மின்னஞ்சல் மேலாண்மை: வரைவு, பதில், சுருக்கம் மற்றும் தொனி

ஆதாயங்கள்:

• உள்வரும் மின்னஞ்சல்களைத் தொகுத்து மறுமொழி வரைவைத் தயாரிக்கும் போது முக்கிய செய்தி மற்றும் முடிவைத் தீர்மானிக்கும் திறன்
• சூழலைப் பொறுத்து வெவ்வேறு டோன்களில் ஒரே செய்தியை சரிசெய்வதன் மூலம் தொழில்முறை தகவல்தொடர்புகளை உருவாக்கும் திறன் மற்றும் கிளிச்கள் மற்றும் செயலற்ற-ஆக்கிரமிப்பு வடிவங்களை நீக்குதல்.
• ஒவ்வொரு உறுதியான வாக்குறுதியையும் (தேதி, விலை, பங்கு, வாக்குறுதி) அனுப்பாமல் சரிபார்க்கும் திறன்

சராசரி அறிவுத் தொழிலாளிகள் தங்கள் நாளின் கால் பகுதியை மின்னஞ்சலில் செலவிடுகிறார்கள். மின்னஞ்சல் என்பது தனிப்பட்ட உற்பத்தித்திறனில் AI மிகவும் உறுதியான, உடனடி வருவாயை வழங்கும் பகுதி - ஏனென்றால் பெரும்பாலான வேலைகள் மொழி வேலை: செய்தியைப் புரிந்துகொள்வது, பொருத்தமான தொனியில் பதிலளிப்பது, நீண்ட சங்கிலியை சுருக்கமாகக் கூறுவது. இந்த யூனிட்டில், உங்கள் இன்பாக்ஸை மிகைப்படுத்தாமல் விரைவாக அழிக்கும் உதவியாளராக AI ஐப் பயன்படுத்த நீங்கள் கற்றுக் கொள்வீர்கள். ஆனால் ஆரம்பத்திலிருந்தே அடிக்கோடிடுவோம்: நீங்கள் அனுப்பு பொத்தானை அழுத்தவும்; மின்னஞ்சலுக்கான கையொப்பமும் பொறுப்பும் உங்களிடம் உள்ளது.

ஒரு சில விதிமுறைகள். வரைவு என்பது அனுப்பப்படும் முன் திருத்தப்பட்ட முதல் உரையாகும். தொனி என்பது செய்தியின் உணர்ச்சி வண்ணம்-முறையான, நட்பு, கடுமையான, மன்னிப்பு. ஒரு நூல் என்பது ஒரே விஷயத்தில் முன்னும் பின்னுமாக செல்லும் மின்னஞ்சல்களின் சங்கிலி. டெம்ப்ளேட் என்பது மீண்டும் மீண்டும் வரும் மின்னஞ்சல்களுக்கான தயார் செய்யப்பட்ட எலும்புக்கூடு உரை. இந்த அலகின் சாராம்சம்: AI வரைவை உருவாக்குகிறது, நீங்கள் தொனியையும் உண்மையையும் கட்டுப்படுத்துகிறீர்கள்.

மின்னஞ்சல் பணிப்பாய்வுகளில் AI இன் நான்கு பாத்திரங்கள்

1. வரைவு உருவாக்கம்: வெற்று பக்க நோய்க்குறியை முடிக்கிறது. நோக்கத்தைச் சொல்லுங்கள், AI முதல் வரைவைக் கொடுக்கும்.
2. பதிலைத் தயாரிக்கவும்: உள்வரும் மின்னஞ்சலை ஒட்டவும், "இந்தப் புள்ளிகளைக் கொண்ட பதிலை எழுதவும்" என்று கூறவும்.
3. சுருக்கமாக: "யார் என்ன சொன்னார்கள், என்ன முடிவு காத்திருக்கிறது" என்று ஒரு நீண்ட சங்கிலியை சுருக்கவும்.
4. தொனி சரிசெய்தல்: நீங்கள் எழுதிய கடுமையான அவுட்லைனை மென்மையாக்கவும் அல்லது மிகவும் தளர்வான ஒன்றைத் தொழில்மயமாக்கவும்.

இந்த நான்கையும் இணைப்பதன் மூலம் மிகப்பெரிய பலன் கிடைக்கிறது: உள்வரும் சங்கிலியை சுருக்கவும் → வரைவு பதில் → செட் டோன் → படிக்கவும், சரிபார்க்கவும், அனுப்பவும்.

