Faida:
- Uwezo wa kuweka kipaumbele kwenye rundo la kazi ya fujo na akili ya bandia na kuigeuza kuwa mpango uliozuiwa wakati ambao hutenganisha haraka kutoka kwa muhimu.
- Uwezo wa kuanzisha siku na wiki halisi, inayowezekana kwa kuweka kazi ya kina katika masaa ya juu ya nishati na kuacha buffers katika kila block.
- Uwezo wa kurekebisha makadirio ya wakati wa matumaini ya akili ya bandia na data yake ya kihistoria na kuonyesha vikwazo vilivyofichwa katika mpango.
Muda ndio rasilimali pekee isiyoweza kurejeshwa katika tija. AI huharakisha kazi za maandishi kama barua pepe; Lakini faida halisi inatokana na ubora wa maamuzi unayofanya kuhusu kazi gani ya kufanya na lini. Katika kitengo hiki utajifunza kutumia AI kama msaidizi wa kupanga wakati: kuweka kipaumbele kwa kazi, kuzuia siku na wiki, kutatua migogoro ya kalenda, makadirio ya wakati halisi. AI inazalisha mpango haraka; Lakini unaamua kama mpango wako unalingana na ukweli na mipaka yake - kwa sababu AI haijui mdundo wako wa nishati, mzigo wa familia na vipaumbele vilivyofichwa.
Masharti. Kuzuia muda ni kugawanya siku katika vipindi vya muda vilivyowekwa kwa ajili ya kazi maalum. Kazi ya kina ni kazi ya thamani ya juu ambayo inahitaji umakini wa kudumu - uandishi wa ripoti, uchambuzi, muundo. Kazi ya kina ni ya chini sana, kazi ya tendaji - barua pepe, ujumbe wa maandishi, kazi ya usimamizi. Matrix ya kipaumbele ni zana ya uamuzi (pia inajulikana kama matrix ya Eisenhower) ambayo hutenganisha kazi kwa shoka "haraka/muhimu".
Mantiki ya kupanga na AI
Nguvu ya AI katika kupanga ni kwamba inaunda haraka msururu wa kazi mbaya. Unamwaga machafuko katika kichwa chako katika hali yake mbichi; AI inaitafsiri kuwa mpango uliopewa kipaumbele, uliopangwa, unaoweza kutekelezeka. Lakini kumbuka mambo mawili: kwanza, AI huelekea kukadiria nyakati kwa matumaini - mambo huchukua muda mrefu katika ulimwengu wa kweli. Pili, AI haijui vikwazo vyako vilivyofichwa - ikiwa umekwama kwenye mkutano asubuhi au nishati yako hupungua alasiri. Kwa hivyo chukua mpango wa AI kama mchoro, urekebishe na ukweli wako mwenyewe.
Hatua kwa hatua: kuanzisha mpango wa kila wiki na AI
- Fanya upigaji mbichi. Andika kazi zote, mikutano, na tarehe za mwisho unazozingatia, bila mpangilio.
- Niambie vikwazo. Mikutano isiyobadilika, saa za kazi, sauti ya nishati, wakati wa burudani.
- Kuweka kipaumbele. Uliza AI iweke kazi kwenye matrix ya umuhimu/dharura.
- Izuie. Weka kazi ya kina katika masaa ya juu ya nishati na kazi ya kina katika masaa ya chini ya nishati.
- Ongeza bafa. Iambie AI "ongeza muda wa buffer 20% kwa kila kizuizi"; hurekebisha utabiri wa matumaini.
- Kudhibiti na kumiliki. Linganisha mpango na ukweli wako, ondoa kile kisichohitajika.
Kidokezo: Usiruhusu AI ijaze siku yako yote. Wakati ulioachwa tupu sio kosa, ni nafasi ya buffer na ya kufikiria. "Panga si zaidi ya 70% ya siku yako, ukiacha wengine kwa kazi zisizotarajiwa" ni kweli kwa watu wengi.
Kuweka kipaumbele: kutenganisha muhimu na muhimu
Makosa ya kawaida ya tija ni kukosea muhimu kwa muhimu. Simu inayolia ni ya dharura lakini inaweza isiwe muhimu; Ripoti ya kimkakati ni muhimu lakini inaahirishwa mara kwa mara kwa sababu haionekani kuwa ya dharura. AI ni kioo kizuri katika kuweka kazi zako kwenye shoka hizi mbili - lakini unafanya uamuzi wa mwisho, kwa sababu ufafanuzi wa "muhimu" unategemea malengo yako.
