డిప్లొమాటిక్ బ్రీఫింగ్ మరియు స్పీచ్ నోట్స్ సిద్ధం చేస్తోంది

లాభాలు:

• BLUF సూత్రంతో వాస్తవాలు మరియు సూచనలను వేరు చేయడం, రీడర్ మరియు ప్రయోజనం కోసం తగిన బ్రీఫింగ్ ఫ్రేమ్‌వర్క్ మరియు టాకింగ్ పాయింట్‌లను రూపొందించగల సామర్థ్యం.
• వ్యూహాత్మక ఉద్దేశం ప్రకారం దౌత్య టోన్ తీవ్రతను సర్దుబాటు చేయగల సామర్థ్యం మరియు కృత్రిమ మేధస్సు యొక్క డిఫాల్ట్ టోన్‌ను సరిచేయడం
• మూలానికి లింక్ చేయడం ద్వారా ప్రతి బొమ్మ మరియు కోట్‌ను ధృవీకరించగల సామర్థ్యం మరియు బ్రీఫింగ్ యొక్క సమగ్రత మరియు చివరి సంతకాన్ని నిర్వహించడం.

ఒక మంత్రి సంభాషణకర్తను కలిసే ముందు, అతను రెండు పేజీల బ్రీఫింగ్‌ను సమర్పించాడు; ఒక రాయబారి సమ్మిట్‌లో ఏమి చెప్పాలో ముందు తన ప్రసంగ గమనికలను వ్రాస్తాడు; మీటింగ్‌లోకి ప్రవేశించే ముందు, ప్రతినిధి బృందం నాయకుడికి "టాకింగ్ పాయింట్స్" యొక్క చిన్న షీట్ అవసరం-సంభాషణలో తెలియజేయాల్సిన ప్రధాన సందేశాల బుల్లెట్-పాయింట్ జాబితా. ఈ పత్రాలు దౌత్యం యొక్క రోజువారీ ఇంధనం: అవి త్వరగా, ఖచ్చితంగా మరియు దామాషా ప్రకారం నిర్ణయం తీసుకునే వ్యక్తికి తెలియజేయాలి. ఈ యూనిట్‌లో, కృత్రిమ మేధస్సుతో త్వరగా మరియు చక్కగా బ్రీఫింగ్ లేదా స్పీకింగ్ నోట్‌ని ఎలా రూపొందించాలో మీరు నేర్చుకుంటారు; కానీ మీరు స్వరం, సందేశం మరియు అంతిమ బాధ్యతను ఎలా నిర్వహించాలో నేర్చుకుంటారు.

నిర్వచనంతో ప్రారంభిద్దాం: బ్రీఫింగ్ అనేది సంక్షిప్త మరియు వ్యవస్థీకృత ఆకృతిలో, ఒక నిర్దిష్ట సమస్యపై నిర్ణయం లేదా ప్రసంగం చేయడానికి అవసరమైన పదార్థాన్ని నిర్ణేతగా అందించే పత్రం. మంచి బ్రీఫింగ్ క్లుప్తంగా ఉంటుంది, చాలా ముఖ్యమైనది మొదటిది, సలహా నుండి వాస్తవాన్ని వేరు చేస్తుంది మరియు పాఠకుల సమయాన్ని గౌరవిస్తుంది. AI త్వరగా ఈ పత్రం యొక్క అస్థిపంజరం మరియు మొదటి చిత్తుప్రతిని ఉత్పత్తి చేస్తుంది; అయితే ఏది హైలైట్ చేయాలి, ఏ టోన్‌ని ఉపయోగించాలి మరియు ఏ సలహా ఇవ్వాలి అనేది మీ ఇష్టం.

దశల వారీగా: బ్రీఫింగ్‌ను సెటప్ చేయండి

1. రీడర్ మరియు ప్రయోజనం నిర్వచించండి. బ్రీఫింగ్ ఎవరి కోసం? (మంత్రి లేదా సాంకేతిక కమిటీ?) దేనికి? (ఇంటర్వ్యూ కోసం నిర్ణయించుకుంటున్నారా లేదా సిద్ధమవుతున్నారా?) ఇది స్వరం మరియు లోతును సెట్ చేస్తుంది. మంత్రివర్గ బ్రీఫింగ్ చిన్నది మరియు వ్యూహాత్మకమైనది; సాంకేతిక కమిటీ నోట్ వివరంగా ఉండవచ్చు.

