Muhtasari wa Mkutano na Ufuatiliaji wa Vitendo

Faida:

• Uwezo wa kubadilisha maelezo ya mkutano na nakala kuwa muhtasari uliogawanywa katika maeneo ya uamuzi, hatua na uwajibikaji (RACI) kwa msaada wa akili ya bandia.
• Uwezo wa kutumia akili ya bandia kuunda vitu vya kuchukua hatua, kupeana tarehe za mwisho na rasimu ya wafuatiliaji wa hatua
• Kuelewa kuwa maamuzi ambayo akili ya bandia huruka au kukabidhi kimakosa na maudhui yanayohitaji usiri lazima yadhibitiwe na binadamu.

Miradi mingi inasimamiwa katika mkutano; lakini mikutano mingi huruka bila kuwaeleza. "Tulizungumza nini?", "nani angefanya hivi?", "tulikuja kwa uamuzi gani?" maswali ni bei ya alama mbaya. Muhtasari mzuri wa mkutano unaonyesha mazungumzo ya saa moja kwa mambo matatu: maamuzi yaliyofanywa, hatua zilizochukuliwa (nani, nini, lini), na mada zilizoachwa wazi. AI ina nguvu sana katika kazi hii: kubadilisha manukuu ya mkutano au madokezo yaliyotawanyika kuwa muhtasari uliopangwa, orodha ya maamuzi, na chati ya kufuatilia hatua ya kuwajibika kwa sekunde. Lakini AI inaweza kuruka uamuzi, kukabidhi hatua kwa mtu asiyefaa, au kufanya ahadi ambayo haijatamkwa; Zaidi ya hayo, mazungumzo ya siri yanapaswa kushughulikiwa kwa tahadhari. Muhtasari haupaswi kusambazwa bila udhibiti wa kibinadamu.

Muundo wa muhtasari mzuri wa mkutano

Muhtasari wa ufanisi una sehemu nne:

1. Chapa: Tarehe, washiriki, somo, muda.
2. Maamuzi: Maamuzi (matokeo, si majadiliano) yanafanywa kwa uwazi kwenye mkutano.
3. Vitendo: Kila moja katika umbizo la "nini, nani (anayewajibika), lini (tarehe ya mwisho)". Huu ndio moyo wa kufuatilia.
4. Fungua mada / orodha ya maegesho: Mada ambazo haziwezi kuamuliwa na kubaki baadaye.

Kifupi RACI ni muhimu kufafanua vitendo: R (Kuwajibika) kufanya kazi, A (Anawajibika) hatimaye kuwajibika/kuidhinisha kazi, C (Aliyeshauriwa) alishauriwa, Mimi (Nimearifiwa) niliarifu. Kitendo lazima kiwe na "A" moja tu; Ikiwa watu wawili wanawajibika sawa, hakuna mtu anayewajibika.

Kifuatiliaji cha vitendo ni chati ya moja kwa moja ambapo vitendo vyote vilivyo wazi hufuatiliwa katika sehemu moja: kitendo, wajibu, tarehe ya kukamilisha, hali (imefunguliwa/inaendelea/imekamilishwa/imechelewa), madokezo. Kila mkutano huanza kwa kusasisha orodha hii (“vipi kuhusu vitendo vya wiki iliyopita?”) na kumalizika kwa vitendo vipya.

eneo

mfano

Kwa nini ni muhimu?

kitendo

"Weka mazingira ya mtihani"

Ni wazi nini cha kufanya

Kuwajibika (R)

mtu mmoja

Mbili kuwajibika = zero kuwajibika

tarehe ya mwisho

Septemba 12

Kitendo bila tarehe kimeahirishwa

Hali

inaendelea

ufuatiliaji

Muktadha/uamuzi

"Mkutano wa 5, uamuzi 2"

