Fitimet:
- Ai nxjerr kërkesën dhe kohëzgjatjen nga një peticion i ardhur dhe prodhon një draft zyrtarisht të saktë të përgjigjes me AI.
- Ai përshtat të njëjtën përmbajtje me bashkëbisedues të ndryshëm si nën-njësi, qytetarë dhe autoritete më të larta në një stil të përshtatshëm dhe ruan integritetin e përmbajtjes.
- Ai kontrollon rregullat formale të formatit të korrespondencës dhe kap çdo kusht ose përjashtim që AI i heq kur thjeshton.
Gjuha e administratës publike është shkrimi. Peticion në hyrje, përgjigje dalëse, pëlqim, miratim, procesverbal, letër motivuese, njoftim, qarkore, korrespondencë e brendshme... Një pjesë e konsiderueshme e ditës së një zyrtari publik kalon duke lexuar dhe prodhuar tekste. Këto tekste kanë një vlerë ligjore dhe një formë strikte: korrespondenca zyrtare (korrespondencë ndërmjet institucioneve publike dhe qytetarëve sipas rregullave të caktuara procedurale dhe formale; e rregulluar në Turqi nga "Rregullorja mbi Procedurat dhe Parimet që duhet të Zbatohen në Korrespondencën Zyrtare") kërkon titull, numër, datë, adresë, subjekt, interes dhe elementë nënshkrimi. Këtu AI ju kursen kohë duke marrë përsipër këtë punë të stilit të përsëritur dhe draftin e parë; Por përmbajtja ligjore, arsyetimi dhe versioni përfundimtar i tekstit janë përgjegjësia juaj.
Në këtë njësi, do të shihni se si të përshpejtoni të gjithë rrjedhën e korrespondencës me AI, nga kuptimi i një peticioni që vjen deri te krijimi i një drafti të letrës së përgjigjes, nga kontrollimi i përputhshmërisë me formatin zyrtar te gjuha dhe stili, nga pastrimi i të dhënave personale deri te leximi përfundimtar përpara miratimit.
Kuptimi i tekstit në hyrje: përmbledhja dhe nxjerrja e kërkesës
Kur vjen një peticion i gjatë dhe i çrregullt, gjëja e parë që duhet bërë është të kuptojmë qartë se çfarë kërkon qytetari. Qytetarët shpeshherë e varrosin kërkesën reale në mes të tekstit kur shpjegojnë problemin e tyre; ndonjëherë ka kërkesa të shumta. Inteligjenca artificiale është e fuqishme këtu: përmbledh tekstin, plotëson kërkesat, sugjeron se për cilën njësi ka të bëjë dhe shënon informacionin që mungon nëse ka.
Por kujdes: AI ndonjëherë mund të "plotësojë" një kërkesë që nuk është në tekst ose të anashkalojë një kërkesë. Prandaj, krahasoni gjithmonë listën e kërkesave të lëshuara me peticionin origjinal.
Këshillë: Kur kërkoni një përmbledhje, kërkoni nga AI rregullin "fshini vetëm kërkesat që janë shkruar qartë në tekst, mos bëni konkluzione, shtoni kërkesa që nuk ekzistojnë". Në këtë mënyrë ju reduktoni rrezikun e pretendimeve të fabrikuara.
Drafti i tekstit të përgjigjes: forma + përmbajtja
Shkrimi i përgjigjes përbëhet nga dy shtresa: forma (elementet e titullit, adresa, interesi, gjuha, mbyllja) dhe përmbajtja (përgjigja ligjore dhe administrative ndaj kërkesës). AI mund të prodhojë formën pothuajse në mënyrë të përsosur, sepse ky model është i qartë. Ai gjithashtu prodhon përmbajtjen si draft; por çdo bazë ligjore në përmbajtje - ligj, rregullore, afat, tarifë - kërkon verifikim (shih Njësitë 1 dhe 4). Përdorni AI me besim të plotë si gjenerues formati dhe në modalitetin draft-dhe-verifikoni si prodhues përmbajtjesh.
Rrjedha e korrespondencës hap pas hapi
- Përmblidhni tekstin në hyrje dhe nxirrni kërkesën (fabrikimi i ndaluar, besnik ndaj burimit).
