Faida:
- Kuelewa dhana za kauli ya upeo na muundo wa uchanganuzi wa kazi (WBS) na utumie AI kutoa rasimu ya WBS iliyogawanywa katika vifurushi vya kazi.
- Bainisha vipengee vilivyo nje ya wigo, uwasilishaji na vigezo vya kukubalika kwa usaidizi wa kijasusi bandia na uone upeo ukienda mapema
- Uwezo wa kuelewa kwamba ni wajibu wa meneja wa mradi kuthibitisha uadilifu, uhalisia, na ufaafu wa WBS unaozalishwa na akili bandia na muktadha wa shirika kupitia uthibitishaji wa timu na washikadau.
Unapoanzisha mradi na "tutafanya nini?" Kuanza na hii ni sawa na kutembea gizani. Miradi mara nyingi hufeli sio kwa sababu inasimamiwa vibaya, lakini kwa sababu ilifafanuliwa vibaya tangu mwanzo. Somo la kitengo hiki ni zana mbili za msingi zinazoelezea mipaka ya mradi na kugawanya kazi katika vipande vinavyoweza kudhibitiwa: taarifa ya upeo na muundo wa kuvunjika kwa kazi. Wakati nyaraka hizi mbili zimewekwa kwa usahihi, ratiba, utabiri, hatari na bajeti kukaa imara juu yao; Inapowekwa vibaya, kila kitu kinatikisika katika mradi wote. AI ni mshirika mwenye nguvu wa kuandaa hati zote mbili: inapendekeza mifupa ya upeo na mgawanyiko katika vifurushi vya kazi kwa dakika. Lakini kumbuka: AI hutoa muundo wa jumla; Ni wewe na timu yako pekee mnaojua bidhaa halisi za shirika lako, vikwazo na vigezo vya kukubalika.
Taarifa ya upeo ni nini?
Upeo ni kile ambacho mradi unajumuisha na kile ambacho haujumuishi. Taarifa ya upeo ni hati inayoiweka kwa maandishi na kwa kawaida inajumuisha: madhumuni ya mradi, vitu muhimu vinavyoweza kufikishwa, vigezo vya kukubalika, vipengee vilivyo nje ya upeo, mawazo, na vikwazo. Sehemu muhimu zaidi na iliyopuuzwa zaidi hapa ni orodha isiyo na wigo: "Hatutafanya X katika mradi huu" inazuia hoja ya "lakini nilidhani hiyo ilijumuishwa" baadaye.
Wakati upeo unatoka nje ya udhibiti, unaitwa wigo creep: kazi ndogo, isiyoidhinishwa iliyoongezwa kwenye mradi huizuia kwa muda. "Ongezeko moja zaidi kidogo", linaporudiwa, hupiga bajeti na ratiba. Taarifa nzuri ya upeo na vigezo wazi vya kukubalika ndio safu ya kwanza ya utetezi dhidi ya kuongezeka kwa wigo. Vigezo vya kukubalika ni hali inayoweza kupimika ambayo kitu kinachoweza kuwasilishwa lazima kifikie ili kuchukuliwa kuwa "kamili" (k.m. "mizigo ya fomu chini ya sekunde 2").
Kidokezo: Unapoandika taarifa ya upeo, weka juhudi nyingi katika orodha ya "kile ambacho hatutafanya" kama "tutakachofanya." Vipengee vilivyotengwa ni bima ya bei nafuu zaidi kwa mradi huo.
Muundo wa uchanganuzi wa kazi (WBS) ni nini?
Muundo wa uchanganuzi wa kazi (WBS) ni mti wa kihierarkia ambao hugawanya jumla ya kazi ya mradi katika vipande vya kimantiki ambavyo polepole hupungua kutoka juu hadi chini. Juu ni mradi, chini yake ni zinazoweza kutolewa / awamu kuu, na chini yao ni vifurushi vya kazi. Kifurushi cha kazi ni kazi ya kiwango cha chini kabisa inayoweza kupewa mtu/timu na ni ndogo ya kutosha kukadiria muda na gharama yake. WBS nzuri hufuata sheria mbili: sheria ya 100% (jumla ya sehemu za chini ni pamoja na sehemu nzima ya juu, hakuna zaidi, sio chini) na kutengwa kwa pande zote (hakuna vifurushi viwili vyenye kazi sawa, hakuna mwingiliano).
Kwa nini WBS ni muhimu sana? Kwa sababu utabiri, ratiba, bajeti na hatari hufanyika kila wakati katika kiwango cha kifurushi cha kazi. "Tutatengeneza tovuti" haitabiriki; lakini vifurushi kama vile "muundo wa ukurasa wa kuingia", "fomu ya usajili wa mtumiaji", "jaribio la ujumuishaji wa malipo" vinaweza kutabirika. WBS pia ni mfumo wa kupeana wajibu (RACI), ufuatiliaji wa maendeleo na mawasiliano.
