Faida:
- Uwezo wa kuelewa hati ya mradi, violezo, masomo uliyojifunza na dhana za msingi za maarifa na kutoa rasimu za hati za kawaida na usaidizi wa akili bandia.
- Uwezo wa kutumia akili ya bandia kwa kusawazisha hati, muhtasari wa kumbukumbu na uchimbaji wa habari ya shirika.
- Kuelewa kwamba usahihi wa hati, udhibiti wa toleo na kumbukumbu ya shirika lazima iwekwe chini ya udhibiti wa binadamu
Miradi inaisha, lakini kumbukumbu ya taasisi inabaki - au la. Katika mashirika mengi, kila mradi mpya huanza kutoka mwanzo; Masomo, violezo na maarifa ya miradi ya zamani hukaa akilini mwa watu na kwenda nayo. PMO (Ofisi ya Usimamizi wa Miradi) ni kitengo kinachotoa viwango, mbinu na msaada kwa miradi katika taasisi; Moja ya majukumu yao ni kuweka kumbukumbu hii ya kitaasisi hai. Mada ya kitengo hiki ni uwekaji kumbukumbu mzuri wa mradi na usimamizi wa maarifa: violezo vya kawaida, mkataba wa mradi, ujifunzaji wa somo, na kuanzisha msingi wa maarifa unaotafutwa. Upelelezi wa Bandia ni msaidizi mwenye nguvu sana katika uwanja huu: hutoa rasimu za kawaida za hati, muhtasari wa kumbukumbu iliyotawanywa, hutoa mada na maarifa kutoka kwa miradi iliyopita. Lakini usahihi wa hati, udhibiti wa toleo, na uaminifu wa kumbukumbu ya taasisi unahitaji udhibiti wa kibinadamu.
Nyaraka za msingi za PMO
Hati ya mradi ni hati inayoanzisha mradi rasmi, inafafanua madhumuni yake, upeo, mfadhili, hatua kuu na mamlaka ya Waziri Mkuu. Ni kama mkataba mfupi lakini muhimu: "kwa nini tunafanya mradi huu na ni nani anayehusika?"
Violezo husanifisha hati zinazojirudia: Kiolezo cha WBS, kiolezo cha rejista ya hatari, kiolezo cha ripoti ya hali, kiolezo cha muhtasari wa mkutano. Violezo vya kawaida huokoa muda na kuhakikisha ubora na ulinganifu; Ni moja ya matokeo ya thamani zaidi ya PMO.
Masomo yaliyopatikana ni hati inayorekodi majibu ya maswali "nini kilikwenda vizuri, nini kilienda vibaya, tutafanya nini baadaye" mwishoni mwa mradi (au mwisho wa awamu). Hati hii ndiyo chombo cha bei nafuu zaidi cha kuzuia shirika kufanya makosa sawa tena na tena - lakini katika mashirika mengi, haijaandikwa au kuandikwa na haifunguliwi tena.
Msingi wa maarifa ni kumbukumbu ya pamoja ambapo hati hizi zote zimehifadhiwa katika muundo unaoweza kutafutwa na unaoweza kufikiwa. Ili kuwa na thamani, lazima iwe na utaratibu, up-to-date na kutafutwa; Rundo lenye fujo la faili sio msingi wa maarifa.
hati
Kusudi
Mchango wa AI
Hati ya mradi
Kuzindua rasmi mradi huo
kuzalisha rasimu ya kawaida
violezo
sanifisha urudiaji
Pendekeza kiunzi cha kiolezo
Utoaji wa somo
kuhifadhi kumbukumbu
Kutoa mandhari kutoka kwa rekodi
Kumbukumbu ya ripoti ya hali
Historia ya maendeleo
Toa muhtasari wa mwenendo
msingi wa maarifa
kumbukumbu inayoweza kutafutwa
Uainishaji wa hati/muhtasari
Hatua kwa hatua: Usimamizi wa hati na maarifa na AI
- Tengeneza kiolezo cha kawaida. Uliza YZ kiunzi cha kiolezo cha hati kulingana na mahitaji ya shirika lako; kuendana na muktadha wa taasisi.
- Rasimu ya katiba. Omba rasimu ya hati ya mradi kutoka kwa AI yenye taarifa za mradi zisizojulikana; Jaza maeneo ya wafadhili na mamlaka kwa ukweli.