- Identifikoni legjislacionin përkatës dhe procedurën e brendshme (për t'u verifikuar).
- Përgatitni një draft përgjigje (format formal + gjuhë e thjeshtë por zyrtare).
- Kontrolloni të dhënat personale dhe informacionin konfidencial (shkrimi i të dhënave të panevojshme).
- Ndiqni listën e kontrollit të formatit dhe gjuhës (adresa, interesi, data, vendi i nënshkrimit).
- Verifikoni kontekstin ligjor dhe sqaroni arsyetimin.
- Dorëzoje tek mbikëqyrësi për miratim; Njoftoni pas miratimit.
tre mini kuti
Rasti 1 — Ngarkesa e punës është ulur. Një nëpunës civil në një drejtori provinciale përgatitej mesatarisht 22 letra përgjigjeje në ditë; secila zgjati ~ 25 minuta. Duke i dorëzuar formatin dhe draftin e parë tek AI dhe duke u fokusuar vetëm në përmbajtje dhe verifikim, koha për postim u reduktua në 9 minuta; Oficeri ia kushtoi kohën që kurseu dosjeve të kundërshtimeve në pritje.
Rasti 2 - Kërkesa e anashkaluar u kap. Në një peticion të gjatë, qytetari kërkoi edhe statusin e zonës, edhe rimbursimin e tarifës. Në fillim, oficeri do t'i përgjigjej vetëm kërkesës së zonimit; Kur lista e kërkesave të lëshuara nga YZ tregonte kërkesën e dytë, të dyjave iu përgjigjën me një shkresë të vetme dhe qytetari nuk duhej të aplikonte për herë të dytë.
Rasti 3 - Shmangur defekti i privatësisë. Në një draft përgjigjeje, AI kishte përfshirë pa nevojë informacionin shëndetësor të një pale të tretë në dosje. Është vënë re dhe është hequr gjatë kontrollit të miratimit paraprak. Mësimi: drafti mund të përmbajë të dhëna personale jo relevante; Pastrimi i të dhënave është i domosdoshëm përpara miratimit.
Katër shabllone të kopjueshëm
1) Përmbledhja e peticionit dhe nxjerrja e kërkesës:
Roli juaj: specialist i redaksisë. Përpunoni peticionin më poshtë: (1) 3-4 përmbledhje fjalish, (2) rendisni pikë për artikull VETËM kërkesat e shkruara qartë në tekst (mos bëni konkluzione, shtoni kërkesa), (3) sugjeroni se për cilën njësi/legjislacion ka të bëjë (për t'u verifikuar), (4) shënoni nëse ka informacion të munguar/të paqartë. PETICION: [ngjit tekstin]
2) Drafti i përgjigjes (formulari zyrtar):
Roli juaj: specialist i korrespondencës zyrtare. Përgatitni një DRAFT përgjigje për kërkesën e mëposhtme në përputhje me stilin formal të korrespondencës: interesi, subjekti, organi (kërkesë - bazë - përfundim), mbyllje. Mbajeni gjuhën zyrtare, por të thjeshtë. Shkruani "[për t'u konfirmuar]" pranë çdo baze ligjore. Shkruani të dhënat personale aktuale, zëvendësojeni me [PERSON]/[IDENTITY]. KËRKESA: [përmbledhje] KONTEKSTI: [procedura e brendshme/shënim legjislativ]
3) Formati dhe kontrolli i gjuhës:
Kontrolloni draftin e letrës zyrtare më poshtë dhe jepni një listë: (1) elementet e formatit që mungojnë (interesi, tema, data/numri vendi, nënshkrimi), (2) shprehjet në kundërshtim me gjuhën zyrtare, (3) fjalitë e paqarta/kontradiktore, (4) të dhënat personale të panevojshme. Mos e rishkruani tekstin, thjesht jepni një listë korrigjimesh. DRAFT: [tekst]
4) Zbutje e tonit (përgjigje negative):
Rishkruani refuzimin/përgjigjen negative në një gjuhë respektuese dhe përshkruese që nuk ofendon qytetarin, PA NDRYSHUAR përmbajtjen dhe arsyetimin ligjor. Specifikoni të drejtën tuaj për kundërshtim dhe kohëzgjatjen e saj me shënimin [që do të konfirmohet]. TEKST: [projekt i përgjigjes negative]
Prompt i dobët / Prompt i fortë
I dobët: "Përgjigju këtij peticioni."
