வேலை முறிவு அமைப்பு (WBS) மற்றும் நோக்கம் திட்டமிடல்

ஆதாயங்கள்:

• ஸ்கோப் ஸ்டேட்மென்ட் மற்றும் ஒர்க் ப்ரேக்டவுன் ஸ்ட்ரக்சர் (WBS) பற்றிய கருத்துக்களைப் புரிந்துகொண்டு, AI ஐப் பயன்படுத்தி வரைவு WBSஐ வேலைப் பொதிகளாகப் பிரிக்கவும்.
• செயற்கை நுண்ணறிவு ஆதரவுடன் நோக்கத்திற்கு வெளியே உள்ள உருப்படிகள், விநியோகங்கள் மற்றும் ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களை தெளிவுபடுத்தவும் மற்றும் ஸ்கோப் க்ரீப்பை முன்கூட்டியே பார்க்கவும்
• குழு மற்றும் பங்குதாரர் சரிபார்ப்பு மூலம் நிறுவன சூழலுடன் செயற்கை நுண்ணறிவால் உருவாக்கப்பட்ட WBS இன் ஒருமைப்பாடு, யதார்த்தம் மற்றும் பொருத்தத்தை உறுதிப்படுத்துவது திட்ட மேலாளரின் பொறுப்பு என்பதை புரிந்து கொள்ளும் திறன்.

நீங்கள் ஒரு திட்டத்தைத் தொடங்கும்போது "நாங்கள் என்ன செய்யப் போகிறோம்?" இதிலிருந்து தொடங்குவது இருட்டில் நடப்பது போன்றது. திட்டங்கள் பெரும்பாலும் தோல்வியடைவது அவை மோசமாக நிர்வகிக்கப்படுவதால் அல்ல, ஆனால் ஆரம்பத்தில் இருந்தே அவை தவறாக வரையறுக்கப்பட்டதால். இந்த யூனிட்டின் பொருள் இரண்டு அடிப்படைக் கருவிகளாகும், அவை திட்டத்தின் எல்லைகளை கோடிட்டுக் காட்டுகின்றன மற்றும் வேலையை நிர்வகிக்கக்கூடிய பகுதிகளாகப் பிரிக்கின்றன: நோக்கம் அறிக்கை மற்றும் வேலை முறிவு அமைப்பு. இந்த இரண்டு ஆவணங்களும் சரியாக அமைக்கப்பட்டால், அட்டவணை, முன்னறிவிப்பு, ஆபத்து மற்றும் பட்ஜெட் ஆகியவை அவற்றின் மேல் உறுதியாக அமர்ந்திருக்கும்; தவறாக அமைக்கும் போது, ​​திட்டம் முழுவதும் அனைத்தும் அசைகிறது. இரண்டு ஆவணங்களிலும் AI ஒரு சக்திவாய்ந்த வரைவு கூட்டாளியாகும்: இது ஒரு ஸ்கோப் எலும்புக்கூட்டை முன்மொழிகிறது மற்றும் சில நிமிடங்களில் பணி தொகுப்புகளாக உடைக்கப்படுகிறது. ஆனால் நினைவில் கொள்ளுங்கள்: AI ஒரு பொதுவான வடிவத்தை உருவாக்குகிறது; உங்களுக்கும் உங்கள் குழுவிற்கும் மட்டுமே உங்கள் நிறுவனத்தின் உண்மையான விநியோகங்கள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்கள் தெரியும்.

நோக்கம் அறிக்கை என்றால் என்ன?

