Usimamizi wa Mawasiliano na Matarajio ya Wadau

Faida:

• Uwezo wa kubuni uchanganuzi wa washikadau (matrix ya nguvu/maslahi), mpango wa mawasiliano na ulinganishaji wa ujumbe wa masafa ya chaneli na usaidizi wa akili bandia.
• Uwezo wa kutumia AI kutoa ujumbe maalum kwa wadau, kutoa habari mbaya kitaaluma, na kutoa rasimu za mawasiliano
• Uwezo wa kuelewa mipaka ya usiri na kwamba sauti ya mwisho, kujitolea na ujumbe nyeti wa uhusiano wa washikadau lazima uidhinishwe na uamuzi wa kibinadamu.

Miradi inashindwa si kwa sababu za kiufundi, lakini mara nyingi kutokana na masuala ya mawasiliano na matarajio. Mradi unaweza kupangwa kikamilifu; Lakini ikiwa mfadhili ataarifiwa vibaya, mteja anatarajia matokeo tofauti, au timu inapoteza motisha, mradi unayumba. Mdau ni mtu yeyote ambaye ameathiriwa na mradi au anaweza kuathiri mradi: mfadhili, mteja, mtumiaji wa mwisho, timu, msambazaji, usimamizi mkuu, hata mashirika ya udhibiti. Usimamizi wa matarajio ni kujua kile kila mdau anatarajia na kuleta matarajio haya karibu na ukweli. AI ni mshirika hodari wa uandishi na mipango katika uwanja huu: kuandaa uchanganuzi wa washikadau, kutoa rasimu ya mpango wa mawasiliano, kuandika ujumbe sawa kwa sauti inayofaa kwa wadau tofauti, au hata kuandaa uwasilishaji wa kitaalamu wa habari mbaya. Lakini sauti ya mwisho, kujitolea, na usikivu katika mahusiano lazima kuthibitishwa na hukumu ya kibinadamu; Zaidi ya hayo, mipaka ya usiri lazima ihifadhiwe.

Uchambuzi na mpango wa mawasiliano wa wadau

Hatua ya kwanza ni kujua ni nani wa kuwasiliana naye na kwa kiasi gani. Gridi ya nishati/maslahi inawaainisha washikadau katika mhimili mbili: ushawishi wao na maslahi katika mradi. Inajumuisha mikoa minne:

• Nguvu ya juu / riba kubwa: Dhibiti kwa karibu (mfadhili, mteja mkuu). Juhudi nyingi huenda hapa.
• Nguvu ya juu/ushiriki wa chini: Endelea kuridhika (usimamizi wa juu). Maelezo mafupi, ya hali ya juu.
• Nguvu ya chini / riba kubwa: Wajulishe (watumiaji wa mwisho). Sasisho la kawaida.
• Nguvu ndogo / maslahi ya chini: Fuatilia (wadau wa mazingira). Kiwango cha chini cha juhudi.

Hatua ya pili ni mpango wa mawasiliano: chaneli (barua pepe, mkutano, dashibodi, ripoti), marudio (kila wiki, mwezi, hatua muhimu), muundo na mmiliki wa ujumbe kwa kila kikundi cha washikadau. Mpango mzuri hujibu swali "nani atapokea taarifa gani, lini, kupitia njia gani?" Kwa hivyo, hakuna habari nyingi za bombardment au pengo la habari.

Kanuni ya dhahabu ya usimamizi wa matarajio: chini ya ahadi, si zaidi ya kutoa; Ahadi ukweli, shika neno lako. Ahadi zilizokithiri hutimiza kwa muda mfupi, lakini huharibu uaminifu kwa muda mrefu.

