zisky:
- Schopnosť vytvárať návrhy pomoci pri hľadaní (nástroj na popis), poznámku o rozsahu a obsahu a rozloženie častí s umelou inteligenciou
- Schopnosť pochopiť halucinačné riziko životopisnej/inštitucionálnej histórie a založiť túto časť len na overených zdrojoch
- Schopnosť umožniť umelej inteligencii nasmerovať výskumníka k zdroju namiesto uvádzania faktov priamo v referenčnej službe
Archív nie je zodpovedný len za uchovávanie dokumentov; je tiež zodpovedný za ich sprístupnenie výskumníkovi. Existujú dva hlavné spôsoby tohto prístupu: popisné nástroje, ktoré predstavujú zbierku (nálezová pomôcka – sprievodný dokument, ktorý definuje obsah, organizáciu a rozsah archívnej zbierky) a referenčná služba, ktorá priamo pomáha výskumníkom. Oboje si vyžaduje veľké úsilie: napísanie sprievodcu ku zbierke trvá týždne a odpovedanie na otázky výskumníkov počas dňa si vyžaduje čas. Tieto dve diela sú navyše „tvárou“ archívu; Prvý kontakt bádateľa so zbierkou je často prostredníctvom sprievodcu a informačného pultu, takže chyba sa tu priamo odráža v spoľahlivosti archívu.
Umelá inteligencia je výkonná pomôcka pri navrhovaní nástrojov na popis a podpory referenčných služieb. V tejto lekcii sa naučíme, ako navrhnúť sprievodcu zbierkou (pomôcku pri hľadaní), napísať popis rozsahu a obsahu, pomôcť s otázkami výskumníkov a uvidíme, prečo v týchto službách nemožno vyjednávať o presnosti.
Popis nástrojov: mapa zbierky
Nástroj na popis umožňuje výskumníkovi položiť si otázku: „Čo je v tejto zbierke, čo mi vyhovuje?“ Umožňuje vám odpovedať na otázku. Zvyčajne zahŕňa:
- Všeobecný popis: Názov, rozsah, rozsah dátumov, veľkosť zbierky.
- Biografická/inštitucionálna história: Stručná história osoby alebo inštitúcie, ktorá vytvorila dokumenty.
- Poznámka k rozsahu a obsahu: Vysvetlenie, aké druhy dokumentov a k akým predmetom sa v zbierke nachádzajú.
- Usporiadanie: Ako sú dokumenty zoskupené (séria, podséria).
- Inventár: Podrobný zoznam na úrovni boxu/súboru.
Tieto dokumenty sú napísané v súlade so štandardmi (napríklad ISAD(G) alebo EAD – Encoded Archival Description, štandard digitálneho kódovania pre sprievodcov archívmi). Umelá inteligencia môže vytvárať obrysy týchto sekcií zo surového inventára a súhrnov dokumentov; ale každý fakt (história, osoba, história inštitúcie) musí byť overený.
Ďalšou hodnotou nástrojov popisu je, že môžu byť napísané na rôznych úrovniach detailov. Niekedy nie je dostatok času alebo zdrojov na popísanie tisícok archívov na úrovni dokumentov; V tomto prípade sa urobí viacúrovňový popis: najprv všeobecný popis na úrovni fondu, potom séria, potom vždy, keď je to možné, na úrovni súboru. Umelá inteligencia je užitočná najmä pri zostavovaní poznámky o celkovom rozsahu na najvyššej úrovni zo súhrnov prípadov nižšej úrovne; Robí súhrn od omše k celku. Každá vrstva tohto súhrnu však musí byť v súlade so skutočnými dokumentmi v spodnej vrstve; Umelá inteligencia by nemala tvoriť nárok na rozsah, ktorý nie je v kolekcii najvyššej úrovne.
Upozornenie: Halucinácia sa najčastejšie vkráda do sekcie biografia/inštitucionálna história. Umelá inteligencia dokáže napísať plynulú históriu o osobe alebo inštitúcii zo „všeobecných vedomostí“, pričom pridá neexistujúce udalosti, falošné dátumy a vymyslené názvy. Táto časť by mala byť založená len na overených zdrojoch.