ஸ்கோப் என்பது திட்டம் எதை உள்ளடக்கியது மற்றும் அதில் சேர்க்கப்படாதது. ஸ்கோப் ஸ்டேட்மென்ட் என்பது அதை எழுத்துப்பூர்வமாக வைக்கும் ஆவணம் மற்றும் பொதுவாக பின்வருவனவற்றை உள்ளடக்குகிறது: திட்டத்தின் நோக்கம், முக்கிய வழங்கக்கூடியவை, ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்கள், நோக்கத்திற்கு வெளியே உள்ள உருப்படிகள், அனுமானங்கள் மற்றும் கட்டுப்பாடுகள். இங்கே மிகவும் முக்கியமான மற்றும் மிகவும் புறக்கணிக்கப்பட்ட பகுதி ஸ்கோப் பட்டியலில் இல்லை: "இந்த திட்டத்தில் நாங்கள் X ஐ செய்ய மாட்டோம்" என்பது பின்னர் "ஆனால் சேர்க்கப்பட்டுள்ளது என்று நினைத்தேன்" என்ற வாதத்தைத் தடுக்கிறது.

ஸ்கோப் கட்டுப்பாட்டை மீறும் போது, ​​அது ஸ்கோப் க்ரீப் என்று அழைக்கப்படுகிறது: திட்டத்தில் சேர்க்கப்பட்ட சிறிய, அங்கீகரிக்கப்படாத வேலைகள் காலப்போக்கில் அதை வீங்கிவிடும். "இன்னும் ஒரு சிறிய கூடுதலாக", மீண்டும் மீண்டும் போது, ​​பட்ஜெட் மற்றும் அட்டவணையை ஊதிவிடும். ஒரு நல்ல நோக்கம் அறிக்கை மற்றும் தெளிவான ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல் ஆகியவை ஸ்கோப் க்ரீப்பிற்கு எதிரான பாதுகாப்பின் முதல் வரிசையாகும். ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல் என்பது "முழுமையானது" (எ.கா. "2 வினாடிகளுக்குள் ஏற்றப்படும் படிவம்") வழங்கக்கூடியது பூர்த்தி செய்யப்பட வேண்டிய அளவிடக்கூடிய நிபந்தனையாகும்.

உதவிக்குறிப்பு: நோக்கம் அறிக்கையை எழுதும் போது, ​​"நாம் என்ன செய்வோம்" என "என்ன செய்ய மாட்டோம்" பட்டியலில் அதிக முயற்சி செய்யுங்கள். விலக்கப்பட்ட பொருட்கள் திட்டத்திற்கான மலிவான காப்பீடு ஆகும்.

வேலை முறிவு அமைப்பு (WBS) என்றால் என்ன?

பணி முறிவு அமைப்பு (WBS) என்பது ஒரு படிநிலை மரமாகும், இது திட்டத்தின் மொத்த வேலையை தருக்க துண்டுகளாக பிரிக்கிறது, இது படிப்படியாக மேலிருந்து கீழாக சிறியதாகிறது. மேலே ப்ராஜெக்ட் உள்ளது, அதன் கீழே முக்கிய டெலிவரிகள்/கட்டங்கள் உள்ளன, மேலும் அவற்றுக்கு கீழே பணி தொகுப்புகள் உள்ளன. பணிப் பொதி என்பது ஒரு நபர்/குழுவிற்கு ஒதுக்கப்படக்கூடிய மிகக் குறைந்த அளவிலான பணியாகும், மேலும் அதன் கால அளவு மற்றும் செலவை மதிப்பிடும் அளவுக்கு சிறியது. ஒரு நல்ல WBS இரண்டு விதிகளைப் பின்பற்றுகிறது: 100% விதி (கீழ் பகுதிகளின் கூட்டுத்தொகை முழு மேல் பகுதியையும் உள்ளடக்கியது, அதிகமாக இல்லை, குறைவாக இல்லை) மற்றும் பரஸ்பர தனித்தன்மை (இரண்டு தொகுப்புகளில் ஒரே வேலை இல்லை, ஒன்றுடன் ஒன்று இல்லை).