- Fanya muhtasari wa kumbukumbu. Toa ripoti za hali ya kihistoria au hati za kufunga kwa AI na ifanye itoe mada na masuala yanayojirudia.
- Unganisha somo la kuchukua. Fanya masomo ya miradi mingi kuwa mada za kawaida na AI; lakini thibitisha kila hitimisho na muktadha wake.
- Uhakiki wa toleo na ukweli. Thibitisha hati ambayo AI hutoa; Ongeza tarehe, nambari ya toleo na maelezo ya idhini. Hati isiyo sahihi huathiri msingi wa maarifa.
- Faragha na kutokujulikana. Ondoa data yoyote ya hatia au ya siri kutoka kwa somo na muhtasari wa kumbukumbu.
Tahadhari: Nyaraka za somo zinaweza kuwa hati za "utafutaji wa uhalifu". Tumia lugha inayolenga mchakato, isiyojulikana kama "mchakato wa kuidhinisha haukubainishwa" badala ya "mtu X kuchelewa." AI inaweza kutoa taarifa za hatia; Lazima mtu alainishe haya.
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Kuongeza kasi kwa kiwango. Mtaalamu wa PMO alitaka kusawazisha ripoti za hali ambazo PM tofauti huandika katika miundo tofauti. Ilichukua mfumo wa kiolezo wa kawaida kutoka kwa AI na kuurekebisha kwa muktadha wa biashara. Ndani ya miezi mitatu, miradi yote iliripotiwa katika muundo sawa; usimamizi uliweza kufanya ulinganisho na muda wa kuandaa ripoti ulipungua kwa wastani wa 40%.
Kesi 2 - Ufunuo wa kumbukumbu iliyofichwa. Taasisi moja ilitoa ripoti 14 za mwisho za miaka 2 iliyopita kwa AI na kubainisha matatizo ya kawaida (data bila kujulikana). AI ilipata muundo kama "muunganisho wa wasambazaji ulicheleweshwa katika miradi 6 kati ya 9." Kwa ufahamu huu, PMO iliunda "orodha ya kawaida ya ujumuishaji wa wasambazaji." Taarifa zilizotawanyika katika akili za watu zimegeuka kuwa chombo cha ushirika.
Kesi ya 3 - Msingi wa maarifa wenye sumu. Timu moja iliweka hati ya "mazoea bora" inayozalishwa na AI kwenye msingi wa maarifa bila kuithibitisha. Hati hiyo ilielezea mbinu ambayo haijawahi kutumika katika taasisi kama "kiwango chetu" (hallucination). PM mpya walidhani hii ilikuwa kweli na fujo ikafuata. Somo: kila hati inayoingia kwenye msingi wa maarifa lazima idhibitishwe na mwanadamu.
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Agizo dhaifu:
Andika hati ya mradi.
Bila muktadha; Hati inaonekana ambayo ni ya jumla, isiyo na umuhimu kwa taasisi yako, na ina sehemu zinazowezekana.
Agizo lenye nguvu:
Jukumu lako: mtaalamu wa uhifadhi wa PMO. Muktadha: [mradi usiojulikana: madhumuni, jukumu la mfadhili, mambo muhimu yanayowasilishwa, muda, anuwai ya bajeti]. Kazi: Kutayarisha RASIMU ya hati ya mradi. Sehemu: Madhumuni/sababu, Muhtasari wa Mawanda, Hatua muhimu, Mfadhili na mamlaka, Hatari za hali ya juu, Vigezo vya mafanikio.Kanuni:- Tumia taarifa ninazotoa pekee; Acha sehemu usiyoifahamu "[ili ijazwe]", itengeneze.- USIONGEZE jina la taasisi, jina la mtu halisi au kiasi halisi.- Tumia lugha fupi na rasmi; Kila sehemu ya juu ya sentensi 4.
Kidokezo hiki ni chenye nguvu: kinajumuisha muundo, uwekaji alama wa uga ili kujaza, marufuku ya uundaji, na mpaka wa faragha.
