Dobički:
- Sposobnost razlage vloge avtomatizacije robotskih procesov (RPA) in umetne inteligence ter pristopa pametne avtomatizacije (hiperavtomatizacije).
- Sposobnost oblikovanja ročnega procesa z razdelitvijo na korake in razlikovanjem med koraki, ki so primerni za avtomatizacijo, in tistimi, ki zahtevajo človeško odobritev
- Sposobnost ovrednotenja zasnov avtomatizacije, ki jih podpira umetna inteligenca, v smislu upravljanja izjem, revizijske sledi in stroškov napake
V vsaki organizaciji obstajajo dolgočasna in z napakami nagnjena opravila, ki jih ljudje ponavljajo vsak dan: kopiranje podatkov iz enega sistema in vnašanje v drugega, ročna obdelava podatkov za obračun, razvrščanje dohodne elektronske pošte. Robotska avtomatizacija procesov (RPA) avtomatizira ta redna in ponavljajoča se opravila s programskimi roboti, ki posnemajo korake človeka na zaslonu. "Robot" tukaj ni fizični stroj, temveč programska oprema, ki klika, piše in kopira na zaslon. Moč RPA je v tem, da deluje nad obstoječimi sistemi, ne da bi jih spreminjal; Zato zagotavlja hitre rezultate tudi v starih sistemih, ki jih je težko integrirati.
Samo RPA ne more razumeti situacij brez pravil. Če račun prispe v standardni obliki, robot prebere polja; Toda če ga vsak dobavitelj pošlje v drugačni obliki, bo robot zmeden. Tu nastopi umetna inteligenca: AI izvaja korake, ki zahtevajo "presojo", kot je razumevanje dokumenta, razvrščanje besedila, pridobivanje informacij iz prostega besedila, RPA pa izvaja kanonične korake. Ta kombinacija se imenuje inteligentna avtomatizacija ali hiperavtomatizacija (od konca do konca, z umetno inteligenco podprta avtomatizacija procesov). Vloga specialista MIS je razdeliti proces na dele in oblikovati, kateri del pripada RPA, kateri del pripada AI in kateri del pripada človeku.
Avtomatizacija procesa
Srce načrtovanja avtomatizacije je razdelitev procesa na korake in razvrščanje vsakega koraka. Obstajajo tri kategorije. Pravilni in strukturirani koraki (prijazno do RPA): "Vnesite vsako vrstico v Excelu na zaslon ERP." Koraki, ki zahtevajo komentar (poganja AI): "V katero kategorijo spada to besedilo pritožbe?" Visoko tveganje ali negotovi koraki (prepuščeni osebi): "Odobritev vračila nad 5000 TL."
Dobra avtomatizacija ljudi reši ponavljajočega se bremena, ne celotnega dela; prepušča kritično odločitev ljudem. To se imenuje načrtovanje človeka v zanki: robot pripravi delo, človek ga potrdi. Robot na primer prebere račun in vnese osnutek v ERP, računovodja pa končno potrdi. Tako sta skupaj zagotovljeni hitrost in varnost.
Nasvet: preden avtomatizirate proces, ga vedno najprej poenostavite. Avtomatizacija slabega procesa bo le hitreje povzročila slabe rezultate. Najprej odstranite nepotrebne korake, nato pa avtomatizirajte ostale.
Upravljanje izjem in revizijska sled
Vsaka avtomatizacija sčasoma naleti na situacijo, ki krši pravila: manjkajoči podatki, nepričakovana oblika, zrušitev sistema. Obravnavanje izjem omogoča robotu, da se v takih situacijah varno ustavi in obvesti človeka, namesto da tiho naredi napačno stvar. Če ni predvidenih izjem, bo robot tiho širil napake in nihče jih ne bo opazil.
Druga nuja je revizijska sled: zapis vsakega koraka robota, kdaj je bil narejen, s kakšnimi podatki in s kakšnim rezultatom. Brez revizijske sledi napake pozneje ni mogoče raziskati; Ta sledljivost je zakonska zahteva, zlasti v finančnih procesih. Umetna inteligenca lahko ustvari oris tega načrta procesa, scenarije izjem in dokumentacijo; Toda kateri korak je kritičen in kakšna je cena napake, določa poslovno znanje.
Trije mini kovčki: po številkah
1. primer – pravilen postopek razdelitve. V enem računovodskem centru so ročno obdelali 4.000 mesečnih računov dobaviteljev; Postopek je trajal 6 minut na osebo. AI je prebral dokument in izvlekel polja, RPA je osnutek vnesel v ERP, računovodja ga je samo odobril. Čas obdelave se je zmanjšal s 6 minut na 1,5 minute, vendar je korak potrditve ostal pri človeku; tako se je napačen račun še naprej lovil.
Primer 2 – Ko ni načrtovana izjema. Pri eni zavarovalnici je robot za obnovo polic tiho napačno obdelal 340 zapisov z nepričakovanimi oblikami datumov; nihče ni opazil in podaljšanja so bila vnesena z napačnim datumom. Če bi pravilo izjem (»ustavi in prijavi, če format ni prepoznan«) bi bilo zasnovano iz nič, bi robot te zapise usmeril k človeku. Popravek je trajal tedne.
Primer 3 – Avtomatizacija napačnega procesa. Pri enem trgovcu je imel postopek potrditve naročila 11 korakov; To bi bilo avtomatizirano z robotom. Ko je strokovnjak MIS preučil postopek, je ugotovil, da so štirje koraki nepotrebna dvojna preverjanja. Najprej je bil postopek skrčen na 7 korakov, nato pa avtomatiziran. Če bi bil avtomatiziran brez poenostavitve, bi bili 4 nepotrebni koraki trajni.
