Dobički:
- Sposobnost izdelave osnutkov pripomočkov za iskanje (orodje za opis), opombe o obsegu in vsebini ter razdelkov postavitve z umetno inteligenco
- Sposobnost razumevanja halucinacijskega tveganja biografske/institucionalne zgodovine in tega razdelka temeljiti le na preverjenih virih
- Sposobnost omogočiti umetni inteligenci, da usmeri raziskovalca k viru namesto podajanja dejstev neposredno v referenčni servis
Arhiv ni odgovoren le za ohranjanje dokumentov; je tudi odgovoren, da so dostopni raziskovalcu. Obstajata dva glavna načina tega dostopa: orodja za opisovanje, ki predstavljajo zbirko (pripomoček za iskanje — vodilni dokument, ki opredeljuje vsebino, organizacijo in obseg arhivske zbirke) in referenčna služba, ki neposredno pomaga raziskovalcem. Oboje zahteva veliko truda: pisanje vodnika po zbirki traja več tednov, odgovarjanje na vprašanja raziskovalcev čez dan pa vzame čas. Poleg tega sta ti dve deli »obraz« arhiva; Prvi stik raziskovalca z zbirko je pogosto preko vodnika in informacijskega pulta, zato se napaka tukaj neposredno odraža v zanesljivosti arhiva.
AI je močan pripomoček pri pripravi opisnih orodij in podpornih referenčnih storitvah. V tej enoti se bomo naučili pripraviti vodnik za zbiranje (pomoč pri iskanju), napisati opise obsega in vsebine, pomagati pri vprašanjih raziskovalcev in ugotovili, zakaj se o natančnosti pri teh storitvah ni mogoče pogajati.
Orodja za opis: zemljevid zbirke
Orodje za opis omogoča raziskovalcu, da se vpraša, "kaj je v tej zbirki, kar mi ustreza?" Omogoča vam, da odgovorite na vprašanje. Običajno vključuje:
- Splošni opis: Ime, obseg, časovno obdobje, velikost zbirke.
- Biografska/institucionalna zgodovina: Kratka zgodovina osebe ali ustanove, ki je izdala dokumente.
- Opomba o obsegu in vsebini: Pojasnilo, kakšni dokumenti in o katerih temah so v zbirki.
- Ureditev: Kako so dokumenti razvrščeni (serije, podserije).
- Inventar: Podroben seznam na ravni škatle/datoteke.
Ti dokumenti so napisani v skladu s standardi (na primer ISAD(G) ali EAD - Encoded Archival Description, standard digitalnega kodiranja za arhivske vodnike). Umetna inteligenca lahko ustvari orise teh odsekov iz surovega inventarja in povzetkov dokumentov; ampak vsako dejstvo (zgodovino, osebo, zgodovino institucije) je treba preveriti.
Druga vrednost opisnih orodij je, da jih je mogoče zapisati na različnih ravneh podrobnosti. Včasih ni dovolj časa ali sredstev za opis na tisoče škatel arhiva na ravni dokumenta; V tem primeru se izvede večnivojski opis: najprej splošen opis na ravni fonda, nato serije, nato, če je mogoče, na ravni spisa. Umetna inteligenca je še posebej uporabna za pripravo opombe o splošnem obsegu na najvišji ravni iz povzetkov primerov na nižji ravni; Naredi povzetek od množice k celoti. Toda vsaka plast tega povzetka mora biti skladna z dejanskimi dokumenti na spodnji plasti; Umetna inteligenca ne bi smela oblikovati zahtevka za obseg, ki ni v zbirki najvišje ravni.
Pozor: razdelek z biografsko/institucionalno zgodovino je kraj, kjer se najpogosteje prikradejo halucinacije. Umetna inteligenca lahko napiše tekočo zgodovino o osebi ali instituciji iz »splošnega znanja«, medtem ko dodaja neobstoječe dogodke, lažne datume in izmišljene naslove. Ta razdelek mora temeljiti samo na preverjenih virih.
Potek dela: korak za korakom
1. Zbirajte surovine. Inventar, povzetki dokumentov, seznami škatel, morebitne obstoječe opombe.
2. Postavite standard. Po katerem opisnem standardu bo zapisan (ISAD(G)/EAD)?
3. Pripravite osnutek po poglavjih. Imejte razdelke osnutkov AI, kot so opomba o obsegu in vsebini ter opis postavitve iz surovega materiala.