Pracovný postup: krok za krokom
1. Zbierajte surovinu. Inventár, súhrny dokumentov, zoznamy škatúľ, prípadné existujúce poznámky.
2. Nastavte štandard. Podľa akej popisnej normy sa bude písať (ISAD(G)/EAD)?
3. Vytvorte návrh kapitoly po kapitole. Majte sekcie návrhu AI, ako je rozsah a poznámka k obsahu a popis rozloženia zo surovín.
4. Overte si fakty. Najmä v sekcii histórie skontrolujte každý dátum, meno a udalosť s nezávislými zdrojmi.
5. Skontrolujte obmedzenia prístupu. Sú v zbierke dôverné dokumenty/dokumenty chránené autorskými právami? Mali by byť uvedené v príručke.
6. Odborné schválenie. Konečná príručka podlieha schváleniu archivárom.
Referenčná služba: pomoc výskumníkovi
V referenčnej službe pomáha AI dvoma spôsobmi: (1) tým, že dáva zmysel otázke výskumníka a navrhuje, ktoré zbierky si pozrieť, a (2) vytváraním odpovedí na často kladené otázky. Ale je tu kritický limit: AI by nemala dať výskumníkovi priamu „faktnú“ odpoveď, ale mala by ho nasmerovať k zdroju. Namiesto „Tento dátum je toto“ by malo povedať „Tieto informácie nájdete v takých a takýchto dokumentoch v tejto zbierke“. Pretože priama faktická odpoveď poskytnutá AI môže byť vymyslená a výskumník si ju môže pomýliť so zdrojom.
Referenčná úloha
Vhodná úloha AI
nežiaduce použitie
Dávať zmysel otázke
Navrhnite objasňujúce otázky
—
Smerovanie zberu
Návrh „Pozrite sa tam“.
Hovorí „Odpoveď je“
koncept FAQ
Koncept z overených informácií
falošná odpoveď
Zoznam zdrojov
Návrh vyhľadávania v katalógu
Poskytnutie vymyslenej referencie
otázka skutočnosti
Presmerovanie na zdroj
Priama reakcia na fakty
tri mini prípady
Prípad 1 – Návrh usmernenia skrátil 4 týždne na 1 týždeň. Archív pripravoval nálezovú pomôcku pre zbierku 120 škatúľ. AI boli poskytnuté zoznamy schránok a súhrny súborov; YZ vypracovala návrh poznámky o rozsahu a obsahu a časti o usporiadaní. Archivár overil a usporiadal fakty za týždeň; tradičnou metódou bol tento odhad jeden mesiac. Ale 3 dátumy a 2 názvy v sekcii biografických dejín boli nesprávne; Opravené pri overovaní.
Prípad 2 – Fiktívna inštitucionálna história. Stážista nechal AI napísať históriu inštitúcie a vložiť ju priamo do adresára. YZ uviedol nesprávny dátum založenia inštitúcie a uviedol fúziu, ktorá neexistovala. Výskumník si všimol a nahlásil chybu; Sprievodca bol opravený, ale bola narušená spoľahlivosť archívu. Poučenie: časť histórie nebude zverejnená bez overenia.
Prípad 3 – Správne vedenie, nesprávna skutočnosť. Výskumník požiadal o rande. Asistent založený na AI uviedol priamy dátum (vymyslený). Výskumník by to použil ako zdroj; Starší archivár zasiahol a povedal: „AI neuvádza fakty, nasmeruje vás do zbierky“ a prinútil ho pozrieť sa na skutočný dokument; história bola iná. Ponaučenie: v referenčnej službe AI riadi, nie uvádza fakty.
Štyri kopírovateľné šablóny
1) Rozsah a obsahová poznámka návrhu:
NA ZÁKLADE zoznamov schránok/súborov a súhrnov dokumentov nižšie napíšte návrh „poznámky k rozsahu a obsahu“ zbierky. Používajte len to, čo je súčasťou poskytnutého materiálu; PRIDAJTE tému, dátum alebo osobu, ktorá nie je v kolekcii. Označte každú skutočnosť, ktorou si nie ste istí [vyžaduje overenie]. Materiál: [tu]
2) Biografická/inštitucionálna história (kontrolovaná):
Nižšie sú uvedené OVERENÉ poznámky o [osobe/organizácii]. Napíšte stručnú históriu založenú LEN na týchto poznámkach. NEPRÍDAJTE žiadne dátumy, udalosti alebo názvy, ktoré nie sú v poznámkach; Nepridávajte všeobecné „vedomostné“ informácie. Nechajte medzery [žiadne informácie]. Poznámky: [tu]
3) Pokyny pre výskumníka:
Otázka výskumníka: [otázka]. NEDÁVAJTE PRIAMU faktickú odpoveď na túto otázku. Namiesto toho: (1) navrhnite 1-2 otázky, ktoré objasnia otázku, (2) povedzte mu, aký TYP zbierky/dokumentu by si mal pozrieť, (3) navrhnite, aké výrazy by mohol hľadať v katalógu. Nerobte vymyslenú referenciu.
