காப்பக அணுகல், விளக்கம் மற்றும் பயனர் சேவைகள்

ஆதாயங்கள்:

• செயற்கை நுண்ணறிவு மூலம் கண்டுபிடிக்கும் உதவி (விளக்கக் கருவி), நோக்கம்-உள்ளடக்க குறிப்பு மற்றும் தளவமைப்பு பிரிவுகளின் வரைவுகளை உருவாக்கும் திறன்
• சுயசரிதை/நிறுவன வரலாற்றின் மாயத்தோற்றம் ஆபத்தைப் புரிந்து கொள்ளும் திறன் மற்றும் சரிபார்க்கப்பட்ட ஆதாரங்களில் மட்டுமே இந்தப் பகுதியை அடிப்படையாகக் கொண்டது
• குறிப்பு சேவையில் நேரடியாக உண்மைகளை வழங்குவதற்கு பதிலாக ஆராய்ச்சியாளரை மூலத்திற்கு வழிநடத்த செயற்கை நுண்ணறிவை இயக்கும் திறன்

ஒரு காப்பகம் ஆவணங்களை பாதுகாப்பதற்கு மட்டும் பொறுப்பல்ல; ஆராய்ச்சியாளருக்கு அவற்றை அணுகுவதற்கும் பொறுப்பாகும். இந்த அணுகலுக்கான இரண்டு முதன்மை வழிமுறைகள் உள்ளன: சேகரிப்பை அறிமுகப்படுத்தும் விளக்கக் கருவிகள் (உதவியைக் கண்டறிதல் - ஒரு காப்பக சேகரிப்பின் உள்ளடக்கம், அமைப்பு மற்றும் நோக்கத்தை வரையறுக்கும் வழிகாட்டும் ஆவணம்) மற்றும் ஆராய்ச்சியாளர்களுக்கு நேரடியாக உதவும் ஒரு குறிப்பு சேவை. இரண்டுக்கும் பெரும் முயற்சி தேவை: சேகரிப்புக்கு வழிகாட்டி எழுதுவதற்கு வாரங்கள் ஆகும், மேலும் நாள் முழுவதும் ஆராய்ச்சியாளர்களின் கேள்விகளுக்குப் பதிலளிப்பது நேரத்தைச் செலவழிக்கிறது. மேலும், இந்த இரண்டு படைப்புகளும் காப்பகத்தின் "முகம்"; சேகரிப்புடன் ஒரு ஆராய்ச்சியாளரின் முதல் தொடர்பு பெரும்பாலும் வழிகாட்டி மற்றும் தகவல் மேசை வழியாகும், எனவே இங்கே ஒரு பிழை நேரடியாக காப்பகத்தின் நம்பகத்தன்மையில் பிரதிபலிக்கிறது.

AI என்பது விளக்கக் கருவிகளை உருவாக்குவதற்கும், ஆதார் சேவையை ஆதரிப்பதற்கும் ஒரு சக்திவாய்ந்த உதவியாகும். இந்த யூனிட்டில், சேகரிப்பு வழிகாட்டி (உதவி கண்டறிதல்), நோக்கம் மற்றும் உள்ளடக்க விளக்கங்களை எழுதுவது, ஆராய்ச்சியாளர்களின் கேள்விகளுக்கு உதவுவது மற்றும் இந்தச் சேவைகளில் துல்லியம் ஏன் பேச்சுவார்த்தைக்குட்படாது என்பதைப் பார்ப்பது எப்படி என்பதைக் கற்றுக்கொள்வோம்.

