Fitimet:
- Të jesh në gjendje të dallosh se ku inteligjenca artificiale kursen kohë reale në menaxhimin e projektit (planifikimi, vlerësimi, raportimi, komunikimi) dhe ku vendimet si angazhimi i buxhetit dhe data e dorëzimit i lihen menaxherit të projektit, në varësi të nivelit të rrezikut të detyrës
- Aftësia për të aplikuar një disiplinë që verifikon çdo dalje të inteligjencës artificiale përmes hapave të lidhjes së tij me burimin, rillogaritjes së tij dhe kalimit të tij përmes filtrimit administrativ.
- Anonimizimi i të dhënave të projektit, klientëve dhe palëve të interesuara brenda fushës së KVKK/privatësisë dhe NDA dhe fitimi i zakonit të zgjedhjes së automjeteve të sigurta
Ka qindra vendime në çdo projekt, shumica e të cilave merren në heshtje. Për kë është kjo punë? Sa ditë do të zgjasë kjo detyrë? A qëndron buxheti? Çfarë date duhet t'i tregojmë klientit? Çfarë bëjmë nëse shfaqet ky rrezik? Çfarë vendimi morëm në mbledhjen e javës së kaluar, kush do të bënte çfarë? Disa nga këto vendime janë përsëritëse, me të dhëna intensive dhe kërkojnë kohë; Pjesa më e madhe e punës së menaxherit të projektit (PM - Project Manager, personi përgjegjës nga plani deri në dorëzimin e projektit) shpenzohet në shkrimin e raporteve, plotësimin e tabelave, përgatitjen e e-maileve dhe mbajtjen e shënimeve të takimeve. Inteligjenca artificiale (AI, ose shkurt AI, sisteme kompjuterike që mund të gjenerojnë tekst, të njohin modele, të bëjnë parashikime dhe të përmbledhin të dhëna si njerëzit) përshtatet pikërisht në mes të kësaj tabloje: kur përdoret si duhet, mund të hartojë një strukturë të ndarjes së punës, një regjistër rreziku, një raport statusi ose një përmbledhje takimi në minuta dhe jo në orë; E përdorur gabimisht, mund të çojë në një angazhim të klientit nga një supozim në dukje i sigurt, por i pabazuar.
Njësia e parë e këtij moduli nuk është një prezantim i softuerit. Qëllimi i tij është të sqarojë se ku të vendosni AI në punën tuaj të projektit dhe ku jo fare. Për shkak se menaxhimi i projektit është edhe një fushë "kritike për funksionimin" dhe "përkushtimin kritik": një vlerësim kohor që jepni bazohet në një kontratë të nënshkruar me klientin; një vendim burimi kthehet në kalendarin e një anëtari të ekipit të mbushur me javë. Le të parashtrojmë parimin bazë që në fillim: AI është një asistent, jo një menaxher projekti. Përgjegjësia dhe miratimi përfundimtar i vendimeve si zotimi buxhetor, premtimi për datën e dorëzimit, ndarja e burimeve dhe detyrimi kontraktual i takon menaxherit kompetent të projektit dhe palëve përgjegjëse të interesit.
Shtresat e menaxhimit të projektit dhe vendi i AI
Për të kuptuar një projekt, është e dobishme të ndani punën në tre shtresa. Shtresa operacionale është operacioni i përditshëm: gjurmimi i detyrave, shënimi i takimit, emaili, përditësimi i statusit. Shtresa taktike është planifikimi dhe gjurmimi: struktura e ndarjes së punës, orari, parashikimi, regjistri i rrezikut, raporti i statusit. Shtresa strategjike përcakton arsyetimin dhe drejtimin e projektit: kosto-përfitim, prioritet i portofolit, vendim për qëllimin. AI mund të prekë të tre shtresat; por me një autoritet të ndryshëm në secilin. Në shtresën operative, AI prodhon drafte dhe përmbledhje të shpejta; Në shtresën strategjike, ai jep vetëm të dhëna, menaxhmenti dhe sponsori marrin vendimin. Ne do të shpjegojmë koncepte të tilla si sponsori (menaxheri kryesor që financon projektin dhe pronësia e korporatës), palët e interesuara (të gjithë ata që preken nga projekti ose ndikojnë në projekt - klient, ekip, furnizues, përdorues) një nga një në njësitë e mëposhtme.
