Vinster:
- Möjlighet att producera utkast till hjälpmedel (beskrivningsverktyg), omfattning-innehållsanteckning och layoutsektioner med artificiell intelligens
- Förmåga att förstå den hallucinatoriska risken med biografisk/institutionell historia och basera detta avsnitt endast på verifierade källor
- Förmåga att möjliggöra för artificiell intelligens att styra forskaren till källan istället för att ge fakta direkt i referenstjänsten
Ett arkiv ansvarar inte bara för att bevara dokument; ansvarar också för att göra dem tillgängliga för forskaren. Det finns två primära sätt för denna åtkomst: beskrivningsverktyg som introducerar samlingen (hjälp för att hitta — ett vägledande dokument som definierar innehållet, organisationen och omfattningen av en arkivsamling) och en referenstjänst som direkt hjälper forskare. Båda kräver stor ansträngning: att skriva en guide till en samling tar veckor och att svara på forskarfrågor under dagen tar tid. Dessutom är dessa två verk arkivets "ansikte"; En forskares första kontakt med samlingen sker ofta via guiden och informationsdisken, så ett fel här återspeglas direkt i arkivets tillförlitlighet.
AI är ett kraftfullt hjälpmedel vid utarbetande av beskrivningsverktyg och stödjande referenstjänst. I den här delen kommer vi att lära oss hur man utarbetar en insamlingsguide (hjälpmedel), skriver omfattnings- och innehållsbeskrivningar, hjälper till med forskarfrågor och ser varför noggrannhet inte är förhandlingsbar i dessa tjänster.
Beskrivningsverktyg: karta över samlingen
Ett beskrivningsverktyg låter en forskare fråga "vad finns i den här samlingen som fungerar för mig?" Det låter dig svara på frågan. Inkluderar vanligtvis:
- Allmän beskrivning: Namn, omfattning, datumintervall, samlingens storlek.
- Biografisk/institutionell historia: Kort historik för den person eller institution som producerade handlingarna.
- Omfattning och innehåll notering: Förklaring av vilken typ av dokument och om vilka ämnen som finns i samlingen.
- Arrangemang: Hur dokument grupperas (serier, underserier).
- Inventering: Detaljerad lista på box-/filnivå.
Dessa dokument är skrivna i enlighet med standarder (till exempel ISAD(G) eller EAD - Encoded Archival Description, den digitala kodningsstandarden för arkivguider). AI kan producera konturer av dessa avsnitt från rå inventering och dokumentsammanfattningar; men varje faktum (historia, person, institutionshistoria) måste verifieras.
Ett annat värde med beskrivningsverktyg är att de kan skrivas på olika detaljnivåer. Ibland finns det inte tillräckligt med tid eller resurser för att beskriva tusentals lådor i ett arkiv på dokumentnivå; I det här fallet görs en beskrivning på flera nivåer: först en allmän beskrivning på fondnivå, sedan serien, sedan när det är möjligt filnivån. AI är särskilt användbar för att utarbeta den övergripande räckviddsanteckningen på högsta nivån från fallsammanfattningar på lägre nivå; Det gör en sammanfattning från mässan till helheten. Men varje lager i denna sammanfattning måste överensstämma med de faktiska dokumenten i det nedre lagret; AI ska inte utgöra ett omfattningsanspråk som inte finns i samlingen på toppnivå.
Varning: Avsnittet om biografisk/institutionell historia är där hallucinationerna oftast smyger sig in. AI kan skriva en flytande historia om en person eller institution från "allmän kunskap" samtidigt som man lägger till obefintliga händelser, falska datum och påhittade titlar. Det här avsnittet bör endast baseras på verifierade källor.
Arbetsflöde: steg för steg
1. Samla in råmaterial. Inventering, dokumentsammanfattningar, lådlistor, eventuella befintliga anteckningar.
2. Sätt standarden. Enligt vilken beskrivningsstandard kommer det att skrivas (ISAD(G)/EAD)?
3. Skapa ett kapitel-för-kapitelutkast. Ha AI-utkastsavsnitt som omfattning och innehållsanteckning och layoutbeskrivning från råmaterial.
4. Verifiera fakta. Särskilt i historiksektionen, kontrollera varje datum, namn och händelse med oberoende källor.
5. Kontrollera åtkomstbegränsningar. Finns det konfidentiella/upphovsrättsliga dokument i samlingen? Dessa bör anges i guiden.
6. Expertgodkännande. Den slutliga guiden genomgår arkivariens godkännande.
Referenstjänst: hjälp till forskaren
I referenstjänsten hjälper AI till på två sätt: (1) genom att förstå forskarens fråga och föreslå vilka samlingar man ska titta på, och (2) genom att utarbeta svar på vanliga frågor. Men det finns en kritisk gräns här: AI ska inte ge forskaren ett direkt "fakta" svar, utan bör dirigera honom till källan. Istället för att säga "Detta datum är detta", bör det stå "Du kan hitta denna information från sådana och sådana dokument i denna samling". Eftersom det direkta faktasvaret som ges av AI kan vara tillverkat och forskaren kan missta det för källan.
Referensuppgift
Lämplig roll för AI
stötande användning
Att förstå frågan
Föreslå förtydligande frågor
—
Insamlingsdirigering
"Titta där" förslag
Att säga "svaret är"
FAQ-utkast
Utkast från verifierad information
falskt svar
Källlista
Sökförslag i katalogen
Ge en påhittad referens
faktafråga
Omdirigera till källan
Direkt faktasvar
tre minifodral
Fall 1 — Utkastet till vägledning minskade 4 veckor till 1 vecka. Ett arkiv höll på att förbereda ett hjälpmedel för en samling av 120 lådor. Boxlistor och filsammanfattningar gavs till AI; YZ tog fram utkastet till räckviddsinnehållsanteckningen och layoutsektionerna. Arkivarien verifierade och organiserade fakta på en vecka; med traditionell metod var denna uppskattning en månad. Men 3 datum och 2 titlar i avsnittet om biografisk historia var fel; Fixat i verifiering.