விளக்கக் கருவிகள்: சேகரிப்பின் வரைபடம்

ஒரு விளக்கக் கருவி, "இந்தத் தொகுப்பில் எனக்கு என்ன வேலை இருக்கிறது?" என்று கேட்க ஒரு ஆராய்ச்சியாளரை அனுமதிக்கிறது. கேள்விக்கு பதிலளிக்க இது உங்களை அனுமதிக்கிறது. பொதுவாக இதில் அடங்கும்:

• பொதுவான விளக்கம்: பெயர், நோக்கம், தேதி வரம்பு, சேகரிப்பின் அளவு.
• சுயசரிதை/நிறுவன வரலாறு: ஆவணங்களைத் தயாரித்த நபர் அல்லது நிறுவனத்தின் சுருக்கமான வரலாறு.
• நோக்கம் மற்றும் உள்ளடக்கக் குறிப்பு: சேகரிப்பில் என்ன வகையான ஆவணங்கள் மற்றும் எந்த பாடங்கள் உள்ளன என்பதற்கான விளக்கம்.
• ஏற்பாடு: ஆவணங்கள் எவ்வாறு தொகுக்கப்படுகின்றன (தொடர், துணைத் தொடர்).
• இருப்பு: பெட்டி/கோப்பு அளவில் விரிவான பட்டியல்.

இந்த ஆவணங்கள் தரநிலைகளுக்கு ஏற்ப எழுதப்பட்டுள்ளன (எடுத்துக்காட்டாக, ISAD(G) அல்லது EAD - குறியிடப்பட்ட காப்பக விளக்கம், காப்பக வழிகாட்டிகளுக்கான டிஜிட்டல் குறியீட்டு தரநிலை). மூல சரக்கு மற்றும் ஆவணச் சுருக்கங்களிலிருந்து AI இந்தப் பிரிவுகளின் வெளிப்புறங்களை உருவாக்க முடியும்; ஆனால் ஒவ்வொரு உண்மையும் (வரலாறு, நபர், நிறுவன வரலாறு) சரிபார்க்கப்பட வேண்டும்.

விளக்கக் கருவிகளின் மற்றொரு மதிப்பு என்னவென்றால், அவை வெவ்வேறு நிலைகளில் விரிவாக எழுதப்படலாம். சில நேரங்களில் ஆவண அளவில் ஒரு காப்பகத்தின் ஆயிரக்கணக்கான பெட்டிகளை விவரிக்க போதுமான நேரம் அல்லது ஆதாரங்கள் இல்லை; இந்த வழக்கில், ஒரு மல்டிலெவல் விளக்கம் செய்யப்படுகிறது: முதலில் நிதி மட்டத்தில் ஒரு பொதுவான விளக்கம், பின்னர் தொடர், பின்னர் முடிந்தவரை கோப்பு நிலை. கீழ்-நிலை வழக்கு சுருக்கங்களிலிருந்து மேல்-நிலை ஒட்டுமொத்த நோக்கக் குறிப்பை வரைவதற்கு AI குறிப்பாகப் பயன்படுகிறது; இது வெகுஜனத்திலிருந்து முழுமைக்கும் ஒரு சுருக்கத்தை உருவாக்குகிறது. ஆனால் இந்த சுருக்கத்தின் ஒவ்வொரு அடுக்கும் கீழ் அடுக்கில் உள்ள உண்மையான ஆவணங்களுடன் ஒத்துப்போக வேண்டும்; உயர்மட்ட சேகரிப்பில் இல்லாத ஸ்கோப் உரிமைகோரலை AI உருவாக்கக்கூடாது.

எச்சரிக்கை: சுயசரிதை/நிறுவன வரலாற்றுப் பிரிவில் மாயத்தோற்றம் அடிக்கடி ஊடுருவுகிறது. AI ஆனது "பொது அறிவு" மூலம் ஒரு நபர் அல்லது நிறுவனத்தைப் பற்றிய சரளமான வரலாற்றை எழுத முடியும், அதே நேரத்தில் இல்லாத நிகழ்வுகள், தவறான தேதிகள் மற்றும் உருவாக்கப்பட்ட தலைப்புகளைச் சேர்க்கும். இந்த பிரிவு சரிபார்க்கப்பட்ட ஆதாரங்களின் அடிப்படையில் மட்டுமே இருக்க வேண்டும்.

பணிப்பாய்வு: படிப்படியாக

1. மூலப்பொருட்களை சேகரிக்கவும். இருப்பு, ஆவணச் சுருக்கங்கள், பெட்டி பட்டியல்கள், ஏற்கனவே உள்ள குறிப்புகள் ஏதேனும் இருந்தால்.

