Управљање ризиком и регистрација ризика

Добици:

• Способност разумевања концепта ризика, вероватноће, утицаја, оцене ризика и стратегије реаговања (избегавање, ублажавање, трансфер, прихватање) и израде нацрта записа о ризику уз подршку вештачке интелигенције
• Способност коришћења вештачке интелигенције за идентификацију ризика, класификацију, идентификацију покретача и израду нацрта акција за ублажавање и одржавање евиденције о ризику
• Разумевање да вредности вероватноће и утицаја које производи вештачка интелигенција захтевају стручну калибрацију и да власништво над ризиком и коначна одлука припадају људима.

Будућност је неизвесна у сваком пројекту; Неизвесност значи ризик. Ризик је неизвестан догађај или услов који ће, ако се реализује, утицати на циљеве пројекта (време, трошак, обим, квалитет). Ризици могу бити негативни (претња) или позитивни (прилика), али у свакодневном језику углавном мислимо на претње. Оно што разликује доброг менаџера пројекта од осредњег често је управљање ризиком: сагледавање проблема пре него што се појаве, смањење њихове вероватноће и планирање унапред шта да се уради када се догоде. У срцу ове јединице је регистар ризика: живи документ у коме се чувају сви ризици, њихова вероватноћа, утицаји, власници и планови реаговања. АИ је од велике помоћи у идентификацији ризика и бодовању нацрта; Али процене вероватноће и утицаја захтевају процену специфичне за агенцију, а власништво над ризиком увек остаје људско.

Анатомија регистра ризика

Ред евиденције ризика обично укључује: опис ризика (у формату узрок-догађај-последица: „ако добављач касни, интеграција не успе да почне, испоруке“), категорију (техничку, ресурсну, екстерну, финансијску, правну), вероватноћу (шанса да се догоди; нпр. 1-5 или %), утицај (величина губитка ако се догоди-5), резултат утицаја (производљивост знака-5), 1 ризик се приближава), стратегија реаговања, власник ризика (особа задужена за праћење тог ризика) и статус.

Оцена ризика = вероватноћа × утицај је једноставан, али моћан алат за одређивање приоритета. Ризик са вероватноћом 4 и утицајем 5 (оцена 20) заслужује много више пажње од ризика са вероватноћом 2 и утицајем 2 (оцена 4). Ризици су смештени у црвене/жуте/зелене зоне на матрици ризика (мрежа вероватноћа-утицај) на основу овог резултата.

Постоје четири основне стратегије одговора (за претње):

• Избегавање: Потпуно мењање/уклањање посла који ствара ризик.
• Ублажавање: Смањење вероватноће или утицаја (нпр. проналажење заменског добављача).
• Пренос: Преношење ризика на неког другог (осигурање, уговорна клаузула, подизвођач).
• Прихватите: Да преузмете ризик; али додели план за ванредне ситуације и расподелу буџета/времена.

области

пример

Ко га попуњава?

Дефиниција ризика

"Ако кључни програмер оде, развој се успорава."

ПМ + тим

Вероватноћа (1-5)

3

стручни суд

Ефекат (1-5)

4

стручни суд

резултат

12

Налог (АИ помаже)

окидач

"Опадање доласка на посао, гласине о интервјуу"

преузималац ризика

Одговори

Ублажавање: дељење информација, резервна особа

ПМ + има

Власник

вођа тима

шаље ПМ

Корак по корак: Евидентирање ризика помоћу вештачке интелигенције

1. Ризик браинсторминг. Дајте АИ анонимни контекст пројекта и нека генерише могуће ризике категорију по категорију. АИ је добар у подсећању на ризике на које би људи скочили.
2. Ставите у формат узрок-догађај-последица. Ставите сваки ризик у формат „због Кс, ако се деси И, биће утицаја З“; Двосмисленим ризицима се не може управљати.
3. Бодовање на нацрту. Питајте АИ за дијаграме вероватноће/утицаја, али их калибришите стручном проценом. Број АИ је почетна тачка, а не стварност.
4. Идентификујте окидач. За сваки значајан ризик, „како да знамо да долази?“ Одговори на питање.
5. Нацрт плана одговора. Замолите АИ да предложи одговарајуће 4 стратегије и конкретне акције за сваки ризик са високим резултатом.
6. Доделите власника и одржите га у животу. Дајте сваком ризику власника; Прегледајте регистар ризика недељно. Регистар ризика је жив документ, није једном написан и заборављен.

Савет: Сажмите евиденцију ризика у „топ 5 ризика“ и укључите је у сваки извештај о статусу. На овај начин ризици остају видљиви, а изненађења се смањују.

три мини кофера

Случај 1 — Пропуштени ризик је ухваћен. Специјалиста ПМО је предао попуњени регистар ризика од 18 редова АИ и питао: „Које типичне ризике сам могао пропустити?“ упитао је. АИ; Подсетио је на 5 ризика као што су „обнављање лиценце треће стране“, „ризик губитка миграције података“ и „зависност од кључног особља“. Стручњак је додао 3 од њих. Два месеца касније, дошло је до ризика лиценцирања, али план је био спреман.

