இராஜதந்திர கடிதங்கள் மற்றும் அறிக்கை எழுதுதல்: குறிப்பு, தந்தி, அறிக்கை

ஆதாயங்கள்:

• குறிப்புகள், வாய்வழி குறிப்புகள், டீமார்ச்கள் மற்றும் உள் அறிக்கைகள் போன்ற ஆவண வகைகளை வேறுபடுத்தி செயற்கை நுண்ணறிவுடன் சரியான முறையில் வரைவுகளை உருவாக்கும் திறன்
• அங்கீகரிக்கப்பட்ட வார்ப்புருக்களிலிருந்து முறையான மொழியைப் பெறுதல் மற்றும் மூலோபாய நோக்கத்தின்படி இராஜதந்திர தொனி தீவிரம் மற்றும் ஆக்கபூர்வமான தெளிவின்மையை சரிசெய்யும் திறன்
• அறிக்கையில் உள்ள விளக்கத்திலிருந்து பரிமாற்றத்தை பிரிக்கும் திறன் மற்றும் அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒப்புதல் இல்லாமல் எந்த அதிகாரப்பூர்வ ஆவணத்தையும் அனுப்பாத ஒழுக்கத்தைப் பயன்படுத்துதல்.

இராஜதந்திரம் பெரும்பாலும் எழுத்தில் தொடர்கிறது. தூதரகம் மற்றும் தலைமையகத்திற்கு இடையேயான தொடர்பு, இரு மாநிலங்களுக்கிடையேயான அதிகாரப்பூர்வ செய்திகள், உரையாடலைப் பதிவு செய்தல் - இவை அனைத்தும் வடிவம் மற்றும் மொழியின் சில விதிகளுக்கு இணங்க எழுதப்பட்ட ஆவணங்கள் மூலம் செய்யப்படுகின்றன. இந்த ஆவணங்கள் தகவல்களை மட்டும் கொண்டு செல்லவில்லை; இது அதன் தொனி, வடிவம் மற்றும் சொல் தேர்வு ஆகியவற்றுடன் இராஜதந்திர செய்தியையும் தருகிறது. இந்த யூனிட்டில், செயற்கை நுண்ணறிவு மூலம் இராஜதந்திர கடிதங்கள் மற்றும் அறிக்கைகளை விரைவாகவும் மேலும் சீராகவும் எவ்வாறு வரைவது என்பதை நீங்கள் கற்றுக் கொள்வீர்கள்; ஆனால் முறையான வடிவம், அளவிடப்பட்ட மொழி மற்றும் இறுதி பொறுப்புணர்வை எவ்வாறு பராமரிப்பது என்பதை நீங்கள் கற்றுக் கொள்வீர்கள்.

சில வகையான ஆவணங்களைப் பற்றி தெரிந்து கொள்வோம். இராஜதந்திர குறிப்பு என்பது ஒரு மாநிலத்தால் மற்றொரு மாநிலத்திற்கு அனுப்பப்படும் அதிகாரப்பூர்வ எழுத்துச் செய்தியாகும்; இது ஒரு குறிப்பிட்ட வடிவம் மற்றும் மாதிரி மொழியைக் கொண்டுள்ளது. வாய்மொழி குறிப்பு என்பது மூன்றாம் நபர் ஒருமையில் எழுதப்பட்ட கையொப்பமிடப்படாத அதிகாரப்பூர்வ குறிப்பின் வகை. Demarche என்பது ஒரு பிரச்சினையில் உத்தியோகபூர்வ முன்முயற்சி/எச்சரிக்கையை தெரிவிப்பதாகும். இராஜதந்திர தந்தி/கடிதம் என்பது பிரதிநிதி அலுவலகத்திற்கும் தலைமையகத்திற்கும் இடையே உள்ள உள் அறிக்கை ஆவணமாகும்; வழக்கமாக ஒரு உரையாடல், மேம்பாடு அல்லது மதிப்பீட்டை தலைமையகத்திற்கு தெரிவிக்கிறது. இந்த ஆவணங்களின் வடிவம் மற்றும் முதல் வரைவை AI விரைவாக உருவாக்குகிறது; ஆனால் வடிவங்களின் துல்லியம், தொனியின் அளவு மற்றும் செய்திக்கான பொறுப்பு மனிதர்களுக்கு சொந்தமானது.

