Добици:
- Способност објашњавања улога роботске аутоматизације процеса (РПА) и вештачке интелигенције и приступа паметне аутоматизације (хипераутоматизације).
- Способност дизајнирања ручног процеса тако што ћете га поделити на кораке и направити разлику између корака који су погодни за аутоматизацију и оних који захтевају људско одобрење
- Способност процене дизајна аутоматизације подржаних вештачком интелигенцијом у смислу управљања изузетцима, трага ревизије и трошкова грешака
У свакој организацији постоје заморни и подложни грешкама задаци које људи понављају сваки дан: копирање података из једног система и њихово уношење у други, ручна обрада информација о наплати, сортирање долазних е-порука. Роботска аутоматизација процеса (РПА) аутоматизује ове редовне и понављајуће задатке помоћу софтверских робота који имитирају кораке које предузима човек на екрану. „Робот“ овде није физичка машина, већ софтвер који кликће, пише и копира на екрану. Моћ РПА-а је у томе што ради на постојећим системима без њиховог мењања; Стога даје брзе резултате чак и у старим системима које је тешко интегрисати.
РПА сама не може да разуме ситуације „без правила“. Ако фактура стигне у стандардном формату, робот чита поља; Али ако га сваки добављач пошаље у другом формату, робот ће бити збуњен. Овде долази у обзир вештачка интелигенција: вештачка интелигенција изводи кораке који захтевају „просуђивање“ као што су разумевање документа, класификација текста, издвајање информација из слободног текста, а РПА спроводи канонске кораке. Ова комбинација се назива интелигентна аутоматизација или хипераутоматизација (енд-то-енд, аутоматизација процеса подржана вештачком интелигенцијом). Улога МИС стручњака је да разбије процес на делове и дизајнира који део припада РПА, који део припада АИ, а који човеку.
Аутоматизација процеса
Срце дизајна аутоматизације је разбијање процеса на кораке и класификација сваког корака. Постоје три категорије. Правилни и структурирани кораци (прикладни за РПА): „Унесите сваки ред у Екцел-у на ЕРП екран.“ Кораци који захтевају коментар (покреће АИ): „Којој категорији припада овај текст жалбе?“ Висок ризик или неизвесни кораци (препуштени особи): „Одобрење за повраћај преко 5.000 ТЛ.“
Добра аутоматизација спашава људе од оптерећења које се понавља, а не од целог посла; препушта критичку одлуку људима. Ово се зове дизајн човека у петљи: робот припрема посао, човек га одобрава. На пример, робот чита фактуру и уноси нацрт у ЕРП, а рачуновођа даје коначно одобрење. Тако су брзина и сигурност обезбедјене заједно.
Савет: Пре аутоматизације процеса, увек га прво поједноставите. Аутоматизација лошег процеса само ће брже произвести лоше резултате. Прво елиминишите непотребне кораке, а затим аутоматизујте остало.
Управљање изузецима и траг ревизије
Свака аутоматизација на крају наиђе на ситуацију која крши правила: недостајући подаци, неочекивани формат, пад система. Руковање изузецима омогућава роботу да безбедно заустави и обавести човека у таквим ситуацијама, уместо да тихо ради погрешну ствар. Ако се не дизајнирају изузеци, робот ће тихо размножавати грешке и нико неће приметити.
Још једна потреба је ревизорски траг: запис о сваком кораку робота, када је урађен, са којим подацима и са којим резултатом. Без ревизорског трага, грешка се не може касније истражити; Ова следљивост је законски захтев, посебно у финансијским процесима. АИ може да произведе нацрт овог дизајна процеса, сценарије изузетака и документацију; Али који је корак критичан и колика је цена грешке, одређује пословно знање.
Три мини случаја: према бројевима
Случај 1 — Исправан процес раздвајања. У једном рачуноводственом центру ручно се обрађивало 4.000 месечних фактура добављача; Процедура је трајала 6 минута по особи. АИ је прочитао документ и извукао поља, РПА је унео нацрт у ЕРП, рачуновођа га је само одобрио. Време обраде се смањило са 6 минута на 1,5 минута, али је корак потврде остао на човеку; тако је погрешна фактура наставила да се хвата.
Случај 2 — Када није дизајниран изузетак. Код једног осигуравача, робот за обнављање полисе тихо је погрешно обрадио 340 записа са неочекиваним форматима датума; нико није приметио и обнове су унете са погрешним датумом. Ако би правило изузетка („заустави и пријави ако формат није препознат“) осмишљено од нуле, робот би ове записе усмерио на човека. Поправка је трајала недељама.
Случај 3 — Аутоматизација погрешног процеса. Код једног продавца, процес потврде поруџбине имао је 11 корака; То би било аутоматизовано помоћу робота. Када је стручњак за МИС испитао процес, видео је да су 4 корака непотребне двоструке провере. Прво је процес сведен на 7 корака, а затим је аутоматизован. Да је аутоматизован без поједностављења, 4 непотребна корака би била трајна.
