Dobički:
- Sposobnost razjasniti in oblikovati postopek za avtomatizacijo ponavljajočih se nalog, ki temeljijo na pravilih in so brez presoje, z orodji brez kode
- Sposobnost uporabe umetne inteligence kot načrtovalca avtomatizacije in kot koraka procesa v toku, pri čemer kritičnim korakom doda človeško odobritev in varnostno mrežo
- Biti sposoben uporabiti disciplino postavljanja majhnih in testiranja z resničnimi podatki, spremljanja v prvem tednu in nadzora zaupnosti poti podatkov, razumevanje, da avtomatizacija prav tako poveča napako.
Največji preskok v osebni produktivnosti izhaja iz tega, da se ponavljajočih nalog sploh ne izvajate – to je, da jih avtomatizirate. Kopiranje in lepljenje istega poročila vsak teden, ročna obdelava vsakega dohodnega obrazca v preglednico, pošiljanje istega obvestila znova in znova: to so opravila stroja. Avtomatizacija brez kode (avtomatizacija brez pisanja kode) pomeni vzpostavitev pravil "če se to zgodi, naredi to" z vizualnimi orodji, brez poznavanja programiranja. Na tem področju vam AI pomaga oblikovati avtomatizacijo in deluje kot korak obdelave znotraj avtomatizacije (npr. povzemanje dohodnega besedila). Toda pozor: avtomatizacija avtomatizira tudi napako; Nepravilno zgrajen tok povzroči napako hitro in vedno znova.
Pogoji. No-code je namestitev programske opreme/avtomatizacije brez pisanja kode. Sprožilec je dogodek, ki zažene avtomatizacijo - "ko prispe novo e-poštno sporočilo", "ko prispe odgovor na obrazec." Dejanje je dejanje, izvedeno po sprožilcu — »dodaj vrstico v tabelo«, »pošlji sporočilo«. Zapier, Make, Power Automate so priljubljene platforme za avtomatizacijo brez kode; Med seboj povezujejo aplikacije. Pri integraciji gre za izmenjavo podatkov dveh aplikacij.
Kaj avtomatizirati?
Vsako delo ni primerno za avtomatizacijo. Delovna mesta, za katera so dobri kandidati, imajo tri značilnosti: ponavljajoča se (pogosto se pojavljajo), temeljijo na pravilih (imajo jasno logiko »če-potem«) in zahtevajo skromno presojo (človeška presoja ni potrebna). Primer: shranjevanje prejetih računov v mapo, obdelava odgovorov na obrazcu v tabelo, sestava in pošiljanje tedenskega poročila ob določeni uri.
Slabi kandidati so: delovna mesta, ki zahtevajo visoko presojo (kakšen odziv na koga), so redka (enkrat na leto) ali katerih rezultat je kritičen in se ne sme nadaljevati brez preverjanja. V tej zadnji skupini nastavite avtomatizacijo vse do proizvodnje osnutka, "pošiljanje" pa prepustite človeku.
Namig: preden avtomatizirate nalogo, jo večkrat naredite ročno in si zapišite natančne korake. Ne morete avtomatizirati procesa, ki ga ne razumete; Avtomatizacija je strojno prevajanje razjasnjenega procesa.
Korak za korakom: nastavitev avtomatizacije
- Pojasnite postopek. Kaj je sprožilec, kakšni so koraki, kakšen je rezultat? Enkrat napiši z roko.
- Naj ga oblikuje AI. »Kako nastavim ta postopek z Zapier/Make?« Prosite za načrt korakov.
- Nastavite majhno. V najpreprostejši obliki začnite z enim korakom.
- Preizkusite ga. Poskusite z resničnimi podatki; ročno preverite izhod.
- Postavite točko preverjanja. Dodajte človeško odobritev pri kritičnih korakih; Ne avtomatizirajte vsega.
- Pazi. Prvi teden redno preverjajte izpise; Tiha napaka je najbolj nevarna.