Hatua kwa hatua: Inazalisha rasimu ya WBS na AI
- Fafanua upeo. Ipe AI madhumuni ya mradi, mambo muhimu yanayoweza kutolewa na vikwazo vinavyojulikana bila kujulikana. WBS nzuri haitokani na kusudi lisiloeleweka.
- Uliza uchanganuzi wa rasimu. Uliza AI kwa uongozi uliogawanywa katika awamu na vifurushi vya kazi; Uliza maelezo ya upeo wa mstari mmoja na utoaji uliopendekezwa kwa kila kifurushi.
- Jaribu sheria ya 100%. Angalia ikiwa jumla ya vifurushi vilivyotengenezwa hukutana kikamilifu na upeo; Weka alama kwenye vitu vilivyokosekana na visivyo vya lazima.
- Ongeza vigezo vya kukubalika. Inahitaji rasimu ya vigezo vya kukubalika vinavyoweza kupimika kwa kila ufunguo unaoweza kuwasilishwa, kisha uziboresha dhidi ya uhalisia.
- Fafanua nje ya upeo. Uliza AI\u003e orodha ya "vipengee ambavyo labda vinapaswa kuwa nje ya wigo wa mradi huu" na uijadili na timu.
- Uthibitishaji wa timu na washikadau. Kagua rasimu na wamiliki wa vifurushi vya kazi. WBS kamwe sio "mpango" bila idhini ya timu.
Tahadhari: WBS inayozalishwa na AI mara nyingi inaweza kukosa kifurushi muhimu (k.m. "idhini ya kisheria," "uhamishaji wa data," "mafunzo ya watumiaji") ambayo inaonekana kuwa ya mantiki lakini ni maalum kwa shirika lako. Pakiti inayokosekana itafanya utabiri wako kuwa mbaya tangu mwanzo. Hakikisha kutumia sheria ya 100% kutoka kwa mtazamo wa kibinadamu.
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Mchoro wa kuokoa muda. Badala ya kuunda WBS kutoka mwanzo kwa mradi mpya wa intraneti, mtaalam wa PMO alimpa YZ muhtasari wa upeo usiojulikana na akaomba rasimu. YZ ilipendekeza awamu 6 na vifurushi 34 vya kazi. Mtaalam huyo aliondoa vifurushi 5 na kuongeza vifurushi 3 vilivyokosekana (ushirikiano wa SSO, upimaji wa ufikivu, uhamishaji wa maudhui) katika warsha ya dakika 45 na timu. Kazi, ambayo ingechukua siku moja kutoka mwanzo, ilikamilika kwa nusu ya siku na ikawa kamili zaidi.
Kesi 2 - Kukamata wigo huenda. Msimamizi wa mradi anatoa maombi madogo ya AI 12 kutoka kwa mteja na anauliza "je, haya katika upeo au nje ya upeo kulingana na taarifa ya sasa ya upeo?" Alifanya iainishwe kama: YZ 7 ilialamisha ombi kama "labda nje ya upeo". PM aligeuza haya kuwa maombi rasmi ya mabadiliko; vinginevyo wiki 3 za ziada za kazi zingevuja kimya kimya kwenye mradi.
Kesi ya 3 - Kifurushi cha pakiti kinakosekana. Timu iliidhinisha vifurushi 28 vya WBS vilivyotolewa na YZ bila uthibitishaji. Katikati ya mradi, iligunduliwa kuwa hapakuwa na "uhamishaji wa data" na vifurushi vya "kwenda-live mazoezi"; makosa haya mawili yaliongeza wiki 4 kwenye ratiba. Somo: Rasimu za AI hazipaswi kuidhinishwa bila majaribio ya kibinadamu kwa sheria ya 100%.
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Agizo dhaifu:
Andika WBS kwa mradi wa programu ya rununu.
Kidokezo hiki ni cha jumla sana: AI kwa kawaida hutoa kiolezo, lakini ina umuhimu mdogo kwa bidhaa zinazoweza kufikishwa za mradi wako, vikwazo na vigezo vya kukubalika.
Agizo lenye nguvu:
Jukumu lako: mtaalamu mkuu wa upangaji mradi.Muktadha: Programu ya simu ya kufuatilia hesabu kwa mteja wa rejareja (jina limefunikwa).Vikwazo: Miezi 4, ushirikiano na lazima wa ERP uliopo, iOS+Android, uhamishaji wa data unapatikana.Kazi: Tengeneza rasimu ya WBS iliyogawanywa katika awamu na vifurushi vya kazi.Kanuni:- Zingatia sheria ya 100%; vifurushi chini ya kila awamu vinapaswa kufunika awamu kikamilifu.- Kwa kila kifurushi cha kazi: upeo wa mstari mmoja + kuu inayoweza kutolewa + vigezo vya kukubalika vinavyoweza kupimika.- Toa orodha tofauti "labda NJE ya upeo" mwishoni.- Weka alama kwenye vifurushi maalum vya taasisi ambavyo huna uhakika nazo "[thibitisha ukiwa na timu]", inafaa. Pato: jedwali la alama (Awamu | Kifurushi | Upeo | Uwasilishaji | Vigezo vya kukubalika).