uwezo wa kufuatilia

Hatua kwa hatua: Muhtasari na uchimbaji wa hatua na AI

1. Tayarisha pembejeo mbichi. Nakala ya mkutano, madokezo au towe la maandishi ya sauti. Ikiwa kuna maudhui ya siri/ya kibinafsi, yafiche.
2. Omba muhtasari uliopangwa. Uliza AI muhtasari katika muundo wa mstari + maamuzi + vitendo + mada wazi.
3. Piga marufuku utengenezaji. Agiza "Usiongeze uamuzi/mtu/tarehe ambayo haijatajwa waziwazi katika maandishi; ikiwa haijulikani, andika 'sina uhakika'."
4. Kuwajibika na uthibitishaji wa tarehe. Angalia na kila ukweli wa mshiriki anayewajibika na wa kihistoria ambao AI huteua; Makosa ya kawaida ni hapa.
5. Hamishia kwenye orodha ya kutazama. Ongeza vitendo vipya kwa kifuatilia hatua, sasisha hali ya vitendo vya awali.
6. Soma kabla ya kusambaza. Soma muhtasari kama binadamu kabla ya kuutuma kwa washiriki; Angalia maudhui yaliyofichwa na mgawo usio sahihi.

Kidokezo: Baada ya mkutano kukamilika, sambaza muhtasari siku hiyo hiyo. Kila mtu anakumbuka tofauti baada ya masaa 24; muhtasari mpya unamaliza mjadala.

kesi tatu ndogo

Kesi ya 1 - Vitendo vilivyopotea vimerejeshwa. Mratibu wa mradi alitoa nakala ya mkutano wa dakika 70 kwa AI na kuchukua hatua. AI ilipata vitendo 14; Mratibu aligundua kuwa 3 kati yao yalikuwa "mawazo" na sio hatua, na akathibitisha tarehe ya kuwajibika kwa waliosalia 11. Kazi ambayo ingechukua dakika 40 kwa mikono ilikamilika kwa dakika 10 na hakuna hatua iliyopotea.

Kesi ya 2 - Kazi isiyo sahihi imekamatwa. PM aliona mstari "Ash will do the database migration" katika muhtasari wa AI; Hata hivyo, katika mkutano huo, Ahmet alisema "naweza kulichunguza" na hakutoa ahadi yoyote. PM alirekebisha hili kwa kusema, "Ahmet ataangalia uwezekano, uamuzi utafanywa katika mkutano ujao." Somo: AI inaweza kugeuza kusita kuwa kujitolea; Kazi zinazowajibika lazima zidhibitishwe.

Kesi ya 3 - Hatari ya uvunjaji wa faragha. Kiongozi wa timu alitoa nakala kamili ya mkutano ambapo suala la utendaji wa mfanyakazi lilijadiliwa kwa AI ili kusambazwa kama muhtasari wa umma. Kwa bahati nzuri aliisoma kabla ya kuitoa na kuondoa sehemu ya kibinafsi/siri. Somo: mapitio ya binadamu kabla ya usambazaji wa muhtasari huhifadhi usiri.

Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti

Agizo dhaifu:

Fanya muhtasari wa vidokezo hivi vya mkutano.

AI inatoa muhtasari wa jumla; Haitenganishi maamuzi na vitendo, haiwapi majukumu/tarehe, na iko wazi kwa uzushi.

Agizo lenye nguvu:

Jukumu lako: katibu wa mkutano wa mradi. Ingizo: Hapa chini kuna nakala ya mkutano (majina ya kibinafsi/siri [MASKED]). Kazi: Toa muhtasari ulioundwa:1) Chapa (tarehe, idadi ya washiriki, mada)2) MAAMUZI (maamuzi halisi pekee)3) Jedwali la ACTION: Action | Kuwajibika (R) | Tarehe ya mwisho | Muktadha4) MASUALA YA WAZI Kanuni:- ONGEZA uamuzi, mtu anayewajibika au tarehe ambayo haijatajwa MOJA KWA MOJA. Ikiwa haijulikani, andika "haina uhakika". - Usiandike maneno ya kusitasita ("Nitaangalia", "labda") kama ahadi; liripoti jinsi lilivyo.- Tenganisha wazo na kitendo; Uwajibike pekee kwa kila tendo.

Mahitaji haya ni ya nguvu: muundo unajumuisha marufuku ya utengenezaji, tofauti ya kusita-kujitolea, na sheria ya kuwajibika pekee.