Dve vlogi umetne inteligence pri avtomatizaciji
Vloga 1 — Oblikovalec: Ko razložite, kaj želite narediti, vam AI pove načrt avtomatizacije po korakih, katere povezave sprožilnih dejanj so potrebne in morebitne pasti. Če orodja brez kode sploh ne poznate, bo AI vaš učitelj.
Vloga 2 — Korak obdelave: Sodobna orodja brez kode vam omogočajo, da v tok vnesete »korak AI« — povzamete dohodno besedilo, ga kategorizirate, spremenite njegov ton, ekstrahirate polja iz podatkov. Na primer: »ko prispe novo e-poštno sporočilo za podporo → razvrstite nujnost z AI → obvestite skrbnika, če je nujno«. Tukaj je umetna inteligenca možgani avtomatizacije, vendar mora ponovno delovati v mejah, ki jih je mogoče preveriti.
posel
Ali je primeren za avtomatizacijo?
zakaj
Upodobi odgovor obrazca v tabelo
zelo priročno
Ponavljajoče se, na podlagi pravil
Arhiviranje računov
primeren
Na podlagi pravil, skromna presoja
Opravičilo po e-pošti stranki
Delno (osnutek)
Potrebna je presoja, sporočilo je namenjeno osebi
Kdo bo napredoval?
ni primeren
Vrhovno sodstvo, kritično
Sestavljanje tedenskega poročila
primeren
ponavljajoč se, časovno določen
Štiri predloge za avtomatizacijo, ki jih je mogoče kopirati
Želim avtomatizirati naslednje ponavljajoče se opravilo brez kode: Proces: [povejte mi korak za korakom].– Kateri sprožilci in dejanja so potrebni?– Kateri od Zapier/Make/Power Automate je primeren in zakaj?– Kje naj pustim človeško odobritev (kritični koraki)?– 3 možne točke napake in kako se jim izogniti?
Dodal bom korak AI v naslednji tok avtomatizacije. Tok: [dohodni
Pomagajte mi razjasniti ta postopek, nato pa ga pripravite za avtomatizacijo: Približno, kar sem naredil: [neurejena parafraza].– Postavite korake v jasen vrstni red.– Ločite (če-potem) odločitvene točke.– Označite, kateri koraki so samodejni in kateri naj ostanejo človeški.
Prikaže se kontrolni seznam za preizkušanje avtomatizacije, ki sem jo nastavil: Avtomatizacija: [kaj počne].– Katere robne primere (prazni podatki, slaba oblika, dvojni zapis) naj preizkusim?– Kaj naj spremljam v prvem tednu?– Kje je tveganje tihih napak (neopaženih)?
Šibek poziv/močan poziv
Slab: "Izdelaj mi avtomatizacijo." (AI daje splošen odgovor, ne da bi vedel, kaj želi avtomatizirati, katera orodja uporablja.)
Močno: "Želim samodejno obdelati prijave, prejete v Google Obrazcu, v tabelo Preglednic in mi poslati obvestilo Slack za tiste, ki so označene kot 'nujno'. Kako to nastavim z Make? Povejte mi korak za korakom, povejte mi, kje naj pustim človeško odobritev in možne točke napak." Zmogljiva orodja za ustvarjanje različic vrnejo izvedljiv načrt, ker dajejo sprožilec, dejanje in potrebo po varnosti.
trije mini kovčki
Primer 1 – Konec ročnega dela. Nadzornik operacij je ročno obdeloval 40+ dni vredna dohodna naročila v preglednico, ~50 minut na dan. Obrazec → nameščena avtomatizacija tabel; čas zmanjšal na nič. Pridobljenih ~18 ur na mesec. Kritična točka: v prvem tednu je ročno preveril vsak zapis, ujel dve napaki pri formatiranju in popravil tok.
