Faida:
- Uwezo wa kutoa rasimu za metadata kwa mujibu wa viwango kama vile ISAD(G) au Dublin Core na akili ya bandia.
- Uwezo wa kuzuia ndoto na maneno ya somo la ramani kwa msamiati unaodhibitiwa na ruhusa ya kuondoka
- Uwezo wa kutofautisha ni nyanja zipi, kama vile tarehe, jina la mtu na msimbo wa kumbukumbu, unaohitaji idhini ya kibinadamu na ambayo inapaswa kupewa tu na taasisi.
Kumbukumbu au maktaba, haijalishi ni tajiri kiasi gani, haiwezi kupatikana isipokuwa iwe imefafanuliwa vyema. Kinachofanya hati "kupatikana" ni maelezo ya maelezo juu yake: ni nani aliyeiandika, lini, wapi, mada yake ni nini, ni mkusanyiko gani. Taarifa hii inaitwa metadata (metadata — data ya maelezo kuhusu hati; "data kuhusu data"). Kuorodhesha ni mchakato wa kutambua hati zilizo na metadata hii na kuzihifadhi katika mfumo unaotafutwa. Uainishaji ni kupanga hati kulingana na vigezo kama vile somo, aina au asili.
Kuzalisha metadata kunatumia wakati mwingi; Kuweka tarehe, mada, mtu na kuweka maelezo kibinafsi kwa maelfu ya hati katika mikusanyiko mikubwa kunaweza kuchukua miaka. AI ni jenereta yenye nguvu katika biashara hii. Katika kitengo hiki, tutaona jinsi ya kutengeneza metadata kwa kutumia AI, kuorodhesha kwa mujibu wa viwango (ISAD(G), Dublin Core), na nguvu na mitego ya uainishaji otomatiki.
Viwango vya kumbukumbu: kwa nini zinahitajika
Metadata haijaingizwa kwa nasibu; Kuna viwango vya kimataifa ili rekodi kutoka taasisi tofauti ziweze kuzungumza na kila mmoja:
- ISAD(G) (Maelezo ya Jumla ya Kumbukumbu ya Kawaida ya Kimataifa): Kanuni za kuelezea nyenzo za kumbukumbu kwa mpangilio (katika hazina, mfululizo, faili, kiwango cha hati). Ina sehemu kama vile msimbo wa marejeleo, kichwa, tarehe, upeo, muundaji.
- Dublin Core: Kiwango cha kawaida kinachojumuisha sehemu 15 za msingi za kuelezea rasilimali za kidijitali (kichwa, muundaji, mada, tarehe, aina, umbizo, chanzo, lugha, n.k.).
- Fonds: Seti ya rekodi zilizoundwa kiasili kama matokeo ya shughuli za mtu mmoja, familia au taasisi. Ni kitengo cha msingi cha kuandaa kumbukumbu.
- Asili (asili): Taarifa kuhusu hati inatoka kwa nani na ilipitia mkono gani. Katika kuhifadhi, hati huwekwa pamoja kulingana na asili yao.
Kubainisha kwa uwazi kiwango kinacholengwa wakati wa kutengeneza metadata ya AI huhakikisha kuwa matokeo yanaweza kuingizwa moja kwa moja kwenye biashara.
Dhana nyingine muhimu ni rekodi ya mamlaka—rekodi inayofafanua aina moja, ya kawaida, iliyoidhinishwa ya jina la mtu, mahali, au taasisi. Katika hati za kihistoria, mtu au mahali sawa inaweza kuonekana na tahajia tofauti; Rekodi ya mamlaka inazifunga zote katika umbizo moja lililoidhinishwa ili zisitawanywe katika utafutaji. AI inapendekeza majina kutoka kwa hati; lakini kuweka jina hili katika muundo wa kawaida katika rekodi ya mamlaka ni kazi ya kibinadamu. Kuunganisha kile AI inachosema "Ahmed" na "Ahmed Bey (1840-1912)" katika rekodi ya mamlaka ya taasisi huhifadhi uthabiti wa katalogi.
Mtiririko wa kazi: hatua kwa hatua
1. Tayarisha chanzo. Kusanya nakala au picha ya hati na maelezo yoyote ya muktadha.
2. Tambua kiwango na maeneo. Iambie AI ni kiwango gani (ISAD(G), Dublin Core) na kulingana na sehemu gani itatoa matokeo.
3. Tengeneza metadata ya rasimu. AI inajaza sehemu ambazo zinaweza kutolewa kutoka kwa hati (tarehe, mtu, mahali, somo, lugha, aina); Inaacha wazi maeneo ambayo haiwezi kuondoa.