Güçlü: "Roli është eksperti i korrespondencës zyrtare. Së pari, plotësoni kërkesat në peticion, pikë për pikë, pa bërë asnjë konkluzion. Më pas, bëni një draft përgjigje në përputhje me formatin e korrespondencës zyrtare; krijoni strukturën e interesit-subjekt-trup-mbyllje, mbajeni gjuhën formale por të thjeshtë. Shtoni '[për t'u konfirmuar]' pranë çdo të dhënëje personale me [PERENTY] në fund me bazën reale ligjore, maskë për [PERENTY] miratimin e eprorit”. "Bëni një listë me 5 gjëra që duhet të kontrolloj përpara se të dorëzoj."
Dallimi: zinxhirët e fuqishëm të shpejtë kërkojnë konkluzionet, formatin, vlefshmërinë, privatësinë dhe kontrollin e pohimeve në një rrjedhë të vetme; Produkti është një draft që mund të rishikohet drejtpërdrejt.
Sa e besueshme është AI në cilin biznes korrespondence?
biznesi
Besimi i AI
shënim
Forma formale (shqetësim, temë, mbyllje)
lartë
Modeli është i qartë
Thjeshtimi/tonimi i gjuhës
lartë
Përmbajtja nuk duhet të ndryshojë
Konkluzioni i kërkesës
e mesme
Krahasoni me tekstin origjinal
Baza ligjore / kohëzgjatja / tarifa
të ulëta
Duhet të konfirmohet nga burimi zyrtar
Arsyetimi dhe vlerësimi
të ulëta
përgjegjësia njerëzore
Stili, formaliteti dhe vendosja e adresuesit
Në korrespondencën zyrtare, i njëjti informacion shkruhet në stile të ndryshme në varësi të adresuesit dhe qëllimit. Arsyeja e refuzimit e shkruar për një qytetar është e kuptueshme dhe e respektueshme; Kërkesa për opinion me shkrim në një autoritet më të lartë është e matur dhe e justifikuar; Udhëzimet e shkruara për një njësi vartëse duhet të jenë të qarta dhe të domosdoshme. Stili (shkalla e formalitetit të tekstit, toni dhe distanca nga bashkëbiseduesi) është dimensioni që AI e rregullon më lehtë, por kërkon kontrollin më të madh - sepse një gjuhë që është shumë formale e tjetërson qytetarin, një gjuhë që është shumë miqësore diskrediton institucionin. Rregullorja për Procedurat dhe Parimet që do të Zbatohen në Korrespondencën Zyrtare përcakton detyrimet formale si titulli, numri, data, bashkëngjitja dhe blloku i nënshkrimit; AI e plotëson këtë skelet, por ju kontrolloni besnikërinë e formatit.
Mini rast - një tekst, tre bashkëbisedues. Një guvernator qarku do të shpallte një ndryshim legjislativ për tre adresues të veçantë: 14 bashki (udhëzim zyrtar), afërsisht 900 tregtarë (SMS/njoftim, gjuhë e thjeshtë) dhe zyra e guvernatorit (shënim informacioni). Oficeri nxori tre versione me AI nga një tekst i vetëm thelbësor; Kohëzgjatja u ul nga 2 orë në 25 minuta. Por shprehja “urgjentisht” në njoftimin e tregtarëve u thjeshtua dhe u konkretizua si “më së voni deri më 15 gusht”, sepse parimi i gjuhës së thjeshtë përjashton modelet e paqarta zyrtare.