படிப்படியாக: இராஜதந்திர ஆவணத்தை எழுதுதல்

1. ஆவண வகை மற்றும் பெறுநரைத் தீர்மானிக்கவும். இது குறிப்பா, உள்ளக அறிக்கையா, அணிவகுப்பா? பெறுநர் வெளிநாட்டு மாநிலமா அல்லது உங்கள் சொந்த தலைமையகமா? வகை வடிவம் மற்றும் மொழியை தீர்மானிக்கிறது.

2. நோக்கம் மற்றும் முக்கிய செய்தியை தெளிவுபடுத்தவும். இந்த ஆவணம் என்ன தெரிவிக்க விரும்புகிறது? தகவல், எதிர்ப்பு, கோரிக்கை, மதிப்பீடு? முக்கிய செய்தியை ஒற்றை வாக்கியத்தில் வெளிப்படுத்த வேண்டும்.

3. பொருத்தமான வடிவமைப்பு மற்றும் சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்தவும். இராஜதந்திர ஆவணங்களில் நிலையான திறப்பு மற்றும் நிறைவு முறைகள் உள்ளன ("... அவரது ஆழ்ந்த மரியாதைகளை வழங்குகிறது", "... முன் முயற்சி எடுக்க மரியாதை உள்ளது..." போன்றவை). இந்த வடிவங்கள் நாடு மற்றும் நிறுவனத்தால் மாறுபடும்; உங்கள் நிறுவனத்தின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டுகள் அவசியம். AI க்கு பொதுவான வடிவங்கள் தெரியும், ஆனால் அது உங்கள் நிறுவனத்தின் சரியான வடிவம் தெரியாமல் இருக்கலாம்.

4. உடலை எழுதுங்கள்: தெளிவான, அளவிடப்பட்ட, தனித்துவமானது. இராஜதந்திர உரை மங்கலாகாது; ஒவ்வொரு வாக்கியத்திற்கும் ஒரு அர்த்தம் இருக்க வேண்டும். இது மிதமானது: இது மிகவும் கடினமாகவோ அல்லது மென்மையாகவோ இருக்கக்கூடாது.

5. இது ஒரு அறிக்கையாக இருந்தால், மதிப்பீட்டை உண்மையிலிருந்து பிரிக்கவும். உள் அறிக்கையில், "என்ன நடந்தது" (கூட்டத்தில் என்ன கூறப்பட்டது) மற்றும் "நாங்கள் என்ன நினைக்கிறோம்" (ஏஜென்சியின் மதிப்பீடு) ஆகியவற்றுக்கு இடையே தெளிவான வேறுபாடு உள்ளது. பரிமாற்றம் என்றால் என்ன, விளக்கம் என்ன என்பதை மையம் பார்க்க வேண்டும்.

6. சரிபார்க்கவும், தொனியை அமைக்கவும், கையொப்பமிடவும். ஒவ்வொரு உண்மையையும் மூலத்துடன் இணைத்து, தொனியை நீங்களே அமைத்து, இறுதி உரைக்கு பொறுப்பேற்கவும்.

உதவிக்குறிப்பு: AI இலிருந்து இராஜதந்திர வடிவ மொழியை "பொது மாதிரியாக" கேட்கவும், ஆனால் உங்கள் நிறுவனத்தின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டிலிருந்து இறுதி வடிவங்களைப் பெறவும். AI ஆல் உருவாக்கப்பட்ட திறப்பு/மூடுதல் சூத்திரம் சரியாகத் தோன்றலாம், ஆனால் உங்கள் மாநிலத்தின் அதிகாரப்பூர்வ நடைமுறையிலிருந்து வேறுபடலாம்; ஒரு தவறான முறை முறையான பிழையாக கருதப்படுகிறது.

