Dobički:
- Biti sposoben razlikovati, kje umetna inteligenca prihrani realni čas pri vodenju projekta (načrtovanje, ocenjevanje, poročanje, komunikacija) in kje so odločitve, kot sta proračunska obveznost in datum dobave, prepuščene vodji projekta, odvisno od stopnje tveganja naloge.
- Sposobnost uporabe discipline, ki preverja vsak izhod umetne inteligence s koraki povezovanja z virom, ponovnega izračuna in posredovanja skozi skrbniško filtriranje.
- Anonimiziranje podatkov o projektih, strankah in deležnikih v okviru KVKK/zasebnosti in NDA ter pridobivanje navade izbire varnih vozil
V vsakem projektu je na stotine odločitev, ki so večinoma sprejete tiho. Komu je to delo namenjeno? Koliko dni bo trajalo to opravilo? Ali proračun drži? Kateri datum naj povemo stranki? Kaj storimo, če se to tveganje pojavi? Kakšno odločitev smo sprejeli na sestanku prejšnji teden, kdo bo kaj naredil? Nekatere od teh odločitev so iterativne, podatkovno intenzivne in dolgotrajne; Večino dela projektnega vodje (PM - Project Manager, odgovorna oseba od načrta do izvedbe projekta) predstavlja pisanje poročil, izpolnjevanje tabel, priprava elektronske pošte in vodenje zapiskov s sestankov. Umetna inteligenca (AI ali na kratko AI – računalniški sistemi, ki lahko generirajo besedilo, prepoznajo vzorce, napovedujejo in povzemajo podatke kot ljudje) se prilega točno v sredino te slike: če se pravilno uporablja, lahko pripravi strukturo razčlenitve dela, register tveganj, poročilo o stanju ali povzetek sestanka v minutah in ne urah; Če se uporablja nepravilno, lahko privede do zavezanosti stranke zaradi na videz varnega, a neutemeljenega ugibanja.
Prva enota tega modula ni uvod v programsko opremo. Njegov namen je razjasniti, kam umetno inteligenco vključiti v svoje projektno delo in kam je sploh ne. Ker je vodenje projektov področje, ki je "kritično za delovanje" in "kritično za prevzem obveznosti": časovna ocena, ki jo podate, temelji na pogodbi, podpisani s stranko; ena odločitev o viru se spremeni v koledar člana ekipe, napolnjen s tedni. Postavimo osnovno načelo od začetka: AI je pomočnik, ne vodja projekta. Odgovornost in končna odobritev odločitev, kot so proračunska obveznost, obljuba o roku dobave, dodelitev sredstev in pogodbena obveznost, pripadajo pristojnemu vodji projekta in odgovornim deležnikom.
Plasti projektnega vodenja in mesto AI
Za razumevanje projekta je koristno delo razdeliti na tri plasti. Operativni sloj je vsakodnevno delovanje: sledenje opravilom, beležka s sestanka, e-pošta, posodobitev stanja. Taktični sloj je planiranje in sledenje: struktura razčlenitve dela, urnik, napoved, register tveganj, poročilo o stanju. Strateška plast določa utemeljitev in usmeritev projekta: stroški in koristi, prioriteta portfelja, odločitev o obsegu. AI se lahko dotakne vseh treh plasti; vendar z drugačno avtoriteto v vsakem. Na operativni ravni umetna inteligenca ustvari hitre osnutke in povzetke; Na strateškem nivoju daje samo vhod, odločata vodstvo in sponzor. V naslednjih sklopih bomo enega za drugim razložili pojme kot so sponzor (najvišji menedžer, ki financira projekt in lastništvo podjetja), deležnik (vsi, na katere projekt vpliva ali vpliva na projekt – kupec, ekipa, dobavitelj, uporabnik).
Na začetku opredelimo nekaj osnovnih pojmov. Obseg je tisto, kar bo projekt naredil in česa ne. Struktura razčlenitve dela (WBS) je razčlenitev dela na obvladljive dele. Mejnik je pomembna točka, ki označuje napredek (npr. "odobritev načrta"). Tveganje je negotov dogodek, ki bo vplival na projekt, če se zgodi. Končni rezultat je konkreten rezultat, ki ga ustvari projekt. V vseh teh konceptih vam AI daje oris in analizo, vendar ne sprejema odločitev.
Naslednja tabela povzema vlogo in stopnjo tveganja umetne inteligence po nalogah:
Iskanje
Vloga AI
Stopnja tveganja
Kdo odobri
Povzetek sestanka/e-poštni osnutek
generator skic
nizka
vodja projekta
WBS / oris obsega
generator skic
nizko-srednje
PM + ekipa
Ocena trajanja in virov
Napovedovalec, generator scenarijev
srednje visoka
PM + podatki o ekipi
Točkovanje registra tveganj
Statistična spodbuda
srednje
Lastnik tveganja + PM
Poročilo o stanju / komentar EVM
Analiza in osnutek
srednje
vodja projekta
Datum dostave/proračunska obveznost
pomožni vhod
zelo visoko
PM + sponzor
Odločitev o dodelitvi pogodbe/sredstev
pomožni vhod
zelo visoko
Sponzor + PM
Upoštevajte eno vrstico v tem grafikonu: ko tveganje narašča, se vloga umetne inteligence zmanjšuje, človeško odobravanje raste.
