Faida:
- Uwezo wa kutoa rasimu za msaada wa kutafuta (chombo cha maelezo), maelezo ya upeo na sehemu za mpangilio na akili ya bandia.
- Uwezo wa kuelewa hatari ya uvumbuzi ya historia ya wasifu/taasisi na msingi wa sehemu hii kwenye vyanzo vilivyothibitishwa pekee.
- Uwezo wa kuwezesha akili ya bandia kuelekeza mtafiti kwenye chanzo badala ya kutoa ukweli moja kwa moja kwenye huduma ya kumbukumbu.
Jalada sio jukumu la kuhifadhi hati tu; pia inawajibika kuzifanya ziweze kufikiwa na mtafiti. Kuna njia mbili za msingi za ufikiaji huu: zana za maelezo zinazoanzisha mkusanyiko (kutafuta usaidizi - hati elekezi ambayo inafafanua maudhui, mpangilio na upeo wa mkusanyiko wa kumbukumbu) na huduma ya marejeleo ambayo husaidia watafiti moja kwa moja. Zote mbili zinahitaji juhudi kubwa: kuandika mwongozo wa mkusanyiko huchukua wiki, na kujibu maswali ya mtafiti siku nzima kunatumia muda. Aidha, kazi hizi mbili ni "uso" wa kumbukumbu; Mawasiliano ya kwanza ya mtafiti na mkusanyo mara nyingi ni kupitia mwongozo na dawati la habari, kwa hivyo hitilafu hapa inaonyeshwa moja kwa moja katika kutegemewa kwa kumbukumbu.
AI ni msaada mkubwa katika kuandaa zana za maelezo na kusaidia huduma ya kumbukumbu. Katika mada hii, tutajifunza jinsi ya kuandaa mwongozo wa ukusanyaji (msaada wa kutafuta), kuandika upeo na maelezo ya maudhui, kusaidia maswali ya mtafiti, na kuona ni kwa nini usahihi hauwezi kujadiliwa katika huduma hizi.
Zana za maelezo: ramani ya mkusanyiko
Zana ya maelezo humruhusu mtafiti kuuliza "ni nini katika mkusanyiko huu ambacho kinanifanyia kazi?" Inakuruhusu kujibu swali. Kwa kawaida ni pamoja na:
- Maelezo ya jumla: Jina, upeo, tarehe, saizi ya mkusanyiko.
- Historia ya wasifu/taasisi: Historia fupi ya mtu au taasisi iliyotoa hati.
- Upeo na dokezo la yaliyomo: Maelezo ya aina gani ya hati na ni masomo gani yaliyo kwenye mkusanyiko.
- Mpangilio: Jinsi hati zimewekwa katika vikundi (mfululizo, safu ndogo).
- Malipo: Orodha ya kina katika kiwango cha kisanduku/faili.
Hati hizi zimeandikwa kwa mujibu wa viwango (kwa mfano, ISAD(G) au EAD - Maelezo ya Kumbukumbu Yaliyosimbwa, kiwango cha usimbaji kidijitali cha miongozo ya kumbukumbu). AI inaweza kutoa muhtasari wa sehemu hizi kutoka kwa hesabu ghafi na muhtasari wa hati; lakini kila ukweli (historia, mtu, historia ya taasisi) lazima uthibitishwe.
Thamani nyingine ya zana za maelezo ni kwamba zinaweza kuandikwa kwa viwango tofauti vya maelezo. Wakati mwingine hakuna muda au rasilimali za kutosha kuelezea maelfu ya masanduku ya kumbukumbu katika kiwango cha hati; Katika kesi hii, maelezo ya ngazi mbalimbali yanafanywa: kwanza maelezo ya jumla katika ngazi ya mfuko, kisha mfululizo, basi wakati wowote iwezekanavyo kiwango cha faili. AI ni muhimu hasa kwa kuandaa dokezo la upeo wa jumla wa kiwango cha juu kutoka kwa muhtasari wa kesi za kiwango cha chini; Inafanya muhtasari kutoka kwa wingi hadi kwa ujumla. Lakini kila safu ya muhtasari huu lazima iwe sawa na nyaraka halisi kwenye safu ya chini; AI haipaswi kuunda dai la wigo ambalo haliko kwenye mkusanyiko wa kiwango cha juu.
Tahadhari: Sehemu ya historia ya wasifu/taasisi ndipo maono ya ndoto mara nyingi huingia. AI inaweza kuandika historia fasaha kuhusu mtu au taasisi kutokana na "maarifa ya kawaida" huku ikiongeza matukio yasiyokuwapo, tarehe za uongo na majina ya kujitengenezea. Sehemu hii inapaswa kutegemea vyanzo vilivyothibitishwa pekee.
Mtiririko wa kazi: hatua kwa hatua
1. Kusanya malighafi. Malipo, muhtasari wa hati, orodha za masanduku, noti zilizopo ikiwa zipo.
2. Weka kiwango. Kulingana na kiwango gani cha maelezo kitaandikwa (ISAD(G)/EAD)?
3. Tengeneza rasimu ya sura kwa sura. Kuwa na sehemu za rasimu za AI kama vile upeo na dokezo la maudhui na maelezo ya mpangilio kutoka kwa malighafi.
