zisky:
- Schopnosť vysvetliť úlohy robotickej automatizácie procesov (RPA) a umelej inteligencie a prístupu inteligentnej automatizácie (hyperautomatizácie).
- Schopnosť navrhnúť manuálny proces jeho rozdelením na kroky a rozlišovaním medzi krokmi, ktoré sú vhodné pre automatizáciu, a tými, ktoré vyžadujú súhlas človeka
- Schopnosť vyhodnotiť návrhy automatizácie podporované AI z hľadiska správy výnimiek, audit trailu a nákladov na chyby
V každej organizácii existujú únavné a chybové úlohy, ktoré ľudia opakujú každý deň: kopírovanie údajov z jedného systému a ich zadávanie do iného, manuálne spracovanie fakturačných údajov, triedenie prichádzajúcich e-mailov. Robotická automatizácia procesov (RPA) automatizuje tieto pravidelné a opakujúce sa úlohy pomocou softvérových robotov, ktoré napodobňujú kroky, ktoré robí človek na obrazovke. „Robot“ tu nie je fyzický stroj, ale softvér, ktorý kliká, píše a kopíruje na obrazovke. Sila RPA je v tom, že funguje nad existujúcimi systémami bez toho, aby ich menila; Preto poskytuje rýchle výsledky aj v starých systémoch, ktoré sa ťažko integrujú.
Samotná RPA nedokáže pochopiť situácie „bez pravidiel“. Ak príde faktúra v štandardnom formáte, robot načíta polia; Ak to ale každý dodávateľ pošle v inom formáte, robot bude zmätený. Tu vstupuje do hry umelá inteligencia: AI vykonáva kroky, ktoré si vyžadujú „úsudok“, ako je pochopenie dokumentu, klasifikácia textu, extrahovanie informácií z voľného textu a RPA vykonáva kanonické kroky. Táto kombinácia sa nazýva inteligentná automatizácia alebo hyperautomatizácia (end-to-end, umelou inteligenciou podporovaná automatizácia procesov). Úlohou špecialistu MIS je rozdeliť proces na časti a navrhnúť, ktorá časť patrí RPA, ktorá patrí AI a ktorá človeku.
Automatizácia procesu
Srdcom automatizačného dizajnu je rozdelenie procesu na kroky a klasifikácia každého kroku. Existujú tri kategórie. Pravidelné a štruktúrované kroky (priateľské k RPA): "Zadajte každý riadok v Exceli na obrazovku ERP." Kroky vyžadujúce komentár (s podporou AI): „Do ktorej kategórie patrí tento text sťažnosti?“ Vysoko rizikové alebo neisté kroky (ponechané na osobe): "Schválenie vrátenia peňazí nad 5 000 TL."
Dobrá automatizácia šetrí ľudí od opakujúcej sa záťaže, nie od celej práce; kritické rozhodnutie necháva na ľudí. Tomu sa hovorí dizajn typu human-in-the-loop: robot prácu pripraví, človek ju schvaľuje. Robot napríklad prečíta faktúru a zadá návrh do ERP a účtovník dá konečné schválenie. Rýchlosť a bezpečnosť sú tak zaistené spoločne.
Tip: Pred automatizáciou procesu ho vždy najprv zjednodušte. Automatizácia zlého procesu len rýchlejšie prinesie zlé výsledky. Najprv odstráňte nepotrebné kroky a potom automatizujte zvyšok.
Manažment výnimiek a Audit Trail
Každá automatizácia nakoniec narazí na situáciu, ktorá porušuje pravidlá: chýbajúce dáta, neočakávaný formát, pád systému. Spracovanie výnimiek umožňuje robotovi bezpečne zastaviť a upozorniť človeka v takýchto situáciách namiesto toho, aby potichu urobil nesprávnu vec. Ak nie sú navrhnuté žiadne výnimky, robot bude ticho množiť chyby a nikto si ich nevšimne.