Violezo vya ziada:

# Kikagua utimilifu wa kitendoKatika orodha ya vitendo iliyo hapa chini, weka alama kwa wale ambao tarehe yao ya kuwajibika AU haipo. Kwa kila kukosa, NIULIZE katika mkutano nani alijitwika/lini; Usiweke miadi.

# Sasisho la orodha ya kutazama Orodha yangu ya awali ya kufuata (iliyoambatishwa) na muhtasari wa mkutano wa wiki hii umetolewa. Sasisha hali ya vitendo vya hapo awali, weka alama zilizokamilishwa, ongeza vitendo vipya. Mabadiliko ya orodha.

# Kichanganuzi cha faraghaChanganua muhtasari huu kabla ya kuusambaza: sentensi zinazoripoti utendakazi wa kibinafsi, mshahara, afya, nidhamu au maelezo ya siri ya biashara na kupendekeza niziondoe kwenye usambazaji.

Makosa ya kawaida

• Kupotosha wazo kwa kitendo: Sio kila kinachosemwa ni kujitolea; AI inaweza isiwatofautishe.
• Kutokuthibitisha mtu anayehusika: Kitendo kilichokabidhiwa mtu asiye sahihi kinapotea katika ufuatiliaji.
• Kitendo bila tarehe ya mwisho: Kitendo bila tarehe ya mwisho kinaahirishwa kwa muda usiojulikana.
• Kugeuza kusita kuwa ahadi: "Nitaona" na "nitafanya" ni tofauti.
• Kusambaza maudhui ya siri bila kuchuja: Masuala ya utendaji/ya kibinafsi yanaweza kuvuja kwa muda mfupi.
• Kutosasisha orodha ya kutazama: Mara tu hatua inapochukuliwa, haina maana ikiwa haitafuatwa.

Angalizo: Upelelezi wa Bandia wakati mwingine unaweza kuongeza kitendo ambacho hakikutajwa kamwe kwenye mkutano lakini kinaonekana "kina mantiki". Huu ni uvumbuzi wenye nia njema, lakini unawajibisha watu kwa kazi ambazo hawakuwahi kufanya. Linganisha kila mstari na nakala halisi.

Kwa muhtasari

Muhtasari wa mkutano hupunguza mazungumzo kuwa maamuzi, vitendo, na mada wazi; orodha ya ufuatiliaji wa vitendo huziweka hai. Akili Bandia hubadilisha manukuu kuwa muhtasari uliopangwa kwa sekunde na kutoa jedwali la tarehe inayowajibika. Hata hivyo, inaweza kuchanganya wazo na hatua, kugeuza kusita kuwa kujitolea, kufanya kazi zisizo sahihi, au kubeba maudhui yaliyofichwa. Ni kazi ya binadamu kuthibitisha kanuni na tarehe, kuchuja usiri, na kusoma muhtasari kabla ya kuusambaza.

Jukumu la maombi

Toa madokezo ya mkutano wako wa mwisho (kuficha majina ya siri) kwa AI na utoe muhtasari ulioandaliwa na jedwali la vitendo. Thibitisha na ukweli mtu anayehusika na tarehe ya kila kitendo; Tenganisha angalau "wazo" moja kutoka kwa kitendo. Tekeleza ukaguzi wa mapema wa kusambaza kwa kiolezo cha "kitambazaji cha faragha" na uhamishe vitendo kwenye orodha yako ya kutazama.

orodha ya ukaguzi

• [ ] Niligawanya muhtasari katika uamuzi, hatua na mada wazi.
• [ ] Kila kitendo kina mtu mmoja anayewajibika na tarehe ya mwisho.
• [ ] Nilithibitisha kazi zinazowajibika na tarehe kwa manukuu halisi.
• [ ] Nilitenganisha wazo na ahadi; Niliacha mashaka kama yalivyokuwa.
• [ ] Nilichuja maudhui ya faragha/ya kibinafsi kabla ya usambazaji.
• [ ] Niliongeza vitendo kwenye orodha ya ufuatiliaji na kusasisha hali za awali.