2. தரநிலையை அமைக்கவும். எந்த விளக்கத் தரத்தின்படி (ISAD(G)/EAD) எழுதப்படும்?

3. அத்தியாயம் வாரியாக வரைவை உருவாக்கவும். நோக்கம் மற்றும் உள்ளடக்கக் குறிப்பு மற்றும் மூலப்பொருளிலிருந்து தளவமைப்பு விளக்கம் போன்ற AI வரைவுப் பிரிவுகளை வைத்திருங்கள்.

4. உண்மைகளை சரிபார்க்கவும். குறிப்பாக வரலாற்றுப் பிரிவில், ஒவ்வொரு தேதி, பெயர் மற்றும் நிகழ்வை சுயாதீன ஆதாரங்களுடன் சரிபார்க்கவும்.

5. அணுகல் கட்டுப்பாடுகளை சரிபார்க்கவும். சேகரிப்பில் ரகசிய/பதிப்புரிமை கட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்கள் உள்ளதா? இவை வழிகாட்டியில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.

6. நிபுணர் ஒப்புதல். இறுதி வழிகாட்டி காப்பக ஒப்புதலுக்கு உட்படுகிறது.

குறிப்பு சேவை: ஆராய்ச்சியாளருக்கு உதவி

குறிப்புச் சேவையில், AI இரண்டு வழிகளில் உதவுகிறது: (1) ஆராய்ச்சியாளரின் கேள்வியைப் புரிந்துகொண்டு, எந்த சேகரிப்புகளைப் பார்க்க வேண்டும் என்று பரிந்துரைப்பதன் மூலம், மற்றும் (2) அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகளுக்கான பதில்களை வரைவதன் மூலம். ஆனால் இங்கே ஒரு முக்கியமான வரம்பு உள்ளது: AI ஆராய்ச்சியாளருக்கு நேரடியான "உண்மை" பதிலைக் கொடுக்கக்கூடாது, ஆனால் அவரை மூலத்திற்கு வழிநடத்த வேண்டும். "இந்த தேதி இதுதான்" என்று கூறுவதற்குப் பதிலாக, "இந்தத் தொகுப்பில் உள்ள அத்தகைய ஆவணங்களிலிருந்து இந்தத் தகவலை நீங்கள் காணலாம்" என்று கூற வேண்டும். ஏனெனில் AI வழங்கிய நேரடி உண்மை பதில் புனையப்பட்டதாக இருக்கலாம் மற்றும் ஆராய்ச்சியாளர் அதை ஆதாரமாகக் கருதலாம்.

குறிப்பு பணி

AI இன் பொருத்தமான பங்கு

ஆட்சேபனைக்குரிய பயன்பாடு

கேள்வியை அர்த்தப்படுத்துதல்

தெளிவுபடுத்தும் கேள்விகளை பரிந்துரைக்கவும்

—

சேகரிப்பு ரூட்டிங்

"அங்கே பார்" பரிந்துரை

"பதில்" என்று கூறுதல்

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள் வரைவு

சரிபார்க்கப்பட்ட தகவலிலிருந்து வரைவு

போலியான பதில்

ஆதார பட்டியல்

பட்டியலில் தேடல் பரிந்துரை

ஒரு தயாரிக்கப்பட்ட குறிப்பு கொடுக்கிறது

உண்மையின் கேள்வி

மூலத்திற்கு திருப்பி விடவும்

நேரடி உண்மை பதில்

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - வரைவு வழிகாட்டுதல் 4 வாரங்கள் 1 வாரமாக குறைக்கப்பட்டது. ஒரு காப்பகம் 120 பெட்டிகளின் சேகரிப்புக்கான கண்டுபிடிப்பு உதவியைத் தயாரித்துக் கொண்டிருந்தது. பெட்டி பட்டியல்கள் மற்றும் கோப்பு சுருக்கங்கள் AIக்கு கொடுக்கப்பட்டன; YZ நோக்கம்-உள்ளடக்க குறிப்பு மற்றும் தளவமைப்பு பிரிவுகளின் வரைவை உருவாக்கியது. காப்பக நிபுணர் ஒரு வாரத்தில் உண்மைகளை சரிபார்த்து ஒழுங்கமைத்தார்; பாரம்பரிய முறையில் இந்த மதிப்பீடு ஒரு மாதமாக இருந்தது. ஆனால் வாழ்க்கை வரலாற்றுப் பகுதியில் 3 தேதிகளும் 2 தலைப்புகளும் தவறாக இருந்தன; சரிபார்ப்பில் சரி செய்யப்பட்டது.