4. Preverite dejstva. Predvsem v rubriki zgodovina vsak datum, ime in dogodek preverite pri neodvisnih virih.
5. Preverite omejitve dostopa. Ali so v zbirki zaupni/avtorsko omejeni dokumenti? Te je treba navesti v vodniku.
6. Soglasje strokovnjaka. Končni vodnik je v arhivski potrditvi.
Referenčna služba: pomoč raziskovalcu
V referenčni storitvi AI pomaga na dva načina: (1) tako, da osmisli raziskovalčevo vprašanje in predlaga, katere zbirke naj si ogledajo, in (2) tako, da pripravi odgovore na pogosto zastavljena vprašanja. Toda tu obstaja kritična meja: umetna inteligenca raziskovalcu ne bi smela dati neposrednega "dejstvenega" odgovora, ampak bi ga morala usmeriti k viru. Namesto "Ta datum je ta", bi moralo biti "Ta podatek najdete v takšnih in drugačnih dokumentih v tej zbirki". Ker je neposreden dejanski odgovor, ki ga poda AI, lahko izmišljen in ga lahko raziskovalec zamenja za vir.
Referenčna naloga
Ustrezna vloga AI
sporna uporaba
Osmišljanje vprašanja
Predlagajte pojasnilna vprašanja
—
Usmerjanje zbiranja
Predlog "Poglej tam".
Reči "odgovor je"
Osnutek pogostih vprašanj
Osnutek iz preverjenih informacij
lažen odgovor
Seznam virov
Predlog iskanja v katalogu
Dajanje izmišljene reference
vprašanje dejstva
Preusmeri na vir
Neposredni odziv na dejstva
trije mini kovčki
Primer 1 – Osnutek smernic je 4 tedne skrajšal na 1 teden. Arhiv je pripravljal informativni priročnik za zbirko 120 škatel. Seznami škatel in povzetki datotek so bili posredovani AI; YZ je pripravil osnutek opombe o obsegu in vsebini ter razdelke postavitve. Arhivist je v tednu dni preveril in uredil dejstva; po tradicionalni metodi je bila ta ocena en mesec. Toda 3 datumi in 2 naslova v delu biografske zgodovine so bili napačni; Popravljeno pri preverjanju.
Primer 2 – Izmišljena institucionalna zgodovina. Pripravnik je AI napisal zgodovino institucije in jo dal neposredno v imenik. YZ je navedel napačen datum ustanovitve zavoda in omenil pripojitev, ki je ni bilo. Raziskovalec je opazil napako in jo prijavil; Vodnik je bil popravljen, vendar je bila poškodovana zanesljivost arhiva. Lekcija: razdelek o zgodovini ne bo objavljen brez preverjanja.
Primer 3 – Pravilno vodenje, napačno dejstvo. Raziskovalec je prosil za zmenek. Pomočnik, ki temelji na AI, je dal neposreden datum (izmišljen). Raziskovalec bi to uporabil kot vir; Višji arhivar se je vmešal in rekel: "AI ne daje dejstev, ampak te usmeri v zbirko" in ga prisilil, da pogleda pravi dokument; zgodovina je bila drugačna. Nauk: v referenčni službi AI usmerja, ne daje dejstev.
Štiri predloge za kopiranje
1) Opomba o obsegu in vsebini osnutka:
NA PODLAGI spodnjih seznamov škatel/datotek in povzetkov dokumentov napišite osnutek »opombe o obsegu in vsebini« za zbirko. Uporabljajte le tisto, kar je vključeno v priloženi material; DODAJTE temo, datum ali osebo, ki je ni v zbirki. Označite vsako dejstvo, o katerem niste prepričani [potrebno je preverjanje]. Material: [tukaj]
2) Biografska/institucionalna zgodovina (nadzorovana):
Spodaj so PREVERJENE opombe o [osebi/organizaciji]. Napišite kratek oris zgodovine, ki temelji SAMO na teh zapiskih. NE DODAJAJTE nobenih datumov, dogodkov ali naslovov, ki niso v opombah; Ne dodajajte informacij o splošnem "znanju". Zapustite prostore [ni informacij]. Opombe: [tukaj]
3) Vodenje raziskovalca:
Vprašanje raziskovalca: [vprašanje]. NE DAJTE NEPOSREDNEGA dejanskega odgovora na to vprašanje. Namesto tega: (1) predlagajte 1-2 vprašanji, ki bosta pojasnili vprašanje, (2) povejte mu, katero VRSTO zbirke/dokumenta naj si ogleda, (3) predlagajte, katere izraze bi lahko iskal v katalogu. Ne ustvarjajte izmišljene reference.