Ďalšou nevyhnutnosťou je audit trail: záznam o každom kroku robota, kedy bol vykonaný, s akými údajmi a s akým výsledkom. Bez revízneho záznamu nie je možné chybu neskôr vyšetriť; Táto sledovateľnosť je zákonnou požiadavkou, najmä vo finančných procesoch. AI môže vytvoriť náčrt tohto návrhu procesu, scenáre výnimiek a dokumentáciu; Ale ktorý krok je kritický a aká je cena chyby, je určené obchodnými znalosťami.
Tri mini prípady: Podľa čísel
Prípad 1 – Správny proces rozdelenia. V jednom účtovnom stredisku sa ručne spracovávalo 4 000 mesačných dodávateľských faktúr; Procedúra trvala 6 minút na osobu. AI prečítala dokument a extrahovala polia, RPA zadala návrh do ERP, účtovník ho len schválil. Čas spracovania sa znížil zo 6 minút na 1,5 minúty, ale krok potvrdenia zostal na človeku; teda chybná faktúra sa naďalej zachytávala.
Prípad 2 – Keď nie je navrhnutá žiadna výnimka. V jednej poisťovni robot obnovy poistnej zmluvy v tichosti nesprávne spracoval 340 záznamov s neočakávanými formátmi dátumu; nikto si to nevšimol a obnovy boli zadané s nesprávnym dátumom. Ak by pravidlo výnimky („zastavte a nahláste, ak formát nebol rozpoznaný“) bolo navrhnuté úplne od začiatku, robot by tieto záznamy nasmeroval na človeka. Oprava trvala týždne.
Prípad 3 – Automatizácia nesprávneho procesu. U jedného predajcu mal proces potvrdenia objednávky 11 krokov; Bolo by to automatizované pomocou robota. Keď expert MIS skúmal proces, videl, že 4 kroky boli zbytočné dvojité kontroly. Najprv sa proces zredukoval na 7 krokov, potom sa zautomatizoval. Ak by sa to zautomatizovalo bez zjednodušenia, 4 zbytočné kroky by boli trvalé.
Slabá výzva / silná výzva
Slabá výzva:
Automatizujte spracovanie faktúr.
Výkonná výzva:
Vaša úloha: Ste projektant automatizácie procesov. Rozdeľte nasledujúci manuálny proces na kroky a klasifikujte každý krok:- [RPA] kanonický, štruktúrovaný, opakujúci sa- [AI] vyžadujúci interpretáciu/kategorizáciu/porozumenie textu- [ĽUDSKÉ] vysoké riziko alebo nejednoznačné rozhodnutie Pre každý krok si zapíšte možné výnimky a čo robiť v prípade chyby. Uveďte informácie, ktoré je potrebné zaznamenať pre audit trail. Proces: [krok za krokom ručný popis procesu]
Výkonná výzva rozoberie proces, priradí každému kroku správnu rolu a od začiatku vyvoláva výnimky a audit trail.
Štyri kopírovateľné šablóny
1) Procesný rozklad:
Manuálny postup nižšie rozdeľte na očíslované kroky. Pre každý krok: vstup, proces, výstup a dostupnosť automatizácie ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [text]
2) Generovanie scenára výnimky:
Pre nasledujúci automatizovaný proces: „Čo sa môže pokaziť?“ Vypísať scenáre: chýbajúce údaje, nesprávny formát, systémová chyba, dvojitý záznam. Navrhnite, čo by mal robot urobiť pre každého. Proces: [text]
3) Kontrola zjednodušenia:
Označte kroky v procese nižšie, ktoré sú zbytočné, opakujúce sa alebo neprinášajú hodnotu, a napíšte, prečo ich možno odstrániť. Navrhnite zjednodušenie PRED automatizáciou. Proces: [text]
4) Návrh kontrolnej stopy:
Navrhnite kontrolný záznam pre nasledujúci automatizovaný proces: ktoré polia (čas, používateľ/robot, vstup, výsledok, rozhodnutie) by sa mali zaznamenávať v každom kroku? Uveďte akékoľvek medzery z hľadiska finančnej sledovateľnosti. Proces: [text]
Porovnávacia tabuľka: RPA / AI / človek
kritérium
RPA
Umelá inteligencia
človek
V čom je najlepší
Pravidelné, opakujúce sa
Komentár, klasifikácia
úsudok, zodpovednosť
Typ vstupu
štruktúrovaný
Polo/voľný text
všetky typy
Chybové správanie
Do bodky dodržiava pravidlo
Tak isto, ako sa môže mýliť
Dokáže odhaliť a zastaviť
Audit
Jednoduché prihlásenie
Výstup musí byť zaznamenaný
Podpis/schválenie
konečné rozhodnutie
č
č
áno
Časté chyby
- Automatizácia zlého procesu. Automatizácia bez predchádzajúceho zjednodušovania vedie k plytvaniu.