Šibek poziv / močan poziv
Šibek poziv:
Avtomatizirajte obdelavo računov.
Močan poziv:
Vaša vloga: Ste načrtovalec avtomatizacije procesov. Naslednji ročni postopek razdelite na korake in razvrstite vsak korak:- [RPA] kanoničen, strukturiran, ponavljajoč- [AI], ki zahteva interpretacijo/kategorizacijo/razumevanje besedila- [HUMAN] visoko tvegana ali dvoumna odločitev Za vsak korak zapišite možne izjeme in kaj storiti v primeru napake. Navedite informacije, ki jih je treba zabeležiti za revizijsko sled. Postopek: [ročni opis postopka po korakih]
Zmogljiv poziv razčleni postopek, dodeli vsak korak pravilni vlogi in sproži izjeme ter revizijsko sled od začetka.
Štiri kopirane predloge
1) Procesna razgradnja:
Spodnji ročni postopek razdelite na oštevilčene korake. Za vsak korak: vnos, proces, izhod in razpoložljivost avtomatizacije ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [besedilo]
2) Ustvarjanje scenarija izjeme:
Za naslednji avtomatizirani postopek, "kaj bi lahko šlo narobe?" Seznam scenarijev: manjkajoči podatki, nepravilna oblika, sistemska napaka, dvojni zapis. Predlagajte, kaj naj robot naredi za vsakega. Proces: [besedilo]
3) Pregled poenostavitve:
Označite korake v spodnjem postopku, ki so nepotrebni, se ponavljajo ali nimajo vrednosti, in napišite, zakaj jih je mogoče odstraniti. Predlagajte poenostavitev PRED avtomatizacijo. Proces: [besedilo]
4) Oblikovanje revizijske sledi:
Oblikujte revizijsko sled za naslednji avtomatizirani postopek: katera polja (čas, uporabnik/robot, vnos, rezultat, odločitev) je treba zabeležiti v vsakem koraku? Navedite morebitne vrzeli v smislu finančne sledljivosti. Proces: [besedilo]
Primerjalna tabela: RPA / AI / človek
merilo
RPA
Umetna inteligenca
človeški
V čem je najboljši
Redno, ponavljajoče se
Komentar, razvrstitev
presoja, odgovornost
Vrsta vnosa
strukturiran
Polprosto besedilo
vse vrste
Napačno vedenje
Sledi pravilu do potankosti
Kolikor je lahko narobe
Lahko zazna in ustavi
revizija
Enostaven za prijavo
Izhod mora biti zabeležen
Podpis/odobritev
končna odločitev
št
št
ja
Pogoste napake
- Avtomatizacija slabega procesa. Avtomatizacija brez poenostavitve ohranja odpadke.
- Brez oblikovanja izjem. Robot, zgrajen na predpostavki, da je "vse v redu", tiho proizvaja napake ob prvem presenečenju.
- Prepuščanje kritične odločitve AI. Prenos odobritve visokega tveganja na model; Tudi če se model zdi samozavesten, se moti in ne nosi nobene odgovornosti.
- Mimo revizijske sledi. Brez sledi napake ni mogoče raziskati; To je pravna kršitev v finančnem postopku.
- Sploh ne gledam robota. Sprememba sistemov (zaslon, prostor); Nekega dne nenadzorovani robot neslišno začne klikati na napačnem mestu.
Pozor: Hitrost avtomatizacije prav tako pospeši napako. Če človek naredi napako pri obdelavi 60 zapisov na uro, je omejen na 60 napak; Nepravilno nameščen robot lahko v nekaj minutah pokvari na tisoče zapisov. Zato ga najprej preizkusite v majhni količini, pod nadzorom.
Če povzamem
RPA avtomatizira redne in ponavljajoče se naloge s posnemanjem korakov na zaslonu; Umetna inteligenca prevzame korake, ki zahtevajo interpretacijo in klasifikacijo. Kombinacija obeh je inteligentna avtomatizacija. Srce oblikovanja je razdelitev postopka na korake in dodelitev vsakega koraka RPA, AI ali človeku; Visoko tvegane odločitve držijo ljudi v zanki. Obravnavanje izjem in revizijska sled sta nujna. Umetna inteligenca pospeši razgradnjo procesov, izjemni scenarij in pripravo dokumentacije; Toda kateri korak je kritičen in ceno napake določa poslovno znanje. Pred avtomatizacijo najprej poenostavite in potrdite z malim pilotom.
Aplikacijska naloga
Izberite »postopek odobritve prošnje za dopust« (zahteve zaposlenih, odobri vodja, kadrovski procesi). (1) Z zmogljivim pozivom razdelite postopek na korake in vsak korak razvrstite kot [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Opišite vsaj 3 izjeme in kaj bo robot naredil v vsakem. (3) Poiščite vsaj 1 nepotreben korak, ki ga je mogoče odstraniti pred avtomatizacijo. (4) Navedite področja, ki jih je treba zabeležiti za revizijsko sled. (5) Označite posamezen korak z visokim tveganjem in napišite, zakaj naj ostane pri človeku.
kontrolni seznam
- [ ] Postopek sem razdelil na korake in vsakemu koraku dodelil pravilno vlogo.
- [ ] Pred avtomatizacijo sem poenostavil postopek.
- [] Definiral sem vedenje izjeme za vsak korak.
- [ ] Določil sem območja, ki jih je treba zabeležiti za revizijsko sled.
- [ ] Odločitve z visokim tveganjem sem prepustil človeški zanki.
- [ ] Najprej sem načrtoval majhen obseg, nadzorovan pilot.