Слаба порука / јака промпт
Слабо обавештење:
Аутоматизујте обраду фактура.
Снажан упит:
Ваша улога: Ви сте дизајнер аутоматизације процеса. Поделите следећи ручни процес на кораке и класификујте сваки корак:- [РПА] канонски, структурирани, понављајући- [АИ] који захтева тумачење/категоризацију/разумевање текста- [ЉУДСКИ] висок ризик или двосмислена одлука За сваки корак, запишите могуће изузетке и шта да радите у случају грешке. Наведите информације које је потребно евидентирати за ревизијски траг. Процес: [корак по корак ручни опис процеса]
Моћни промпт разлаже процес, додељује сваки корак одговарајућој улози и покреће изузетке и ревизијски траг од почетка.
Четири шаблона за копирање
1) Процес декомпозиције:
Ручни процес испод поделите на нумерисане кораке. За сваки корак: улаз, процес, излаз и доступност аутоматизације ([РПА]/[АИ]/[ХУМАН]). Процес: [текст]
2) Генерисање сценарија изузетка:
За следећи аутоматизовани процес, „шта би могло поћи наопако?“ Листа сценарија: недостају подаци, нетачан формат, системска грешка, двоструки запис. Предложите шта робот треба да уради за сваку од њих. Процес: [текст]
3) Преглед поједностављења:
Означите кораке у доле наведеном процесу који су непотребни, који се понављају или не производе вредност и напишите зашто се могу уклонити. Предложите поједностављење ПРЕ аутоматизације. Процес: [текст]
4) Дизајн ревизорског трага:
Дизајнирајте ревизијски траг за следећи аутоматизовани процес: која поља (време, корисник/робот, улаз, резултат, одлука) треба да буду забележена у сваком кораку? Наведите све недостатке у погледу финансијске следљивости. Процес: [текст]
Упоредна табела: РПА / АИ / људи
критеријум
РПА
Вештачка интелигенција
људски
У чему је најбољи
Редовно, понављајуће
Коментар, класификација
пресуда, одговорност
Тип уноса
структуриран
Полу/слободан текст
све врсте
Понашање грешке
Прати правило до слова
Колико сигурно може бити погрешно
Може открити и зауставити
Ревизија
Лако за логовање
Излаз мора бити евидентиран
Потпис/одобрење
коначну одлуку
бр
бр
Да
Уобичајене грешке
- Аутоматизација лошег процеса. Аутоматизација без поједностављивања одржава отпад.
- Не осмишљавање изузетака. Робот, изграђен на претпоставци да "све иде добро", тихо производи грешке при првом изненађењу.
- Препуштајући критичну одлуку АИ. Делегирање високог ризика одобрења за модел; Чак и ако модел делује самоуверено, он је погрешан и не сноси никакву одговорност.
- Заобилазећи ревизорски траг. Без трага, грешка се не може истражити; Ово је кршење закона у финансијском процесу.
- Уопште не посматрам робота. Промена система (екран, простор); Једног дана, ненадгледани робот тихо почиње да кликће на погрешном месту.
Опрез: Брзина аутоматизације такође убрзава грешку. Ако човек направи грешку приликом обраде 60 записа на сат, они су ограничени на 60 грешака; Погрешно инсталиран робот може оштетити хиљаде записа за неколико минута. Зато га у почетку пилотирајте у малом обиму, под надзором.
Укратко
РПА аутоматизује редовне и понављајуће задатке опонашајући кораке на екрану; Вештачка интелигенција преузима кораке који захтевају тумачење и класификацију. Комбинација ово двоје је интелигентна аутоматизација. Срце дизајна је разбијање процеса на кораке и додељивање сваког корака РПА, АИ или човеку; Одлуке високог ризика држе људе у току. Руковање изузецима и ревизијски траг су обавезни. АИ убрзава декомпозицију процеса, сценарио изузетака и израду документације; Али који је критични корак и цену грешке одређује пословно знање. Пре аутоматизације, прво поједноставите и потврдите са малим пилотом.
Задатак апликације
Изаберите „процес одобравања захтева за напуштање“ (захтеви запослених, одобрења менаџера, процеси људских ресурса). (1) Поделите процес на кораке помоћу моћног одзивника и класификујте сваки корак као [РПА]/[АИ]/[ХУМАН]. (2) Опишите најмање 3 сценарија изузетака и шта ће робот радити у сваком од њих. (3) Пронађите најмање 1 непотребан корак који се може уклонити пре аутоматизације. (4) Наведите области које треба евидентирати за ревизијски траг. (5) Означите појединачни корак високог ризика и напишите зашто би требало да остане у човеку.
контролна листа
- [ ] Поделио сам процес на кораке и сваком кораку доделио одговарајућу улогу.
- [ ] Упростио сам процес пре аутоматизације.
- [ ] Дефинисао сам понашање изузетака за сваки корак.
- [ ] Одредио сам области које треба евидентирати за ревизијски траг.
- [ ] Оставио сам високоризичне одлуке у људској петљи.
- [ ] Прво сам планирао мали обим, надзирани пилот.