படிப்படியாக: AI உடன் உள்வரும் மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளிக்கவும்

1. உள்வரும் மின்னஞ்சலை (அல்லது சங்கிலி) நகலெடுக்கவும்.
2. AI க்கு சூழலைக் கொடுங்கள்: யார் எழுதியது, உங்கள் உறவு என்ன, நீங்கள் என்ன பதிலளிக்க விரும்புகிறீர்கள்.
3. பதிலின் முக்கிய செய்தியை நீங்களே தீர்மானிக்கவும் - AI ஐ முடிவு செய்ய விடாதீர்கள், அதை அச்சிடவும்.
4. வரைவைத் தயாரிக்கவும், அதைப் படிக்கவும்; மிகைப்படுத்தப்பட்ட வாக்குறுதிகள், தவறான தேதிகள் அல்லது ஜோடிக்கப்பட்ட விவரங்களைப் பாருங்கள்.
5. சூழலுக்கு ஏற்ப தொனியை அமைக்கவும்.
6. உங்கள் சொந்த கையொப்பம், உங்கள் சொந்த குரல் மூலம் அதை மீண்டும் தொட்டு அனுப்பவும்.

உதவிக்குறிப்பு: பதிலின் முக்கிய முடிவை எப்பொழுதும் எடுங்கள் (ஆம்/இல்லை/ ஒத்திவைக்கவும்). AIயிடம் "இந்தச் சலுகையை நான் ஏற்க வேண்டுமா?" கேட்காதே; "இந்தச் சலுகையை நாகரீகமாக நிராகரித்து பதில் எழுதுங்கள்" என்று கூறுங்கள். நீங்கள் முடிவு செய்யுங்கள், AI வார்த்தைகள்.

தொனி மேலாண்மை: ஒரே செய்தி, வெவ்வேறு நிறம்

மின்னஞ்சலில் உள்ள உள்ளடக்கத்தை விட தொனி மிகவும் முக்கியமானது. அதே "இல்லை" பதில் தொனியைப் பொறுத்து உறவை முடிக்கிறது அல்லது பலப்படுத்துகிறது. தொனியை விரைவாக மாற்றுவதில் AI மிகவும் சிறந்தது. இந்த ஸ்பெக்ட்ரத்தை அங்கீகரிக்கவும்: முறையான (மேல் நிர்வாகம், அரசு நிறுவனம்), தொழில்முறை-நடுநிலை (பெரும்பாலான வணிக கடிதங்கள், பாதுகாப்பான இயல்புநிலை), நட்பு-தொழில்முறை (பழக்கமான சக), சூடான (நீண்ட கால வாடிக்கையாளர்). AI க்கு தொனியை தெளிவாக சொல்லுங்கள்; "கண்ணியமான" போன்ற தெளிவற்ற வார்த்தைகளுக்குப் பதிலாக, "தொழில்முறை ஆனால் தொலைதூர" போன்ற தெளிவான விளக்கங்களைப் பயன்படுத்தவும்.

நிலை

பரிந்துரைக்கப்பட்ட தொனி

தவிர்க்க வேண்டும்

தாமதம்/மன்னிப்பு

நேர்மையான, உடைமை

பாதுகாவலர், மன்னிப்பவர்

கெட்ட செய்தி கொடுக்க வேண்டாம்

நடுநிலை, தெளிவான, மரியாதைக்குரிய

தெளிவற்ற, தாமதம்

சலுகை நிராகரிப்பு

தொழில்முறை, நன்றியுள்ள

குளிர், நியாயமற்ற

முதல் தொடர்பு (குளிர்)

குறுகிய, தெளிவான, மரியாதைக்குரிய

மிக நெருக்கமான, நீண்ட

மூத்த நிர்வாகத்திடம் புகாரளிக்கவும்

முறையான, சுருக்கமான

தளர்வான, குழப்பமான

நான்கு நகலெடுக்கக்கூடிய மின்னஞ்சல் டெம்ப்ளேட்கள்

உள்வரும் மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிக்கவும்.உறவு: [வாடிக்கையாளர் / மேலாளர் / சக]. செய்தி: [முக்கிய புள்ளி — ஆம்/இல்லை/தாமதம் + காரணம்]. தொனி: [தொழில்முறை-நடுநிலை]. நீளம்: [100] வார்த்தைகள் வரை. தயாரிக்கப்பட்ட விவரம் அல்லது வாக்குறுதி; நான் கொடுத்த தகவலை மட்டும் பயன்படுத்தவும். உள்வரும் மின்னஞ்சல்: """[ஒட்டு]"""

பின்வரும் மின்னஞ்சல் சங்கிலியை சுருக்கவும்: - TOPIC மூலம் சுருக்கவும், காலவரிசைப்படி அல்ல. - "ஏற்கப்பட்டது", "நிலுவையில் உள்ள முடிவுகள்", "எனக்கான பணிகள்" என்ற தலைப்புகளைப் பயன்படுத்தவும். - ஒவ்வொரு பணிக்கான காலக்கெடு ஏதேனும் இருந்தால் குறிப்பிடவும். சங்கிலி: """[ஒட்டு]"""