4. Ramani ya msamiati unaodhibitiwa. Majina ya mada na mahali si bure katika taasisi nyingi, lakini yanafungamanishwa na orodha iliyoainishwa awali (msamiati unaodhibitiwa / thesaurus). Weka orodha ya masharti ya mada yaliyopendekezwa na AI.
5. Thibitisha na uthibitishe. Kila uwanja, haswa tarehe, jina na somo, inalinganishwa na wanadamu wenye hati na rekodi za mamlaka.
Kidokezo: Ipe wazi AI ruhusa ya "kuondoka wazi". Vinginevyo, "itakisia" kujaza tarehe au mtayarishi ambaye hayupo kwenye hati na kuingiza metadata ghushi kwenye katalogi yako. Maagizo "Wacha uga huu wazi ikiwa haumo kwenye hati" ndio ngao thabiti dhidi ya ndoto.
Sehemu na kiwango cha uaminifu kwenye jedwali
Sehemu ya metadata
Je, AI inategemewa kwa kiasi gani?
uthibitishaji
lugha
juu
sampuli
Aina ya hati
kati-juu
kudhibiti
Majina ya watu/mahali
Kati (hitilafu ya kusoma)
lazima
tarehe
Kiwango cha chini (hatari ya utengenezaji)
lazima
Masharti ya mada
Kati (inayozalisha bila malipo)
Ramani kwa orodha
Upeo/muhtasari
kati-juu
Linganisha na chanzo
Msimbo wa marejeleo
Hakuna (taasisi inatoa)
binadamu kutupa
Muhtasari: AI ni ya haraka na ya kutegemewa katika maeneo kama vile lugha na aina; hutengeneza rasimu katika nyanja kama vile tarehe, jina na mada, lakini idhini ya kibinadamu inahitajika; AI kamwe haitoi nyanja za kitaasisi kama vile msimbo wa kumbukumbu.
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Rasimu ya metadata ya picha 8,000. Hifadhi ya jiji ilikuwa ikiorodhesha picha 8,000 za kihistoria. Vidokezo vilivyo nyuma ya kila picha vilinakiliwa na kutolewa kwa AI; AI ilitoa tarehe, eneo na muhtasari wa mada. Timu ya binadamu iliithibitisha shamba baada ya shamba na kuiweka kwenye orodha inayodhibitiwa. Kazi inayokadiriwa ya miezi 10 ilipunguzwa hadi miezi 3; lakini kila tarehe na jina la mahali liliangaliwa kwa macho.
Kesi ya 2 - Historia iliyoundwa. Mtunzi wa kumbukumbu alikuwa na katalogi ya AI barua isiyo na tarehe. YZ aliangalia yaliyomo kwenye barua na akaandika tarehe "1912" kwa usahihi. Hata hivyo, hapakuwa na tarehe katika hati; AI ilitabiri. Ikiwa mtunza kumbukumbu hangeongeza maagizo "acha wazi kama si katika hati", katalogi ingejazwa na tarehe iliyosasishwa. Somo: ruhusa tupu ni ya lazima.
Kesi ya 3 - Maneno ya mada bila malipo yalizua utata. AI iliweka masharti sawa lakini tofauti ya bure kama vile "uhamiaji", "uhamiaji", "makazi" kwa hati sawa. Wakati haikupangwa kwa msamiati unaodhibitiwa, mada sawa iliwekwa alama na istilahi tatu tofauti na kutawanywa katika utafutaji. Uthabiti ulipatikana kwa kuweka masharti katika orodha moja ya mamlaka. Somo: masharti ya mada hayajatolewa, yanaunganishwa kwenye orodha.
Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa
1) Muhtasari wa Msingi wa Dublin:
Toa rasimu ya metadata ya Dublin Core kutoka kwa unukuu wa hati hapa chini. Sehemu: Kichwa, Muumbaji, Kichwa, Maelezo, Tarehe, Aina, Lugha, Upeo (mahali/kipindi). Kanuni: (1) Tumia tu habari KWA UWAZI katika maandishi. (2) Ondoka sehemu ambayo haipo kwenye maandishi TUPU, usikisie. (3) Weka alama kwenye thamani ambayo huna uhakika nayo [?]. Unukuzi: [hapa]
2) rasimu ya ufafanuzi wa ISAD(G):
Tengeneza rasimu ya hati ifuatayo katika sehemu za ISAD(G): Kichwa, Tarehe), Kiwango cha Maelezo (hati/faili), Upeo na maudhui (muhtasari mfupi), Muumba, Lugha. Acha msimbo wa kumbukumbu TUPU (taasisi itatoa). Usiongeze habari yoyote ambayo haipo kwenye maandishi; Acha sehemu ambayo haipo wazi. Hati: [hapa]
3) Pendekezo la neno la mada (linadhibitiwa):
Pendekeza hoja 3-5 za mada zinazofaa kwa hati iliyo hapa chini. Kwanza, tegemea ukweli KATIKA hati. Ifuatayo ni orodha ya istilahi zinazodhibitiwa za taasisi yetu; KWANZA, ichague kutoka kwenye orodha hii, ikiwa haipo kwenye orodha, weka alama kwenye pendekezo lako jipya la muhula kando. Orodha: [masharti]. Hati: [hapa]
4) Angalia uthabiti wa wingi:
Chini ni rekodi za metadata za hati kutoka kwa mkusanyiko sawa. Alamisha kutofautiana: hurekodi tahajia za mahali/mtu mmoja kwa njia tofauti, miundo tofauti ya tarehe, istilahi tofauti za somo moja. KUSAHIHISHA MSIMAMO; Toa tu orodha ya kutolingana ili mwanadamu akague. Rekodi: [hapa]
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Dhaifu:
Unda rekodi kamili ya katalogi kwa hati hii.
Maagizo "kamili" yanasukuma AI ijaze kila nafasi, i.e., kuvumbua historia na waundaji ambao hawapo.
Nguvu:
Msingi wa Dublin umeandaliwa kwa hati hii. Tumia tu taarifa KWA UWAZI iliyojumuishwa katika unukuzi; acha sehemu ambayo haipo wazi, usikisie.Chagua maneno ya mada kutoka kwenye orodha hii inayodhibitiwa: [orodha]. Weka tarehe na majina ya watu kwa [?] ili niweze kuithibitisha kwa hati. Unukuzi: [hapa]
Tofauti: ruhusa ya "acha wazi" badala ya toleo la "kamili", ufuasi wa orodha unaodhibitiwa na alama za uthibitishaji hulinda katalogi dhidi ya utengenezaji.
Makosa ya kawaida
- Ina maana "kujaza kabisa". Hii inasababisha kufaa mashamba yasiyopo; "acha wazi" ruhusa itolewe.
- Kutoa masharti ya mada. Masharti ambayo hayafanani na msamiati unaodhibitiwa yatasumbua utafutaji.
- Kuwa na AI kutabiri historia. Kuingiza tarehe ya kubuni katika hati isiyo na tarehe kunachafua katalogi.
- Kuwa na msimbo wa kumbukumbu unaozalishwa na AI. Hii ni ushirika, nafasi ya kipekee; watu kutupa.
- Bila kubainisha kiwango. Ikiwa kiwango hakijatajwa, matokeo yatakuwa rasimu ya fujo ambayo haiwezi kuingizwa kwenye taasisi.
Kwa muhtasari
Metadata na kuorodhesha ni miundombinu isiyoonekana ambayo hufungua kumbukumbu kwa mtafiti, na inahitaji juhudi nyingi. Kutoka kwa manukuu, AI hutoa muhtasari wa haraka wa nyanja kama vile tarehe, mtu, mahali, mada na aina; Inaweza kufanya kazi kulingana na viwango kama vile ISAD(G) au Dublin Core. Lakini shinikizo la "kujaza kabisa" linasukuma AI kutengeneza mambo; ruhusa ya "acha wazi", kuchora ramani kwa msamiati unaodhibitiwa, na uthibitishaji wa kibinadamu wa tarehe/majina huweka katalogi kuwa ya kuaminika. AI huandaa rasimu; Unawajibika kwa usahihi wa katalogi.
Jukumu la maombi
Chukua manukuu ya hati na uombe metadata kutoka kwa AI ukitumia kiolezo cha "Dublin Core rasimu"; Hakikisha kwamba inaacha sehemu tupu ambazo hazipo. Kisha endesha kiolezo cha "pendekezo la neno la mada" na orodha yako (au sampuli) tiki. Hatimaye, jaribu rekodi chache ukitumia "ukaguzi wa uwiano wa wingi." Kumbuka ni sehemu ngapi AI inajaribu kujaza utabiri na ni istilahi ngapi za mada zinazohitaji kuchorwa kwenye orodha.
orodha ya ukaguzi
- [ ] Nimeeleza kwa uwazi kiwango kinacholengwa (ISAD(G)/Dublin Core).
- [ ] Nilitoa ruhusa ya "Acha uga tupu".
- [ ] Niliweka masharti ya mada kwenye orodha inayodhibitiwa.
- [ ] Nilithibitisha tarehe na majina ya watu kwa hati/rekodi ya mamlaka.
- [ ] Niliacha msimbo wa marejeleo kwa taasisi, si kwa AI.