Violezo vya ziada:
# Usanisishaji wa uelekezaji wa somoHapa chini kuna vidokezo vya uelekezaji wa somo kutoka kwa miradi mingi (isiyojulikana). Mada za kawaida za kikundi (mchakato, mawasiliano, utabiri, ununuzi). Andika pendekezo la uboreshaji linalolenga MCHAKATO, bila kukutambulisha kwa kila mada. Usitumie usemi wa kushtaki.
# Kigezo cha KigezoHapa chini kuna ripoti za hali katika fomati 3 tofauti. Pendekeza muundo wa kiolezo wa kawaida, unaoweza kutumika tena; Bainisha ni sehemu zipi ni za lazima na zipi zinafaa kuwa za hiari.
# Kidondoo cha mienendo ya kumbukumbuDondosha masuala yanayojirudia na maeneo ya kuboresha kutoka kwenye kumbukumbu hii ya ripoti ya hali ya kihistoria (bila jina). Kwa kila matokeo, onyesha ni ripoti gani unategemea; Kutoa madai yasiyo na msingi.
Makosa ya kawaida
- Kutoandika somo kabisa: Somo lisiloandikwa ni kosa linalorudiwa.
- Kuhifadhi hati bila kuithibitisha: Hati isiyo sahihi inatia sumu kwenye msingi wa maarifa na kuwapotosha wageni.
- Kukwepa udhibiti wa toleo: Ikiwa haijulikani ni hati gani iliyopo, kumbukumbu ya shirika huchanganyikiwa.
- Lugha ya kushtaki: Mawazo ya kumtaja huwazuia watu kuwa waaminifu.
- Iwapo kulazimisha kiolezo au la: Ikiwa kiolezo cha jumla cha AI kitatumika bila kuzingatia hali halisi ya taasisi, haitafanya kazi.
- Kuhamisha data ya siri kwenye kumbukumbu: Taarifa za Mteja/mtu hazipaswi kuhifadhiwa bila kutokujulikana.
Kidokezo: Kusanya masomo uliyojifunza katika hatua muhimu, sio tu katika kukamilika kwa mradi. Wakati mradi umekwisha, kila mtu amechoka na maelezo yanasahauliwa; Masomo mapya yana thamani zaidi.
Kwa muhtasari
Nyaraka za PMO na usimamizi wa maarifa huwezesha shirika kujifunza kutoka mradi hadi mradi. Hati ya mradi huanzisha mradi, violezo vya kawaida huharakisha kurudiwa, makisio ya somo huhifadhi kumbukumbu, na msingi wa maarifa huwafanya kutafutwa. Akili Bandia ni msaidizi mwenye nguvu katika utengenezaji wa violezo, muhtasari wa kumbukumbu na usanisi wa kozi. Lakini usahihi wa hati, udhibiti wa toleo, uhuru kutoka kwa lugha inayotia hatiani, na usiri huhitaji uangalizi wa kibinadamu; Hati ambayo haijathibitishwa huharibu kumbukumbu ya taasisi.
Jukumu la maombi
Chagua aina ya hati ambayo si ya kawaida katika taasisi yako (k.m. ripoti ya hali au muhtasari wa mkutano). Tengeneza muundo wa kiolezo cha kawaida kutoka kwa AI na ubadilishe kulingana na muktadha wa biashara yako. Zaidi ya hayo, punguza (kwa kutokutaja) madokezo ya mihadhara ya angalau miradi miwili iliyopita hadi mada ya kawaida na AI na utoe mapendekezo matatu ya uboreshaji yenye mwelekeo wa mchakato na bila kujulikana. Thibitisha hati unazotoa na uziongeze kwenye msingi wa maarifa ukitumia maelezo ya toleo/tarehe.
orodha ya ukaguzi
- [ ] Nilirekebisha hati/kiolezo cha mradi kwa muktadha wa kitaasisi, bila kuacha nafasi ya kuamini.
- [ ] Nilithibitisha hati na kuongeza toleo na maelezo ya tarehe.
- [ ] Niliandika somo katika lugha inayozingatia mchakato na isiyojulikana.
- [ ] Niliweka muhtasari wa kumbukumbu pamoja na msingi wao (ripoti gani).
- [ ] Nilificha utambulisho wa data ya siri/ya kibinafsi.
- [ ] Niliongeza hati zilizoidhinishwa pekee kwenye msingi wa maarifa.