Добици:
- Способност разликовања типова докумената као што су белешке, усмене белешке, демарше и интерни извештаји и одговарајуће израде нацрта помоћу вештачке интелигенције
- Способност преузимања формалног језика из одобрених шаблона и прилагођавања интензитета дипломатског тона и конструктивне двосмислености према стратешкој намери
- Способност да се у извештају одвоји пренос од тумачења и примени дисциплина неслања званичног документа без овлашћеног одобрења.
Дипломатија се углавном одвија у писаном облику. Комуникација између амбасаде и седишта, званичне поруке између две државе, снимање разговора—све се обавља путем писаних докумената који су у складу са одређеним правилима формата и језика. Ови документи не носе само информације; Такође даје дипломатску поруку својим тоном, формом и избором речи. У овој јединици ћете научити како да састављате дипломатску преписку и извештаје брже и доследније са вештачком интелигенцијом; али ћете научити како да одржите формалну форму, одмерен језик и крајњу одговорност.
Хајде да се упознамо са неколико врста докумената. Дипломатска нота је званична писана порука коју једна држава шаље другој држави; Има веома специфичан облик и језик образаца. Вербална белешка је врста непотписане службене белешке писане у трећем лицу једнине. Демарш је да пренесе званичну иницијативу/упозорење о неком питању. Дипломатски телеграм/писмо је интерни извештајни документ између представништва и седишта; обично комуницира разговор, развој или процену у штаб. АИ брзо производи формат и први нацрт ових докумената; Али тачност образаца, мера тона и одговорност за поруку припадају људима.
Корак по корак: писање дипломатског документа
1. Одредите врсту документа и примаоца. Да ли је ово белешка, интерни извештај, марш? Да ли је прималац страна држава или ваше седиште? Жанр одређује форму и језик.
2. Појасните сврху и главну поруку. Шта овај документ жели да пренесе? Информација, протест, захтев, оцена? Главна порука треба да буде изражена у једној реченици.
3. Примените одговарајуће форматирање и фразеологију. Дипломатски документи имају стандардне обрасце отварања и затварања („... изражава најдубље поштовање“, „... има част да преузме иницијативу пре...“ итд.). Ови обрасци се разликују у зависности од земље и институције; Одобрени шаблони ваше институције су од суштинског значаја. АИ познаје опште обрасце, али можда не зна тачан облик ваше организације.
4. Напиши тело: јасно, одмерено, једнозначно. Дипломатски текст се не замагљује; Свака реченица треба да има једно значење. Такође је умерен: не би требало да буде превише тврд или мекан.
5. Ако је извештај, одвојите оцену од чињенице. У интерном извештају постоји јасна разлика између „шта се десило“ (оно што је речено на састанку) и „шта мислимо“ (оцена агенције). Центар мора да види шта је трансмисија, а шта интерпретација.
6. Провери, постави тон, потпиши. Повежите сваку чињеницу са извором, сами поставите тон и преузмите одговорност за коначни текст.
Савет: Затражите дипломатски образац језика од АИ као „генерички узорак“, али узмите коначне обрасце из одобреног шаблона ваше институције. Формула отварања/затварања коју генерише АИ може звучати исправно, али се може разликовати од званичне процедуре ваше државе; Погрешан образац се доживљава као формална грешка.
Суптилности дипломатског језика
У дипломатској преписци језик је важан колико и сама порука. Исти догађај се може изразити „са забринутошћу примећујемо“, „озбиљно смо забринути“ или „снажно протестујемо“; свака носи другачији интензитет и намеру. Ова суптилност је позната као „дипломатски интензитет“, а њен погрешан избор доводи до нежељене ескалације или перцепције слабости. АИ генерално познаје ову скалу, али не може знати вашу тренутну стратешку намеру; па подешавате интензитет.
Друга суптилност је конструктивна двосмисленост: у неким случајевима, изјава која је отворена за више од једног тумачења намерно се користи како би стране могле да постигну споразум. Ово је лукава техника и може бити у сукобу са наводном тенденцијом АИ ка "јасноћи". Када писати јасно, а када писати намерно флексибилно је стратешка људска одлука.
Пажња: Службена белешка или декрет представља службени став државе и може имати последице које је тешко преокренути. Ниједан нацрт који је направио ИЗ се не шаље а да његов формат, језик шаблона и садржај нису у потпуности проверени од стране овлашћеног лица. Чак и грешка у речи може довести до дипломатског неспоразума.
три мини кофера
Случај 1 — Пријавите уштеђено време костура. Подсекретар је морао да напише дугачак извештај штабу после двочасовног састанка. Дао је своје белешке АИ и припремио скелет извештаја о састанку (учесници, дневни ред, шта је речено, евалуација); Мој чланак, који је требало да траје 90 минута, смањен је на 25 минута. Сам је написао део за евалуацију и тон.
Случај 2 — Грешка узорка је исправљена. ИЗ је користио прво лице („наш захтев...“) у нацрту усмених белешки; док је вербална нота написана у трећем лицу („Одаје почаст Амбасади ..., Министарству ..."). Виши дипломата је исправио формат; Било би погрешно и процедурална грешка.