Kategoria
Maelezo
Mbinu
Haraka + Muhimu
Mgogoro, tarehe ya mwisho kali
fanya sasa
Muhimu + Sio haraka
Mkakati, mipango, maendeleo
Zuia, linda kalenda
Haraka + Sio muhimu
Vikwazo vingi, barua pepe fulani
Uhamisho au compress
Sio haraka na sio muhimu
usumbufu
Ele, usifanye hivyo
Makosa ya watu wengi ni kupuuza fremu ya "Muhimu + Sio ya dharura" na kuishi kila wakati katika fremu za "Haraka". Unapokuwa na AI kusanidi mpango wake wa kila wiki, uliza swali lifuatalo: "Ni kazi gani kati ya kazi zangu wiki hii ziko katika kategoria ya 'muhimu lakini si ya dharura' na je, zina kizuizi kilicholindwa kwenye kalenda?"
Violezo vinne vya kupanga vinavyoweza kunakiliwa
Weka kipaumbele kwa orodha yangu ya kazi iliyochafuka hapa chini.- Weka kila kazi katika mpangilio wa dharura/muhimu (kategoria 4).- Panga kwa "Lazima ifanywe wiki hii", "Inaweza kukabidhiwa", "Inaweza kuahirishwa".- Onya ikiwa kuna vitegemezi vyovyote visivyoonekana (kama Y haitaanza hadi X ikamilike). Kazi: """[orodha mbichi]"""
Mpango wa kuzuia wakati wa kila siku unaundwa kutoka kwa kazi zifuatazo. Saa zangu za kazi: [09:00-17:30]. Mikutano isiyobadilika: [11:00 timu, 15:00 mteja]. Nishati yangu ni kubwa asubuhi, chini alasiri. Weka kazi ya kina asubuhi, kazi ya kina mchana. Ongeza bafa ya 20% kwa kila kizuizi, acha mapumziko ya dakika 45 ya chakula cha mchana. Kazi: """[orodha]"""
Fanya makadirio ya muda halisi kwa kazi ifuatayo na uigawanye katika hatua ndogo.Kazi: [k.m. ripoti ya robo mwaka].- Orodhesha hatua ndogo, toa muda kwa kila moja.- Ongeza kutokuwa na uhakika kwa 25% kwa jumla ya muda.- Onya ni hatua gani imezuiwa zaidi.
Kagua mpango wangu wa kila wiki. Jibu maswali haya:1. Je, kuna kizuizi kilicholindwa kwa kazi zangu "muhimu lakini sio za haraka"?2. Je, ni siku zipi zilizojaa kupita kiasi (zisizo buffered)?3. Je, ni kazi gani zinazoweza kuhamishwa lakini zibaki nami? Mpango: """[mpango wa sasa]"""
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Dhaifu: "Nifanyie mpango wa siku." (AI hutoa mpango wa jumla, usiofaa bila kujua saa zako, mikutano, midundo ya nishati.)
Güçlü: "Kutokana na kazi hizi 6, tengeneza mpango wa kuzuia muda wa 09:00-17:30. Mkutano wangu wa timu umepangwa kwa saa 1 saa 11:00. Nia yangu ni kubwa asubuhi, weka uandishi wa ripoti hapo. Barua pepe na kazi ya usimamizi mchana. Ongeza bafa ya 20% kwa kila block, mapumziko ya dakika 40: 13 ya mchana." Toleo thabiti hurejesha mpango unaotumika moja kwa moja kwa sababu hutoa vikwazo, mdundo na bafa.
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Mtego wa utabiri wa matumaini. Mbunifu aliamini ubashiri wa AI kwamba "kazi hii itachukua saa 2" na kusanidi siku ipasavyo. Kazi ilichukua masaa 3.5, vitalu vitatu vilivyofuata vilibadilishwa, siku ikatulia. Alipanga kwa wiki iliyofuata kwa kuongeza 40% kwa kila utabiri wa AI; Ilianza kuchukua siku. Somo: AI inakadiria muda mfupi; Omba kizidishi na data yako ya kihistoria.