4. Thibitisha ukweli. Hasa katika sehemu ya historia, angalia kila tarehe, jina na tukio na vyanzo vya kujitegemea.
5. Angalia vikwazo vya kufikia. Je, kuna hati za siri/hakimiliki zilizowekewa vikwazo katika mkusanyo? Haya yanapaswa kuelezwa katika mwongozo.
6. Idhini ya wataalam. Mwongozo wa mwisho unapitia idhini ya mtunzi wa kumbukumbu.
Huduma ya marejeleo: msaada kwa mtafiti
Katika huduma ya marejeleo, AI husaidia kwa njia mbili: (1) kwa kuleta maana ya swali la mtafiti na kupendekeza ni mikusanyo ipi ya kuangalia, na (2) kwa kuandaa majibu kwa maswali yanayoulizwa mara kwa mara. Lakini kuna kikomo muhimu hapa: AI haipaswi kumpa mtafiti jibu la "ukweli" wa moja kwa moja, lakini inapaswa kumuelekeza kwa chanzo. Badala ya kusema "Tarehe hii ni hii", inapaswa kusema "Unaweza kupata habari hii kutoka kwa hati kama hizi kwenye mkusanyiko huu". Kwa sababu jibu la kweli la moja kwa moja linalotolewa na AI linaweza kutengenezwa na mtafiti anaweza kulikosea kama chanzo.
Kazi ya marejeleo
Jukumu linalofaa la AI
matumizi yasiyofaa
Kuleta maana ya swali
Pendekeza maswali ya kufafanua
-
Uelekezaji wa mkusanyiko
"Angalia hapo" pendekezo
Kusema "Jibu ni"
Rasimu ya Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Rasimu kutoka kwa habari iliyothibitishwa
jibu la uwongo
Orodha ya chanzo
Pendekezo la utafutaji katika katalogi
Kutoa kumbukumbu iliyoundwa
swali la ukweli
Elekeza kwenye chanzo
Jibu la ukweli wa moja kwa moja
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Mwongozo wa rasimu ulipunguza wiki 4 hadi wiki 1. Hifadhi ya kumbukumbu ilikuwa ikitayarisha usaidizi wa kupata mkusanyiko wa masanduku 120. Orodha za masanduku na muhtasari wa faili zilitolewa kwa AI; YZ ilitoa rasimu ya noti ya maudhui ya upeo na sehemu za mpangilio. Mtunzi wa kumbukumbu alithibitisha na kupanga ukweli katika wiki moja; kwa njia ya jadi makadirio haya yalikuwa mwezi mmoja. Lakini tarehe 3 na majina 2 katika sehemu ya historia ya wasifu hayakuwa sahihi; Imewekwa katika uthibitishaji.
Kesi ya 2 - Historia ya kitaasisi ya uwongo. Mwanafunzi alikuwa na AI kuandika historia ya taasisi na kuiweka moja kwa moja kwenye saraka. YZ ilitoa tarehe mbaya ya kuanzishwa kwa taasisi na kutaja muunganisho ambao haukuwepo. Mtafiti aliona na kuripoti kosa; Mwongozo ulisahihishwa, lakini uaminifu wa kumbukumbu uliharibiwa. Somo: sehemu ya historia haitachapishwa bila uthibitishaji.
Kesi ya 3 - Mwongozo sahihi, ukweli usio sahihi. Mtafiti aliuliza tarehe. Msaidizi wa msingi wa AI alitoa tarehe ya moja kwa moja (iliyoundwa). Mtafiti angetumia hii kama chanzo; Mtunzi mkuu wa kumbukumbu aliingilia kati na kusema, "AI haitoi ukweli, inakuelekeza kwenye mkusanyiko" na kumfanya aangalie hati halisi; historia ilikuwa tofauti. Somo: katika huduma ya kumbukumbu, AI inaongoza, haitoi ukweli.
Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa
1) Rasimu ya wigo na dokezo la yaliyomo:
KULINGANA NA kisanduku/orodha za faili na muhtasari wa hati hapa chini, andika rasimu ya "upeo na dokezo la maudhui" kwa mkusanyiko. Tumia tu kile kilichojumuishwa katika nyenzo zinazotolewa; ONGEZA mada, tarehe au mtu ambaye hayupo kwenye mkusanyiko. Tia alama ukweli wowote kwamba huna uhakika wa [inahitaji uthibitishaji]. Nyenzo: [hapa]
2) Historia ya wasifu/taasisi (inayodhibitiwa):
Hapa chini ni MADOKEZO YALIYOTHIBITISHWA kuhusu [mtu/shirika]. Andika muhtasari mfupi wa historia kulingana na madokezo haya PEKEE. USIONGEZE tarehe, matukio au mada zozote ambazo hazipo kwenye madokezo; Usiongeze maelezo ya jumla ya "maarifa". Ondoka kwenye nafasi [hakuna taarifa]. Vidokezo: [hapa]
3) Mwongozo wa watafiti:
Swali la mtafiti: [swali]. USITOE jibu la moja kwa moja la ukweli kwa swali hili. Badala yake: (1) pendekeza maswali 1-2 yatakayofafanua swali hilo, (2) mwambie AINA gani ya mkusanyiko/hati anayopaswa kutazama, (3) pendekeza ni maneno gani anaweza kutafuta katika katalogi. Usifanye marejeleo yaliyoundwa.