இராஜதந்திர மொழியின் நுணுக்கங்கள்

இராஜதந்திர கடிதப் பரிமாற்றத்தில், செய்தியைப் போலவே மொழியும் முக்கியமானது. அதே நிகழ்வை "நாங்கள் கவலையுடன் கவனிக்கிறோம்", "நாங்கள் தீவிரமாக கவலைப்படுகிறோம்" அல்லது "நாங்கள் கடுமையாக எதிர்க்கிறோம்" என்று வெளிப்படுத்தலாம்; ஒவ்வொன்றும் வெவ்வேறு தீவிரத்தையும் நோக்கத்தையும் கொண்டுள்ளது. இந்த நுணுக்கம் "இராஜதந்திர தீவிரம்" என்று அழைக்கப்படுகிறது, மேலும் அதன் தவறான தேர்வு தேவையற்ற அதிகரிப்பு அல்லது பலவீனத்தை உணர வழிவகுக்கிறது. AI பொதுவாக இந்த அளவை அறிந்திருக்கிறது, ஆனால் அது உங்கள் தற்போதைய மூலோபாய நோக்கத்தை அறிய முடியாது; எனவே நீங்கள் தீவிரத்தை சரிசெய்யலாம்.

மற்றொரு நுணுக்கம் ஆக்கபூர்வமான தெளிவின்மை: சில சந்தர்ப்பங்களில், ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட விளக்கங்களுக்குத் திறந்திருக்கும் ஒரு அறிக்கை வேண்டுமென்றே பயன்படுத்தப்படுகிறது, இதனால் கட்சிகள் ஒரு உடன்பாட்டை எட்ட முடியும். இது ஒரு தந்திரமான நுட்பம் மற்றும் "தெளிவு" நோக்கிய AI இன் கூறப்படும் போக்குடன் முரண்படலாம். எப்போது தெளிவாக எழுத வேண்டும், எப்போது வேண்டுமென்றே நெகிழ்வாக எழுத வேண்டும் என்பது மனிதனின் ஒரு மூலோபாய முடிவு.

கவனம்: ஒரு உத்தியோகபூர்வ குறிப்பு அல்லது ஆணை ஒரு மாநிலத்தின் உத்தியோகபூர்வ நிலைப்பாட்டை உருவாக்குகிறது மற்றும் மாற்றியமைக்க கடினமாக இருக்கும் விளைவுகளை ஏற்படுத்தலாம். YZ ஆல் தயாரிக்கப்பட்ட வரைவு எதுவும் அதன் வடிவம், வடிவ மொழி மற்றும் உள்ளடக்கம் ஆகியவை அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபரால் முழுமையாகச் சரிபார்க்கப்படாமல் அனுப்பப்படாது. ஒரு வார்த்தை தவறு கூட ராஜதந்திர தவறான புரிதலுக்கு வழிவகுக்கும்.

மூன்று சிறிய வழக்குகள்

வழக்கு 1 - எலும்புக்கூடு சேமிக்கப்பட்ட நேரத்தைப் புகாரளிக்கவும். ஒரு துணைச் செயலாளர் இரண்டு மணி நேர கூட்டத்திற்குப் பிறகு தலைமையகத்திற்கு ஒரு நீண்ட அறிக்கை எழுத வேண்டியிருந்தது. அவர் தனது குறிப்புகளை AI க்கு அளித்து, கூட்ட அறிக்கையின் எலும்புக்கூட்டைத் தயாரித்தார் (பங்கேற்பாளர்கள், நிகழ்ச்சி நிரல், என்ன சொல்லப்பட்டது, மதிப்பீடு); 90 நிமிடங்கள் எடுக்க வேண்டிய எனது கட்டுரை 25 நிமிடங்களாக குறைக்கப்பட்டது. மதிப்பீட்டுப் பகுதியையும் தொனியையும் அவரே எழுதினார்.

