Vitengo
1. Utangulizi: Uzalishaji wa Kibinafsi na AI - Majukumu, Mipaka, Uthibitishaji na Faragha 2. Usimamizi wa Barua Pepe: Rasimu, Jibu, Muhtasari na Toni 3. Kalenda, Usimamizi wa Wakati na Upangaji wa Kazi 4. Kuchukua Kumbuka na Usimamizi wa Taarifa za Kibinafsi 5. Utafiti, Kusoma na Kufupisha 6. Uandishi na Uzalishaji wa Hati: Ripoti, Uwasilishaji, Pendekezo 7. Mkutano: Maandalizi, Vidokezo, Muhtasari na Ufuatiliaji wa Hatua 8. Uendeshaji otomatiki wa No-Code na Mitiririko ya Kazi 9. Kufanya Maamuzi, Kipaumbele na Kuzingatia 10. Faragha, Usalama wa Data na Tabia ya Uthibitishaji 11. Kuanzisha Mfumo wa Mtiririko wa Kazi wa Kibinafsi wa Mwisho-hadi-Mwisho
Kitengo 7 / 11

Mkutano: Maandalizi, Vidokezo, Muhtasari na Ufuatiliaji wa Hatua

Faida:

  • Uwezo wa kuingia kwenye mkutano tayari kwa kuandaa ajenda iliyopangwa na orodha ya pingamizi zinazowezekana na akili ya bandia kabla ya mkutano.
  • Uwezo wa kuunda noti mbichi au nakala kama Maamuzi/Vitendo (nani-nini-wakati)/Fungua maswali ili kuzuia vitendo vilivyopotea.
  • Uwezo wa kuzingatia ridhaa ya maandishi na usiri kwa kudhibitisha kazi na maamuzi ambayo akili ya bandia inaweza kufanya na kusambaza muhtasari.

Mikutano ndiyo kubwa zaidi - na inayolalamikiwa zaidi - kipengele cha wakati wa shirika. Mkutano mbaya; Ni mkutano unaoingia bila kutayarishwa, kutawanywa, na mwishowe, haijulikani ni nani atafanya nini. AI inasaidiwa katika kila hatua ya mtiririko wa kazi wa mkutano: ajenda na maandalizi kabla, maelezo wakati, muhtasari na ufuatiliaji wa hatua baada ya. Lakini watu huamua ubora wa mkutano; AI huongeza tu utayarishaji na hufanya ufuatiliaji usikose. Faida kubwa kwa kawaida huja baada ya mkutano: maamuzi na vitendo havivuki.

Masharti. Agenda ni orodha iliyoagizwa ya mada zitakazojadiliwa kwenye mkutano. Kipengele cha kushughulikia ni jukumu linalotoka kwenye mkutano, limekabidhiwa mtu fulani, na lina tarehe. Muhtasari wa mkutano/dakika ni kumbukumbu ya kile kilichojadiliwa na maamuzi. Nakala ni unukuzi wa neno kwa neno wa mazungumzo - baadhi ya zana za mkutano huizalisha kiotomatiki. Ufuatiliaji ni kufuatilia kama hatua zinachukuliwa.

Hatua tatu za mkutano na AI

Kabla (matayarisho): AI hutoa ajenda iliyoundwa kutoka kwa orodha iliyosambaa ya mada, hufikiria mapema maswali na hoja zinazopingana, muhtasari wa hati zinazofaa na kukuweka tayari. Maandalizi mazuri yanaweza kupunguza muda wa mkutano kwa nusu.

Agizo (kumbuka): Usichanganye na AI wakati wa mkutano; Andika madokezo ghafi au tumia zana ya kunukuu (ikiwa inaruhusiwa). Weka mtazamo wako kwenye mazungumzo.

Baadaye (muhtasari na hatua): Haya ndiyo malipo halisi. Unalisha noti mbichi au manukuu kwa AI na kuitengeneza kuwa "maamuzi, vitendo (nani-nini-wakati), maswali wazi." Kisha unaisambaza kwa uwazi kwa washiriki. Kwa hivyo "tungefanya nini baadaye?" kutokuwa na uhakika hupotea.

