Vinster:
- Förmåga att förklara rollerna för robotprocessautomation (RPA) och artificiell intelligens och tillvägagångssättet för smart automation (hyperautomation).
- Förmåga att designa en manuell process genom att dela upp den i steg och skilja mellan steg som är lämpliga för automatisering och de som kräver mänskligt godkännande
- Förmåga att utvärdera AI-stödda automationsdesigner när det gäller undantagshantering, revisionsspår och felkostnad
I varje organisation finns det tråkiga och felbenägna uppgifter som människor upprepar varje dag: kopiera data från ett system och lägga in det i ett annat, manuellt bearbeta faktureringsinformation, sortera inkommande e-postmeddelanden. Robotic process automation (RPA) automatiserar dessa regelbundna och repetitiva uppgifter med mjukvarurobotar som imiterar stegen som en människa tar på skärmen. "Robot" här är inte en fysisk maskin, utan mjukvara som klickar, skriver och kopierar på skärmen. Styrkan med RPA är att den fungerar ovanpå befintliga system utan att ändra dem; Därför ger det snabba resultat även i gamla system som är svåra att integrera.
RPA ensam kan inte förstå situationer med "inga regler". Om en faktura kommer in i standardformat läser roboten av fälten; Men om varje leverantör skickar det i ett annat format blir roboten förvirrad. Det är här artificiell intelligens kommer in i bilden: AI utför de steg som kräver "bedömning" som att förstå dokumentet, klassificera texten, extrahera information från fri text och RPA utför de kanoniska stegen. Denna kombination kallas intelligent automation eller hyperautomation (end-to-end, artificiell intelligens-stödd processautomation). MIS-specialistens roll är att bryta upp en process i delar och designa vilken del som tillhör RPA, vilken del som tillhör AI och vilken del som tillhör människan.
Automatisera en process
Hjärtat i automationsdesign är att dela upp processen i steg och klassificera varje steg. Det finns tre kategorier. Reglerade och strukturerade steg (RPA-vänliga): "Ange varje rad i Excel i ERP-skärmen." Steg som kräver kommentarer (AI-driven): "Till vilken kategori hör denna klagomålstext?" Hög risk eller osäkra steg (återlämnat till personen): "Återbetalningsgodkännande över 5 000 TL."
Bra automatisering räddar människor från den upprepade bördan, inte från hela jobbet; överlåter det avgörande beslutet till människor. Detta kallas mänsklig-i-slingan-design: roboten förbereder arbetet, människan godkänner det. Till exempel läser roboten av fakturan och lägger in utkastet i affärssystemet, och revisorn ger det slutgiltiga godkännandet. Därmed säkerställs hastighet och säkerhet tillsammans.
Tips: Innan du automatiserar en process, förenkla den alltid först. Att automatisera en dålig process ger bara dåliga resultat snabbare. Eliminera onödiga steg först och automatisera sedan resten.
Undantagshantering och revisionsspår
Varje automatisering möter så småningom en situation som bryter mot reglerna: saknad data, oväntat format, systemkrasch. Undantagshantering tillåter roboten att på ett säkert sätt stoppa och meddela en människa i sådana situationer, istället för att tyst göra fel. Om inga undantag är utformade kommer roboten tyst att sprida fel och ingen kommer att märka det.
En annan nödvändighet är revisionsspåret: en registrering av varje steg i roboten, när det gjordes, med vilken data och med vilket resultat. Utan ett revisionsspår kan ett fel inte utredas senare; Denna spårbarhet är ett lagkrav, särskilt i finansiella processer. AI kan skapa en översikt över denna processdesign, undantagsscenarier och dokumentation; Men vilket steg som är kritiskt och vad felkostnaden är bestäms av affärskunskapen.
Tre minifodral: Efter siffrorna
Fall 1 — Korrekt splitprocess. I ett redovisningscenter behandlades 4 000 månatliga leverantörsfakturor manuellt; Proceduren tog 6 minuter per person. AI läste dokumentet och extraherade fälten, RPA skrev in utkastet i ERP, revisorn godkände det precis. Bearbetningstiden minskade från 6 minuter till 1,5 minuter, men bekräftelsesteget förblev hos människan; således fortsatte den felaktiga fakturan att fångas upp.
Fall 2 — När inget undantag är utformat. Hos en försäkringsgivare misshandlade en robot för att förnya försäkringen tyst 340 poster med oväntade datumformat; ingen märkte det och förnyelserna skrevs in med fel datum. Om undantagsregeln ("stoppa och rapportera om formatet inte känns igen") utformades från grunden, skulle roboten rikta dessa uppgifter till människan. Fixningen tog veckor.
Fall 3 — Automatisering av fel process. Hos en återförsäljare hade orderbekräftelseprocessen 11 steg; Det skulle automatiseras med en robot. När MIS-experten granskade processen såg han att de 4 stegen var onödiga dubbelkontroller. Först reducerades processen till 7 steg, sedan automatiserades den. Om det var automatiserat utan förenkling skulle fyra onödiga steg vara permanenta.
