Fitimet:
- Aftësia për të prodhuar drafte të ndihmës për gjetjen (mjet përshkrimi), shënime të përmbajtjes së fushëveprimit dhe seksioneve të paraqitjes me inteligjencë artificiale
- Aftësia për të kuptuar rrezikun halucinativ të historisë biografike/institucionale dhe të bazojë këtë pjesë vetëm në burime të verifikuara
- Aftësia për të mundësuar inteligjencën artificiale për të drejtuar studiuesin te burimi në vend që të japë fakte drejtpërdrejt në shërbimin e referencës
Një arkiv nuk është përgjegjës vetëm për ruajtjen e dokumenteve; është gjithashtu përgjegjëse për t'i bërë ato të aksesueshme për studiuesin. Ekzistojnë dy mjete kryesore për këtë akses: mjetet e përshkrimit që prezantojnë koleksionin (ndihma për gjetjen - një dokument udhëzues që përcakton përmbajtjen, organizimin dhe qëllimin e një koleksioni arkivor) dhe një shërbim referimi që ndihmon drejtpërdrejt kërkuesit. Të dyja kërkojnë përpjekje të mëdha: shkrimi i një udhëzuesi për një koleksion kërkon javë të tëra dhe përgjigjja e pyetjeve të studiuesve gjatë gjithë ditës kërkon kohë. Për më tepër, këto dy vepra janë “fytyra” e arkivit; Kontakti i parë i një studiuesi me koleksionin është shpesh përmes udhëzuesit dhe tavolinës së informacionit, kështu që një gabim këtu reflektohet drejtpërdrejt në besueshmërinë e arkivit.
AI është një ndihmë e fuqishme në hartimin e mjeteve të përshkrimit dhe mbështetjen e shërbimit të referencës. Në këtë njësi, ne do të mësojmë se si të hartojmë një udhëzues për mbledhjen (gjetjen e ndihmës), të shkruajmë përshkrimet e fushës dhe përmbajtjes, të ndihmojmë me pyetjet e studiuesve dhe të shohim pse saktësia është e panegociueshme në këto shërbime.
Mjetet e përshkrimit: harta e koleksionit
Një mjet përshkrimi lejon një studiues të pyesë "çfarë është në këtë koleksion që funksionon për mua?" Kjo ju lejon t'i përgjigjeni pyetjes. Në mënyrë tipike përfshin:
- Përshkrimi i përgjithshëm: Emri, fushëveprimi, diapazoni i datave, madhësia e koleksionit.
- Historia biografike/institucionale: Histori e shkurtër e personit ose institucionit që ka prodhuar dokumentet.
- Fushëveprimi dhe përmbajtja Shënim: Shpjegimi se çfarë lloj dokumentesh dhe për cilat lëndë janë në koleksion.
- Rregullimi: Si grupohen dokumentet (seri, nënseri).
- Inventari: Lista e detajuar në nivel kuti/skedar.
Këto dokumente janë shkruar në përputhje me standardet (për shembull, ISAD(G) ose EAD - Përshkrimi i Arkivit të Encoded, standardi i kodimit dixhital për udhëzuesit e arkivave). AI mund të prodhojë skica të këtyre seksioneve nga inventari i papërpunuar dhe përmbledhjet e dokumenteve; por çdo fakt (historia, personi, historia e institucionit) duhet verifikuar.
Një vlerë tjetër e mjeteve të përshkrimit është se ato mund të shkruhen në nivele të ndryshme detajesh. Ndonjëherë nuk ka kohë ose burime të mjaftueshme për të përshkruar mijëra kuti të një arkivi në nivel dokumenti; Në këtë rast, bëhet një përshkrim në shumë nivele: fillimisht një përshkrim i përgjithshëm në nivel fondi, më pas seria, pastaj kur është e mundur niveli i skedarit. UA është veçanërisht e dobishme për hartimin e shënimit të fushës së përgjithshme të nivelit të lartë nga përmbledhjet e rasteve të nivelit më të ulët; Bën një përmbledhje nga masa në të tërën. Por çdo shtresë e kësaj përmbledhjeje duhet të jetë në përputhje me dokumentet aktuale në shtresën e poshtme; AI nuk duhet të krijojë një pretendim të fushëveprimit që nuk është në koleksionin e nivelit të lartë.
Kujdes: Seksioni i historisë biografike/institucionale është vendi ku halucinacionet zvarriten më shpesh. AI mund të shkruajë një histori të rrjedhshme për një person ose institucion nga "njohuri e përbashkët" duke shtuar ngjarje joekzistente, data të rreme dhe tituj të sajuar. Ky seksion duhet të bazohet vetëm në burime të verifikuara.