Zakaj je "preverjanje" srce tega posla
Zdi se, da so jezikovni modeli umetne inteligence prepričani v svoj odgovor, vendar morda niso prepričani. V tehničnem jeziku se temu reče halucinacija: gre za izmišljotino neobstoječih informacij v tekočem stavku, kot da bi bile resnične. Za vodjo projekta je to resna past: model vam lahko zanesljivo poda časovni okvir "ta vrsta integracije programske opreme običajno traja 3 tedne", medtem ko ne ve ničesar o hitrosti vaše ekipe, tehničnem dolgu, urniku dopustov, in ta številka je popolna posplošitev. Ali pa lahko napačno predstavlja metodologijo (npr. »PMBOK 7 zahteva naslednje«). Ker oboje pove enako tekoče, je edina stvar, ki loči dobro od napačnega, vaše znanje in navada preverjanja.
Disciplina preverjanja je sestavljena iz treh korakov:
- Povezava do vira: Za trajanje, stroške, zmogljivosti in preteklo uspešnost se zanesite na evidence svoje organizacije (zgodovinski podatki o projektu, urniki, zbirka virov, računovodstvo) in ugibanja vaše ekipe, ne na spomin AI. Uporabite AI za komentiranje teh podatkov, ne za zapomnitev.
- Ponovno izračunajte/primerjajte: neodvisno preverite vsak numerični rezultat, ki ga vrne AI (skupni čas, proračun, odstotek dokončanja, CPI/SPI). Sami preverite skupno, tehtano povprečje, kritično pot.
- Vodstveni filter: z vidika vodje preizkusite, ali je rezultat v nasprotju z dejstvi na terenu (razpoložljivost ekipe, proračun, pogodba, odvisnosti).
Pozor: predložitev napovedi ali poročila, ki ga je ustvaril AI, sponzorju ali predaja stranki brez preverjanja je kot dajanje nepodpisane pogodbe. Samo zato, ker je izpis tekoč, ni res.
Zaupnost: podatki o projektu so pogosto zaupni
Veliko projektnih podatkov je občutljivih. Ime stranke, znesek pogodbe, ponudbene cene, informacije o plačah osebja in uspešnosti ter načrti izdelkov, ki še niso bili objavljeni, so pogosto zaščiteni z NDA (pogodba o nerazkritju podatkov); Osebne podatke pokriva KVKK (Zakon o varstvu osebnih podatkov) v Turčiji in GDPR v Evropi. Preprosto lepljenje imena stranke, pogodbene cene, imen članov ekipe in rezultatov uspešnosti v javno dostopno orodje AI bi lahko pomenilo kršitev pogodbe in kršitev podatkov. Pravilo je preprosto: anonimiziraj podatke in ne deli nepotrebnega. »Projekt programske opreme za obsežno finančno stranko« namesto »4,2 milijona TL CRM projekt z banko ABC«; Namesto "teta (starejši razvijalec, slaba uspešnost)" napišite "starejši član ekipe". Če je mogoče, izberite poslovna orodja, ki imajo pogodbo o obdelavi podatkov in ne uporabljajo vaših podatkov pri usposabljanju modelov.
trije mini kovčki
1. primer – Varna uporaba. En koordinator projekta je vsak teden porabil 2,5 ure za zbiranje napredka iz 6 delovnih paketov v eno samo poročilo o stanju. Anonimno je posredoval podatke o napredku (prikrito ime stranke in zneske) AI in zahteval osnutek povzetka. AI je izdelal skico v 12 minutah; Koordinator je vsak odstotek primerjal s svojo sledilno tabelo, popravil nepravilno stopnjo dokončanja in spremenil barve statusa v resničnost. Trajanje: 35 minut namesto 2,5 ure. AI je dal osnutek, odgovornost je ostala na človeku.
Primer 2 – Nepotrjena past napovedi. Premier je vprašal AI, "koliko dni traja test mobilne aplikacije?" AI je rekel "približno 8 dni", preden je videl podatke ekipe. PM je to zavezal stranki; dejanski čas je bil 15 delovnih dni glede na zgodovinske podatke ekipe. 7-dnevno odstopanje je povzročilo kazen. Napaka: pričakovati, da bo umetna inteligenca ustvarila zavezo brez podatkov o ekipi.
Primer 3 – Kršitev zaupnosti. Vodja ekipe je naložil načrt virov, ki je vseboval ime stranke, znesek pogodbe in podatke o imenu in plači celotne ekipe v javno orodje AI in rekel "optimiziraj to." Podatki so šli na zunanji strežnik; stranka je poslala obvestilo o kršitvi NDA. Pravilen način je bil izpustiti ime, znesek in plačo ter deliti samo anonimna polja, kot sta vloga in odstotek truda.
Šibek poziv/močan poziv
Šibek poziv:
Pišite o stanju našega projekta ta mesec in nam povejte, kako daleč smo prišli.