வழக்கு 2 - கற்பனையான நிறுவன வரலாறு. ஒரு பயிற்சியாளர் AI ஒரு நிறுவனத்தின் வரலாற்றை எழுதி நேரடியாக கோப்பகத்தில் வைத்தார். YZ நிறுவனத்தை நிறுவுவதற்கான தவறான தேதியைக் கொடுத்தது மற்றும் இல்லாத ஒரு இணைப்பைக் குறிப்பிட்டுள்ளது. ஒரு ஆய்வாளர் பிழையைக் கண்டறிந்து அறிக்கை செய்தார்; வழிகாட்டி சரி செய்யப்பட்டது, ஆனால் காப்பகத்தின் நம்பகத்தன்மை சேதமடைந்தது. பாடம்: சரிபார்ப்பு இல்லாமல் சரித்திரப் பகுதி வெளியிடப்படாது.

வழக்கு 3 - சரியான வழிகாட்டுதல், தவறான உண்மை. ஒரு ஆய்வாளர் தேதி கேட்டார். AI-அடிப்படையிலான உதவியாளர் நேரடித் தேதியைக் கொடுத்தார் (உருவாக்கப்பட்டார்). ஆய்வாளர் இதை ஆதாரமாகப் பயன்படுத்துவார்; மூத்த ஆவணக் காப்பாளர் குறுக்கிட்டு, "AI உண்மைகளை வழங்காது, சேகரிப்பிற்கு உங்களை வழிநடத்துகிறது" என்று கூறி அவரை உண்மையான ஆவணத்தைப் பார்க்க வைத்தார்; வரலாறு வேறுபட்டது. பாடம்: குறிப்பு சேவையில், AI வழிநடத்துகிறது, உண்மைகளை வழங்காது.

நகலெடுக்கக்கூடிய நான்கு வார்ப்புருக்கள்

1) வரைவு நோக்கம் மற்றும் உள்ளடக்க குறிப்பு:

கீழே உள்ள பெட்டி/கோப்புப் பட்டியல்கள் மற்றும் ஆவணச் சுருக்கங்களின் அடிப்படையில், சேகரிப்புக்கான வரைவை "நோக்கம் மற்றும் உள்ளடக்கக் குறிப்பு" எழுதவும். வழங்கப்பட்ட பொருளில் சேர்க்கப்பட்டுள்ளதை மட்டும் பயன்படுத்தவும்; சேகரிப்பில் இல்லாத தலைப்பு, தேதி அல்லது நபரைச் சேர்க்கவும். உங்களுக்கு [சரிபார்ப்பு தேவை] நிச்சயமற்ற எந்த உண்மையையும் குறிக்கவும். பொருள்: [இங்கே]

2) சுயசரிதை/நிறுவன வரலாறு (கட்டுப்படுத்தப்பட்டது):

[நபர்/நிறுவனம்] பற்றிய சரிபார்க்கப்பட்ட குறிப்புகள் கீழே உள்ளன. இந்தக் குறிப்புகளை மட்டும் அடிப்படையாக வைத்து ஒரு சுருக்கமான வரலாற்றை எழுதுங்கள். குறிப்புகளில் இல்லாத தேதிகள், நிகழ்வுகள் அல்லது தலைப்புகளைச் சேர்க்க வேண்டாம்; பொதுவான "அறிவு" தகவலைச் சேர்க்க வேண்டாம். இடைவெளிகளை விடுங்கள் [தகவல் இல்லை]. குறிப்புகள்: [இங்கே]

