Fitimet:
- Aftësia për të dalluar llojet e dokumenteve si shënime, shënime gojore, demarsh dhe raporte të brendshme dhe për të prodhuar drafte në mënyrë të përshtatshme me inteligjencën artificiale
- Aftësia për të marrë gjuhën zyrtare nga shabllonet e miratuara dhe për të rregulluar intensitetin e tonit diplomatik dhe paqartësinë konstruktive sipas qëllimit strategjik
- Aftësia për të ndarë transmetimin nga interpretimi në raport dhe për të zbatuar disiplinën e mos dërgimit të asnjë dokumenti zyrtar pa miratim të autorizuar.
Diplomacia kryesisht vazhdon me shkrim. Komunikimi ndërmjet një ambasade dhe selisë, mesazhet zyrtare midis dy shteteve, regjistrimi i një bisede - të gjitha bëhen përmes dokumenteve të shkruara që përputhen me disa rregulla të formatit dhe gjuhës. Këto dokumente nuk përmbajnë vetëm informacion; Ai jep gjithashtu një mesazh diplomatik me tonin, formën dhe zgjedhjen e fjalëve. Në këtë njësi, ju do të mësoni se si të hartoni korrespondencën dhe raportet diplomatike më shpejt dhe në përputhje me inteligjencën artificiale; por do të mësoni se si të ruani formën formale, gjuhën e matur dhe përgjegjësinë përfundimtare.
Le të njihemi me disa lloje dokumentesh. Një notë diplomatike është një mesazh zyrtar me shkrim i dërguar nga një shtet në një shtet tjetër; Ajo ka një formë dhe gjuhë modeli shumë specifike. Një shënim verbal është një lloj shënimi zyrtar i panënshkruar i shkruar në vetën e tretë njëjës. Demarche është të përcjellësh një iniciativë/paralajmërim zyrtar për një çështje. Telegrami/letra diplomatike është dokumenti i brendshëm i raportimit ndërmjet zyrës përfaqësuese dhe selisë; zakonisht i komunikon një bisedë, zhvillim ose vlerësim selisë. UA është e shpejtë për të prodhuar formatin dhe draftin e parë të këtyre dokumenteve; Por saktësia e modeleve, masa e tonit dhe përgjegjësia për mesazhin u përkasin njerëzve.
Hap pas hapi: shkrimi i një dokumenti diplomatik
1. Përcaktoni llojin e dokumentit dhe marrësin. A është ky një shënim, një raport i brendshëm, një marshim? A është marrësi një shtet i huaj apo selia juaj? Zhanri përcakton formën dhe gjuhën.
2. Sqaroni qëllimin dhe mesazhin kryesor. Çfarë dëshiron të përcjellë ky dokument? Informacion, protestë, kërkesë, vlerësim? Mesazhi kryesor duhet të shprehet me një fjali të vetme.
3. Zbatoni formatimin dhe frazeologjinë e duhur. Dokumentet diplomatike kanë modele standarde hapjeje dhe mbylljeje ("... ofron respektin e tij më të thellë", "... ka nderin të marrë iniciativën përpara..." etj.). Këto modele ndryshojnë sipas vendit dhe institucionit; Modelet e miratuara të institucionit tuaj janë thelbësore. AI i njeh modelet e përgjithshme, por mund të mos e dijë formën e saktë të organizatës suaj.
4. Shkruani trupin: i qartë, i matur, i njëanshëm. Teksti diplomatik nuk turbullohet; Çdo fjali duhet të ketë një kuptim. Është gjithashtu e moderuar: nuk duhet të jetë shumë e fortë apo e butë.
5. Nëse është raport, ndani vlerësimin nga fakti. Në një raport të brendshëm, ka një dallim të qartë midis "çfarë ndodhi" (ajo që u tha në takim) dhe "ajo që ne mendojmë" (vlerësimi i agjencisë). Qendra duhet të shohë se çfarë është transmetimi dhe çfarë interpretimi.
6. Verifiko, vendos tonin, firmos. Lidhni çdo fakt me burimin, vendosni vetë tonin dhe merrni përgjegjësinë për tekstin përfundimtar.
Këshillë: Kërkoni gjuhën e modelit diplomatik nga AI si një "shembull gjenerik", por merrni modelet përfundimtare nga shablloni i miratuar i institucionit tuaj. Formula e hapjes/mbylljes e krijuar nga AI mund të duket e saktë, por mund të ndryshojë nga procedura zyrtare e shtetit tuaj; Një model i gabuar perceptohet si një gabim formal.