Ombi hili ni kali kwa sababu muktadha, kikwazo, sheria ya 100%, vigezo vya kukubalika, na ombi la nje ya upeo ni wazi; pia hutekeleza kutokuwa na uhakika na "[uthibitisho na timu]".
Violezo vya ziada:
# Kitafuta nje ya upeoSoma taarifa ya upeo hapa chini. Orodhesha kama "wagombea walio nje ya upeo" kazi ambazo ni za kawaida lakini ambazo hazijatajwa hapa (k.m. mafunzo, uwekaji kumbukumbu, usaidizi, uhamiaji, majaribio ya usalama). Kwa kila moja, uliza kwa nini inapaswa kujumuishwa/kutengwa.
# Mtengenezaji wa vigezo vya kukubali Pendekeza vigezo 3-5 vinavyoweza kupimika vya kukubalika kwa usafirishaji ufuatao (katika umbizo la SMART):[utoaji]. Usiandike vigezo ambavyo haviwezi kupimwa (kama vile "inapaswa kufanya kazi vizuri").
# 100% kikagua kanuni Chunguza WBS hapa chini. Ni kipi kinachoweza kutolewa kutoka kwa taarifa ya upeo ambacho hakina mshirika katika pakiti yoyote ya kazi? Je, ni vifurushi vipi VINAZIDI taarifa ya upeo? Orodhesha mapungufu.
Makosa ya kawaida
- Kutoandika nje ya wigo: Ikiwa "kile ambacho hatutafanya" hakiko wazi, upandaji wa wigo hauepukiki.
- Vifurushi ambavyo ni vikubwa sana au vyembamba sana: Kifurushi kikubwa ambacho hudumu kwa mwezi hakitabiriki; Kifurushi kidogo cha saa moja kinalemea usimamizi. Vifurushi lazima vitabirike na vinaweza kufuatiliwa.
- Kuidhinisha mpango wa AI bila kuuthibitisha: Kifurushi kisichokamilika cha biashara mahususi (uhamishaji wa data, idhini ya udhibiti, mafunzo) hughushi mpango tangu mwanzo.
- Kuruka vigezo vya kukubalika: Ikiwa hakuna vigezo, majadiliano "yaliyofanyika" hayana mwisho.
- Kutoweka WBS kulenga matokeo badala ya shughuli: WBS nzuri inaonyesha zinazoweza kutolewa (majina), si shughuli kama "kufanya mkutano".
Kidokezo: Usiandike WBS mara moja na uiache hivyo. Mabadiliko yaliyoidhinishwa yanapofika, sasisha WBS, kisha ratiba na bajeti. WBS ni hati hai.
Kwa muhtasari
Taarifa ya upeo inafafanua mipaka ya mradi, wakati WBS inafafanua sehemu zinazoweza kudhibitiwa za kazi. Taarifa nzuri ya upeo inajumuisha vigezo vya kukubalika wazi na orodha yenye nguvu "nje ya upeo"; WBS nzuri inafuata kanuni ya 100% na kutengwa kwa pande zote. AI hutoa mipango ya haraka na kamili ya zote mbili, lakini inaweza kuruka vifurushi maalum vya taasisi. Ni juu ya msimamizi wa mradi kutumia sheria ya 100% kutoka kwa mtazamo wa kibinadamu, kufafanua nje ya upeo, na kupata uthibitishaji wa timu.
Jukumu la maombi
Kwa mradi wako wa sasa, toa rasimu ya WBS kutoka AI iliyogawanywa katika awamu na vifurushi vya kazi (ficha data). Kisha, pamoja na mshiriki wa timu yako, tumia kanuni ya 100%: ni vifurushi gani vinavyokosekana, ambavyo sio lazima, ni utoaji gani usio na vigezo vya kukubalika? Sahihisha angalau pointi 3 zinazokosekana/zisizo sahihi na uhifadhi WBS iliyosahihishwa.
orodha ya ukaguzi
- [ ] Taarifa yangu ya upeo ina madhumuni, inayoweza kutolewa, vigezo vya kukubalika, nje ya upeo, dhana na kizuizi.
- [ ] Nilijaza orodha ya "nje ya upeo" kwa makusudi.
- [ ] WBS inafuata kanuni ya 100% (hakuna pakiti zinazokosekana/zinazozidi).
- [ ] Kila kifurushi cha kazi kinaweza kutabirika na kupatikana.
- [ ] Kila kitu muhimu kinachowasilishwa kina vigezo vinavyoweza kupimika vya kukubalika.
- [ ] Nilithibitisha rasimu ya AI na timu; Niliongeza vifurushi maalum vya taasisi.