வழக்கு 2 - பேட்டர்ன் பிழை சரி செய்யப்பட்டது. வாய்வழி குறிப்புகளின் வரைவில் YZ முதல் நபரை (“எங்கள் கோரிக்கை…”) பயன்படுத்தியது; அதேசமயம் வாய்மொழி குறிப்பு மூன்றாவது நபரில் எழுதப்பட்டுள்ளது ("அவர் தூதரகத்திற்கு மரியாதை செலுத்துகிறார் ..., அமைச்சகத்தின் ..."). மூத்த இராஜதந்திரி வடிவமைப்பை சரிசெய்தார்; அது தவறாகவும், நடைமுறைப் பிழையாகவும் இருக்கும்.

வழக்கு 3 - தொனி அதிகரிப்பு தடுக்கப்பட்டது. ஒரு வரைவு ஆணையில், AI "ஏற்றுக்கொள்ள முடியாதது" மற்றும் "தீவிரமான விளைவுகள் ஏற்படும்" போன்ற சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்தியது. அந்த கட்டத்தில், உத்தேசிக்கப்பட்ட செய்தி ஒரு எச்சரிக்கை, அச்சுறுத்தல் அல்ல. நிபுணர், "எங்கள் எதிர்பார்ப்புகளை பூர்த்தி செய்யவில்லை என்றால், உறவுகள் எதிர்மறையாக பாதிக்கப்படலாம்" போன்ற தொனியை அளவிடப்பட்ட அளவிற்கு குறைத்துள்ளார்.

நகலெடுக்கக்கூடிய நான்கு வார்ப்புருக்கள்

1) நேர்காணல் அறிக்கையின் எலும்புக்கூடு:

உங்கள் பங்கு: இராஜதந்திர அறிக்கை நிபுணர். மையத்திற்கான அறிக்கை எலும்புக்கூடு பின்வரும் நேர்காணல் குறிப்புகளிலிருந்து வெளிப்படுகிறது: (1) பங்கேற்பாளர்கள் மற்றும் தேதி, (2) நிகழ்ச்சி நிரல், (3) மற்ற தரப்பினர் என்ன சொன்னார்கள் (பரிமாற்றம்), (4) நாங்கள் தெரிவித்தது, (5) மதிப்பீடு (கருத்து) - இதை ஒரு தனித் தலைப்பின் கீழ் வைக்கவும். கருத்து பரிமாற்றத்தை குழப்ப வேண்டாம். குறிப்புகள்: [இங்கே]

2) குறிப்பு/மார்ச் வரைவு:

பின்வரும் செய்திக்கு ஒரு [குறிப்பு / பேச்சு குறிப்பு / அணிவகுப்பு] வரைவை உருவாக்கவும். பொதுவான இராஜதந்திர சொற்றொடரைப் பயன்படுத்தவும், ஆனால் "நிறுவனத்தின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டிலிருந்து இறுதி சொற்றொடர்களைப் பெறுவேன்" எனக் கருதி, தொடக்க/மூடுதல் ஒதுக்கிடத்தை விட்டு விடுங்கள். தொனி: [தேர்ந்தெடு: தகவல் / கவலை / உறுதியான எச்சரிக்கை]. ஒரு அர்த்தத்தில் மற்றும் மிதமாக எழுதுங்கள். செய்தி: [இங்கே]

3) தொனி தீவிரம் சரிசெய்தல்:

பின்வரும் பத்தியை மூன்று இராஜதந்திர தீவிரங்களில் மீண்டும் எழுதவும்:(அ) லேசான/தகவல், (ஆ) மிதமான/கவலை, (இ) கடுமையான/எதிர்ப்பு. அதே உண்மையை வைத்து, தீவிரத்தை மட்டும் மாற்றவும். ஒவ்வொரு பதிப்பின் செய்தியையும் ஒரு வாக்கியத்தில் சுருக்கவும். பத்தி: [இங்கே]