3) ஆராய்ச்சியாளர் வழிகாட்டுதல்:

ஒரு ஆய்வாளரின் கேள்வி: [கேள்வி]. இந்தக் கேள்விக்கு நேரடியான உண்மையான பதிலைக் கொடுக்க வேண்டாம். அதற்குப் பதிலாக: (1) கேள்வியைத் தெளிவுபடுத்தும் 1-2 கேள்விகளைப் பரிந்துரைக்கவும், (2) அவர் எந்த வகையான சேகரிப்பு/ஆவணத்தைப் பார்க்க வேண்டும் என்று அவரிடம் சொல்லுங்கள், (3) அவர் அட்டவணையில் எந்த வார்த்தைகளைத் தேடலாம் என்று பரிந்துரைக்கவும். தயாரிக்கப்பட்ட குறிப்பை உருவாக்க வேண்டாம்.

4) அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகளுக்கான பதில் வரைவு:

எங்கள் காப்பகத்திலிருந்து சரிபார்க்கப்பட்ட உண்மைத் தாள்கள் கீழே உள்ளன. இந்தக் குறிப்புகளின் அடிப்படையில், பின்வரும் அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விக்கான பதிலை வரையவும்: [கேள்வி]. குறிப்புகளில் இல்லாத தகவலைச் சேர்த்தல்; நீங்கள் உறுதியாக தெரியாத இடத்தைக் குறிக்கவும். பதிலின் முடிவில், ஆராய்ச்சியாளரை தொடர்புடைய தொகுப்பிற்கு அனுப்பவும். குறிப்புகள்: [இங்கே]

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமான:

வரலாறு உட்பட இந்தத் தொகுப்பிற்கான விரிவான கண்டுபிடிப்பு உதவியை எழுதவும்.

"விரிவான" மற்றும் "வரலாறு உட்பட" கொடுக்கப்பட்ட உள்ளடக்கத்திற்கு அப்பால் சென்று நிறுவனம்/நபர் பற்றிய தயாரிக்கப்பட்ட தகவலைச் சேர்க்க AI ஐத் தூண்டுகிறது.

வலுவான:

பின்வரும் பெட்டி பட்டியல்கள் மற்றும் சரிபார்க்கப்பட்ட வரலாற்று குறிப்புகளின் அடிப்படையில் கண்டறியும் உதவியின் வெளிப்புறத்தை எழுதவும்: நோக்கம்-உள்ளடக்கம் மற்றும் தளவமைப்பு பிரிவுகள். கொடுக்கப்பட்ட பொருளில் சேர்க்கப்படாத எந்த உண்மைகளையும் சேர்க்க வேண்டாம்; வரலாற்றில் சரிபார்க்கப்பட்ட குறிப்புகளை மட்டுமே பயன்படுத்தவும், வெற்றிடங்களை விடவும் [தகவல் இல்லை]. கேள்விக்குரிய ஒவ்வொரு உண்மையையும் குறிக்கவும் [சரிபார்ப்பு தேவை]. பொருள்: [இங்கே]

வித்தியாசம்: கொடுக்கப்பட்ட பொருளைக் கடைப்பிடிப்பது, புனையப்படுவதைத் தடுப்பது, இடைவெளிகளைப் பாதுகாத்தல் மற்றும் சரிபார்ப்பு மதிப்பெண்கள் ஆகியவை வழிகாட்டியை நம்பகமானதாக ஆக்குகின்றன.