Kesi ya 2 - Ahueni ya kina ya biashara. Msanidi programu aligundua kuwa alikuwa akipoteza wastani wa saa 4.5 kwa siku kufanya kazi ya muda mfupi ya muda mfupi. AI ilirekebisha 9am-11am kama "kazi ya kina, hakuna mikutano" na barua pepe zilijumlishwa katika vizuizi 2 (11am na 4pm). Baada ya wiki mbili, idadi ya kazi za thamani ya juu zilizokamilishwa iliongezeka kutoka 2 hadi 5 kwa wiki.
Kesi ya 3 - Kipaumbele kibaya. Kiongozi wa timu alichelewesha hati ya mkakati wa kila robo mwaka kwa wiki 5 huku akikabiliana na maombi "ya dharura". Nilipokuwa na AI kuweka kazi zake kwenye tumbo, hati ilionekana bila ulinzi katika mraba "muhimu lakini sio wa haraka". Ilifungua vitalu viwili vilivyowekwa kwenye kalenda; Hati hiyo ilikamilishwa kwa siku 9. Faida ilitoka kwa AI kufanya uzembe usioonekana kuonekana.
Makosa ya kawaida
- Kukaza siku: Mpango usio na bafa huanguka mara ya kwanza.
- Kuamini kwa upofu makadirio ya wakati ya AI: Ina matumaini; Ongeza kizidishi chako mwenyewe.
- Kukosea haraka kwa muhimu: Tumia matrix, weka "sio dharura lakini muhimu".
- Kupuuza mdundo wa nishati: Kuweka kazi ya kina katika saa za chini za nishati hupunguza tija.
- Kuweka kazi inayoweza kukabidhiwa: Wakati AI inasema "hii inaweza kuhamishwa" usiipinge, kwa kweli ikabidhi.
- Kufikiri kwamba mpango umewekwa: Mpango ni rasimu; Kuwa wazi kwa kutelezesha kidole siku nzima.
Tahadhari: AI hutoa mpango mzuri, lakini ikiwa sio wewe unayeutekeleza, mpango huo hauna maana. Weka mpango kuwa wa kweli; Mpango wa wastani unaotekelezeka ni bora kuliko mpango kamili lakini hautekelezeki.
Kwa muhtasari
- AI haraka huunda rundo lenye fujo la kazi, lakini ina matumaini katika makadirio yake ya wakati na haijui vikwazo vyake vilivyofichika.
- Sanidi wiki katika hatua za uchanganuzi mbichi → kizuizi → kuweka vipaumbele → kuzuia → bafa.
- Tenganisha haraka kutoka kwa muhimu; Unda kizuizi kilicholindwa kwenye kalenda kwa kazi "muhimu lakini sio za dharura".
- Weka kazi ya kina katika masaa ya juu ya nishati, kazi ya kina katika masaa ya chini ya nishati; Kujaza siku zaidi ya 70%.
- Ongeza kizidishi (k.m. 25-40%) kwa makadirio ya muda wa AI na data yako mwenyewe ya kihistoria.
Jukumu la maombi
Dampo ghafi la kazi zote za wiki ijayo. Weka kipaumbele ukitumia kiolezo cha kwanza, unda mpango uliozuiwa kwa muda wa sampuli ya siku ukitumia kiolezo cha pili. Tumia kizidishi chako kwa makadirio ya muda yaliyotolewa na AI. Kisha angalia mpango na kiolezo cha nne: angalia ikiwa kuna vizuizi vilivyolindwa kwa kazi "muhimu lakini sio za haraka".
orodha ya ukaguzi
- [ ] Niliweka kazi zangu kwenye tumbo la dharura/muhimu.
- [ ] Nilifungua kizuizi kilicholindwa kwa kazi zangu "muhimu lakini zisizo za haraka".
- [ ] Niliweka kazi ya kina kwenye saa yangu yenye nishati nyingi.
- [ ] Niliongeza kizidishi changu kwenye makadirio ya wakati ya AI.
- [ ] Niliacha tamponi katika kila kizuizi, sikukaza siku.
- [ ] Kwa kweli nilikabidhi kazi zinazoweza kukabidhiwa.