4) அறிக்கை எளிமைப்படுத்தல்:

மையத்திற்கான பின்வரும் நீண்ட அறிக்கையை சுருக்கவும்: முதலில் ஒரு பத்தி சுருக்கம் (BLUF), பின்னர் பிரிவுகள். மதிப்பீட்டிலிருந்து உண்மையைப் பிரிக்கவும். எந்த உண்மைகளையும் அல்லது புள்ளிவிவரங்களையும் மாற்ற வேண்டாம் / உருவாக்க வேண்டாம். பிரித்தெடுக்கப்பட்ட விவரங்களை "இணைப்புகள்" தலைப்பில் பட்டியலிடுங்கள். அறிக்கை: [இங்கே]

பலவீனமான வரியில் / வலுவான வரியில்

பலவீனமான உடனடி:

அதைப் பற்றி ஒரு குறிப்பை எழுதுங்கள், நாங்கள் அதை அனுப்புவோம்.

வகை, முகவரி, தொனி மற்றும் வடிவம் தெளிவாக இல்லை; மேலும், அதிகாரப்பூர்வ ஆவணத்தை நேரடியாக "அனுப்பப்பட வேண்டும்" என்று கருதுவது ஆபத்தானது. AI ஆனது பொதுவான உரையை உருவாக்குகிறது, அதன் முறை தவறாக இருக்கலாம்.

சக்திவாய்ந்த தூண்டுதல்:

உங்கள் பங்கு: இராஜதந்திர கடித நிபுணர். ஆவண வகை: வாய்வழி மதிப்பெண் (மூன்றாவது நபர் ஒருமை). பெறுநர்: ஒரு அமைச்சகம். நோக்கம்: ஒரு வளர்ச்சி (எதிர்ப்பு அல்ல) பற்றிய அளவிடப்பட்ட கவலையை தெரிவிக்க. தொடக்க/மூடுதல் வடிவங்களை ப்ளாஸ்ஹோல்டர்களாக விடவும்; அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டில் இருந்து பெறுகிறேன். உடல்: ஒரே மாதிரியான, கட்டுப்படுத்தப்பட்ட. இது ஒரு வரைவு, இது அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒப்புதலுக்கு உட்பட்டது. பொருள்: [இங்கே]

வேறுபாடு தெளிவாக உள்ளது: வகை, பெறுநர், நோக்கம், தொனி, வடிவம் மற்றும் "வரைவு/அனுமதி" கட்டமைப்பு ஆகியவை ஆவணத்தை பாதுகாப்பாக வைக்கின்றன.