WBS ஏன் மிகவும் முக்கியமானது? ஏனெனில் முன்கணிப்பு, அட்டவணை, பட்ஜெட் மற்றும் ஆபத்து ஆகியவை எப்போதும் பணி தொகுப்பு மட்டத்தில் செய்யப்படுகின்றன. "நாங்கள் ஒரு வலைத்தளத்தை உருவாக்குவோம்" என்பது கணிக்க முடியாதது; ஆனால் "உள்நுழைவு பக்க வடிவமைப்பு", "பயனர் பதிவு படிவம்", "கட்டண ஒருங்கிணைப்பு சோதனை" போன்ற தொகுப்புகள் யூகிக்கக்கூடியவை. WBS என்பது பொறுப்பு (RACI), முன்னேற்றக் கண்காணிப்பு மற்றும் தகவல்தொடர்பு ஆகியவற்றை ஒதுக்குவதற்கான கட்டமைப்பாகும்.

படிப்படியாக: AI உடன் WBS வரைவை உருவாக்குதல்

1. நோக்கத்தை தெளிவுபடுத்துங்கள். அநாமதேயமாக AI க்கு திட்டத்தின் நோக்கம், முக்கிய வழங்கல்கள் மற்றும் அறியப்பட்ட தடைகள் ஆகியவற்றை வழங்கவும். ஒரு நல்ல WBS ஒரு தெளிவற்ற நோக்கத்திலிருந்து வரவில்லை.
2. வரைவு முறிவைக் கேட்கவும். கட்டங்கள் மற்றும் பணி தொகுப்புகளாக பிரிக்கப்பட்ட படிநிலைக்கு AI ஐக் கேளுங்கள்; ஒவ்வொரு பேக்கேஜிற்கும் ஒரு வரி நோக்கம் விளக்கத்தையும் பரிந்துரைக்கப்பட்ட டெலிவரியையும் கேட்கவும்.
3. 100% விதியை சோதிக்கவும். உற்பத்தி செய்யப்பட்ட தொகுப்புகளின் மொத்த நோக்கம் முழுமையாகச் சந்திக்கிறதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்; காணாமல் போன மற்றும் தேவையற்ற பொருட்களைக் குறிக்கவும்.
4. ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களைச் சேர்க்கவும். வழங்கக்கூடிய ஒவ்வொரு விசைக்கும் வரைவு அளவிடக்கூடிய ஏற்றுக்கொள்ளல் அளவுகோல்கள் தேவை, பின்னர் அவற்றை யதார்த்தத்திற்கு எதிராக செம்மைப்படுத்தவும்.
5. எல்லைக்கு வெளியே தெளிவுபடுத்தவும். "இந்தத் திட்டத்திற்கான சாத்தியக்கூறுகள் இல்லாமல் இருக்கக்கூடிய உருப்படிகளின்" பட்டியலை AIயிடம் கேட்டு, குழுவுடன் அதைப் பற்றி விவாதிக்கவும்.
6. குழு மற்றும் பங்குதாரர் சரிபார்ப்பு. பணி தொகுப்பு உரிமையாளர்களுடன் வரைவை மதிப்பாய்வு செய்யவும். குழு ஒப்புதல் இல்லாமல் WBS ஒரு "திட்டம்" அல்ல.

எச்சரிக்கை: AI-உருவாக்கப்பட்ட WBS ஆனது, தர்க்கரீதியாகத் தோன்றினாலும், உங்கள் நிறுவனத்துக்கே உரிய முக்கியமான தொகுப்பை (எ.கா. “சட்ட ஒப்புதல்,” “தரவு இடம்பெயர்வு,” “பயனர் பயிற்சி”) தவறவிடக்கூடும். காணாமல் போன பாக்கெட் உங்கள் கணிப்பை ஆரம்பத்தில் இருந்தே தவறாக செய்யும். மனிதக் கண்ணோட்டத்தில் 100% விதியைப் பயன்படுத்துவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - நேரத்தைச் சேமிக்கும் வரைபடம். ஒரு புதிய இன்ட்ராநெட் திட்டத்திற்காக புதிதாக WBS ஐ உருவாக்குவதற்கு பதிலாக, PMO நிபுணர் YZ க்கு அநாமதேய நோக்கத்தின் சுருக்கத்தை அளித்து ஒரு வரைவைக் கேட்டார். YZ 6 கட்டங்கள் மற்றும் 34 வேலை தொகுப்புகளை முன்மொழிந்தது. நிபுணர் குழுவுடன் 45 நிமிட பட்டறையில் 5 தொகுப்புகளை அகற்றிவிட்டு 3 விடுபட்ட தொகுப்புகளை (SSO ஒருங்கிணைப்பு, அணுகல் சோதனை, உள்ளடக்க இடம்பெயர்வு) சேர்த்தார். புதிதாக ஒரு நாள் எடுக்க வேண்டிய வேலை, பாதி நாளில் முடிந்து இன்னும் முழுமை அடைந்தது.