Le të përcaktojmë disa terma bazë që në fillim. Qëllimi është ajo që projekti do dhe nuk do të bëjë. Struktura e ndarjes së punës (WBS) është një ndarje e punës në pjesë të menaxhueshme. Një moment historik është një pikë e rëndësishme që shënon përparimin (p.sh. "miratimi i dizajnit"). Një rrezik është një ngjarje e pasigurt që do të ndikojë në projekt nëse ndodh. I dorëzueshëm është produkti konkret i prodhuar nga projekti. Në të gjitha këto koncepte, AI ju jep skicën dhe analizën, por nuk merr vendime.
Tabela e mëposhtme përmbledh rolin dhe nivelin e rrezikut të AI sipas misionit:
Kërkimi
Roli i AI
Niveli i rrezikut
Kush e miraton
Përmbledhja e takimit / drafti i emailit
gjenerator skicash
të ulëta
menaxher projekti
WBS / skicë e fushëveprimit
gjenerator skicash
të ulët-mesatare
PM + ekipi
Kohëzgjatja dhe vlerësimi i burimeve
Parashikues, gjenerues i skenarit
mesatar-i lartë
PM + të dhënat e ekipit
Vlerësimi i regjistrit të rrezikut
Stimulimi statistikor
e mesme
Pronari i rrezikut + PM
Raporti i statusit / Komenti EVM
Analiza dhe drafti
e mesme
menaxher projekti
Data e dorëzimit / zotimi buxhetor
hyrje ndihmëse
shumë e lartë
PM + sponsor
Vendimi për shpërndarjen e kontratës/burimeve
hyrje ndihmëse
shumë e lartë
Sponsor + PM
Mbani parasysh linjën e vetme në këtë grafik: ndërsa rreziku rritet, roli i AI zvogëlohet, miratimi njerëzor rritet.
Pse “verifikimi” është zemra e këtij biznesi
Modelet e gjuhëve të inteligjencës artificiale duken të sigurta në përgjigjen e tyre, por ato mund të mos jenë të sigurta. Në gjuhën teknike, kjo quhet halucinacion: është fabrikimi i modelit të informacionit joekzistent në një fjali të rrjedhshme, njësoj sikur të ishte e vërtetë. Për një menaxher projekti, kjo është një kurth serioz: modeli mund t'ju japë me siguri një kornizë kohore se "ky lloj integrimi i softuerit zakonisht zgjat 3 javë", ndërsa nuk di asgjë për shpejtësinë e ekipit tuaj, borxhin teknik, orarin e pushimeve dhe ky numër është një përgjithësim i plotë. Ose mund të keqinterpretojë një metodologji (p.sh., "PMBOK 7 kërkon sa më poshtë"). Meqenëse ai i thotë të dyja me të njëjtën rrjedhshmëri, e vetmja gjë që ndan të drejtën nga e gabuara është njohuria dhe zakoni juaj për të verifikuar.
Disiplina e verifikimit përbëhet nga tre hapa:
- Lidhja me burimin: Mbështetuni në të dhënat e organizatës suaj (të dhënat historike të projektit, oraret, grupi i burimeve, kontabiliteti) dhe supozimet e ekipit tuaj, jo në kujtesën e AI, për kohëzgjatjet, kostot, kapacitetet dhe performancën e kaluar. Përdorni AI për të komentuar ato të dhëna, jo për t'i mbajtur mend ato.
- Rillogaritni / krahasoni: Kontrolloni në mënyrë të pavarur çdo rezultat numerik të kthimit të AI (koha totale, buxheti, përqindja e përfunduar, CPI/SPI). Verifikoni vetë një total, një mesatare të ponderuar, një rrugë kritike.
- Filtri menaxherial: Testoni nga këndvështrimi i një menaxheri nëse produkti bie ndesh me faktet në terren (disponueshmëria e ekipit, buxheti, kontrata, varësitë).
Kujdes: Paraqitja e një parashikimi ose raporti të prodhuar nga AI te sponsori ose kryerja e tij tek klienti pa e verifikuar është si të japësh një kontratë të panënshkruar. Vetëm për shkak se prodhimi është i rrjedhshëm nuk është e vërtetë.