4) Osnutek odgovora na pogosta vprašanja:
Spodaj so PREVERJENI listi iz našega arhiva. Na podlagi teh opomb sestavite odgovor na naslednje pogosto zastavljeno vprašanje: [vprašanje].Dodajanje informacij, ki niso v opombah; Označite, kjer niste prepričani. Na koncu odgovora usmeri raziskovalca na ustrezno zbirko. Opombe: [tukaj]
Šibek poziv/močan poziv
Šibko:
Za to zbirko napišite obsežen iskalni pripomoček, vključno z zgodovino.
»Obširno« in »vključno z zgodovino« prisilita AI, da preseže dano gradivo in doda izmišljene informacije o instituciji/osebi.
Močno:
Napišite oris pripomočka za iskanje NA PODLAGI naslednjih seznamov polj in preverjenih zgodovinskih opomb: razdelki obseg-vsebina in postavitev. Ne vključujte nobenih dejstev, ki niso vključena v dano gradivo; V zgodovini uporabljajte le preverjene opombe, pustite prazna polja [brez podatkov]. Označite vsako dvomljivo dejstvo [potrebno preverjanje]. Material: [tukaj]
Razlika: upoštevanje podanega materiala, prepoved izdelave, ohranjanje vrzeli in verifikacijskih oznak naredijo vodilo zanesljivo.
Pogoste napake
- Prepuščanje zgodovine "splošnemu znanju" AI. Ta del je najbolj dovzeten za halucinacije; mora temeljiti samo na preverjenih zapiskih.
- Navajanje neposrednih dejstev v sklicevanju. Umetna inteligenca bi morala voditi raziskovalca, ne pa nadomestiti vira.
- Obhod omejitev dostopa. Zaupnost/avtorsko omejeni dokumenti morajo biti v imeniku označeni.
- Predlaganje izmišljene reference. Morebitna nepreverjena referenca v katalogu ne bo predana raziskovalcu.
- Objava osnutka brez odobritve. Končni vodnik potrdi arhivist.
Če povzamem
Dostop do arhivov in referenčne storitve so plodno področje, kjer umetna inteligenca pospešuje pripravo opisnih orodij in podpira usmerjanje raziskovalcev. Toda biografska/institucionalna zgodovina je točka prodora halucinacije in v referenčni službi AI ne bi smel podajati dejstev, ampak usmeriti k viru. Vodnik temelji le na overjenem gradivu, ohrani vrzeli, označi omejitve dostopa in prepusti končno odobritev arhivarju. AI pripravi zemljevid zbirke; Za točnost zemljevida je odgovoren arhiv.
Aplikacijska naloga
Vzemite seznam škatle/datoteke zbirke (resnične ali vzorčne) in prosite AI za oris s predlogo »oris opombe o obsegu in vsebini«; Preverite, ali presega dano gradivo. Nato zaženite predlogo »biografska zgodovina« za osebo/organizacijo samo s preverjenimi opombami in opazujte, ali se umetna inteligenca poskuša prilegati vrzeli. Na koncu obdelajte vprašanje raziskovalca s predlogo »usmerjenost raziskovalca«.
kontrolni seznam
- [ ] Vodnik sem zasnoval samo na danem/preverjenem gradivu.
- [ ] Neodvisno sem preveril vsak datum in ime v zgodovini.
- [ ] V vodniku sem označil omejitve dostopa (zasebnost/avtorske pravice).
- [ ] Namesto da bi v sklicu navedel dejstva, sem vas usmeril na vir.
- [ ] Končni vodnik sem oddal v potrditev arhivarju.