్గా మూడింటిని వినిపించారు; మేనేజర్ సిద్ధమయ్యాడు. ఆ సమావేశంలోనే ఒప్పందం కుదిరింది. ముందస్తుగా సాధ్యమయ్యే దృష్టాంతాల గురించి ఆలోచించడం ద్వారా AI నుండి చెల్లింపు వచ్చింది.

కేసు 2 - కోల్పోయిన చర్యలు. ఒక బృందం వారానికొకసారి సమావేశాలను నిర్వహించింది కానీ చర్యలను నమోదు చేయలేదు; ప్రతివారం అవే టాపిక్‌లు మళ్లీ ప్రస్తావనకు వచ్చాయి. AIతో ప్రతి సమావేశం తర్వాత వారు "చర్యలు (ఎవరు-ఏమి-ఎప్పుడు)" జాబితాలను సృష్టించడం మరియు భాగస్వామ్యం చేయడం ప్రారంభించారు. 4 వారాల తర్వాత, తిరిగి తెరవబడిన అంశాల సంఖ్య 70% తగ్గింది మరియు సమావేశ వ్యవధి తగ్గించబడింది.

కేస్ 3 - మిస్ అసైన్‌మెంట్ ట్రాప్. ఒక సహాయకుడు ధృవీకరణ లేకుండా AI- నిర్మాణాత్మక సమావేశ సారాంశాన్ని పంపిణీ చేశాడు. "Ayse బడ్జెట్ నివేదికను సిద్ధం చేస్తుంది" అనే అస్పష్టమైన వాక్యం నుండి AI చర్యను రూపొందించింది - అయినప్పటికీ అలాంటి నియామకం జరగలేదు. Ayşe ఆశ్చర్యపోయాడు, గందరగోళం చెలరేగింది. పాఠం: AI చర్యలు మరియు అసైన్‌మెంట్‌లను రూపొందించగలదు; ప్రతి పంక్తిని మీ జ్ఞాపకంతో నిర్ధారించండి.

సాధారణ తప్పులు

• సిద్ధపడకుండా వెళ్లడం: AIని తర్వాత మాత్రమే ఉపయోగించడం; ఇది కనీసం ముందు విలువైనది.
• ఈ సమయంలో AIతో వ్యవహరించడం: స్ప్లిట్ ఫోకస్; ముడి నోట్లను తీసుకోండి, తర్వాత ప్రాసెసింగ్‌ని వదిలివేయండి.
• అసైన్‌మెంట్‌లను ధృవీకరించడం లేదు: AI పనులు మరియు వ్యక్తులను తయారు చేయగలదు; నిర్ధారించండి.
• సారాంశాన్ని పంపిణీ చేయడం కాదు: లోపల మిగిలి ఉన్న సారాంశం ఉనికిలో లేని సారాంశం; భాగస్వామ్యం చేయండి మరియు నిర్ధారణ కోసం అడగండి.
• ట్రాన్స్‌క్రిప్ట్ గోప్యతను దాటవేయడం: సమ్మతిని పొందండి, పబ్లిక్ టూల్‌లో సెన్సిటివ్ ట్రాన్స్క్రిప్ట్‌ను అతికించవద్దు.
• ఫాలో అప్ చేయడంలో నిర్లక్ష్యం చేయడం: మీరు చర్య జాబితాను రూపొందించి, దానిని అనుసరించకుంటే, జాబితా చనిపోతుంది.

హెచ్చరిక: స్వయంచాలక సమావేశ సారాంశాలు అస్పష్టమైన సంభాషణలను ఖచ్చితమైన నిర్ణయాలుగా మార్చగలవు. "బహుశా మేము దీన్ని చేస్తాము" అనేది సారాంశ సాధనంలో "దీన్ని చేయాలని నిర్ణయించబడింది" కావచ్చు. మానవ జ్ఞాపకశక్తితో క్లిష్టమైన నిర్ణయాలను ఎల్లప్పుడూ క్రాస్ చెక్ చేయండి.

సారాంశంలో

• సమావేశం యొక్క మూడు దశలలో AI పరపతిని పొందింది, కానీ నిజమైన ప్రతిఫలం తర్వాత పరిణామాలలో ఉంటుంది: నిర్ణయాలు మరియు చర్యలు కోల్పోకుండా చూసుకోవడం.
• మొదట, ఎజెండాను సెట్ చేయండి మరియు సాధ్యమయ్యే అభ్యంతరాల గురించి ఆలోచించండి; తయారీ సమావేశాన్ని తగ్గిస్తుంది.
• ఈ సమయంలో AIతో గందరగోళం చెందకండి, ముడి గమనికలను తీసుకోండి; తర్వాత ప్రాసెసింగ్‌ని వదిలివేయండి.
• ఆపై నోట్‌ని "నిర్ణయాలు + చర్యలు (ఎవరు-ఏమి-ఎప్పుడు) + ప్రశ్నలను తెరవండి"గా రూపొందించండి.
• AI అపాయింట్‌మెంట్‌లు మరియు నిర్ణయాలు తీసుకోగలదు; ప్రతి పంక్తిని నిర్ధారించండి, సారాంశాన్ని పంపిణీ చేయండి మరియు అభిప్రాయాన్ని అడగండి; ట్రాన్స్క్రిప్ట్ గోప్యత మరియు సమ్మతి గురించి జాగ్రత్త వహించండి.

అప్లికేషన్ టాస్క్

మొదటి టెంప్లేట్‌తో రాబోయే మీటింగ్ కోసం టైమ్‌డ్ ఎజెండాను మరియు రెండవ టెంప్లేట్‌తో సాధ్యమయ్యే అభ్యంతరాల జాబితాను సృష్టించండి. మూడవ టెంప్లేట్‌తో మీ పోస్ట్-మీటింగ్ రా మెమోను రూపొందించండి మరియు ప్రతి చర్య అసైన్‌మెంట్‌ను మీరు గుర్తుంచుకున్న దానికి సరిపోల్చండి - AI ఏదైనా నకిలీ అసైన్‌మెంట్‌లను చేసిందో లేదో తనిఖీ చేయండి. చివరగా, నాల్గవ టెంప్లేట్‌తో ఫాలో-అప్ సందేశాన్ని సిద్ధం చేయండి మరియు నిర్ధారణ కోసం పాల్గొనేవారిని అడగండి.

చెక్లిస్ట్

• [ ] నేను ముందస్తు సమావేశం ఎజెండా మరియు తయారీ కోసం AIని ఉపయోగించాను.
• నేను [] సమయంలో ముడి గమనికలను తీసుకున్నాను, నేను AIతో బాధపడలేదు.
• [ ] నేను నోట్‌ని నిర్ణయాలు/చర్యలు/బహిరంగ ప్రశ్నలుగా రూపొందించాను.
• [ ] నేను ప్రతి చర్య అసైన్‌మెంట్‌ను నా జ్ఞాపకశక్తితో ధృవీకరించాను.
• [ ] నేను సారాంశాన్ని పంపిణీ చేసాను మరియు 24 గంటల్లోపు అభిప్రాయాన్ని అడిగాను.
• [ ] నేను ట్రాన్స్క్రిప్ట్ కోసం సమ్మతిని పొందాను మరియు గోప్యతను నిర్ధారించాను.