Svag prompt / Stark prompt
Svag uppmaning:
Automatisera fakturahantering.
Kraftfull uppmaning:
Din roll: Du är en processautomationsdesigner. Dela upp följande manuella process i steg och klassificera varje steg:- [RPA] kanoniskt, strukturerat, repetitivt- [AI] som kräver tolkning/kategorisering/textförståelse- [HUMAN] hög risk eller tvetydigt beslut För varje steg, skriv ner möjliga undantag och vad du ska göra vid fel. Lista den information som behöver registreras för revisionsspåret. Process: [steg-för-steg manuell processbeskrivning]
Kraftfull uppmaning bryter ner processen, tilldelar varje steg till rätt roll och tar upp undantag och revisionsspår från början.
Fyra kopieringsbara mallar
1) Processnedbrytning:
Dela upp den manuella processen nedan i numrerade steg. För varje steg: input, process, output och automatiseringstillgänglighet ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Process: [text]
2) Generera ett undantagsscenario:
För följande automatiserade process, "vad kan gå fel?" Lista scenarier: saknade data, felaktigt format, systemfel, dubbelpost. Föreslå vad roboten ska göra för var och en. Process: [text]
3) Förenklingsgranskning:
Markera de steg i processen nedan som är onödiga, repetitiva eller inte ger värde och skriv varför de kan tas bort. Föreslå förenkling INNAN automatisering. Process: [text]
4) Design av revisionsspår:
Designa ett revisionsspår för följande automatiserade process: vilka fält (tid, användare/robot, input, resultat, beslut) ska registreras vid varje steg? Ange eventuella luckor när det gäller ekonomisk spårbarhet. Process: [text]
Jämförelsediagram: RPA / AI / Human
kriterium
RPA
Artificiell intelligens
människa
Vad han är bäst på
Regelbunden, repetitiv
Kommentar, klassificering
omdöme, ansvar
Ingångstyp
strukturerad
Semi/fri text
alla typer
Felbeteende
Följer regeln till punkt och pricka
Så säkert som det kan vara fel
Kan upptäcka och stoppa
Revision
Lätt att logga
Utdata måste loggas
Underskrift/godkännande
slutgiltigt beslut
nej
nej
Ja
Vanliga misstag
- Automatisera den dåliga processen. Att automatisera utan att förenkla förevigar först slöseri.
- Inte utforma undantag. Roboten, byggd på antagandet att "allt går bra", producerar tyst fel vid den första överraskningen.
- Överlåter det avgörande beslutet till AI. Delegera högriskgodkännande till modellen; Även om modellen verkar säker så är den fel och tar inget ansvar.
- Går förbi revisionsspåret. Utan spår kan felet inte utredas; Detta är ett lagbrott i den ekonomiska processen.
- Tittar inte alls på roboten. Systemförändringar (skärm, utrymme); En dag börjar den oövervakade roboten tyst klicka på fel ställe.
Varning: Automationshastigheten påskyndar också fel. Om en människa gör ett misstag när han bearbetar 60 poster per timme, är de begränsade till 60 fel; En felaktigt installerad robot kan förstöra tusentals poster på några minuter. Så pilotera det i en liten volym först, under övervakning.
Sammanfattningsvis
RPA automatiserar regelbundna och repetitiva uppgifter genom att efterlikna skärmsteg; Artificiell intelligens tar över de steg som kräver tolkning och klassificering. Kombinationen av de två är intelligent automation. Hjärtat i design är att dela upp processen i steg och tilldela varje steg till RPA, AI eller människa; Beslut med hög risk håller människor i kretsen. Undantagshantering och revisionsspår är ett måste. AI påskyndar processnedbrytning, undantagsscenario och utarbetande av dokumentation; Men vilket är det kritiska steget och kostnaden för fel bestäms av affärskunskap. Innan du automatiserar, förenkla och validera med liten pilot först.
Applikationsuppgift
Välj en "process för godkännande av lämna begäran" (anställdas förfrågningar, chefen godkänner, HR-processer). (1) Dela upp processen i steg med den kraftfulla prompten och klassificera varje steg som [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Beskriv minst 3 undantagsscenarier och vad roboten kommer att göra i varje. (3) Hitta minst ett onödigt steg som kan tas bort innan automatisering. (4) Lista de områden som ska registreras för revisionsspåret. (5) Markera det enstaka högrisksteget och skriv varför det ska finnas kvar i människan.
checklista
- [ ] Jag delade in processen i steg och tilldelade varje steg rätt roll.
- [ ] Jag förenklade processen före automatisering.
- [ ] Jag definierade undantagsbeteende för varje steg.
- [ ] Jag har bestämt vilka områden som ska registreras för revisionsspåret.
- [ ] Jag lämnade högriskbeslut i den mänskliga kretsen.
- [ ] Jag planerade först en liten volym, övervakad pilot.