வழக்கு 2 - கேச்சிங் ஸ்கோப் க்ரீப். ஒரு திட்ட மேலாளர் வாடிக்கையாளரிடமிருந்து AI 12 சிறிய கோரிக்கைகளை அளித்து, "தற்போதைய நோக்கம் அறிக்கையின்படி இவை நோக்கத்தில் உள்ளதா அல்லது வரம்பிற்கு வெளியே உள்ளதா?" அவர் அதை பின்வருமாறு வகைப்படுத்தினார்: YZ 7 கோரிக்கையை "நோக்கத்திற்கு அப்பாற்பட்டது" எனக் கொடியிட்டது. பிரதமர் இவற்றை உத்தியோகபூர்வ மாற்றக் கோரிக்கைகளாக மாற்றினார்; இல்லையெனில் கூடுதல் 3 வார வேலைகள் அமைதியாக திட்டத்தில் கசிந்துவிடும்.

வழக்கு 3 - காணவில்லை பாக்கெட் பொறி. YZ ஆல் தயாரிக்கப்பட்ட WBS இன் 28 தொகுப்புகளை சரிபார்ப்பு இல்லாமல் ஒரு குழு அங்கீகரித்துள்ளது. திட்டத்தின் நடுவில், "தரவு இடம்பெயர்வு" மற்றும் "கோ-லைவ் ஒத்திகை" தொகுப்புகள் இல்லை என்பது கவனிக்கப்பட்டது; இந்த இரண்டு தவறுகளும் அட்டவணையில் 4 வாரங்கள் சேர்க்கப்பட்டன. பாடம்: AI வரைவுகளை 100% விதியுடன் மனித சோதனை இல்லாமல் அங்கீகரிக்கக்கூடாது.

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமான உடனடி:

மொபைல் பயன்பாட்டு திட்டத்திற்கான WBS ஐ எழுதவும்.

இந்த அறிவுறுத்தல் மிகவும் பொதுவானது: AI பொதுவாக ஒரு டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்குகிறது, ஆனால் உங்கள் திட்டத்தின் உண்மையான விநியோகங்கள், கட்டுப்பாடுகள் மற்றும் ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களுக்கு சிறிய தொடர்பு உள்ளது.

சக்திவாய்ந்த தூண்டுதல்:

உங்கள் பங்கு: ஒரு மூத்த திட்ட திட்டமிடல் நிபுணர். சூழல்: சில்லறை கிளையண்டிற்கான ஒரு சரக்கு கண்காணிப்பு மொபைல் பயன்பாடு (பெயர் மறைக்கப்பட்டது). கட்டுப்பாடுகள்: 4 மாதங்கள், ஏற்கனவே உள்ள ERP உடன் ஒருங்கிணைப்பு கட்டாயம், iOS+Android, தரவு இடம்பெயர்வு கிடைக்கும். பணி: கட்டங்களாக பிரிக்கப்பட்ட WBS வரைவு மற்றும் பணி தொகுப்புகளை உருவாக்கவும்.0 விதிகளை கடைபிடிக்கவும்.0% விதிகளை பின்பற்றவும்:- ஒவ்வொரு கட்டத்தின் கீழுள்ள தொகுப்புகளும் கட்டத்தை முழுமையாக உள்ளடக்கியதாக இருக்க வேண்டும்.- ஒவ்வொரு பணித் தொகுப்பிற்கும்: ஒற்றை வரி நோக்கம் + முதன்மை வழங்கக்கூடிய + அளவிடக்கூடிய ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்கள்.- முடிவில் தனித்தனியாக "நோக்கிற்கு வெளியே" பட்டியலைக் கொடுங்கள். வெளியீடு: மார்க் டவுன் அட்டவணை (கட்டம் | தொகுப்பு | நோக்கம் | விநியோகம் | ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்கள்).

