Добици:
- Способност израде нацрта помоћи за проналажење (алатка за опис), белешке о обиму и садржаја и секција изгледа са вештачком интелигенцијом
- Способност разумевања халуцинаторног ризика биографске/институционалне историје и заснивање овог одељка само на провереним изворима
- Способност да се омогући вештачкој интелигенцији да усмери истраживача ка извору уместо да даје чињенице директно у референтној служби
Архив није одговоран само за чување докумената; такође је одговоран да их учини доступним истраживачу. Постоје два примарна средства овог приступа: алати за опис који уводе збирку (помоћ за проналажење — водич који дефинише садржај, организацију и обим архивске збирке) и референтни сервис који директно помаже истраживачима. И једно и друго захтева велики труд: писање водича за колекцију траје недељама, а одговарање на питања истраживача током дана одузима време. Штавише, ова два дела су „лице” архиве; Први контакт истраживача са збирком често је преко водича и информационог пулта, па се грешка овде директно одражава на поузданост архиве.
АИ је моћна помоћ у изради алата за опис и подршку референтној служби. У овој јединици ћемо научити како да направимо водич за прикупљање (помоћ у проналажењу), напишемо описе обима и садржаја, помогнемо у питањима истраживача и видимо зашто се о тачности не може преговарати у овим услугама.
Алати за опис: мапа збирке
Алат за опис омогућава истраживачу да пита „шта је у овој колекцији што ми одговара?“ Омогућава вам да одговорите на питање. Обично укључује:
- Општи опис: Назив, обим, период, величина збирке.
- Биографска/институционална историја: Кратка историја особе или институције која је направила документе.
- Напомена о обиму и садржају: Објашњење каквих докумената и о којим предметима се налазе у зборнику.
- Распоред: Како се групишу документи (серија, подсерија).
- Инвентар: Детаљна листа на нивоу кутије/фајла.
Ови документи су написани у складу са стандардима (на пример, ИСАД(Г) или ЕАД - Енцодед Арцхивал Десцриптион, стандард дигиталног кодирања за архивске водиче). АИ може произвести обрисе ових секција из сировог инвентара и резимеа докумената; али свака чињеница (историја, личност, историја институције) мора бити проверена.
Још једна вредност алата за опис је то што се могу писати на различитим нивоима детаља. Понекад нема довољно времена или ресурса да се опише хиљаде кутија архиве на нивоу документа; У овом случају се прави опис на више нивоа: прво општи опис на нивоу фонда, затим серије, а затим кад год је могуће ниво датотеке. АИ је посебно корисна за израду напомене о општем обиму највишег нивоа из сажетака нижег нивоа; Прави резиме од масе до целине. Али сваки слој овог сажетка мора бити у складу са стварним документима на доњем слоју; АИ не би требало да чини тврдњу о опсегу која није у колекцији највишег нивоа.
Опрез: Одељак за биографску/институционалну историју је место где се халуцинације најчешће увлаче. АИ може да напише течну историју о особи или институцији из „општепознатог“ знања, док додаје непостојеће догађаје, лажне датуме и измишљене наслове. Овај одељак треба да се заснива само на провереним изворима.
Ток рада: корак по корак
1. Сакупите сировину. Инвентар, резимеи докумената, листе кутија, постојеће белешке ако их има.
2. Поставите стандард. Према ком стандарду описа ће бити написан (ИСАД(Г)/ЕАД)?
3. Направите нацрт поглавље по поглавље. Имајте АИ нацрте одељке као што су обим и белешка о садржају и опис изгледа од сировог материјала.
4. Провери чињенице. Посебно у одељку историје, проверите сваки датум, име и догађај са независним изворима.
5. Проверите ограничења приступа. Да ли у колекцији постоје поверљиви документи/документи са ограниченим ауторским правима? Ово треба навести у водичу.
6. Стручно одобрење. Коначни водич пролази кроз одобрење архивиста.
Референтна служба: помоћ истраживачу
У референтној служби, АИ помаже на два начина: (1) тако што даје смисао истраживачком питању и предлаже које збирке треба погледати и (2) састављајући одговоре на често постављана питања. Али овде постоји критична граница: АИ не би требало да даје истраживачу директан одговор на „чињенице“, већ би требало да га усмери ка извору. Уместо „Овај датум је ово“, требало би да пише „Ове податке можете пронаћи из таквих и таквих докумената у овој збирци“. Зато што директан чињенични одговор који даје АИ може бити измишљен и истраживач га може погрешно сматрати извором.
Референтни задатак
Одговарајућа улога АИ
непожељна употреба
Разумевање питања
Предложите питања за појашњење
—
Рутирање прикупљања
Предлог "Погледај тамо".
Рећи "Одговор је"
ФАК драфт
Нацрт на основу проверених информација
лажни одговор
Листа извора
Предлог за претрагу у каталогу
Давање измишљене референце
питање чињеница
Преусмери на извор
Директан одговор на чињенице
три мини кофера
Случај 1 — Нацрт смерница је смањен са 4 недеље на 1 недељу. Архив је припремао помоћно средство за збирку од 120 кутија. Бокс листе и резимеи фајлова су дати АИ; ИЗ је израдио нацрт белешке о обиму и садржају и одељке о изгледу. Архивар је проверавао и организовао чињенице за недељу дана; традиционалном методом ова процена је била месец дана. Али 3 датума и 2 наслова у одељку биографске историје били су погрешни; Поправљено у верификацији.