Hollësitë e gjuhës diplomatike
Në korrespondencën diplomatike, gjuha është po aq e rëndësishme sa vetë mesazhi. E njëjta ngjarje mund të shprehet me "vërejmë me shqetësim", "jemi seriozisht të shqetësuar" ose "protestojmë fuqishëm"; secila mbart një intensitet dhe qëllim të ndryshëm. Kjo hollësi njihet si "intensitet diplomatik" dhe zgjedhja e gabuar e saj çon në përshkallëzim të padëshiruar ose në perceptimin e dobësisë. AI në përgjithësi e njeh këtë shkallë, por nuk mund ta dijë qëllimin tuaj aktual strategjik; kështu që ju rregulloni intensitetin.
Një tjetër hollësi është paqartësia konstruktive: në disa raste, një deklaratë që është e hapur për më shumë se një interpretim përdoret qëllimisht në mënyrë që palët të arrijnë një marrëveshje. Kjo është një teknikë e ndërlikuar dhe mund të bie ndesh me tendencën e supozuar të AI drejt "qartësisë". Kur të shkruash qartë dhe kur të shkruash qëllimisht në mënyrë fleksibël është një vendim strategjik njerëzor.
Kujdes: Një shënim apo dekret zyrtar përbën qëndrimin zyrtar të një shteti dhe mund të ketë pasoja të vështira për t'u kthyer. Asnjë draft i prodhuar nga YZ nuk dërgohet pa kontrolluar plotësisht formatin, gjuhën e modelit dhe përmbajtjen e tij nga një person i autorizuar. Edhe një gabim në fjalë mund të çojë në një keqkuptim diplomatik.
tre mini kuti
Rasti 1 - Raportoni kohën e kursyer të skeletit. Një nënsekretar duhej t'i shkruante një raport të gjatë selisë pas një takimi dy orësh. Ai i dha shënimet e tij UA dhe përgatiti skeletin e raportit të takimit (pjesëmarrësit, agjenda, çfarë u tha, vlerësimi); Artikulli im, i cili duhej të zgjaste 90 minuta, u reduktua në 25 minuta. Seksionin e vlerësimit dhe tonin e ka shkruar vetë.
Rasti 2 - Gabimi i modelit është korrigjuar. YZ përdori vetën e parë (“kërkesa jonë…”) në një draft shënimesh gojore; kurse nota verbale shkruhet në vetën e tretë ("Ai i bën nderimet Ambasadës së ..., Ministrisë së ..."). Diplomati i lartë korrigjoi formatin; Do të ishte gabim dhe një gabim procedural.
Rasti 3 - Përshkallëzimi i tonit u parandalua. Në një projekt-dekret, AI përdori fraza të tilla si "të papranueshme" dhe "do të kishte pasoja të rënda". Në atë fazë, mesazhi i synuar ishte një paralajmërim, jo një kërcënim. Eksperti e uli tonin në një nivel të matur, të tillë si "nëse pritjet tona nuk përmbushen, marrëdhëniet mund të ndikohen negativisht".
Katër shabllone të kopjueshëm
1) Skeleti i raportit të intervistës:
Roli juaj: specialist i raportimit diplomatik. Një skelet raporti për qendrën del nga shënimet e mëposhtme të intervistës: (1) Pjesëmarrësit dhe data, (2) Rendi i ditës, (3) Çfarë tha pala tjetër (transferim), (4) Çfarë përçuam ne, (5) Vlerësimi (koment) - mbajeni këtë nën një titull TË VEÇANË. Mos e ngatërroni transferimin me komentin. Shënime: [këtu]
2) Drafti i shënimit/marshit:
Krijoni një [shënim / shënim të folur / marshim] DRAFT për mesazhin e mëposhtëm. Përdorni frazeologjinë e zakonshme diplomatike, por lini mbajtësin e hapjes/mbylljes, duke supozuar "Unë do të marr frazat përfundimtare nga shablloni i miratuar i institucionit". Toni: [përzgjidh: informues / i shqetësuar / paralajmërim i vendosur]. Shkruani me një kuptim dhe me masë. Mesazhi: [këtu]
3) Rregullimi i intensitetit të tonit:
Rishkruani paragrafin e mëposhtëm në tre intensitete diplomatike: (a) i butë/informativ, (b) i moderuar/i shqetësuar, (c) i ashpër/protestues. Mbani të njëjtin fakt, thjesht ndryshoni intensitetin. Përmblidheni mesazhin e secilit version në një fjali. Paragrafi: [këtu]
4) Raportoni thjeshtimin:
Kondensoni raportin e gjatë të mëposhtëm për qendrën: fillimisht një përmbledhje me një paragraf (BLUF), më pas seksionet. Ndani faktin nga vlerësimi. Mos ndryshoni/përbëni asnjë fakt apo shifër. Rendisni detajet e nxjerra në titullin "bashkëngjitje". Raporti: [këtu]
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Njoftim i dobët:
Shkruani një shënim në lidhje me të dhe ne do ta dërgojmë atë.