ஆவண வகை அட்டவணை

ஆவணம்

திசை

மொழி

AI இன் பங்கு

முக்கியமான புள்ளி

குறிப்பு

மாநிலத்திலிருந்து மாநிலத்திற்கு

அதிகாரப்பூர்வ முறை

வரைவு

வடிவம், தொனி

வாய்மொழி மதிப்பெண்

மாநிலத்திலிருந்து மாநிலத்திற்கு

3வது நபர் ஒருமை

வரைவு

நபர், அச்சு

டெமார்ஷ்

உத்தியோகபூர்வ முயற்சி

அளவிடப்பட்ட / துல்லியமான

வரைவு

அடர்த்தி சரிசெய்தல்

உள் அறிக்கை/தந்தி

பிரதிநிதித்துவம்-தலைமையகம்

இடமாற்றம்+கருத்து

எலும்புக்கூடு

உண்மை-விளக்கம் வேறுபாடு

பொதுவான தவறுகள்

• பேட்டர்ன் மொழியை AIக்கு விட்டுவிடுகிறோம். திறத்தல்/மூடுதல் சூத்திரங்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டிலிருந்து எடுக்கப்பட வேண்டும்.
• குழப்பமான பரிமாற்றம் விளக்கத்துடன். அறிக்கையில் "என்ன கூறப்பட்டுள்ளது" மற்றும் "எங்கள் மதிப்பீடு" தனித்தனியாக இருக்க வேண்டும்.
• தொனியை தவறாக அமைத்தல். இராஜதந்திர தீவிரம் தவறாக இருந்தால், அதிகரிப்பு அல்லது பலவீனம் பற்றிய கருத்து எழுகிறது.
• கட்டுப்பாடு இல்லாமல் வரைவை அனுப்புகிறது. அங்கீகரிக்கப்பட்ட நபரின் ஒப்புதல் இல்லாமல் அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்களை அனுப்ப முடியாது.
• தெளிவற்ற எழுத்து (தற்செயலாக). ஆக்கபூர்வமான தெளிவின்மை தவிர, ஒவ்வொரு வாக்கியமும் ஒரே மாதிரியாக இருக்க வேண்டும்.

சுருக்கமாக

இராஜதந்திர கடிதப் பரிமாற்றம் மற்றும் அறிக்கையிடலில், AI என்பது ஒரு சக்திவாய்ந்த உதவியாளராகும், இது ஆவண எலும்புக்கூடு, முதல் வரைவு மற்றும் டோனல் மாறுபாடுகளை விரைவாக உருவாக்குகிறது. ஆனால் உத்தியோகபூர்வ வடிவம் மற்றும் மொழி, இராஜதந்திர தீவிரத்தின் சரிசெய்தல், உண்மைக்கும் விளக்கத்திற்கும் இடையிலான வேறுபாடு, ஆக்கபூர்வமான நிச்சயமற்ற முடிவு மற்றும் இறுதி ஒப்புதல் ஆகியவை மனிதர்களுக்கு சொந்தமானது. அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்களில் இருந்து டெம்ப்ளேட்களை எடுத்து, உங்கள் மூலோபாய நோக்கத்திற்கு ஏற்ப தொனியை அமைக்கவும், அறிக்கையில் உள்ள விளக்கத்திலிருந்து தனித்தனியாக பரிமாற்றம் செய்யவும் மற்றும் எந்த அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்களையும் சரிபார்க்காமல் அனுப்ப வேண்டாம்.

விண்ணப்ப பணி

ஒரு கற்பனை நேர்காணல் காட்சிக்கான குறிப்புகளைத் தயாரிக்கவும். "நேர்காணல் அறிக்கை எலும்புக்கூட்டுடன்" மையத்திற்கான அறிக்கையை வரைவு செய்யவும்; பரிமாற்றம் மற்றும் மதிப்பீட்டை தனித்தனியாக வைத்திருங்கள். பேச்சு குறிப்பு வரைவை உருவாக்கி அதன் வடிவமைப்பை "குறிப்பு வரைவு" மூலம் சரிபார்க்கவும். "தொனி அடர்த்தி சரிசெய்தல்" மூலம், ஒரே செய்தியின் மூன்று பதிப்புகளை ஒப்பிட்டு, சூழ்நிலைக்கு ஏற்ற ஒன்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

சரிபார்ப்பு பட்டியல்

• [ ] ஆவண வகை, பெறுநர் மற்றும் நோக்கம் ஆகியவற்றை நான் தீர்மானித்துள்ளேன்.
• [ ] அங்கீகரிக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டிற்கு எதிராக மாதிரி மொழி மற்றும் வடிவமைப்பைச் சரிபார்த்தேன்.
• [ ] நான் பரிமாற்றம் மற்றும் மதிப்பீட்டை தனித்தனியாக அறிக்கையில் காட்டினேன்.
• [ ] நான் எனது மூலோபாய நோக்கத்திற்கு ஏற்ப இராஜதந்திர தொனியை சரிசெய்தேன்.
• [ ] அங்கீகரிக்கப்பட்ட ஒப்புதல் இல்லாமல் நான் வரைவை அனுப்பவில்லை.