mdau

Nguvu/Riba

kituo

masafa

sauti ya ujumbe

Mfadhili

Juu/ Juu

Ripoti ya usimamizi + mkutano

kila wiki

Kwa kifupi, yenye mwelekeo wa maamuzi

mteja

Juu/ Juu

mkutano wa hali

kila wiki

Uwazi, wa kuaminika

usimamizi mkuu

Juu/Chini

Barua pepe ya muhtasari

kila mwezi

mwandamizi, nambari

mtumiaji wa mwisho

Chini/Juu

tangazo/bodi

Katika hatua muhimu

Rahisi, msisitizo juu ya faida

Timu

Inaweza kubadilika

kawaida ya kawaida

kila siku

wazi, kuunga mkono

Hatua kwa hatua: Mawasiliano ya Wadau na AI

1. Ramani wadau. Ipe AI orodha ya washikadau isiyojulikana na uombe uainishaji wa rasimu katika matrix ya nguvu/maslahi; rekebisha kwa ukweli.
2. Rasimu ya mpango wa mawasiliano. Tengeneza ulinganishaji wa masafa ya chaneli kwa kila kikundi.
3. Toa ujumbe kulingana na mdau. Chapisha hali hiyo hiyo kwa sauti inayofaa kwa mfadhili (ufupi, uamuzi), timu (wazi, inayounga mkono), mteja (uwazi, uaminifu).
4. Tayarisha habari mbaya. Kwa habari kama vile ucheleweshaji/ongezeko la bajeti, uliza rasimu ambayo ni ya kitaalamu, inayowajibikia na kupendekeza masuluhisho.
5. Idhini ya kibinadamu. Thibitisha ujumbe nyeti, ahadi na sauti kabla ya kutuma.
6. Udhibiti wa faragha. Angalia kuwa ujumbe unaoenda kwa mdau mmoja hauvuji taarifa za siri za mdau mwingine.

Angalizo: Ujumbe ulioandikwa kwa mteja unaweza kuvuja jina la mteja mwingine, taarifa ya utendaji ya mshiriki wa timu, au data ya gharama ya ndani. AI haitambui haya; Unachuja kila ujumbe unaotoka kwa faragha.

kesi tatu ndogo

Kesi ya 1 - Habari sawa, tani tatu. Waziri Mkuu alilazimika kuwasilisha habari za kuchelewa kwa wiki mbili kwa wadau watatu. Aliomba rasimu tatu tofauti, kutoka kwa AI hadi kwa mfadhili (mpango wa athari + fidia), kwa mteja (ufichuzi wa uwazi + tarehe mpya), kwa timu (inayounga mkono, bila lawama). Alirekebisha kila mmoja na kuwafukuza. Maoni yalipunguzwa kwa sababu wadau wote watatu waliarifiwa mapema na kwa sauti inayofaa. Muda: Dakika 45 za kuandika zilipunguzwa hadi dakika 12.

Kesi ya 2 - Habari mbaya zimeandaliwa kwa usahihi. Mratibu alisitasita kuripoti juu ya bajeti iliyozidi kwa mteja. Aliuliza AI kwa muhtasari ambao ulichukua jukumu, akaelezea sababu, na akatoa chaguzi mbili za suluhisho. Mratibu alihariri rasimu kwa sauti yake mwenyewe. Mteja alithamini mbinu inayolenga suluhisho na uhusiano ukakua na nguvu. Somo: habari mbaya hazivunji uaminifu ikiwa zimeandaliwa vizuri.

Kesi ya 3 - Taarifa ya siri iliyovuja. Mwanatimu alituma sasisho la mteja linalozalishwa na AI bila kuisoma; maandishi yalikuwa na ukingo wa gharama ya ndani na jina la mradi mwingine. Mteja alipogundua hili, alifadhaika. Somo: kila ujumbe unaotoka lazima usomwe na mwanadamu kwa faragha.

Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti

Agizo dhaifu:

Andika barua pepe kwa mteja ukisema kuwa kuna kuchelewa.

Toni, muktadha, azimio na usiri hauko wazi; Maandishi ya jumla, baridi au ya kujihami kupita kiasi yanajitokeza.

Agizo lenye nguvu:

Jukumu lako: meneja wa mradi mwenye uzoefu.Muktadha: Ninahitaji kumjulisha mteja (jina [MASKED]) kuhusu kuchelewa kwa siku 10 za kazi. Sababu: uwasilishaji wa mtoa huduma kwenye njia muhimu umechelewa (maelezo ya gharama ya ndani SHIRIKI). Jukumu: Andika rasimu ya barua pepe ya kitaalamu.Toni: uwazi, chukua malipo, lakini si ya kuomba msamaha kupita kiasi; ufumbuzi oriented. Maudhui: 1) eleza hali kwa uwazi, 2) kurahisisha sababu, 3) toa tarehe mpya, 4) toa chaguo mbili za fidia, 5) kufunga kwa kutia moyo. Kanuni: USITAJIE gharama ya ndani, kiasi au majina mengine ya mteja/mradi. Upeo wa maneno 180.