சூழல், கட்டுப்பாடு, 100% விதி, ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல் மற்றும் நோக்கம் இல்லாத கோரிக்கை ஆகியவை தெளிவாக இருப்பதால் இந்தக் கோரிக்கை வலுவாக உள்ளது; மேலும் நிச்சயமற்ற தன்மையை "[அணியுடன் உறுதிப்படுத்தல்]" மூலம் செயல்படுத்துகிறது.

கூடுதல் வார்ப்புருக்கள்:

# அவுட் ஆஃப் ஸ்கோப் ஃபைண்டர் கீழே உள்ள ஸ்கோப் அறிக்கையைப் படிக்கவும். பொதுவான ஆனால் வெளிப்படையாகக் குறிப்பிடப்படாத "நோக்கத்திற்கு அப்பாற்பட்ட வேட்பாளர்கள்" பணிகளைப் பட்டியலிடவும் (எ.கா. பயிற்சி, ஆவணப்படுத்தல், ஆதரவு, இடம்பெயர்வு, பாதுகாப்பு சோதனை). ஒவ்வொன்றிற்கும், அதை ஏன் சேர்க்க வேண்டும்/விலக்க வேண்டும் என்று கேட்கவும்.

# ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல் உற்பத்தியாளர் பின்வரும் விநியோகத்திற்கான 3-5 அளவிடக்கூடிய ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களை பரிந்துரைக்கவும் (ஸ்மார்ட் வடிவத்தில்):[டெலிவரி]. அளவிட முடியாத அளவுகோல்களை எழுதாதீர்கள் ("அது நன்றாக வேலை செய்ய வேண்டும்" போன்றவை).

# 100% விதி சரிபார்ப்பு கீழே உள்ள WBS ஐ ஆய்வு செய்யவும். ஸ்கோப் ஸ்டேட்மெண்ட்டில் இருந்து டெலிவரி செய்யக்கூடியது எந்த பணிப்பொதியிலும் இணை இல்லை? எந்த பேக்கேஜ்கள் ஸ்கோப் ஸ்டேட்மெண்ட்டை விட அதிகமாக உள்ளன? இடைவெளிகளை பட்டியலிடுங்கள்.

பொதுவான தவறுகள்

• வரம்பிற்கு வெளியே எழுதவில்லை: "நாங்கள் என்ன செய்ய மாட்டோம்" என்பது தெளிவாக இல்லை என்றால், ஸ்கோப் க்ரீப் தவிர்க்க முடியாதது.
• மிக பெரிய அல்லது மிக மெல்லிய தொகுப்புகள்: ஒரு மாதம் நீடிக்கும் ஒரு மாபெரும் தொகுப்பு கணிக்க முடியாதது; சிறிய ஒரு மணிநேர தொகுப்பு நிர்வாகத்தை மூழ்கடிக்கிறது. தொகுப்புகள் கணிக்கக்கூடியதாகவும் கண்காணிக்கக்கூடியதாகவும் இருக்க வேண்டும்.
• AI ப்ளூபிரிண்டைச் சரிபார்க்காமல் அனுமதிப்பது: முழுமையற்ற நிறுவன-குறிப்பிட்ட தொகுப்பு (தரவு இடம்பெயர்வு, ஒழுங்குமுறை ஒப்புதல், பயிற்சி) தொடக்கத்திலிருந்தே திட்டத்தை பொய்யாக்குகிறது.
• ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்களைத் தவிர்ப்பது: எந்த அளவுகோலும் இல்லை என்றால், "முடிந்தது" விவாதம் முடிவற்றது.
• செயல்பாடுகளை விட வெளியீடுகளில் கவனம் செலுத்தும் WBS ஐ அமைக்கவில்லை: நல்ல WBS டெலிவரிகளை (பெயர்களை) காட்டுகிறது, "ஒரு சந்திப்பு நடத்துவது" போன்ற செயல்பாடுகள் அல்ல.