- Bez navrhovania výnimiek. Robot, postavený na predpoklade, že „všetko ide dobre“, ticho produkuje chyby pri prvom prekvapení.
- Ponechanie kritického rozhodnutia na AI. Delegovanie vysoko rizikového schválenia na model; Aj keď sa modelka zdá sebavedomá, mýli sa a nenesie žiadnu zodpovednosť.
- Obchádzanie audit trailu. Bez stopy nemožno chybu vyšetriť; Ide o porušenie zákona vo finančnom procese.
- Vôbec nepozerám na robotu. Zmena systémov (obrazovka, priestor); Jedného dňa začne nemonitorovaný robot ticho klikať na nesprávnom mieste.
Pozor: Rýchlosť automatizácie tiež urýchľuje chyby. Ak sa človek pomýli pri spracovávaní 60 záznamov za hodinu, sú obmedzené na 60 chýb; Nesprávne nainštalovaný robot môže za pár minút poškodiť tisíce záznamov. Najprv ho teda pilotujte v malom objeme pod dohľadom.
V súhrne
RPA automatizuje pravidelné a opakujúce sa úlohy napodobňovaním krokov na obrazovke; Umelá inteligencia preberá kroky, ktoré si vyžadujú interpretáciu a klasifikáciu. Kombináciou oboch je inteligentná automatizácia. Základom dizajnu je rozdelenie procesu na kroky a priradenie každého kroku RPA, AI alebo človeku; Vysoko rizikové rozhodnutia udržujú ľudí v obraze. Spracovanie výnimiek a audit trail sú nevyhnutnosťou. AI urýchľuje rozklad procesov, scenár výnimiek a návrh dokumentácie; Ale čo je kritický krok a cenu chyby určujú obchodné znalosti. Pred automatizáciou najskôr zjednodušte a overte pomocou malého pilota.
Aplikačná úloha
Vyberte si „proces schvaľovania žiadosti o dovolenku“ (žiadosti zamestnancov, schválenie manažérom, procesy HR). (1) Rozdeľte proces na kroky pomocou výkonnej výzvy a každý krok klasifikujte ako [RPA]/[AI]/[HUMAN]. (2) Opíšte aspoň 3 scenáre výnimiek a v každom z nich opíšte, čo robot urobí. (3) Nájdite aspoň 1 nepotrebný krok, ktorý možno pred automatizáciou odstrániť. (4) Uveďte oblasti, ktoré sa majú zaznamenať pre audit trail. (5) Označte jeden vysoko rizikový krok a napíšte, prečo by mal zostať v človeku.
kontrolný zoznam
- [ ] Proces som rozdelil do krokov a každému kroku som priradil správnu rolu.
- [ ] Zjednodušil som proces pred automatizáciou.
- [ ] Definoval som výnimočné správanie pre každý krok.
- [ ] Určil som oblasti, ktoré sa majú zaznamenať pre audit trail.
- [ ] Vysoko rizikové rozhodnutia som nechal v ľudskej slučke.
- [ ] Najprv som plánoval malý objem pilotovaného pilota pod dohľadom.