பொதுவான தவறுகள்

• AI இன் "பொது அறிவுக்கு" வரலாற்றை விட்டுவிடுதல். இந்த பகுதி மாயத்தோற்றத்திற்கு மிகவும் எளிதில் பாதிக்கப்படுகிறது; சரிபார்க்கப்பட்ட குறிப்புகளின் அடிப்படையில் மட்டுமே இருக்க வேண்டும்.
• குறிப்பில் நேரடி உண்மைகளை வழங்குதல். AI ஆராய்ச்சியாளருக்கு வழிகாட்ட வேண்டும், மூலத்தை மாற்றக்கூடாது.
• அணுகல் கட்டுப்பாடுகளை மீறுதல். ரகசியம்/பதிப்புரிமை கட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்கள் கோப்பகத்தில் குறிக்கப்பட வேண்டும்.
• தயாரிக்கப்பட்ட குறிப்பை பரிந்துரைக்கிறது. பட்டியலில் உள்ள எந்த சரிபார்க்கப்படாத குறிப்பும் ஆராய்ச்சியாளருக்கு வழங்கப்படாது.
• ஒப்புதல் இல்லாமல் வரைவை வெளியிடுதல். இறுதி வழிகாட்டி காப்பகத்தால் அங்கீகரிக்கப்பட்டது.

சுருக்கமாக

காப்பக அணுகல் மற்றும் குறிப்பு சேவை என்பது ஒரு பயனுள்ள பகுதியாகும், அங்கு AI விளக்கக் கருவிகளின் வரைவைத் துரிதப்படுத்துகிறது மற்றும் ஆராய்ச்சியாளர் வழிகாட்டுதலை ஆதரிக்கிறது. ஆனால் சுயசரிதை / நிறுவன வரலாறு என்பது மாயத்தோற்றத்தின் ஊடுருவலின் புள்ளியாகும், மேலும் குறிப்பு சேவையில், AI உண்மைகளை வழங்கக்கூடாது, ஆனால் ஆதாரத்திற்கு நேரடியாக கொடுக்க வேண்டும். அங்கீகரிக்கப்பட்ட பொருளின் அடிப்படையில் மட்டுமே வழிகாட்டியை அமைக்கவும், இடைவெளிகளைப் பாதுகாக்கவும், அணுகல் கட்டுப்பாடுகளைக் குறிக்கவும் மற்றும் காப்பகத்திற்கு இறுதி ஒப்புதலை வழங்கவும். AI சேகரிப்பின் வரைபடத்தை வரைகிறது; அந்த வரைபடத்தின் துல்லியத்திற்கு காப்பகமே பொறுப்பாகும்.

விண்ணப்ப பணி

தொகுப்பின் (உண்மையான அல்லது மாதிரி) பெட்டி/கோப்புப் பட்டியலை எடுத்து, “நோக்கம் மற்றும் உள்ளடக்கக் குறிப்பு அவுட்லைன்” டெம்ப்ளேட்டுடன் அவுட்லைனை AIயிடம் கேட்கவும்; கொடுக்கப்பட்ட பொருளுக்கு அப்பாற்பட்டதா என்பதைச் சரிபார்க்கவும். ஒரு நபர்/நிறுவனத்திற்கான "வாழ்க்கை வரலாறு" டெம்ப்ளேட்டை மட்டும் சரிபார்க்கப்பட்ட குறிப்புகளுடன் இயக்கவும் மற்றும் இடைவெளிகளில் AI பொருத்த முயற்சிக்கிறதா என்பதைக் கவனிக்கவும். இறுதியாக, "ஆராய்ச்சியாளர் நோக்குநிலை" டெம்ப்ளேட்டுடன் ஒரு ஆராய்ச்சியாளர் கேள்வியை செயலாக்கவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] கொடுக்கப்பட்ட/சரிபார்க்கப்பட்ட பொருளின் அடிப்படையில் மட்டுமே நான் வழிகாட்டியை அடிப்படையாகக் கொண்டுள்ளேன்.
• [ ] வரலாற்றில் உள்ள ஒவ்வொரு தேதியையும் பெயரையும் நான் சுயாதீனமாக சரிபார்த்துள்ளேன்.
• [ ] வழிகாட்டியில் அணுகல் கட்டுப்பாடுகளை (தனியுரிமை/பதிப்புரிமை) குறித்துள்ளேன்.
• [ ] குறிப்பில் உண்மைகளைத் தருவதற்குப் பதிலாக, நான் உங்களை ஆதாரத்திற்கு அனுப்பினேன்.
• [ ] காப்பகத்தின் ஒப்புதலுக்கு இறுதி வழிகாட்டியை சமர்ப்பித்தேன்.