Ta trditev je napačna: AI ni prejel nobenih podatkov, zato lahko na vprašanje "kako daleč smo prišli" odgovori le z izmišljeno številko. Niti obdobje, niti obseg, niti kontekst niso jasni.
Močan poziv:
Vaša vloga: pomočnik, ki pomaga vodji projekta. Kontekst: Spodaj je načrt/dejanski podatki za 5 delovnih sklopov (ime stranke in zneski so prikriti). Naloga: Napišite osnutek povzetka (200 besed ali manj). Samo uporabite podatke, ki sem jih dal; napišite "[potrebna je potrditev]" za manjkajoče podatke, prilagajanje številk. Struktura: 1) Splošno stanje (RAG), 2) Napredujoči paketi, 3) Odstopajoči paketi in razlog, 4) Priporočilo. Podatki:- WBS-1 Analiza: načrt 100% / dejansko 100%- WBS-2 Dizajn: načrt 80% / dejansko 60%- WBS-3 Razvoj: načrt 40% / dejansko 25%- WBS-4 Testiranje: načrt 10% / dejansko 0% - WBS-5 Dokumentacija: načrt 20% / dejansko 20%
Ta poziv je močan, ker so vloga, kontekst, podatki, meja (»prilagoditev številk«), oblika in dvoumnost (»[potrebna potrditev]«) jasno podani. Rezultat mora še potrditi vodja projekta.
Tri druge uporabne začetne predloge:
# Predloga, ki uveljavlja negotovost. Izvlecite odločitve in dejanja iz naslednjega besedila. Ne dodelite nobenih odgovornosti ali datumov, ki niso jasno navedeni v besedilu; Napišite "negotovo", kjer niste prepričani. Ne izmišljuj si.
# Opomnik za anonimizacijo (samopreverjanje) Če v besedilu, ki vam ga bom dal, vidite ime stranke, znesek ali ime osebe, me opozorite, preden začnete postopek, in mi predlagajte, da ta polja zamenjam z [MASKED].
# Predloga, ki ustvari validacijski seznam. Za vsak numerični rezultat, ki ga ustvarite, dodajte enovrstični "validacijski korak" o tem, kako ga lahko vodja projekta neodvisno preveri.
Pogoste napake
- Pričakovati številke brez navajanja podatkov: Če AI sprašujete o času, stroških ali napredku, ne da bi navedli podatke o svojem projektu, ga vabite k halucinacijam.
- Zamenjati tekočnost z natančnostjo: dobro napisano besedilo ne pomeni, da je pravilno.
- Lepljenje zaupnih podatkov, kakršni so: ime stranke, znesek in kontaktni podatki ne smejo v nobeno odprto orodje brez anonimizacije.
- Prenos zaveze na AI: Datum dostave in proračun ne bi smeli biti zavezani brez preverjanja ekipe.
- Poskus dokončanja z enim samim pozivom: Dobri rezultati prihajajo iz strukturiranih pozivov, ki vključujejo format-context-data-boundary-format.
Nasvet: Začnite vsako sejo AI z vprašanjem: "Katere tri stvari naj preverim sam, preden ta rezultat predstavim sponzorju?" Začni z vprašanjem. Ta navada vas bo zaščitila pri vseh nalogah v preostalem delu modula.
Če povzamem
Umetna inteligenca je močan pomočnik pri projektnem vodenju, ki pospeši poročila, načrte, ocene in komunikacijo; Vendar je to orodje, ki ustvarja osnutke, ne zavez. Ko posel razdelimo na operativno, taktično in strateško plast, postane vloga umetne inteligence manjša, ko se tveganje poveča. Vsak rezultat je treba potrditi v treh korakih (povezava z virom, ponovni izračun, administrativni filter); Podatki o projektih in strankah morajo biti anonimizirani v okviru KVKK/NDA. Odgovornost in končna odobritev kritičnih odločitev je vedno na človeku.
Aplikacijska naloga
Izberite nalogo iz svojega trenutnega projekta. Najprej napišite namenoma "šibek" poziv AI (brez konteksta, brez podajanja kakršnih koli podatkov) in shranite izhod. Nato znova zastavite isto nalogo s strukturo "močnega poziva" v tej enoti (vloga, kontekst, anonimni podatki, meja, oblika). Oba izpisa položite drug poleg drugega in na oba izpisa zapišite razliko in vsaj tri točke, ki jih morate sami preveriti.
kontrolni seznam
- [ ] Vlogo AI sem postavil kot "pomočnik/osnutek", odločitev pa kot "človeško".
- [ ] Določil sem stopnjo tveganja (nizko/srednje/visoko) svoje naloge.
- [ ] Pozivu sem dodal vlogo, kontekst, podatke, mejo in obliko.
- [ ] Anonimiziral sem ime stranke, znesek in podatke o osebi.
- [ ] Opazil sem korak, kjer bom neodvisno preveril vsako številko v izhodu.
- [ ] Nisem delil nobenega rezultata, ki bi vseboval obveznost (datum/proračun), ne da bi ga preveril.