Случај 2 — Измишљена институционална историја. Стажиста је дала АИ да напише историју институције и стави је директно у именик. ИЗ је дао погрешан датум оснивања установе и навео спајање које није постојало. Истраживач је приметио и пријавио грешку; Водич је исправљен, али је нарушена поузданост архиве. Лекција: одељак о историји неће бити објављен без верификације.
Случај 3 — Праве смернице, погрешна чињеница. Истраживач је тражио датум. Помоћник базиран на вештачкој интелигенцији дао је директан састанак (измишљао). Истраживач би ово користио као извор; Виши архивар је интервенисао и рекао: „АИ не даје чињенице, он вас упућује на збирку“ и натерао га да погледа прави документ; историја је била другачија. Поука: у референтној служби АИ усмерава, а не даје чињенице.
Четири шаблона за копирање
1) Обим нацрта и напомена о садржају:
НА ОСНОВУ листе кутија/фајлова и резимеа докумената у наставку, напишите нацрт „напомене о обиму и садржају“ за колекцију. Користите само оно што је укључено у материјал; ДОДАЈТЕ тему, датум или особу која није у колекцији. Означите сваку чињеницу за коју нисте сигурни [потребна је верификација]. Материјал: [овде]
2) Биографска/институционална историја (контролисано):
Испод су ВЕРИФИКОВАНЕ белешке о [особи/организацији]. Напишите кратак преглед историје на основу САМО ових белешки. НЕМОЈТЕ ДОДАТИ никакве датуме, догађаје или наслове који нису у белешкама; Немојте додавати опште информације о "знању". Оставите места [нема информација]. Напомене: [овде]
3) Вођење истраживача:
Питање истраживача: [питање]. НЕМОЈТЕ давати ДИРЕКТАН чињенични одговор на ово питање. Уместо тога: (1) предложите 1-2 питања која ће разјаснити питање, (2) реците му коју ВРПУ збирке/документа треба да погледа, (3) предложите које термине може да тражи у каталогу. Не правите измишљену референцу.
4) Нацрт одговора на честа питања:
Испод су ПРОВЕРЕНИ информативни листови из наше архиве. На основу ових белешки, саставите одговор на следеће често постављано питање: [питање]. Додавање информација које нису у белешкама; [потврдите] означите где нисте сигурни. На крају одговора упутите истраживача на одговарајућу збирку. Напомене: [овде]
Слаби промпт / Јаки промпт
слаба:
Напишите свеобухватну помоћ у проналажењу ове колекције, укључујући историју.
„Оширно“ и „укључујући историју“ гурају вештачку интелигенцију да оде даље од датог материјала и дода измишљене информације о институцији/особи.
Јака:
Напишите нацрт помагала за проналажење БАЗОВА на следећим листама оквира и верификованим белешкама из историје: одељци обима-садржаја и изгледа. Немојте укључивати никакве чињенице које нису укључене у дати материјал; Користите само проверене белешке у историји, оставите празна поља [без информација]. Означите сваку сумњиву чињеницу [потребна је провера]. Материјал: [овде]
Разлика: придржавање задатог материјала, забрана израде, очување празнина и верификационих ознака чине водич поузданим.
Уобичајене грешке
- Остављајући историју „општем знању“ АИ. Овај део је најподложнији халуцинацијама; треба да се заснива само на провереним белешкама.
- Навођење директних чињеница у референци. АИ треба да води истраживача, а не да замењује извор.
- Заобилажење ограничења приступа. Документи са ограничењем поверљивости/ауторских права треба да буду означени у именику.
- Предлажемо измишљену референцу. Било која непроверена референца у каталогу неће бити дата истраживачу.
- Објављивање нацрта без одобрења. Коначни водич одобрава архивар.
Укратко
Приступ архиви и референтна услуга је плодна област у којој АИ убрзава израду алата за опис и подржава смернице истраживача. Али биографска/институционална историја је тачка продирања халуцинације, а у референтној служби АИ не треба да даје чињенице, већ директно на извор. Засновати водич само на верификованом материјалу, сачувати празнине, означити ограничења приступа и препустити коначно одобрење архивисти. АИ прави мапу колекције; За тачност те карте одговоран је архив.
Задатак апликације
Узмите листу кутија/датотека колекције (стварне или узорке) и затражите од АИ нацрт са шаблоном „обим и садржај белешке“; Проверите да ли излази из оквира задатог материјала. Затим покрените шаблон „биографске историје“ за особу/организацију са само верификованим белешкама и посматрајте да ли АИ покушава да се уклопи у празнине. На крају, обрадите истраживачко питање са шаблоном „оријентација истраживача“.
контролна листа
- [ ] Водич сам базирао само на датом/провереном материјалу.
- [ ] Независно сам проверио сваки датум и име у историји.
- [ ] Означио сам ограничења приступа (приватност/ауторска права) у водичу.
- [ ] Уместо да наводим чињенице у референци, упутио сам вас на извор.
- [ ] Поднео сам коначни водич на одобрење архивиста.