Rrjedha e punës: hap pas hapi
1. Mblidhni lëndën e parë. Inventari, përmbledhjet e dokumenteve, listat e kutive, shënimet ekzistuese nëse ka.
2. Vendosni standardin. Sipas cilit standard përshkrimi do të shkruhet (ISAD(G)/EAD)?
3. Përgatitni një draft kapitull pas kapitulli. Keni seksione drafti të AI, të tilla si qëllimi dhe shënimi i përmbajtjes dhe përshkrimi i paraqitjes nga lënda e parë.
4. Verifikoni faktet. Sidomos në seksionin e historisë, kontrolloni çdo datë, emër dhe ngjarje me burime të pavarura.
5. Kontrolloni kufizimet e aksesit. A ka dokumente konfidenciale/të kufizuara me të drejtën e autorit në koleksion? Këto duhet të tregohen në udhëzues.
6. Miratimi i ekspertit. Udhëzuesi përfundimtar i nënshtrohet miratimit nga arkivisti.
Shërbimi i referencës: ndihmë për studiuesin
Në shërbimin e referencës, AI ndihmon në dy mënyra: (1) duke i dhënë kuptim pyetjes së studiuesit dhe duke sugjeruar se cilat koleksione të shikohen, dhe (2) duke hartuar përgjigje për pyetjet e bëra shpesh. Por këtu ka një kufi kritik: AI nuk duhet t'i japë studiuesit një përgjigje të drejtpërdrejtë "fakt", por duhet ta drejtojë atë te burimi. Në vend që të thuhet "Kjo datë është kjo", duhet të shkruhet "Këtë informacion mund ta gjeni nga dokumente të tilla në këtë koleksion". Sepse përgjigja e drejtpërdrejtë faktike e dhënë nga AI mund të jetë e fabrikuar dhe studiuesi mund ta gabojë atë për burimin.
Detyrë referimi
Roli i duhur i AI
përdorim i kundërshtueshëm
Kuptimi i pyetjes
Sugjeroni pyetje sqaruese
-
Drejtimi i koleksionit
Sugjerimi "Shiko atje".
Duke thënë "Përgjigja është"
FAQ draft
Draft nga informacioni i verifikuar
përgjigje e rreme
Lista e burimeve
Sugjerimi i kërkimit në katalog
Dhënia e një referimi të sajuar
pyetje fakti
Ridrejto te burimi
Përgjigje e drejtpërdrejtë e fakteve
tre mini kuti
Rasti 1 — Drafti i udhëzimit reduktoi 4 javë në 1 javë. Një arkiv po përgatiste një ndihmë për gjetjen e një koleksioni prej 120 kutive. Listat e kutive dhe përmbledhjet e dosjeve iu dhanë AI; YZ prodhoi draftin e seksioneve të shënimit të fushëveprimit-përmbajtjes dhe paraqitjes. Arkivisti verifikoi dhe organizoi faktet brenda një jave; me metodën tradicionale ky vlerësim ishte një muaj. Por 3 data dhe 2 tituj në rubrikën e historisë biografike ishin të gabuara; Rregulluar në verifikim.
Rasti 2 — Histori institucionale fiktive. Një praktikant i kërkoi AI të shkruante historinë e një institucioni dhe ta vendoste atë direkt në drejtori. YZ dha datën e gabuar të themelimit të institucionit dhe përmendi një bashkim që nuk ekzistonte. Një studiues vuri re dhe raportoi gabimin; Udhëzuesi u korrigjua, por besueshmëria e arkivit u dëmtua. Mësimi: seksioni i historisë nuk do të publikohet pa verifikim.
Rasti 3 - Udhëzim i drejtë, fakt i gabuar. Një studiues kërkoi një datë. Një asistent i bazuar në AI dha një datë të drejtpërdrejtë (të krijuar). Studiuesi do ta përdorte këtë si burim; Arkivisti i lartë ndërhyri dhe tha: “AI nuk jep fakte, të drejton te koleksioni” dhe e bëri të shikonte dokumentin e vërtetë; historia ishte ndryshe. Mësimi: në shërbimin e referencës, AI drejton, nuk jep fakte.
Katër shabllone të kopjueshëm
1) Drafti i fushëveprimit dhe shënimi i përmbajtjes:
BAZUAR NË kutitë/listat e skedarëve dhe përmbledhjet e dokumenteve më poshtë, shkruani një draft "shënim për qëllimin dhe përmbajtjen" për një koleksion. Përdorni vetëm atë që përfshihet në materialin e dhënë; SHTO një temë, datë ose person që nuk është në koleksion. Shënoni çdo fakt për të cilin nuk jeni të sigurt [ka nevojë për verifikim]. Materiali: [këtu]
2) Historia biografike/institucionale (e kontrolluar):
Më poshtë janë shënimet e VERIFIKUARA për [person/organizatë]. Shkruani një përmbledhje të shkurtër të historisë bazuar vetëm në këto shënime. MOS SHTO data, ngjarje ose tituj që nuk janë në shënime; Mos shtoni informacione të përgjithshme "njohuri". Lini hapësirat [pa informacion]. Shënime: [këtu]
3) Udhëzimet e studiuesve:
Pyetja e një studiuesi: [pyetje]. MOS jepni një përgjigje të drejtpërdrejtë faktike për këtë pyetje. Në vend të kësaj: (1) sugjeroni 1-2 pyetje që do ta qartësojnë pyetjen, (2) tregoni atij se çfarë LLOJI koleksioni/dokumenti duhet të shikojë, (3) sugjeroni se cilat terma mund të kërkojë në katalog. Mos bëni referencë të sajuar.