Konfidencialiteti: të dhënat e projektit shpesh janë konfidenciale
Shumica e të dhënave të projektit janë të ndjeshme. Emri i klientit, shuma e kontratës, çmimet e ofertës, informacioni i pagës dhe performancës së personelit, si dhe planet e produktit që nuk janë shpallur ende, shpesh mbrohen nga NDA (Marrëveshja e mos zbulimit); Të dhënat personale mbulohen nga KVKK (Ligji për Mbrojtjen e të Dhënave Personale) në Turqi dhe GDPR në Evropë. Thjesht ngjitja e emrit të klientit, çmimit të kontratës, emrave të anëtarëve të ekipit dhe rezultateve të performancës në një mjet AI të disponueshëm publikisht mund të jetë si shkelje e kontratës ashtu edhe shkelje e të dhënave. Rregulli është i thjeshtë: anonimizoni të dhënat dhe mos i ndani ato të panevojshme. "Projekt softuerësh për një klient financiar në shkallë të gjerë" në vend të "projektit CRM 4.2 milionë TL me ABC Bank"; Në vend të "Aunty (zhvillues i lartë, performancë e dobët)", shkruani "një anëtar i lartë i ekipit". Nëse është e mundur, zgjidhni mjetet e korporatës që kanë një marrëveshje për përpunimin e të dhënave dhe mos i përdorni të dhënat tuaja në trajnimin e modeleve.
tre mini kuti
Rasti 1 - Përdorimi i sigurt. Një koordinator i projektit shpenzonte 2.5 orë çdo javë duke përpiluar progresin nga 6 paketa pune në një raport të vetëm statusi. Ai i dha të dhënat e progresit në mënyrë anonime (emri i klientit dhe shumat e maskuara) tek AI dhe kërkoi një draft përmbledhje ekzekutive. AI prodhoi një skicë në 12 minuta; Koordinatori krahasoi çdo përqindje me grafikun e tij të gjurmimit, korrigjoi një shkallë të gabuar të përfundimit dhe rishikoi ngjyrat e statusit në realitet. Kohëzgjatja: 35 minuta në vend të 2.5 orë. AI dha draftin, përgjegjësia i mbeti njeriut.
Rasti 2 - Kurthi i parashikimit të pakonfirmuar. Një kryeministër pyeti AI "sa ditë zgjat një test i aplikacionit celular?" AI tha "rreth 8 ditë" përpara se të shihte të dhënat e ekipit. PM ia ka bërë këtë klientit; koha aktuale ishte 15 ditë pune bazuar në të dhënat historike të ekipit. Një devijim 7-ditor rezultoi në një penallti. Gabim: të presësh një numër nga AI për të gjeneruar një angazhim pa të dhëna ekipore.
Rasti 3 - Shkelja e konfidencialitetit. Një drejtues ekipi ngarkoi një plan burimesh që përmban emrin e klientit, shumën e kontratës dhe informacionin mbi emrin-pagën e të gjithë ekipit në një mjet publik të AI dhe tha "optimizojeni këtë". Të dhënat shkuan në një server të jashtëm; klienti dërgoi njoftim për shkelje të NDA. Mënyra e duhur ishte të hiqje emrin, shumën dhe pagën dhe të ndash vetëm fushat anonime si përqindja e rolit dhe përpjekjes.
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Njoftim i dobët:
Shkruani për statusin e projektit tonë këtë muaj dhe na tregoni se sa larg kemi arritur.
Ky pretendim është i gabuar: AI nuk i janë dhënë të dhëna, kështu që pyetjes "sa larg kemi arritur" mund t'i përgjigjet vetëm me një numër të sajuar. As periudha, as shtrirja, as konteksti nuk janë të qarta.
Njoftim i fuqishëm:
Roli juaj: asistent që ndihmon një menaxher projekti. Konteksti: Më poshtë janë plani/të dhënat aktuale për 5 paketa pune (emri i klientit dhe shumat e maskuara). Detyra: Shkruani një draft të një përmbledhjeje ekzekutive (200 fjalë ose më pak). Përdorni vetëm të dhënat që dhashë; shkruani "[kërkohet konfirmimi]" për informacionin që mungon, përshtatja e numrit. Struktura: 1) Statusi i përgjithshëm (RAG), 2) Paketat avancuese, 3) Paketat dhe arsyeja e devijuar, 4) Rekomandimi. Të dhënat:- WBS-1 Analiza: plani 100% / aktual 100%- WBS-2 Projektimi: plani 80% / aktual 60%- WBS-3 Zhvillimi: plani 40% / aktual 25%- WBS-4 Testimi: plani 10% / aktual 0% - WBS-5 Dokumentacioni: plani 20% / aktual
Kjo kërkesë është e fortë sepse roli, konteksti, të dhënat, kufiri (“përshtatja e numrit”), formati dhe paqartësia (“[kërkohet konfirmimi]”) janë dhënë qartë. Produkti duhet ende të vërtetohet nga menaxheri i projektit.
