Faida:
- Uwezo wa kutofautisha aina za hati kama vile maelezo, maelezo ya mdomo, maandamano na ripoti za ndani na kutoa rasimu ipasavyo na akili ya bandia.
- Uwezo wa kuchukua lugha rasmi kutoka kwa violezo vilivyoidhinishwa na kurekebisha ukubwa wa sauti ya kidiplomasia na utata unaojenga kulingana na dhamira ya kimkakati.
- Uwezo wa kutenganisha uwasilishaji kutoka kwa tafsiri katika ripoti na kutumia nidhamu ya kutotuma hati yoyote rasmi bila idhini iliyoidhinishwa.
Diplomasia kwa kiasi kikubwa inaendelea kwa maandishi. Mawasiliano kati ya ubalozi na makao makuu, ujumbe rasmi kati ya mataifa mawili, kurekodi mazungumzo-yote hufanywa kupitia hati zilizoandikwa ambazo zinazingatia sheria fulani za muundo na lugha. Hati hizi sio tu kubeba habari; Pia inatoa ujumbe wa kidiplomasia na toni yake, muundo na chaguo la maneno. Katika kitengo hiki, utajifunza jinsi ya kuandaa mawasiliano ya kidiplomasia na kuripoti haraka na kwa uthabiti zaidi na akili bandia; lakini utajifunza jinsi ya kudumisha umbo rasmi, lugha iliyopimwa, na uwajibikaji wa mwisho.
Wacha tujue aina chache za hati. Noti ya kidiplomasia ni ujumbe rasmi ulioandikwa unaotumwa na jimbo moja kwenda jimbo lingine; Ina umbo mahususi na lugha ruwaza. Noti ya maneno ni aina ya noti rasmi ambayo haijatiwa sahihi iliyoandikwa kwa nafsi ya tatu umoja. Demarche ni kuwasilisha mpango rasmi/onyo kuhusu suala. Telegramu/barua ya kidiplomasia ni hati ya taarifa ya ndani kati ya ofisi ya mwakilishi na makao makuu; kawaida huwasilisha mazungumzo, maendeleo, au tathmini kwa makao makuu. AI ina haraka kutoa muundo na rasimu ya kwanza ya hati hizi; Lakini usahihi wa mifumo, kipimo cha sauti, na wajibu wa ujumbe ni wa wanadamu.
Hatua kwa hatua: kuandika hati ya kidiplomasia
1. Tambua aina ya hati na mpokeaji. Je, hili ni dokezo, ripoti ya ndani, maandamano? Je, mpokeaji ni nchi ya kigeni au makao makuu yako mwenyewe? Aina huamua umbo na lugha.
2. Fafanua kusudi na ujumbe mkuu. Hati hii inataka kuwasilisha nini? Habari, maandamano, mahitaji, tathmini? Ujumbe mkuu unapaswa kuonyeshwa kwa sentensi moja.
3. Tumia umbizo na maneno sahihi. Nyaraka za kidiplomasia zina mifumo ya kawaida ya kufungua na kufunga ("... inatoa heshima zake za ndani", "... ana heshima ya kuchukua hatua kabla..." nk.). Mifumo hii inatofautiana baina ya nchi na taasisi; Violezo vilivyoidhinishwa na taasisi yako ni muhimu. AI inajua mifumo ya jumla, lakini inaweza isijue aina kamili ya shirika lako.
4. Andika mwili: wazi, kipimo, univocal. Maandishi ya kidiplomasia hayafichi; Kila sentensi inapaswa kuwa na maana moja. Pia ni wastani: haipaswi kuwa ngumu sana au laini.
5. Ikiwa ni ripoti, tenganisha tathmini na ukweli. Katika ripoti ya ndani, kuna tofauti ya wazi kati ya "kilichotokea" (kilichosemwa katika mkutano) na "kile tunachofikiri" (tathmini ya wakala). Kituo lazima kione ni nini maambukizi na nini tafsiri.
6. Thibitisha, weka toni, saini. Unganisha kila ukweli na chanzo, weka sauti wewe mwenyewe, na uwajibike kwa maandishi ya mwisho.
Kidokezo: Uliza lugha ya muundo wa kidiplomasia kutoka kwa AI kama "sampuli ya jumla", lakini pata ruwaza za mwisho kutoka kwa kiolezo kilichoidhinishwa na taasisi yako. Fomula ya kufungua/kufunga inayotolewa na AI inaweza kuonekana kuwa sahihi, lakini inaweza kutofautiana na utaratibu rasmi wa jimbo lako; Mchoro usio sahihi unachukuliwa kuwa kosa rasmi.