உதவிக்குறிப்பு: WBS ஐ ஒருமுறை எழுதிவிட்டு அதை விட்டுவிடாதீர்கள். அங்கீகரிக்கப்பட்ட மாற்றம் வரும்போது, ​​WBSஐப் புதுப்பிக்கவும், பின்னர் அட்டவணை மற்றும் பட்ஜெட்டைப் புதுப்பிக்கவும். WBS ஒரு உயிருள்ள ஆவணம்.

சுருக்கமாக

நோக்கம் அறிக்கை திட்டத்தின் எல்லைகளை வரையறுக்கிறது, அதே நேரத்தில் WBS வேலையின் நிர்வகிக்கக்கூடிய பகுதிகளை வரையறுக்கிறது. ஒரு நல்ல நோக்கம் அறிக்கை தெளிவான ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல் மற்றும் வலுவான "நோக்கத்திற்கு வெளியே" பட்டியலை உள்ளடக்கியது; ஒரு நல்ல WBS 100% விதி மற்றும் பரஸ்பர பிரத்தியேகத்தைப் பின்பற்றுகிறது. AI ஆனது வேகமான மற்றும் முழுமையான வரைபடங்களை இரண்டிற்கும் உருவாக்குகிறது, ஆனால் நிறுவனம் சார்ந்த தொகுப்புகளைத் தவிர்க்கலாம். 100% விதியை மனிதக் கண்ணோட்டத்தில் பயன்படுத்துதல், நோக்கத்திற்கு வெளியே தெளிவுபடுத்துதல் மற்றும் குழு சரிபார்ப்பைப் பெறுதல் ஆகியவை திட்ட மேலாளரின் பொறுப்பாகும்.

விண்ணப்ப பணி

உங்களின் தற்போதைய திட்டத்திற்கு, AI இலிருந்து ஒரு வரைவு WBS ஐ கட்டங்கள் மற்றும் பணி தொகுப்புகளாக பிரிக்கவும் (தரவை அநாமதேயமாக்குதல்). பின்னர், உங்கள் குழுவின் உறுப்பினருடன், 100% விதியைப் பயன்படுத்தவும்: எந்த பேக்கேஜ்கள் காணவில்லை, எது தேவையற்றது, எந்த விநியோகத்தை ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல் இல்லை? குறைந்தது 3 விடுபட்ட/தவறான புள்ளிகளைச் சரிசெய்து, திருத்தப்பட்ட WBSஐச் சேமிக்கவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] எனது நோக்கம் அறிக்கை நோக்கம், வழங்கக்கூடியது, ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்கள், எல்லைக்கு வெளியே, அனுமானம் மற்றும் கட்டுப்பாடு ஆகியவற்றைக் கொண்டுள்ளது.
• [ ] நான் "நோக்கத்திற்கு வெளியே" பட்டியலை வேண்டுமென்றே நிரப்பினேன்.
• [ ] WBS 100% விதியைப் பின்பற்றுகிறது (காணாமல்/அதிகப்படியான பாக்கெட்டுகள் இல்லை).
• [ ] ஒவ்வொரு பணி தொகுப்பும் யூகிக்கக்கூடியது மற்றும் கண்டறியக்கூடியது.
• [ ] ஒவ்வொரு முக்கியமான டெலிவரிக்கும் அளவிடக்கூடிய ஏற்றுக்கொள்ளும் அளவுகோல்கள் உள்ளன.
• [ ] நான் குழுவுடன் AI வரைவை சரிபார்த்தேன்; நான் நிறுவனம் சார்ந்த தொகுப்புகளைச் சேர்த்துள்ளேன்.