4) Rasimu ya jibu la Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara:
Zifuatazo ni karatasi za ukweli ZILIZOTHIBITISHWA kutoka kwenye kumbukumbu yetu. Kwa kuzingatia maelezo haya, andika jibu kwa swali lifuatalo linaloulizwa mara kwa mara: [swali].Kuongeza taarifa isiyo katika maelezo; [angalia] weka alama mahali ambapo huna uhakika. Mwishoni mwa jibu, mwelekeze mtafiti kwenye mkusanyiko husika. Vidokezo: [hapa]
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Dhaifu:
Andika usaidizi wa kina wa kutafuta kwa mkusanyiko huu, ikijumuisha historia.
"Pana" na "pamoja na historia" husukuma AI kwenda zaidi ya nyenzo uliyopewa na kuongeza habari iliyoundwa kuhusu taasisi/mtu.
Nguvu:
Andika muhtasari wa usaidizi wa kutafuta KULINGANA na orodha zifuatazo za visanduku na vidokezo vya historia vilivyothibitishwa: upeo wa maudhui na sehemu za mpangilio. Usijumuishe ukweli wowote ambao haujajumuishwa katika nyenzo uliyopewa; Tumia madokezo yaliyothibitishwa pekee kwenye historia, acha nafasi zilizo wazi [hakuna taarifa]. Weka alama kwa kila ukweli unaotia shaka [unahitaji uthibitisho]. Nyenzo: [hapa]
Tofauti: kuzingatia nyenzo zilizopewa, marufuku ya utengenezaji, uhifadhi wa mapungufu na alama za uthibitishaji hufanya mwongozo kuwa wa kuaminika.
Makosa ya kawaida
- Kuacha historia kwa "maarifa ya kawaida" ya AI. Sehemu hii ndiyo inayoshambuliwa zaidi na maono; inapaswa kutegemea tu maelezo yaliyothibitishwa.
- Kutoa ukweli wa moja kwa moja katika kumbukumbu. AI inapaswa kumwongoza mtafiti, sio kuchukua nafasi ya chanzo.
- Kukwepa vizuizi vya ufikiaji. Hati zilizowekewa vikwazo vya usiri/ hakimiliki zinapaswa kutiwa alama kwenye saraka.
- Kupendekeza rejeleo iliyoundwa. Marejeleo yoyote ambayo hayajathibitishwa katika orodha hayatapewa mtafiti.
- Kuchapisha rasimu bila idhini. Mwongozo wa mwisho umeidhinishwa na mtunza kumbukumbu.
Kwa muhtasari
Ufikiaji wa kumbukumbu na huduma ya marejeleo ni eneo lenye matunda mengi ambapo AI inaharakisha uandikaji wa zana za maelezo na kusaidia mwongozo wa watafiti. Lakini historia ya wasifu / taasisi ni hatua ya kupenya kwa ukumbi, na katika huduma ya kumbukumbu, AI haipaswi kutoa ukweli, lakini moja kwa moja kwa chanzo. Weka mwongozo kwenye nyenzo zilizoidhinishwa pekee, hifadhi mapengo, weka alama kwenye vizuizi vya ufikiaji, na uachie idhini ya mwisho kwa mtunza kumbukumbu. AI huandaa ramani ya mkusanyiko; Kumbukumbu inawajibika kwa usahihi wa ramani hiyo.
Jukumu la maombi
Chukua kisanduku/orodha ya faili ya mkusanyiko (halisi au sampuli) na uulize AI muhtasari na kiolezo cha "mawanda na muhtasari wa maudhui"; Angalia ikiwa inapita zaidi ya nyenzo uliyopewa. Kisha endesha kiolezo cha "historia ya wasifu" kwa mtu/shirika kwa madokezo yaliyothibitishwa pekee na uangalie ikiwa AI inajaribu kutoshea mapengo. Hatimaye, shughulikia swali la mtafiti kwa kutumia kiolezo cha "mwelekeo wa mtafiti".
orodha ya ukaguzi
- [ ] Nimeweka mwongozo kwenye nyenzo zilizotolewa/zilizothibitishwa pekee.
- [ ] Nimethibitisha kwa kujitegemea kila tarehe na jina katika historia.
- [ ] Niliweka alama vikwazo vya ufikiaji (faragha/hakimiliki) katika mwongozo.
- [ ] Badala ya kutoa ukweli katika kumbukumbu, nilikuelekeza kwenye chanzo.
- [ ] Niliwasilisha mwongozo wa mwisho kwa idhini ya mtunzi wa kumbukumbu.