Ujanja wa lugha ya kidiplomasia
Katika mawasiliano ya kidiplomasia, lugha ni muhimu kama ujumbe wenyewe. Tukio kama hilo linaweza kuonyeshwa kwa "tunakumbuka kwa wasiwasi", "tuna wasiwasi sana" au "tunapinga vikali"; kila mmoja hubeba nguvu na nia tofauti. Ujanja huu unajulikana kama "nguvu ya kidiplomasia," na uchaguzi wake mbaya husababisha kuongezeka kusikotakikana au mtazamo wa udhaifu. AI kwa ujumla inajua kiwango hiki, lakini haiwezi kujua nia yako ya sasa ya kimkakati; kwa hivyo unarekebisha kiwango.
Ujanja mwingine ni utata unaojenga: katika baadhi ya matukio, taarifa ambayo iko wazi kwa tafsiri zaidi ya moja hutumiwa kwa makusudi ili wahusika waweze kufikia makubaliano. Hii ni mbinu gumu na inaweza kupingana na mwelekeo unaodhaniwa kuwa wa AI kuelekea "uwazi". Wakati wa kuandika kwa uwazi na wakati wa kuandika kwa makusudi ni uamuzi wa kimkakati wa kibinadamu.
Makini: Dokezo au amri rasmi hujumuisha nafasi rasmi ya serikali na inaweza kuwa na matokeo ambayo ni vigumu kutendua. Hakuna rasimu inayotolewa na YZ inayotumwa bila umbizo lake, lugha ya muundo na maudhui kukaguliwa kikamilifu na mtu aliyeidhinishwa. Hata kosa la maneno linaweza kusababisha kutokuelewana kwa kidiplomasia.
kesi tatu ndogo
Kesi ya 1 - Ripoti wakati uliohifadhiwa wa mifupa. Katibu mdogo alilazimika kuandika ripoti ndefu kwa makao makuu baada ya mkutano wa masaa mawili. Alitoa maelezo yake kwa AI na kuandaa mifupa ya ripoti ya mkutano (washiriki, ajenda, kile kilichosemwa, tathmini); Nakala yangu, ambayo ilipaswa kuchukua dakika 90, ilipunguzwa hadi dakika 25. Aliandika sehemu ya tathmini na kujieleza.
Kesi ya 2 - Hitilafu ya muundo imerekebishwa. YZ alitumia mtu wa kwanza (“ombi letu…”) katika rasimu ya maelezo ya mdomo; ilhali noti ya maneno imeandikwa kwa nafsi ya tatu ("Anatoa heshima zake kwa Ubalozi wa ..., Wizara ya ..."). Mwanadiplomasia mkuu alirekebisha muundo; Itakuwa kosa na kosa la kiutaratibu.
Kesi ya 3 - Kupanda kwa sauti kumezuiwa. Katika rasimu ya amri, AI ilitumia misemo kama vile "haikubaliki" na "kutakuwa na matokeo mabaya." Katika hatua hiyo, ujumbe uliokusudiwa ulikuwa onyo, sio tishio. Mtaalam alipunguza sauti kwa kiwango kilichopimwa, kama vile "ikiwa matarajio yetu hayatafikiwa, mahusiano yanaweza kuathiriwa vibaya."
Violezo vinne vinavyoweza kunakiliwa
1) Mifupa ya ripoti ya mahojiano:
Jukumu lako: mtaalamu wa kuripoti kidiplomasia. Mifupa ya ripoti ya kituo hutoka katika maelezo yafuatayo ya mahojiano: (1) Washiriki na tarehe, (2) Ajenda, (3) Kile ambacho mhusika mwingine alisema (uhamisho), (4) Tulichowasilisha, (5) Tathmini (maoni) - weka hii chini ya kichwa TENGANIFU. Usichanganye uhamisho na maoni. Vidokezo: [hapa]
2) Kumbuka/rasimu ya maandamano:
Tengeneza [noti / dokezo la kunena / machi] RASIMU kwa ujumbe ufuatao. Tumia maneno ya kawaida ya kidiplomasia lakini acha kishikilia nafasi cha kufungua/kufunga, ukichukulia "Nitapata vifungu vya maneno vya mwisho kutoka kwa kiolezo kilichoidhinishwa na taasisi." Toni: [chagua: taarifa / wasiwasi / onyo kali]. Andika kwa maana moja na kwa kiasi. Ujumbe: [hapa]
3) Marekebisho ya kiwango cha sauti:
Andika upya aya ifuatayo katika nguvu tatu za kidiplomasia:(a) upole/taarifa, (b) wastani/wasiwasi, (c) mkali/maandamano. Weka ukweli sawa, badilisha tu kiwango. Fupisha ujumbe wa kila toleo katika sentensi moja. Kifungu: [hapa]
4) Ripoti kurahisisha:
Fupisha ripoti ndefu ifuatayo ya kituo: kwanza muhtasari wa aya moja (BLUF), kisha sehemu. Tenganisha ukweli na tathmini. Usibadilishe/utunge ukweli wowote au takwimu. Orodhesha maelezo yaliyotolewa katika kichwa cha "viambatisho". Ripoti: [hapa]
Mwongozo dhaifu / Mwongozo thabiti
Agizo dhaifu:
Andika dokezo kuihusu na tutaituma.