Случај 2 — Разлика у калибрацији. Један премијер је довео у питање вредност "вероватноће од 2" коју је АИ дала ризику. Кашњења су била уобичајена у историји тима са овим добављачем; стварна вероватноћа је била ближа 4. Резултат се повећао са 6 на 12, а ризик је са листе „за гледање“ прешао на листу „активне мере предострожности“. Поука: предвиђање вероватноће АИ треба да буде исправљено подацима агенције.

Случај 3 — Непретражени ризик. Тим је добро идентификовао ризике, али није успео да преузме власништво. Дошло је до ризика, нико није посматрао, окидач је побегао и пројекат је каснио 3 недеље. Поука: ризик без власника је ризик без праћења; АИ производи ризике, али их човек додељује.

Слаби промпт / Јаки промпт

Слабо обавештење:

Наведите ризике за мој пројекат.

Без контекста, без категорија и без формата; Појављује се општа листа, од којих већина није повезана са вашим пројектом.

Снажан упит:

Ваша улога: специјалиста за управљање ризицима. Контекст: [анонимни резиме пројекта: индустрија, трајање, тим, технологија, ограничења]. Задатак: Генеришите ризик по категорији (технички, ресурсни, екстерни/добављач, финансијски, правни, делокруг). За сваки ризик:- Опис у формату узрок-догађај-последица- Вероватноћа (1-5) и утицај-кратак одговор РА-вредност (1-5) Д. стратегија (избећи/ублажити/пренети/прихватити) и 1 конкретну акцију Напомена: Вредности вероватноће/утицаја су НАЦРТ; Калибрисаћу га са институционалним подацима. Не дајте лажне бројеве, напишите своје разлоге. Излаз: табела.

Овај упит је моћан: укључује категорију, формат, упозорење о бодовању нацрта и белешку о калибрацији.

Додатни шаблони:

# Проналазач слепих тачака Погледајте мој дневник ризика испод. Подсети ме, категорију по категорију, на ризике који су Уобичајени у оваквим пројектима, али нису на мојој листи. Немојте понављати постојеће.

# Генератор окидача Предложи 3 рана упозорења (окидача) за ризик: [ризик]. За сваки знак запишите и са којим подацима/индикатором могу да га пратим.

# Продубљивање плана одговора Процените све четири стратегије за овај високорезултујући ризик (избегните/ублажите/пренесите/прихватите); упоредите цену и утицај сваког од њих, објашњавајући који препоручујете и зашто. Запамтите да је коначна одлука моја.

Уобичајене грешке

• Писање нејасног ризика: „Ризик од кашњења“ се не може управљати; „проклизава у интеграцији ако добављач Кс касни“ се може управљати.
• Погрешити АИ резултат са стварним: Вероватноћа/утицај је специфичан за институцију; Не би требало да се користи без калибрације.
• Недодељивање власника: Ризик без власништва се не прати.
• Не откривање окидача: Без раних знакова, ризик ће вас затећи неспремне.
• Замрзавање регистра ризика: Пројекат се мења, ризици се мењају; Ако се запис не ажурира, он умире.
• Гледајући само претње: Могућности (рад завршен рано, ресурси постају јефтинији) такође се могу управљати.

Опрез: АИ може означити ризик као „мала вероватноћа“; Али ако се тај ризик често јавља у вашој организацији, генерализација АИ ће вас довести у заблуду. Увек тестирајте резултате на основу сопствених историјских података.

Укратко

Управљање ризиком је уметност сагледавања проблема пре него што експлодирају, а регистар ризика је живи документ у срцу овога. Сваки ризик се идентификује у формату узрок-догађај-последица, бодује се вероватноћом и утицајем, одређује се његов покретач и стратегија одговора (избећи/ублажити/пренети/прихватити) и додељује му се власник. АИ је моћна у ризику за размишљање и бодовање нацрта; Подсећа вас на слепе тачке. Међутим, стручна калибрација вредности вероватноће/утицаја, власништво над ризиком и коначна одлука о одговору увек зависи од човека.

Задатак апликације

Генеришите нацрт регистра ризика по категоријама од АИ за ваш пројекат (анонимизирајте контекст). Изаберите 5 ризика са највећим бодовањем; Калибришите вредност вероватноће/утицаја сваког са сопственим историјским подацима, напишите окидач и радњу одговора и доделите власника. Затим проверите ризике које сте пропустили помоћу шаблона „проналазач слепих тачака“.

контролна листа

• [ ] Написао сам ризике у формату узрок-догађај-последица.
• [ ] Калибрирао сам вредности вероватноће/утицаја са приносом моје институције.
• [ ] Ризике сам одредио по скору (матрица ризика).
• [ ] Идентификовао сам покретаче и стратегије одговора за сваки значајан ризик.
• [ ] Сваком ризику сам доделио власника.
• [ ] Планирао сам да водим евиденцију ризика и додам је у извештај о статусу.