Fall 2 — Fiktiv institutionell historia. En praktikant fick AI att skriva historien om en institution och lägga den direkt i katalogen. YZ angav fel datum för etablering av institutionen och nämnde en fusion som inte existerade. En forskare märkte och rapporterade felet; Guiden korrigerades, men arkivets tillförlitlighet skadades. Lektion: historikavsnittet kommer inte att publiceras utan verifiering.
Fall 3 – Rätt vägledning, fel fakta. En forskare bad om ett datum. En AI-baserad assistent gav ett direkt datum (uppgjort). Forskaren skulle använda detta som källa; Den äldre arkivarien ingrep och sa, "AI ger inte fakta, den leder dig till samlingen" och fick honom att titta på det verkliga dokumentet; historien var annorlunda. Lärdom: i referenstjänsten dirigerar AI, ger inte fakta.
Fyra kopierbara mallar
1) Utkast till omfattning och innehållsanmärkning:
BASERADE PÅ box-/fillistorna och dokumentsammanfattningarna nedan, skriv ett utkast till "omfattnings- och innehållsanteckning" för en samling. Använd endast det som ingår i det tillhandahållna materialet; LÄGG TILL ett ämne, ett datum eller en person som inte finns i samlingen. Markera alla fakta som du är osäker på [behöver verifiering]. Material: [här]
2) Biografisk/institutionell historia (kontrollerad):
Nedan finns VERIFIERADE anteckningar om [person/organisation]. Skriv en kort historik översikt baserat ENDAST på dessa anteckningar. LÄGG INTE TILL några datum, händelser eller titlar som inte finns i anteckningarna; Lägg inte till allmän "kunskapsinformation". Lämna utrymmena [ingen information]. Anteckningar: [här]
3) Forskarvägledning:
En forskarfråga: [fråga]. Ge INTE ett DIREKT sakligt svar på denna fråga. Istället: (1) föreslå 1-2 frågor som förtydligar frågan, (2) berätta för honom vilken TYP av samling/dokument han ska titta på, (3) föreslå vilka termer han kan söka i katalogen. Gör inte en påhittad referens.
4) Utkast till svar på vanliga frågor:
Nedan finns VERIFIERADE faktablad från vårt arkiv. Baserat på dessa anteckningar, utforma ett svar på följande vanliga fråga: [fråga]. Lägga till information som inte finns i anteckningarna; [bock]markera där du inte är säker. I slutet av svaret hänvisar du forskaren till relevant samling. Anteckningar: [här]
Svag prompt / Stark prompt
Svag:
Skriv ett omfattande hjälpmedel för den här samlingen, inklusive historia.
"Omfattande" och "inklusive historik" pressar AI:n att gå bortom det givna materialet och lägga till påhittad information om institutionen/personen.
Stark:
Skriv sammanfattningen av sökhjälpen BASERAD på följande rutor och verifierade historikanteckningar: omfattning-innehåll och layoutsektioner. Ta inte med några fakta som inte ingår i det givna materialet; Använd endast verifierade anteckningar i historiken, lämna tomrum [ingen information]. Markera alla tvivelaktiga fakta [behöver verifiering]. Material: [här]
Skillnaden: efterlevnad av det givna materialet, förbud mot tillverkning, bevarande av luckor och verifieringsmärken gör guiden tillförlitlig.
Vanliga misstag
- Lämnar historien till AI:s "gemensamma kunskap". Denna del är den mest mottagliga för hallucinationer; bör endast baseras på verifierade anteckningar.
- Ge direkta fakta i referensen. AI ska vägleda forskaren, inte ersätta källan.
- Förbigående åtkomstbegränsningar. Sekretess-/upphovsrättsskyddade dokument bör markeras i katalogen.
- Föreslår en påhittad referens. Eventuella overifierade referenser i katalogen kommer inte att ges till forskaren.
- Publicering av utkastet utan godkännande. Den slutliga guiden godkänns av arkivarien.
Sammanfattningsvis
Arkivåtkomst och referenstjänst är ett fruktbart område där AI påskyndar utarbetandet av beskrivningsverktyg och stödjer forskarvägledning. Men den biografiska/institutionella historien är hallucinationens penetrationspunkt och i referenstjänsten ska AI inte ge fakta, utan direkt till källan. Basera guiden endast på autentiserat material, bevara luckor, markera åtkomstbegränsningar och lämna slutgiltigt godkännande till arkivarien. AI ritar en karta över samlingen; Arkivet ansvarar för att kartan är korrekt.
Applikationsuppgift
Ta en ruta/fillista över en samling (verklig eller prov) och be AI:n om en disposition med mallen "omfattning och innehåll notering"; Kontrollera om det går utöver det givna materialet. Kör sedan mallen "biografisk historia" för en person/organisation med endast verifierade anteckningar och observera om AI:n försöker passa in i luckorna. Bearbeta slutligen en forskarfråga med mallen "forskarorientering".
checklista
- [ ] Jag har baserat guiden endast på det givna/verifierade materialet.
- [ ] Jag har självständigt verifierat varje datum och namn i historiken.
- [ ] Jag markerade åtkomstbegränsningarna (sekretess/upphovsrätt) i guiden.
- [ ] Istället för att ge fakta i referensen hänvisade jag dig till källan.
- [ ] Jag lämnade in den slutliga guiden till arkivariens godkännande.