2. విలోమ పిరమిడ్‌ను సెటప్ చేయండి. దౌత్యపరమైన బ్రీఫింగ్ సాధారణంగా BLUF (బాటమ్ లైన్ అప్ ఫ్రంట్) సూత్రంపై వ్రాయబడుతుంది: మొదటి పేరా "సారాంశం" ఇస్తుంది, మిగిలినది వివరాలు. బిజీ డెసిషన్ మేకర్ మొదటి పంక్తులను మాత్రమే చదివినా ప్రధాన సందేశాన్ని పొందాలి.

3. విభాగాలను గుర్తించండి. ఒక సాధారణ బ్రీఫింగ్ క్రింది విభాగాలను కలిగి ఉంటుంది: (a) సారాంశం/BLUF, (b) నేపథ్యం/సందర్భం, (c) ప్రస్తుత పరిస్థితి, (d) మా స్థానం/ఆసక్తులు, (e) సంభాషణకర్త యొక్క సంభావ్య స్థానం, (f) ప్రతిపాదన/మాట్లాడటం పాయింట్లు. AI ఈ అస్థిపంజరాన్ని తక్షణమే ఉత్పత్తి చేయగలదు.

4. సలహా నుండి వాస్తవాన్ని వేరు చేయండి. బ్రీఫింగ్‌లో, "ఇదే పరిస్థితి" (వాస్తవం) మరియు "ఇది మా సిఫార్సు" (సిఫార్సు) మధ్య స్పష్టమైన వ్యత్యాసం ఉండాలి. నిర్ణేత తప్పనిసరిగా సాక్ష్యం మరియు మీ సూచన ఏమిటో చూడాలి.

5. మాట్లాడే పాయింట్లను రూపొందించండి. మీటింగ్‌లో చెప్పాల్సిన సందేశాలు క్లుప్తంగా, స్పష్టంగా మరియు గుర్తుండిపోయే అంశాలలో వ్రాయబడ్డాయి. అదనంగా, సాధ్యమయ్యే సమాధానాలు (రియాక్టివ్ లైన్లు - సాధ్యమైన అభ్యంతరాలకు సిద్ధంగా ఉన్న సమాధానాలు) "సంభాషించేవాడు ఇలా చెబితే, మేము ఇలా చెబుతాము" వంటి వాటిని సిద్ధం చేస్తారు. ఈ దృశ్యాలను పునరావృతం చేయడంలో AI మంచిది.

6. టోన్‌ని సెట్ చేయండి మరియు ధృవీకరించండి. దౌత్య భాష కొలుస్తారు: చాలా కఠినమైనది లేదా చాలా మృదువైనది కాదు. ప్రతి వాస్తవాన్ని మూలానికి లింక్ చేయండి, స్వరాన్ని మీరే సరిదిద్దండి మరియు చివరి వచనానికి మీరే సంతకం చేయండి.

చిట్కా: బ్రీఫింగ్ యొక్క మొదటి వాక్యాన్ని మీరే వ్రాయండి. AI ఉత్పత్తి చేసే ఓపెనింగ్ తరచుగా సాధారణమైనది మరియు అసమర్థమైనది. అత్యంత ముఖ్యమైన సందేశాన్ని ఒకే, శక్తివంతమైన వాక్యంలో వ్యక్తీకరించడం మరియు మిగిలిన వాటిని AIతో నింపడం వేగంగా మరియు ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది.

దౌత్య భాష మరియు కొలత

దౌత్యంలో పదాలకు బరువు ఉంటుంది. "మేము ఆందోళన చెందుతున్నాము", "మేము ఆందోళన చెందుతున్నాము", "మేము ఖండిస్తున్నాము", "మేము తీవ్రంగా ఖండిస్తున్నాము" అనే వ్యక్తీకరణల మధ్య సూక్ష్మమైన కానీ ముఖ్యమైన తేడాలు ఉన్నాయి మరియు తప్పుగా ఎంచుకున్న పదం అవాంఛనీయ సందేశాన్ని పంపవచ్చు. AI ఎల్లప్పుడూ ఈ సూక్ష్మ నైపుణ్యాలను సరిగ్గా సంగ్రహించదు; అతను సాధారణ భాషలో వ్రాస్తాడు. కాబట్టి మీరు దౌత్య తీవ్రత స్థాయి (టోన్ యొక్క కఠినత్వం యొక్క డిగ్రీ) సెట్ చేసారు.