Случај 3 — Спречена је ескалација тона. У нацрту уредбе, АИ је користио фразе као што су „неприхватљиво“ и „било би озбиљних последица“. У тој фази, намеравана порука је била упозорење, а не претња. Експерт је ублажио тон до одмереног нивоа, на пример „ако наша очекивања не буду испуњена, односи могу бити негативно погођени“.
Четири шаблона за копирање
1) Костур извештаја о интервјуу:
Ваша улога: специјалиста за дипломатско извештавање. Костур извештаја за центар произилази из следећих белешки интервјуа: (1) Учесници и датум, (2) Дневни ред, (3) Шта је друга страна рекла (пренос), (4) Шта смо пренели, (5) Евалуација (коментар) - ово имајте под ОДВОЈЕНИМ насловом. Немојте мешати трансфер са коментаром. Напомене: [овде]
2) Напомена/нацрт марта:
Направите [напомену / изговорену белешку / марш] ДРАФТ за следећу поруку. Користите уобичајену дипломатску фразеологију, али оставите почетно/завршно место, под претпоставком „Ја ћу добити последње фразе из одобреног шаблона институције“. Тон: [изаберите: информативно / узнемирено / чврсто упозорење]. Пишите са једним значењем и умерено. Порука: [овде]
3) Подешавање интензитета тона:
Препишите следећи пасус у три дипломатска интензитета: (а) благ/информативан, (б) умерен/анксиозан, (ц) оштар/протест. Задржите исту чињеницу, само промените интензитет. Сажмите поруку сваке верзије у једној реченици. Став: [овде]
4) Поједностављење извештаја:
Сажети следећи дугачки извештај за центар: прво резиме од једног пасуса (БЛУФ), а затим одељке. Одвојите чињеницу од евалуације. Не мењајте/измишљајте никакве чињенице или бројке. Наведите извучене детаље у наслову "прилози". Извештај: [овде]
Слаби промпт / Јаки промпт
Слабо обавештење:
Напишите белешку о томе и ми ћемо је послати.
Жанр, адресат, тон и форма су нејасни; Штавише, ризично је третирати званични документ директно као „да се пошаље“. АИ производи генерички текст чији образац може бити нетачан.
Снажан упит:
Ваша улога: специјалиста за дипломатску кореспонденцију. Врста документа: усмена партитура (треће лице једнине). Прималац: министарство. Сврха: пренети одмерену забринутост због развоја догађаја (не протест). Оставите обрасце отварања/затварања као чуваре места; Добићу га из одобреног шаблона. Тело: једнозначно, уздржано. Ово је нацрт, биће предмет овлашћеног одобрења. Тема: [овде]
Разлика је јасна: тип, прималац, сврха, тон, формат и оквир „нацрт/одобрење“ чине документ безбедним.
Табела типова докумената
документ
Правац
језик
Улога АИ
критична тачка
напомена
од државе до државе
званични образац
нацрт
форма, тон
вербални резултат
од државе до државе
3. лице једнине
нацрт
особа, калуп
Демарсх
званична иницијатива
одмерено/прецизно
нацрт
Подешавање густине
Интерни извештај/телеграм
Представништво-штаб
Трансфер+коментар
скелет
Разлика између тумачења чињеница
Уобичајене грешке
- Остављање језика шаблона АИ. Формуле отварања/затварања треба узети из одобреног шаблона.
- Бркање трансфера са интерпретацијом. „Оно што је речено“ у извештају и „наша оцена“ треба да буду одвојене.
- Погрешно подешавање тона. Ако је дипломатски интензитет погрешан, долази до ескалације или перцепције слабости.
- Слање нацрта без контроле. Службена документа се не могу слати без одобрења овлашћеног лица.
- Нејасно писање (ненамерно). Осим конструктивне двосмислености, свака реченица треба да буде једнозначна.
Укратко
У дипломатској преписци и извештавању, АИ је моћан помоћник који брзо производи скелет документа, први нацрт и варијације тона. Али званични облик и језик, прилагођавање дипломатског интензитета, разлика између чињеница и тумачења, одлука конструктивне неизвесности и коначног одобрења припадају људима. Узмите шаблоне из одобрених шаблона, подесите тон у складу са својом стратешком намером, одвојите пренос од тумачења у извештају и не шаљите ниједан званичан документ без избора.
Задатак апликације
Припремите белешке за замишљени сценарио интервјуа. Направи извештај за центар са „костуром извештаја о интервјуу“; Држите трансфер и евалуацију одвојено. Направите нацрт изговорене белешке и проверите њен формат помоћу „нацрта белешке“. Са „Подешавањем густине тона” упоредите три верзије исте поруке и изаберите ону која одговара ситуацији.
контролна листа
- [ ] Одредио сам врсту документа, примаоца и сврху.
- [ ] Проверио сам језик шаблона и формат у односу на одобрени шаблон.
- [ ] Пренос и евалуацију сам приказао одвојено у извештају.
- [ ] Подесио сам дипломатски тон према својој стратешкој намери.
- [ ] Нисам послао нацрт без овлашћеног одобрења.