Kidokezo hiki ni thabiti: toni, muundo wa maudhui, ukingo wa faragha, na urefu ni wazi.

Violezo vya ziada:

# Toni inayojirekebisha Andika hali ifuatayo katika mihtasari mitatu tofauti: (a) ufupi/uamuzi unaolenga mfadhili, (b) kuunga mkono/wazi kwa timu, (c) kwa uwazi/kumtia moyo mteja. Toa ukweli huo huo, badilisha tu sauti na kiwango cha maelezo kulingana na mshikadau.

# Kilinganishi cha matarajioMteja alionyesha matarajio yafuatayo: [matarajio]. Je, hii inaendana na wigo/ratiba ya sasa? Ikiwa sivyo, andaa jibu ambalo kwa upole huvuta matarajio katika uhalisia na kutoa njia mbadala. Weka alama kwa sentensi za ahadi kwa [inasubiri idhini].

# Kichujio cha FaraghaChanganua ujumbe huu unaotumwa: je, kuna mteja/jina la mradi lingine, gharama ya ndani/kingo, utendakazi wa kibinafsi, au maelezo ya upeo wa NDA? Ikiwa iko, weka alama na upendekeze niiondoe.

Makosa ya kawaida

• Ujumbe sawa kwa kila mtu: Mfadhili na mtumiaji wa mwisho hawataki maelezo sawa; Toni na kiwango vinapaswa kutofautiana kulingana na mshikadau.
• Kuchelewesha habari mbaya: PM anayetangaza kucheleweshwa hupoteza uaminifu mapema.
• Ahadi iliyochangiwa: Ahadi ambayo haiwezi kutekelezwa, kuridhika kwa muda mfupi kunamaanisha kukatishwa tamaa kwa muda mrefu.
• Uvujaji wa faragha: Data ya ndani au maelezo mengine ya washikadau yanaweza kuvuja kwenye ujumbe.
• Kutuma sauti ya AI kama ilivyo: Toni rasmi au ya kirafiki sana inaweza kudhuru uhusiano; Lazima iwekwe kwa sauti ya mwanadamu.
• Kutosimamia matarajio hata kidogo: Ukimya hupelekea mshikadau kujiwekea matarajio yake (kawaida yenye matumaini).

Kidokezo: Kwa kila mdau mkuu, "mtu huyu anatamani kujua nini zaidi na anaogopa zaidi kuhusu mradi?" Jibu swali. Ikiwa utaweka mawasiliano yako kwenye majibu haya mawili, kasi yako ya kupiga itaongezeka.

Kwa muhtasari

Mawasiliano ya wadau na usimamizi wa matarajio ni vipengele visivyoonekana lakini muhimu vya mradi. Matrix ya nguvu/maslahi hujibu swali kwa nani na ni juhudi ngapi utatoa, na mpango wa mawasiliano unajibu swali la nani-lini-ni chaneli gani-ujumbe gani. AI huharakisha uchanganuzi wa washikadau, upangaji wa mawasiliano, na sauti mahususi ya washikadau; huangazia habari mbaya kitaaluma. Hata hivyo, sauti ya mwisho, ahadi na jumbe nyeti lazima zipitie idhini ya kibinadamu; Kila ujumbe unaotumwa lazima uchujwe kwa usiri.

Jukumu la maombi

Ainisha (bila utambulisho) washikadau wa mradi wako katika matrix ya nguvu/maslahi na AI na utoe rasimu ya mpango wa mawasiliano. Kisha chukua hali ya sasa (k.m., kuchelewa au hitaji la uamuzi) na uchapishe jumbe tatu za sauti za kibinafsi kwa mfadhili, mteja na timu. Pitisha kila ujumbe kupitia kichujio cha usiri na usitume sentensi zenye ahadi bila idhini.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Niliainisha washikadau katika matrix ya nguvu/maslahi.
• [ ] Niliweka mpango wa ujumbe-masafa ya kituo kwa kila kikundi.
• [ ] Nilirekebisha habari hiyo hiyo kwa sauti inayofaa kulingana na mshikadau.
• [ ] Niliwasilisha habari mbaya kwa wakati ufaao na kulenga suluhisho.
• [ ] Nilichuja ujumbe unaotoka kwa usiri/NDA.
• [ ] Nimeidhinisha hukumu zilizo na ahadi na kibinadamu.