Hatua kwa hatua: mtiririko wa kazi wa mkutano

  1. Weka ajenda. Toa mada ghafi kwa AI na uje na ajenda iliyopewa kipaumbele na iliyopitwa na wakati.
  2. Jitayarishe. Fanya muhtasari wa hati zinazofaa; Fikiria pingamizi zinazowezekana mapema.
  3. Andika noti mbichi. Kurekodi kilichorahisishwa, mbichi wakati; Usichanganye na AI.
  4. Sanidi. Kisha toa dokezo/manukuu kwa AI na ufanye maamuzi na vitendo.
  5. Thibitisha. Linganisha kila uamuzi na mgawo na kile unachokumbuka; AI inaweza kugawa vibaya.
  6. Sambaza na ufuatilie. Tuma muhtasari; Weka vitendo kwenye orodha ya ufuatiliaji.
Kidokezo: Baada ya kuandaa muhtasari wa mkutano na AI, washiriki wanaulizwa "je, muhtasari huu ni sahihi, kuna yoyote inayokosekana/si sahihi?" Uliza ndani ya masaa 24. Kwa njia hii unapata makosa na kuhakikisha kuwa kila mtu yuko kwenye ukurasa mmoja.

Nakala na usiri

Majukwaa mengi ya mikutano hutoa nakala otomatiki na muhtasari wa AI. Hii ni nguvu, lakini kuwa makini na mambo mawili. Ya kwanza ni idhini: washiriki wanahitaji kujua kuwa wanarekodiwa; Katika baadhi ya maeneo hili ni takwa la kisheria. Pili ni faragha: nakala zinaweza kuwa na habari nyeti; Jua mahali imehifadhiwa na ni nani aliyeifikia. Kubandika nakala ya siri ya mkutano kwenye zana ya kawaida ya AI ni kutoa habari hiyo nje.

Jukwaa

mchango wa AI

jukumu la mwanaume

Ajenda

Miundo, vipaumbele

anaamua nini cha kuzungumza

maandalizi

Hati ni muhtasari, inapendekeza pingamizi

Huamua mkakati

kumbuka

Nakala/muhtasari (pamoja na zana)

Huweka mkazo kwenye mazungumzo

Muhtasari

Uamuzi+huchukua hatua

Inathibitisha usahihi

kufuatilia

Kikumbusho, hali inauliza

Inachukua jukumu

Violezo vinne vya mikutano vinavyoweza kunakiliwa

Unda ajenda ya mkutano iliyopangwa kutoka kwa mada ghafi zifuatazo:- Toa muda uliokadiriwa kwa kila mada, si zaidi ya dakika [45] jumla.- Weka mada muhimu/zinazohitaji uamuzi kwanza.- Taja "matokeo yanayotarajiwa" (uamuzi au taarifa) kwa kila mada. Mada: """[orodha ghafi]"""

Nisaidie kujiandaa kwa mkutano wa kesho. Somo: [X] .- Maswali/pingamizi 5 ngumu ambazo zinaweza kutoka kwa upande mwingine.- Sentensi 1-2 mwelekeo wa majibu tayari kwa kila moja.- Pointi 3 muhimu ninazohitaji kujua kabla ya mkutano. Muktadha: """[mandhari fupi]"""

Muundo wa dokezo langu mbichi la mkutano:- Vichwa "Maamuzi", "Vitendo (nani-nini-wakati)", "Maswali ya wazi".- Ikiwa mgawo haueleweki, andika "haujakabidhiwa", usimpe mtu yeyote kazi iliyopangwa.- Ikiwa hakuna tarehe maalum, andika "hakuna tarehe". Ujumbe ghafi: """[bandika]"""

Andaa ujumbe wa ufuatiliaji kutoka kwa muhtasari wa mkutano ufuatao:- Mfupi, utaenda kwa washiriki.- Maamuzi tu yanayohusu kila mtu + kitendo cha kila mtu mwenyewe.- Kumbuka mwishoni "nijulishe ndani ya masaa 24 ikiwa kuna kitu chochote kinachokosekana / si sahihi". Muhtasari: """[Bandika]"""

Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti

Dhaifu: "Fanya muhtasari wa dokezo hili la mkutano." (Maamuzi na vitendo vimechanganywa katika maandishi yenye fujo; bado haijulikani ni nani atafanya nini.)

Nguvu: "Panga memo hii mbichi katika vichwa vitatu: Maamuzi, Vitendo (nani-nini-wakati gani), Fungua maswali. Ikiwa haijulikani ni nani atafanya hivyo, andika 'hajakabidhiwa' - usimgawie mtu yeyote kazi. Ikiwa hakuna tarehe, andika 'hakuna tarehe.'" Toleo lenye nguvu linatoa matokeo yanayoweza kutekelezeka, ya kupelekwa moja kwa moja bila kazi zilizopangwa.

kesi tatu ndogo

Kesi 1 - Nguvu ya maandalizi. Meneja mauzo alikuwa na AI kuja na "pingamizi 5 zinazowezekana na maelekezo ya majibu" kabla ya mkutano muhimu wa wateja. Katika mkutano huo, mteja alitoa pingamizi tatu hasa kati ya hizo; Meneja alikuwa tayari. Mkataba huo ulifungwa katika mkutano huo. Malipo yalikuja kutoka kwa AI kufikiria juu ya hali zinazowezekana mapema.