4) Návrh odpovede na najčastejšie otázky:
Nižšie sú uvedené OVERENÉ prehľady faktov z nášho archívu. Na základe týchto poznámok navrhnite odpoveď na nasledujúcu často kladenú otázku: [otázka]. Pridanie informácií, ktoré nie sú v poznámkach; [začiarknite], kde si nie ste istí. Na konci odpovede nasmerujte bádateľa na príslušnú kolekciu. Poznámky: [tu]
Slabá výzva / Silná výzva
slabé:
Napíšte obsiahlu nálezovú pomôcku k tejto zbierke vrátane histórie.
„Rozsiahle“ a „vrátane histórie“ nútia AI ísť nad rámec daného materiálu a pridať vymyslené informácie o inštitúcii/osobe.
Silný:
Napíšte náčrt vyhľadávacej pomôcky NA ZÁKLADE nasledujúcich zoznamov políčok a overených poznámok k histórii: časti rozsah-obsah a usporiadanie. Neuvádzajte žiadne skutočnosti, ktoré nie sú zahrnuté v danom materiáli; V histórii používajte iba overené poznámky, nechajte prázdne miesta [žiadne informácie]. Označte každú pochybnú skutočnosť [vyžaduje overenie]. Materiál: [tu]
Rozdiel: dodržanie daného materiálu, zákaz výroby, zachovanie medzier a overovacie značky robia návod spoľahlivým.
Časté chyby
- Ponechanie histórie na „všeobecnú známosť“ AI. Táto časť je najviac náchylná na halucinácie; by mali byť založené len na overených poznámkach.
- Uvedenie priamych faktov v odkaze. AI by mala viesť výskumníka, nie nahradiť zdroj.
- Obchádzanie obmedzení prístupu. Dôvernosť/dokumenty s obmedzeným autorským právom by mali byť označené v adresári.
- Navrhnutie vymyslenej referencie. Akýkoľvek neoverený odkaz v katalógu nebude bádateľovi poskytnutý.
- Zverejnenie návrhu bez schválenia. Konečnú príručku schvaľuje archivár.
V súhrne
Služba prístupu k archívu a referenčná služba je plodnou oblasťou, v ktorej AI urýchľuje navrhovanie nástrojov na popis a podporuje vedenie výskumníkov. Ale biografická / inštitucionálna história je bodom prieniku halucinácie a v referenčnej službe by AI nemala uvádzať fakty, ale priamo k zdroju. Sprievodcu zakladajte len na overených materiáloch, zachovávajte medzery, označte obmedzenia prístupu a konečné schválenie nechajte na archivára. AI navrhne mapu zbierky; Za presnosť tejto mapy je zodpovedný archív.
Aplikačná úloha
Vezmite si zoznam škatúľ/súborov zbierky (skutočnej alebo vzorky) a požiadajte AI o obrys pomocou šablóny „náčrt poznámky o rozsahu a obsahu“; Skontrolujte, či nepresahuje daný materiál. Potom spustite šablónu „biografickej histórie“ pre osobu/organizáciu iba s overenými poznámkami a sledujte, či sa AI snaží zapadnúť do medzier. Nakoniec spracujte výskumnú otázku pomocou šablóny „orientácia na výskumníka“.
kontrolný zoznam
- [ ] Návod som vychádzal len z daného/overeného materiálu.
- [ ] Nezávisle som overil každý dátum a meno v histórii.
- [ ] V príručke som označil obmedzenia prístupu (súkromie/autorské práva).
- [ ] Namiesto uvedenia faktov v odkaze som vás odkázal na zdroj.
- [ ] Konečnú príručku som odovzdal na schválenie archivárovi.