అదనంగా, బ్రీఫింగ్ నిష్పాక్షికంగా మరియు నిజాయితీగా ఉండాలి. నిర్ణయాన్ని తీసుకునే వ్యక్తికి అతను వినాలనుకుంటున్నది మాత్రమే కాకుండా అతను తెలుసుకోవలసినది చెప్పడం విశ్లేషకుల పని. AI అడిగిన ప్రశ్నకు "మంచి" సమాధానం ఇవ్వవచ్చు; బ్రీఫింగ్‌లో కలవరపరిచే కానీ ఖచ్చితమైన సమాచారాన్ని చేర్చడానికి మీరు నిజాయితీని అందిస్తారు.

హెచ్చరిక: బ్రీఫింగ్‌లోని ప్రతి వాక్యాన్ని సంభాషణలో బిగ్గరగా చెప్పవచ్చు లేదా అవసరమైతే నిర్ణయానికి ఆధారం కావచ్చు. AI ద్వారా ఉత్పత్తి చేయబడిన ఏదైనా వాస్తవం దాని మూలాన్ని చూడకుండా బ్రీఫింగ్‌లోకి ప్రవేశించకూడదు. ఒక తప్పు సంఖ్య లేదా రూపొందించిన కోట్ సమావేశంలో నిర్ణయం తీసుకునే వ్యక్తిని క్లిష్ట పరిస్థితిలో ఉంచుతుంది.

మూడు చిన్న కేసులు

కేసు 1 - అస్థిపంజరం వేగం పుంజుకుంది. ఒక క్లర్క్ 2 గంటల్లో మంత్రి సమావేశానికి బ్రీఫింగ్ సిద్ధం చేయాల్సి వచ్చింది. YZ 10 నిమిషాలలో సేకరించిన 9 ఓపెన్ సోర్స్ డాక్యుమెంట్‌ల నుండి BLUF, బ్యాక్‌గ్రౌండ్ మరియు టాకింగ్ పాయింట్స్ అస్థిపంజరాన్ని సేకరించింది; క్లర్క్ మిగిలిన సమయాన్ని వాస్తవాలను ధృవీకరించడానికి మరియు టోన్ సెట్ చేయడానికి గడిపాడు. బ్రీఫింగ్ సమయానికి చేరుకుంది.

కేసు 2 - టోన్ కరెక్షన్ సంక్షోభాన్ని నివారించింది. డ్రాఫ్ట్ స్టేట్‌మెంట్‌లో, AI "ఆమోదయోగ్యం కాదు" మరియు "మేము గట్టిగా తిరస్కరిస్తున్నాము" వంటి పదాలను ఉపయోగించింది. సీనియర్ దౌత్యవేత్తకు కావలసిన టోన్ "మేము ఆందోళనతో అనుసరిస్తున్నాము" అని తెలుసు మరియు ఆ దశలో సంబంధం బెడిసిపోకుండా భాషను మెత్తగా మార్చాడు. స్థిర AI యొక్క డిఫాల్ట్ దృఢత్వం.

కేసు 3 - ఒక నకిలీ వ్యక్తి పట్టుబడ్డాడు. "ద్వైపాక్షిక వాణిజ్య పరిమాణం గత సంవత్సరం 23% పెరిగింది" అని YZ బ్రీఫింగ్ డ్రాఫ్ట్‌లో రాసింది. నిపుణుడు మూలాన్ని చూశాడు: వాస్తవ సంఖ్య 12% మరియు AI దానిని రూపొందించింది. ఆపాదింపు దశ సమావేశంలో తప్పు సంఖ్యను ఉటంకించకుండా మంత్రిని నిరోధించింది.

నాలుగు కాపీ చేయగల టెంప్లేట్‌లు

1) బ్రీఫింగ్ ఫ్రేమ్‌వర్క్:

మీ పాత్ర: సీనియర్ డిప్లొమాటిక్ కరస్పాండెన్స్ స్పెషలిస్ట్. దిగువన ఉన్న ఓపెన్ సోర్స్ నోట్స్ ఆధారంగా [మంత్రి] కోసం ఇంటర్వ్యూ బ్రీఫింగ్ యొక్క అస్థిపంజరాన్ని రూపొందించండి. విభాగాలు: (1) BLUF/సారాంశం (ఒకే పేరా), (2) నేపథ్యం, ​​(3) ప్రస్తుత పరిస్థితి, (4) మా ఆసక్తులు, (5) సంభాషణకర్త యొక్క సాధ్యమైన స్థానం, (6) మాట్లాడే అంశాలు. ప్రతి వాస్తవానికి మూలాన్ని పేర్కొనండి. వాస్తవం మరియు సూచనను విడిగా గుర్తించండి. గమనికలు: [ఇక్కడ]