இந்த அவுட்லைனின் தொனியை [நட்பு-தொழில்முறை] உருவாக்கவும். விதிகள்:- பொருள் மற்றும் உண்மைகளை மாற்றவும்.- தற்காப்பு அறிக்கைகளை உடைமை அறிக்கைகளாக மாற்றவும்.- செயலற்ற-ஆக்கிரமிப்பு டோன்களை அழிக்கவும். வரைவு: """[சொந்த வரைவு]"""

நான் அடிக்கடி எழுதும் பின்வரும் மின்னஞ்சலுக்கு மீண்டும் பயன்படுத்தக்கூடிய டெம்ப்ளேட்டை உருவாக்கவும்:நிலை: [எ.கா. புதிய வாடிக்கையாளரை வரவேற்கிறது]. [சதுர அடைப்புக்குறிகளுடன்] மாறி புலங்களைக் காட்டு. தொனி: [சூடான-தொழில்முறை]. 2 சிறிய பத்திகள்.

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமானது: "இந்த மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிக்கவும்." (AI க்கு என்ன பதில் சொல்வது என்று தெரியவில்லை, பொதுவான மற்றும் அதிக நம்பிக்கையூட்டும் உரையை வழங்குகிறது.)

வலிமையானது: "இந்த வாடிக்கையாளர் மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிக்கவும். எனது செய்தி: அவர் கோரிய தள்ளுபடியை என்னால் வழங்க முடியாது, ஆனால் என்னால் 12 மாத விசுவாசத் தள்ளுபடியை வழங்க முடியும். தொனி: சூடான, உறவைப் பேணுதல். நிராகரிப்பை மென்மையாக்குங்கள், ஆனால் தெளிவாக இருங்கள், தெளிவற்றதாக இருக்க வேண்டாம். அதிகபட்சம் 90 வார்த்தைகள்."

வலுவான பதிப்பில், நீங்கள் முடிவெடுத்தீர்கள் (தள்ளுபடி இல்லை, மாற்று), தொனியை அமைத்து எல்லைகளை அமைக்கவும். AI வெறும் வார்த்தைகளை தட்டச்சு செய்கிறது - இது எது சிறந்தது.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - இன்பாக்ஸ் சுத்தம். ஒரு மேலாளர் 320 படிக்காத மின்னஞ்சல்களுடன் விடுமுறையிலிருந்து திரும்பினார். அவர் ஒவ்வொரு சங்கிலியின் முதல் செய்தியையும் AI க்கு சுருக்கி, "அவசர / தகவல் / பணி" என்று பெயரிட்டார். 3 மணிநேர வாசிப்பு 40 நிமிடங்களாக குறைக்கப்பட்டது. கிக்கர்: "அவசரமானது" என்று AI கூறிய 6 மின்னஞ்சல்களை அவர் இன்னும் திறந்து சரிபார்த்தார் - அதில் ஒன்று தவறாக வகைப்படுத்தப்பட்டது.

வழக்கு 2 - தொனி மீட்பு. "இந்த தொனியை தொழில்முறை-நடுநிலையாக்குங்கள், செயலற்ற-ஆக்கிரமிப்பு டோன்களை சுத்தம் செய்யுங்கள்" என்று ஒரு ஊழியர் கோபமான மின்னஞ்சல் அனுப்பும் முன் AI க்கு தெரிவித்தார். AI மூன்று கூர்மையான வாக்கியங்களை மென்மையாக்கியது. ஊழியர் பின்னர், "நான் அந்த மின்னஞ்சலை அதன் அசல் வடிவில் அனுப்பியிருந்தால், அது உறவை அழித்திருக்கும்." AI தனது சொந்த உரையை உணர்ச்சியற்ற முறையில் பார்ப்பதன் மூலம் பலன் கிடைத்தது.

வழக்கு 3 - உருவாக்கப்பட்ட வார்த்தை பொறி. ஒரு பிரதிநிதி AI-உருவாக்கிய பதிலைப் படிக்காமலே அனுப்பினார்; "உங்கள் தயாரிப்பு நாளை அனுப்பப்படும்" என்று உரை கூறியது - ஆனால் கையிருப்பு இல்லை மற்றும் AI அதை உருவாக்கியது. வாடிக்கையாளர் அடுத்த நாள் சரக்குக்காக காத்திருந்து அது வராததால் புகார் செய்தார். பாடம்: உங்களுக்குத் தெரியாத உரையில் AI ஒரு வாக்குறுதியை அளிக்கும்; ஒவ்வொரு உறுதியான வார்த்தையையும் சரிபார்க்கவும்.