Kesi ya 2 - Vitendo vilivyopotea. Timu moja ilifanya mikutano ya kila wiki lakini haikurekodi vitendo; Mada zile zile zililetwa tena kila wiki. Walianza kuunda na kushiriki orodha za "vitendo (nani-nini-wakati)" baada ya kila mkutano na AI. Baada ya wiki 4, idadi ya mada zilizofunguliwa tena ilipungua kwa 70% na muda wa mkutano ulifupishwa.

Kesi ya 3 - Mtego wa kufanya vibaya. Msaidizi alisambaza muhtasari wa mkutano ulioundwa na AI bila uthibitishaji. AI ilikuwa imefanya kitendo kutokana na sentensi isiyoeleweka ikisema "Ayse atatayarisha ripoti ya bajeti" - ingawa hakuna uteuzi kama huo ulikuwa umefanywa. Ayşe alishangaa, kuchanganyikiwa kulitokea. Somo: AI inaweza kutengeneza vitendo na kazi; Thibitisha kila mstari kwa kumbukumbu yako.

Makosa ya kawaida

  • Kuingia bila kujiandaa: kutumia AI kwa baadaye tu; Ni angalau thamani kabla.
  • Kushughulika na AI wakati wa: Kugawanya kuzingatia; Andika maelezo mabichi, acha usindikaji kwa ajili ya baadaye.
  • Sio kuhalalisha kazi: AI inaweza kuunda kazi na watu; thibitisha.
  • Sio kusambaza muhtasari: Muhtasari ulioachwa ndani ni muhtasari ambao haupo; Shiriki na uombe uthibitisho.
  • Kukwepa faragha ya manukuu: Pata idhini, usibandike manukuu nyeti kwenye zana ya umma.
  • Kupuuza kufuatilia: Ukitengeneza orodha ya vitendo na usiyafuate, orodha hiyo itakufa.
Tahadhari: Muhtasari wa mikutano otomatiki unaweza kubadilisha mazungumzo yasiyoeleweka kuwa maamuzi mahususi. "Labda tutafanya hivi" inaweza kuwa "imeamuliwa kufanya hivi" katika zana ya muhtasari. Kila wakati angalia maamuzi muhimu na kumbukumbu ya mwanadamu.

Kwa muhtasari

  • AI inasaidiwa katika awamu zote tatu za mkutano, lakini faida halisi iko katika matokeo: kuhakikisha kwamba maamuzi na vitendo havipotei.
  • Kwanza, weka ajenda na fikiria kuhusu pingamizi zinazowezekana; Maandalizi yanafupisha mkutano.
  • Usichanganye na AI wakati, andika maelezo mabichi; Acha usindikaji kwa baadaye.
  • Kisha panga noti kama "Maamuzi + Vitendo (nani-nini-wakati) + Fungua maswali".
  • AI inaweza kufanya miadi na maamuzi; thibitisha kila mstari, usambaze muhtasari na uulize maoni; Kuwa mwangalifu na usiri wa nakala na idhini.

Jukumu la maombi

Unda ajenda iliyoratibiwa kwa mkutano ujao ukitumia kiolezo cha kwanza na orodha ya pingamizi zinazowezekana na kiolezo cha pili. Tengeneza memo yako mbichi ya baada ya mkutano na kiolezo cha tatu na ulinganishe kila kazi ya kitendo na kile unachokumbuka - angalia ili kuona ikiwa AI imefanya kazi zozote za uwongo. Hatimaye, tayarisha ujumbe wa ufuatiliaji na kiolezo cha nne na uwaombe washiriki uthibitisho.

orodha ya ukaguzi

  • [ ] Nilitumia AI kwa ajenda na maandalizi ya kabla ya mkutano.
  • Nilichukua noti mbichi wakati wa [ ], sikujisumbua na AI.
  • [ ] Nilipanga dokezo kama maswali ya Maamuzi/Vitendo/Wazi.
  • [ ] Nilithibitisha kila kazi ya kitendo kwa ukumbusho wangu.
  • [ ] Nilisambaza muhtasari huo na kuomba maoni ndani ya saa 24.
  • [ ] Nilipata idhini ya nakala na kuhakikisha usiri.
Iliyotangulia Inayofuata