Zhanri, adresuesi, toni dhe forma janë të paqarta; Për më tepër, është e rrezikshme që një dokument zyrtar të trajtohet drejtpërdrejt si "për t'u dërguar". AI prodhon tekst gjenerik, modeli i të cilit mund të jetë i pasaktë.
Njoftim i fuqishëm:
Roli juaj: specialist i korrespondencës diplomatike. Lloji i dokumentit: pikë me gojë (veta e tretë njëjës). Marrësi: një ministri. Qëllimi: për të përcjellë shqetësimin e matur për një zhvillim (jo protestë). Lërini modelet e hapjes/mbylljes si mbajtëse të vendeve; Do ta marr nga shablloni i miratuar. Trupi: i njëanshëm, i përmbajtur. Ky është një draft, do t'i nënshtrohet miratimit të autorizuar. Tema: [këtu]
Dallimi është i qartë: lloji, marrësi, qëllimi, toni, formati dhe kuadri "draft/miratim" e bëjnë dokumentin të sigurt.
Tabela e llojeve të dokumenteve
dokument
Drejtimi
gjuha
Roli i AI
pikë kritike
shënim
nga shteti në shtet
model zyrtar
draft
formë, ton
rezultati verbal
nga shteti në shtet
veta e 3 njëjës
draft
person, myk
Demarsh
nisma zyrtare
i matur/e saktë
draft
Rregullimi i densitetit
Raport/telegram i brendshëm
Përfaqësi-selia
Transferim+koment
skelet
Dallimi fakt-interpretim
Gabimet e zakonshme
- Lënia e gjuhës së modelit tek AI. Formulat e hapjes/mbylljes duhet të merren nga shablloni i miratuar.
- Ngatërruar transferimin me interpretimin. “Çfarë thuhet” në raport dhe “vlerësimi ynë” duhet të jenë të ndara.
- Vendosja e gabuar e tonit. Nëse intensiteti diplomatik është i gabuar, lind një përshkallëzim ose një perceptim dobësie.
- Dërgimi i draftit pa kontroll. Dokumentet zyrtare nuk mund të dërgohen pa miratimin e personit të autorizuar.
- Shkrim i paqartë (i paqëllimshëm). Përveç paqartësisë konstruktive, çdo fjali duhet të jetë unike.
Në përmbledhje
Në korrespondencën dhe raportimin diplomatik, AI është një asistent i fuqishëm që prodhon shpejt skeletin e dokumentit, draftin e parë dhe variacionet tonale. Por forma dhe gjuha zyrtare, rregullimi i intensitetit diplomatik, dallimi mes faktit dhe interpretimit, vendimi i pasigurisë konstruktive dhe miratimi përfundimtar i përkasin njerëzve. Merrni shabllonet nga shabllonet e miratuar, vendosni tonin sipas qëllimit tuaj strategjik, ndani transmetimin nga interpretimi në raport dhe mos dërgoni asnjë dokument zyrtar të pa kontrolluar.
Detyra e aplikimit
Përgatitni shënime për një skenar imagjinar interviste. Hartoni një raport për qendrën me "skeletin e raportit të intervistës"; Mbajeni transferimin dhe vlerësimin të ndara. Krijoni një draft shënimi të folur dhe kontrolloni formatin e tij me "draftin e shënimit". Me "Rregullimin e densitetit të tonit", krahasoni tre versione të të njëjtit mesazh dhe zgjidhni atë që i përshtatet situatës.
listë kontrolli
- [ ] Kam përcaktuar llojin e dokumentit, marrësin dhe qëllimin.
- [ ] Kontrollova gjuhën dhe formatin e modelit kundrejt shabllonit të miratuar.
- [ ] Kam treguar transferimin dhe vlerësimin veçmas në raport.
- [ ] E rregullova tonin diplomatik sipas qëllimit tim strategjik.
- [ ] Nuk e dërgova draftin pa miratim të autorizuar.