பொதுவான தவறுகள்

• AI முடிவு செய்யட்டும்: மின்னஞ்சலின் செய்தியை நீங்கள் தீர்மானிக்கிறீர்கள்; AI எழுதட்டும்.
• உறுதியான வாக்குறுதிகளை உறுதிப்படுத்தவில்லை: தேதி, விலை, கிடைக்கும் தன்மை, வாக்குறுதி - அனைத்தையும் உறுதிப்படுத்தவும்.
• ஒரே தொனியில் ஒட்டுதல்: ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலையும் ஒரே "கண்ணியமான" தொனியில் அனுப்புவது செயற்கையாகத் தெரிகிறது; சூழலுக்கு ஏற்ப.
• மிகை நீட்டிப்பு: AI சில நேரங்களில் தேவையில்லாமல் நீண்ட வார்த்தைகளை எழுதுகிறது; "அதிகபட்ச X வார்த்தைகள்" வரம்பை அமைக்கவும்.
• கையொப்ப குருட்டுத்தன்மை: AI இன் கிளிஷே மூடுதலை அழிக்காமல் அனுப்புதல் ("உண்மையுள்ள, [பெயர்]").
• உணர்திறன் தரவு ஒட்டுதல்: வாடிக்கையாளரின் தனிப்பட்ட தரவைக் கொண்ட சங்கிலிகளை அநாமதேயமாக்காமல் AI க்கு ஏற்றுமதி செய்தல்.

ஜாக்கிரதை: AI-உருவாக்கிய மின்னஞ்சல்கள் பெரும்பாலும் "மிகவும் அருமையாகவும்" மற்றும் க்ளிஷேவாகவும் இருக்கும் ("இந்த மின்னஞ்சல் உங்களுக்கு நன்றாக இருக்கும் என்று நம்புகிறேன்"). இந்த வடிவங்களை அழிக்கவும்; இல்லையெனில், உரை AI உருவாக்கியது என்பதை ரிசீவர் புரிந்துகொள்வார், மேலும் நேர்மை இழக்கப்படும்.

சுருக்கமாக

• AI க்கு மின்னஞ்சல் வேகமாக வளர்ந்து வரும் பகுதியாகும், ஏனெனில் இது பெரும்பாலும் ஒரு மொழி வணிகமாகும்.
• AI இன் நான்கு பாத்திரங்கள்: வரைவு, பதில் வடிவமைத்தல், சுருக்கம், தொனி அமைப்பு - நான்கையும் ஒன்றாக இணைப்பது சிறந்தது.
• நீங்கள் எப்போதும் பதிலின் முக்கிய முடிவை எடுக்கிறீர்கள்; AI வார்த்தைகளை ஒன்றாக இணைக்கிறது, நீங்கள் செய்தியை தீர்மானிக்கிறீர்கள்.
• சூழலில் தொனியை தெளிவாக விவரிக்கவும்; "கண்ணியமான" என்பதற்குப் பதிலாக "தொழில்முறை ஆனால் தொலைதூரமானது" என்று தெளிவாகச் சொல்லுங்கள்.
• அனுப்பும் முன் ஒவ்வொரு உறுதியான வாக்குறுதியையும் (தேதி, விலை, வாக்குறுதி) சரிபார்க்கவும்; க்ளிஷே AI வடிவங்களை சுத்தம் செய்யவும்.

விண்ணப்ப பணி

உங்கள் இன்பாக்ஸிலிருந்து உண்மையான மின்னஞ்சல் சங்கிலியைத் தேர்வுசெய்யவும் (முக்கியமான தரவு இல்லை). இரண்டாவது டெம்ப்ளேட்டுடன் முதலில் சுருக்கவும், பின்னர் முதல் டெம்ப்ளேட்டுடன் பதிலை உருவாக்கவும். மூன்று வெவ்வேறு டோன்களில் ("சம்பிரதாயம்," "தொழில்முறை-நடுநிலை," "நேர்மையானது") வரைவைக் கேட்டு, சூழலுக்கு எது பொருத்தமானது என்பதைக் கவனியுங்கள். சமர்ப்பிக்கும் முன் அதில் உள்ள ஒவ்வொரு உறுதியான அறிக்கையையும் சரிபார்க்கவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] பதிலின் முக்கிய செய்தியை நான் தீர்மானித்தேன், AI அல்ல.
• [ ] நான் சூழலின் அடிப்படையில் தொனியை தெளிவாக விவரித்துள்ளேன்.
• [ ] கையெழுத்துப் பிரதியில் உள்ள ஒவ்வொரு தேதி, விலை மற்றும் வாக்குறுதியையும் சரிபார்த்தேன்.
• க்ளிஷே/AI வாசனை வீசும் அச்சுகளை நான் சுத்தம் செய்தேன்.
• [ ] முக்கியமான தரவுகளைக் கொண்ட பகுதிகளை நான் அநாமதேயமாக்கினேன்.
• [ ] அனுப்பு என்பதை அழுத்தும் முன் அதை மூடிமறைக்கப் படித்தேன்.