Tre modele të tjera të dobishme fillestare:
# Model që zbaton pasigurinëNxjerr vendime dhe veprime nga teksti vijues. Mos caktoni asnjë përgjegjësi ose data që nuk janë përmendur qartë në tekst; Shkruani "të pasigurt" aty ku nuk jeni të sigurt. Mos e shpik.
# Kujtesa e anonimizimit (vetëkontrollimi) Nëse shihni emrin e klientit, shumën ose emrin e personit në tekstin që do t'ju jap, më paralajmëroni përpara se të nis procesin dhe më sugjeroni t'i zëvendësoj këto fusha me [MASKË].
# Model që gjeneron një listë vërtetimi Për çdo rezultat numerik që prodhoni, shtoni një "hap vërtetimi" me një rresht se si menaxheri i projektit mund ta verifikojë atë në mënyrë të pavarur.
Gabimet e zakonshme
- Të presësh numra pa dhënë të dhëna: Të kërkosh nga AI për kohën, koston ose përparimin pa dhënë të dhënat e projektit tënd po e fton atë të halucinojë.
- Ngatërrimi i rrjedhshmërisë me saktësinë: Një tekst i shkruar mirë nuk do të thotë se është i saktë.
- Ngjitja e të dhënave konfidenciale si është: Emri i klientit, sasia dhe informacioni i kontaktit nuk duhet të futen në asnjë mjet të hapur pa anonim.
- Delegimi i angazhimit në AI: Data e dorëzimit dhe buxheti nuk duhet të angazhohen pa verifikimin e ekipit.
- Përpjekja për ta përfunduar atë me një kërkesë të vetme: Rezultatet e mira vijnë nga kërkesat e strukturuara që përfshijnë formatin-rol-kontekst-të dhënat-kufi-format.
Këshillë: Filloni çdo seancë të AI duke pyetur: "Cilat tre gjëra duhet të verifikoj për veten time përpara se t'ia paraqes këtë dorëzim një sponsori?" Filloni me pyetjen. Ky zakon do t'ju mbrojë gjatë të gjitha detyrave në pjesën tjetër të modulit.
Në përmbledhje
Inteligjenca artificiale është një asistent i fuqishëm në menaxhimin e projektit që përshpejton raportet, planet, vlerësimet dhe komunikimin; Megjithatë, është një mjet që prodhon drafte, jo angazhime. Kur e ndajmë biznesin në shtresa operacionale, taktike dhe strategjike, roli i AI bëhet më i vogël ndërsa rreziku rritet. Çdo dalje duhet të vërtetohet përmes tre hapave (lidhja me burimin, rillogaritja, filtri administrativ); Të dhënat e projektit dhe të klientit duhet të jenë anonime brenda fushës së KVKK/NDA. Përgjegjësia dhe miratimi përfundimtar i vendimeve kritike i takon gjithmonë njeriut.
Detyra e aplikimit
Zgjidhni një detyrë nga projekti juaj aktual. Së pari, shkruani një prompt të qëllimshëm "të dobët" në AI (pa kontekst, pa dhënë asnjë të dhënë) dhe ruani rezultatin. Më pas kërkoni sërish të njëjtën detyrë me strukturën "forte prompt" në këtë njësi (roli, konteksti, të dhënat anonime, kufiri, formati). Vendosni dy printimet krah për krah dhe shkruani ndryshimin dhe të paktën tre pika që duhet të verifikoni vetë në të dyja printimet.
listë kontrolli
- [ ] Unë e pozicionova rolin e AI si "asistent/draft" dhe vendimin si "njerëzor".
- [ ] Unë kam përcaktuar nivelin e rrezikut (të ulët/mesatar/të lartë) të detyrës sime.
- [ ] I shtova rolin, kontekstin, të dhënat, kufirin dhe formatin në kërkesë.
- [ ] Kam anonimizuar emrin e klientit, sasinë dhe informacionin e personit.
- [ ] Kam vënë në dukje hapin ku do të verifikoj në mënyrë të pavarur çdo numër në dalje.
- [ ] Nuk kam ndarë asnjë produkt që përmban zotim (data/buxheti) pa e verifikuar atë.