2) టాకింగ్ పాయింట్‌లు + రియాక్టివ్ లైన్‌లు:

కింది అంశం కోసం 5 టాకింగ్ పాయింట్‌లను (చిన్న, స్పష్టమైన సందేశాలు) డ్రాఫ్ట్ చేయండి. అప్పుడు సంభాషణకర్త కలిగి ఉండగల ప్రతి 3 సంభావ్య అభ్యంతరాలకు "రియాక్టివ్ లైన్" (కొలిచిన ప్రతిస్పందన)ను ప్రతిపాదించండి. దౌత్య మరియు కొలిచిన భాషను ఉపయోగించండి; మితిమీరిన కఠినమైన లేదా నిబద్ధతతో కూడిన ప్రకటనలను నివారించండి. విషయం: [ఇక్కడ]

3) టోన్ సర్దుబాటు:

కింది పేరాను [ఎంచుకోవడానికి: తటస్థ / ఆత్రుత / నిర్ణయించబడిన / దృఢమైన] టోన్‌లో తిరిగి వ్రాయండి. అదే వాస్తవాలను ఉంచండి, దౌత్యపరమైన తీవ్రతను సర్దుబాటు చేయండి. నాకు మూడు వెర్షన్లు ఇవ్వండి: ఒక టోన్ అప్, అదే, ఒక టోన్ డౌన్. పేరా: [ఇక్కడ]

4) బ్రీఫింగ్ సంక్షిప్తీకరణ:

మంత్రి కోసం క్రింది 3 పేజీల గమనికను ఒకే పేజీకి తగ్గించండి. BLUF పేరా ముందుగా రావాలి. నిర్ణయానికి అవసరమైన వాస్తవాలను మాత్రమే ఉంచండి, వివరాలను వదిలివేయండి, కానీ వాస్తవాలను మార్చవద్దు లేదా కల్పించవద్దు. "అనుబంధాలు"లో విడిగా విడిచిపెట్టిన ముఖ్యమైన అంశాలను జాబితా చేయండి. గమనిక: [ఇక్కడ]

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్ / బలమైన ప్రాంప్ట్

బలహీనమైన ప్రాంప్ట్:

మంత్రికి దీని గురించి బ్రీఫింగ్ రాయండి.

రీడర్, ప్రయోజనం, మూలం మరియు స్వరం అస్పష్టంగా ఉన్నాయి. AI సాధారణ, మూలం లేని, టోన్-రాండమ్ టెక్స్ట్‌ను ఉత్పత్తి చేస్తుంది; సూచనతో వాస్తవాన్ని గందరగోళానికి గురి చేస్తుంది.

శక్తివంతమైన ప్రాంప్ట్:

మీ పాత్ర: డిప్లొమాటిక్ బ్రీఫర్. రీడర్: విదేశాంగ మంత్రి. ఉద్దేశ్యం: ద్వైపాక్షిక సమావేశానికి 2 గంటల్లో సన్నాహాలు. మూలం: దిగువన ఉన్న ఓపెన్ సోర్స్ నోట్7 (నాటిది). టోన్: కొలుస్తారు, నిర్ణయించబడింది కానీ రెచ్చగొట్టేది కాదు. నిర్మాణం: మొదటి పేరాలో BLUF; అప్పుడు నేపథ్యం, ​​పరిస్థితి, మా ఆసక్తులు, సంభాషణకర్త స్థానం, 5 మాట్లాడే అంశాలు. ప్రతి వాస్తవాన్ని మూలానికి లింక్ చేయండి, వాస్తవం మరియు సూచనను విడిగా చూపండి, సంఖ్యలను రూపొందించవద్దు. గమనికలు: [ఇక్కడ]

తేడా స్పష్టంగా ఉంది: రీడర్, ప్రయోజనం, మూలం, స్వరం, నిర్మాణం మరియు ధృవీకరణ పరిమితి క్లుప్తంగా ఉపయోగపడేలా చేస్తాయి.