2. primer – avtomatska napaka. Tržnik je nastavil samodejno pozdravno sporočilo na svoj e-poštni seznam, vendar je v sporočilu napačno črkoval datum. Avtomatizacija ga je s popolno hitrostjo poslala 600 ljudem. Napaka ni bila storjena le enkrat, ampak 600-krat. Lekcija: avtomatizacija meri tudi napako; Pred namestitvijo natančno preverite vsebino in najprej na majhnem testu.
Primer 3 – Pametni tok s korakom AI. Skupina za podporo je vzpostavila tok, ki razvršča dohodna e-poštna sporočila kot »nujna/običajna/neželena pošta« s korakom AI in daje prednost nujnim. Odzivni čas se je zmanjšal s povprečnih 4 ur na 40 minut. Za varnost: e-poštna sporočila, ki jih je umetna inteligenca ocenila kot "neželena pošta", niso bila izbrisana, ampak so bila poslana v ločeno mapo - tako da, če se je umetna inteligenca zmotila, niso bila izgubljena. Eden je pregledal to mapo enkrat na teden.
Pogoste napake
- Avtomatizacija postopka, ki ga ne razumete: najprej naredite ročno, razjasnite korake.
- Avtomatizacija vsega: Prepustite človeško odobritev kritičnih korakov/korakov, ki zahtevajo presojo.
- V živo brez testiranja: napaka v avtomatizaciji lestvic; Najprej preizkusite z majhnimi in resničnimi podatki.
- Brez spremljanja: Tihe napake so najbolj nevarne; Prvi teden redno preverjajte izpise.
- Slepo zaupanje koraku AI: Vzpostavite varnostno mrežo, da se podatki ne bodo izgubili v primeru napačne klasifikacije.
- Zasebnost: Vedite, kam avtomatizacija premakne občutljive podatke; orodja tretjih oseb vidijo podatke.
Pozor: Avtomatizacija premika podatke iz ene aplikacije v drugo. Pri tem prenosu gredo lahko občutljivi podatki (osebni podatki, finančni zapisi) skozi strežnike tretjih oseb. Ne pozabite preveriti podatkovne poti avtomatizacije in politike hrambe za podatke podjetja.
Če povzamem
- Največje pridobitve prihajajo iz avtomatizacije ponavljajočih se nalog, ki temeljijo na pravilih in jih ni treba presojati.
- Umetna inteligenca ima dve vlogi: učitelja, ki oblikuje avtomatizacijo, in korak obdelave v toku (povzemi/razvrsti).
- Ročno izboljšajte postopek, preden ga avtomatizirate; Ne morete namestiti postopka, ki ga ne razumete.
- Gradite majhne, testirajte z resničnimi podatki, kritičnim korakom dodajte človeško odobritev in varnostno mrežo.
- Avtomatizacija tudi meri napako; Oglejte si prvi teden, preverite zasebnost avtobusa.
Aplikacijska naloga
Izberite ponavljajočo se nalogo, ki jo opravljate tedensko, in najprej ročno zapišite korake. Naj AI razjasni postopek s tretjo predlogo, nato pa s prvo predlogo pripravi zasnovo brez kode. Če lahko, ga namestite v najpreprostejši obliki in pripravite testni kontrolni seznam s četrto predlogo ter ga preizkusite z resničnimi podatki. Upoštevajte, kje pustite človeško odobritev.
kontrolni seznam
- [ ] Najprej sem ročno opravil delo, ki sem ga nameraval avtomatizirati, in razjasnil korake.
- [ ] Izbral sem delo, ki se ponavlja, na pravilih temelji na nizki presoji.
- [ ] Ključnim korakom sem dodal človeško odobritev/varnostno mrežo.
- [ ] Nastavil sem ga majhnega in preizkusil z resničnimi podatki.
- [ ] Načrtoval sem, da bom gledal rezultate v prvem tednu.
- [ ] Preveril sem pot občutljivih podatkov in zaupnost avtomatizacije.