Model që përshtat të njëjtën përmbajtje me tre bashkëbisedues:
Detyrë: Shndërroni informacionin bazë të mëposhtëm në 3 versione. Bërthama: [teksti i ndryshimit/vendimit]Versioni 1 — Udhëzim për njësinë vartëse: i qartë, imperativ, klauzolë për klauzolë. Versioni 2 — Njoftim për qytetarin: gjuhë e thjeshtë, fjali e shkurtër, çfarë duhet bërë + afati. Versioni 3 autoriteti më i lartë, jo vetëm referenca: deklaruar.Rregulli: Shtimi i një date/artikulli të sajuar; Nëse mbetet e paqartë, shkruani [TË PLOTËSOHET].
bashkëbisedues
ton
gjatësia
rreziku më i madh
nënnjësi
komandues, i qartë
i shkurtër
teprimi i autoritetit
qytetar
E respektueshme, e thjeshtë
i shkurtër
pakuptueshmëria
autoriteti më i lartë
I matur, i arsyetuar
e mesme
pretendim i pabazë
Kujdes: Përshtatja stilistike nuk duhet të ndryshojë përmbajtjen. Kur AI thotë "thjeshtoj" ndonjëherë nënkupton heqjen e një përjashtimi ose kushti; Krahasoni gjithmonë tekstin e thjeshtuar me vendimin/ligjin origjinal.
Gabimet e zakonshme
- Duke e lënë kërkesën në përfundimin e UA. Inteligjenca artificiale mund të bëjë ose të thyejë kërkesën; Krahasoni listën me peticionin origjinal.
- Vendosja e tij me shkrim pa verifikuar bazën ligjore. Numri dhe kohëzgjatja e artikullit janë zonat më të ndjeshme ndaj halucinacioneve.
- Lënia e të dhënave personale të panevojshme në draft. Kryeni pastrimin e të dhënave përpara miratimit; Mbani vetëm të dhënat e nevojshme.
- Ndryshimi i përmbajtjes duke zbutur tonin. Arsyeja e refuzimit dhe rezultati ligjor duhet të mbeten konstante; vetëm gjuha zbutet.
- Duke harruar të shënoni të drejtën e kundërshtimit dhe kohëzgjatjen e saj. Shpesh është e nevojshme të specifikohen mjetet juridike në procedurat negative; konfirmoni kohën.
- Kapërcimi i hapit të konfirmimit. Drafti i AI nuk komunikohet kurrë drejtpërdrejt; Kërkohet miratimi dhe korrigjimi i mbikëqyrësit.
Në përmbledhje
AI i kursen zyrtarit publik kohë të konsiderueshme duke marrë përsipër barrën e formatimit dhe hartimit të korrespondencës. Pothuajse plotësisht i besueshëm në gjenerimin e formatit, i fortë në thjeshtimin e gjuhës; Por nxjerrja e kërkesës duhet të krahasohet me tekstin origjinal, çdo bazë ligjore të verifikohet nga burimi zyrtar, të dhënat personale të pastrohen dhe teksti përfundimtar të miratohet nga eprori. Drafti është i AI, arsyetimi dhe nënshkrimi janë tuajat.
Detyra e aplikimit
Merrni një peticion të vërtetë (por me të dhëna personale të maskuara). Nxirrni kërkesat me shabllonin "përmbledhja e kërkesës dhe nxjerrja e kërkesës" dhe krahasojeni atë me tekstin origjinal, duke vënë në dukje nëse ka të paktën një ndryshim (kërkesë e shtuar/lidhur). Më pas krijoni një draft me shabllonin "Përgjigjuni draftit të tekstit" dhe kontrolloni draftin tuaj me shabllonin "Kontrolli i formatit dhe gjuhës".
listë kontrolli
- [ ] I krahasova kërkesat me peticionin origjinal (pa trillime/ lëshime).
- [ ] Elementet e formatit të korrespondencës zyrtare janë të plota (interesi, lënda, data/numri, vendi i nënshkrimit).
- [ ] Unë kam konfirmuar çdo bazë ligjore nga burimi zyrtar.
- [ ] I hoqa të dhënat personale të panevojshme nga drafti.
- [ ] Kam specifikuar të drejtën dhe kohëzgjatjen e kundërshtimit në veprimin negativ (të konfirmuar).
- [ ] E kam dorëzuar tekstin për miratim të eprorit; Unë nuk ju njoftova drejtpërdrejt.