బ్రీఫింగ్ విభాగాల పట్టిక

విభాగం

ప్రయోజనం

AI పాత్ర

మనిషి నిర్ణయం

BLUF/సారాంశం

చాలా ముఖ్యమైన వాటిని మొదటి స్థానంలో ఉంచడం

ముసాయిదా ప్రతిపాదన

ప్రధాన సందేశ ఎంపిక

నేపథ్యం

సందర్భం ఇవ్వండి

సారాంశం

సరైన సందర్భాన్ని ఎంచుకోవడం

ప్రస్తుత పరిస్థితి

ప్రస్తుత పట్టిక

ఎడిటింగ్

ధృవీకరణ

మా ఆసక్తులు

స్థానం స్పష్టం

—

మానవుడు మాత్రమే

మాట్లాడే అంశాలు

సంభాషణ సందేశాలు

డ్రాఫ్ట్ ఉత్పత్తి

టోన్, నిర్ణయం, సంతకం

సాధారణ తప్పులు

• సూచనతో గందరగోళ వాస్తవం. నిర్ణయాధికారం సాక్ష్యం మరియు సలహా ఏమిటో చూడాలి.
• టోన్‌ను AIకి వదిలివేయడం. దౌత్యపరమైన తీవ్రతను తప్పుగా సెట్ చేస్తే, అది అవాంఛనీయ సందేశాన్ని ఇస్తుంది.
• ధృవీకరించకుండా నంబర్ మరియు కోట్ వేయడం. రాంగ్ నంబర్ సమావేశంలో నిర్ణయం తీసుకునే వ్యక్తిని ఇబ్బందుల్లో పడేస్తుంది.
• సుదీర్ఘమైన మరియు గజిబిజి బ్రీఫింగ్. BLUF మరియు క్లుప్తత బిజీగా ఉన్న రీడర్‌కు తప్పనిసరి.
• మీరు వినాలనుకుంటున్నది రాయండి. విశ్లేషకుడి పని కలవరపరిచే కానీ ఖచ్చితమైన సమాచారాన్ని అందించడం.

సారాంశంలో

బ్రీఫింగ్ మరియు మెమో తయారీలో, AI అనేది అస్థిపంజరాలు, మొదటి చిత్తుప్రతులు మరియు మాట్లాడే పాయింట్/రియాక్టివ్ లైన్ దృశ్యాలను త్వరగా ఉత్పత్తి చేసే శక్తివంతమైన సహాయకుడు. కానీ BLUFతో, ప్రధాన సందేశం యొక్క ఎంపిక, దౌత్యపరమైన స్వరం యొక్క సెట్టింగ్, వాస్తవం మరియు సూచనల మధ్య వ్యత్యాసం, నిజాయితీ మరియు చివరి సంతకం నిపుణుడికి చెందినవి. స్పష్టమైన రీడర్, ప్రయోజనం, మూలం మరియు టోన్ పరిమితులతో AIని నిర్వహించండి; ప్రతి వాస్తవాన్ని ధృవీకరించండి; మొదటి వాక్యం మరియు చివరి పదాన్ని మీరే ఉంచండి.

అప్లికేషన్ టాస్క్

ఊహాత్మక ద్వైపాక్షిక సమావేశ దృశ్యాన్ని ఎంచుకోండి మరియు 6-8 ఓపెన్ సోర్స్ నోట్‌లను సేకరించండి. "బ్రీఫింగ్ స్కెలిటన్" టెంప్లేట్‌తో అవుట్‌లైన్‌ను పొందండి, ఆపై "టాకింగ్ పాయింట్స్ + రియాక్టివ్ లైన్స్" టెంప్లేట్‌తో సంభాషణ సందేశాలను రూపొందించండి. పేరా యొక్క మూడు టోన్ వెర్షన్‌లను "టోన్ సెట్టింగ్" టెంప్లేట్‌తో సరిపోల్చండి మరియు సరైనదాన్ని ఎంచుకోండి. అన్ని బొమ్మలు మరియు కోట్‌లను మూలానికి లింక్ చేయడం ద్వారా వాటిని ధృవీకరించండి.

చెక్లిస్ట్

• [ ] నేను మొదటి నుండి రీడర్, ప్రయోజనం మరియు స్వరాన్ని నిర్వచించాను.
• [ ] BLUF/నేను సారాంశాన్ని ప్రారంభంలో ఉంచాను.
• [ ] నేను వాస్తవం మరియు సూచనను విడిగా చూపించాను.
• [ ] నేను ప్రతి ఫిగర్ మరియు కోట్‌ను సోర్స్ చేసాను మరియు ధృవీకరించాను.
• [ ] నేను నా స్వంత అభీష్టానుసారం దౌత్య స్వరాన్ని సెట్ చేసాను మరియు వచనంపై సంతకం చేసాను.