Aina, anayeandikiwa, toni na fomu haziko wazi; Zaidi ya hayo, ni hatari kutibu hati rasmi moja kwa moja kama "kutumwa". AI hutoa maandishi ya jumla ambayo muundo wake unaweza kuwa si sahihi.
Agizo lenye nguvu:
Jukumu lako: mtaalamu wa mawasiliano ya kidiplomasia. Aina ya hati: alama ya mdomo (mtu wa tatu umoja). Mpokeaji: huduma. Kusudi: kuwasilisha wasiwasi uliopimwa juu ya maendeleo (sio maandamano). Acha miundo ya kufungua/kufunga kama vishika nafasi; Nitaipata kutoka kwa kiolezo kilichoidhinishwa. Mwili: usio na sauti, umezuiliwa. Hii ni rasimu, itategemea idhini iliyoidhinishwa. Mada: [hapa]
Tofauti ni wazi: aina, mpokeaji, madhumuni, toni, umbizo, na mfumo wa "rasimu/kibali" hufanya hati kuwa salama.
Jedwali la aina za hati
hati
Mwelekeo
lugha
Jukumu la AI
hatua muhimu
kumbuka
kutoka jimbo hadi jimbo
muundo rasmi
rasimu
fomu, sauti
alama ya maneno
kutoka jimbo hadi jimbo
Mtu wa 3 umoja
rasimu
mtu, mold
Demarsh
mpango rasmi
kipimo/sahihi
rasimu
Marekebisho ya wiani
Ripoti ya ndani/telegramu
Uwakilishi-makao makuu
Hamisha+maoni
mifupa
Tofauti ya tafsiri ya ukweli
Makosa ya kawaida
- Kuacha lugha ya muundo kwa AI. Fomula za kufungua/kufunga zinapaswa kuchukuliwa kutoka kwa kiolezo kilichoidhinishwa.
- Kuchanganya uhamishaji na tafsiri. "Kinachosemwa" katika ripoti na "tathmini yetu" inapaswa kuwa tofauti.
- Kuweka toni vibaya. Ikiwa nguvu ya kidiplomasia sio sawa, kuongezeka au mtazamo wa udhaifu hutokea.
- Kutuma rasimu bila udhibiti. Hati rasmi haziwezi kutumwa bila idhini ya mtu aliyeidhinishwa.
- Kuandika kwa fuzzy (bila kukusudia). Ila kwa utata wa kujenga, kila sentensi inapaswa kuwa ya sauti moja.
Kwa muhtasari
Katika mawasiliano ya kidiplomasia na kuripoti, AI ni msaidizi mwenye nguvu ambaye hutoa kiunzi cha hati haraka, rasimu ya kwanza, na tofauti za toni. Lakini fomu rasmi na lugha, marekebisho ya nguvu ya kidiplomasia, tofauti kati ya ukweli na tafsiri, uamuzi wa kutokuwa na uhakika wa kujenga na idhini ya mwisho ni ya wanadamu. Chukua violezo kutoka kwa violezo vilivyoidhinishwa, weka sauti kulingana na nia yako ya kimkakati, tenganisha uwasilishaji kutoka kwa tafsiri katika ripoti, na usitume hati zozote rasmi bila kuchaguliwa.
Jukumu la maombi
Tayarisha madokezo kwa ajili ya hali ya mahojiano ya kuwaziwa. Rasimu ya ripoti ya kituo na "kiunzi cha ripoti ya mahojiano"; Weka uhamishaji na tathmini tofauti. Tengeneza rasimu ya dokezo linalozungumzwa na uangalie umbizo lake kwa "rasimu ya dokezo". Na "Marekebisho ya msongamano wa toni", linganisha matoleo matatu ya ujumbe sawa na uchague ile inayolingana na hali hiyo.
orodha ya ukaguzi
- [ ] Nimebainisha aina ya hati, mpokeaji na madhumuni.
- [ ] Niliangalia lugha ya muundo na umbizo dhidi ya kiolezo kilichoidhinishwa.
- [ ] Nilionyesha uhamisho na tathmini kando katika ripoti.
- [ ] Nilirekebisha sauti ya kidiplomasia kulingana na nia yangu ya kimkakati.
- [ ] Sikutuma rasimu bila idhini iliyoidhinishwa.