4) Drafti i përgjigjes së pyetjeve të shpeshta:
Më poshtë janë fletët e vërtetuara të vërtetuara nga arkivi ynë. Bazuar në këto shënime, hartoni një përgjigje për pyetjen e mëposhtme të shpeshtë: [pyetje]. Shtimi i informacionit jo në shënime; [kontrollo]shëno ku nuk je i sigurt. Në fund të përgjigjes drejtojeni studiuesin në koleksionin përkatës. Shënime: [këtu]
Prompt i dobët / Prompt i fortë
I dobët:
Shkruani një ndihmë gjithëpërfshirëse për gjetjen e këtij koleksioni, duke përfshirë historinë.
"E gjerë" dhe "përfshirë historinë" e shtyjnë AI të shkojë përtej materialit të dhënë dhe të shtojë informacione të sajuara për institucionin/personin.
E fortë:
Shkruani skicën e ndihmës për gjetjen BAZUAR në listat e kutive të mëposhtme dhe shënimet e verifikuara të historisë: seksionet e fushëveprimit-përmbajtjes dhe paraqitjes. Mos përfshini asnjë fakt që nuk përfshihet në materialin e dhënë; Përdorni vetëm shënime të verifikuara në histori, lini bosh [pa informacion]. Shënoni çdo fakt të dyshimtë [ka nevojë për verifikim]. Materiali: [këtu]
Dallimi: respektimi i materialit të dhënë, ndalimi i fabrikimit, ruajtja e boshllëqeve dhe shenjave të verifikimit e bëjnë udhëzuesin të besueshëm.
Gabimet e zakonshme
- Lënia e historisë në "njohjen e përbashkët" të AI. Kjo pjesë është më e ndjeshme ndaj halucinacioneve; duhet të bazohet vetëm në shënime të verifikuara.
- Dhënia e fakteve të drejtpërdrejta në referencë. AI duhet të drejtojë studiuesin, jo të zëvendësojë burimin.
- Duke anashkaluar kufizimet e aksesit. Dokumentet e kufizuara me konfidencialitet/të drejtën e autorit duhet të shënohen në drejtori.
- Duke sugjeruar një referencë të sajuar. Çdo referencë e paverifikuar në katalog nuk do t'i jepet studiuesit.
- Publikimi i draftit pa miratim. Udhëzuesi përfundimtar miratohet nga arkivisti.
Në përmbledhje
Qasja në arkivë dhe shërbimi i referencës është një fushë e frytshme ku AI po përshpejton hartimin e mjeteve të përshkrimit dhe po mbështet udhëzimet e studiuesve. Por historia biografike/institucionale është pika e depërtimit të halucinacioneve dhe në shërbimin e referencës UA nuk duhet të japë fakte, por të drejtojë tek burimi. Bazojeni udhëzuesin vetëm në materiale të vërtetuara, ruani boshllëqet, shënoni kufizimet e aksesit dhe lëreni miratimin përfundimtar te arkivisti. AI harton një hartë të koleksionit; Arkivi është përgjegjës për saktësinë e asaj harte.
Detyra e aplikimit
Merrni një listë kutie/skedari të një koleksioni (të vërtetë ose mostër) dhe kërkoni nga AI një skicë me shabllonin "përshkrimi i shënimit të fushëveprimit dhe përmbajtjes"; Kontrolloni nëse shkon përtej materialit të dhënë. Pastaj ekzekutoni shabllonin "historia biografike" për një person/organizatë vetëm me shënime të verifikuara dhe vëzhgoni nëse AI përpiqet të përshtatet në boshllëqet. Së fundi, përpunoni një pyetje studiuesi me shabllonin "orientimi ndaj studiuesit".
listë kontrolli
- [ ] Unë e kam bazuar udhëzuesin vetëm në materialin e dhënë/verifikuar.
- [ ] Unë kam verifikuar në mënyrë të pavarur çdo datë dhe emër në histori.
- [ ] I shënova kufizimet e aksesit (privacy/e drejta e autorit) në udhëzues.
- [ ] Në vend që të jepni fakte në referencë, ju drejtova te burimi.
- [ ] Unë e dorëzova udhëzuesin përfundimtar për miratimin e arkivistit.