Прибыль:
- Возможность прийти на встречу готовым, подготовив заранее повестку дня и список возможных возражений с помощью искусственного интеллекта.
- Возможность структурировать необработанные заметки или стенограммы как решения/действия (кто-что-когда)/открытые вопросы, чтобы предотвратить потерю действий.
- Возможность обращать внимание на согласие и конфиденциальность стенограммы, подтверждая задания и решения, которые может принять искусственный интеллект, и распространяя резюме.
Встречи — самая большая (и на которую больше всего жалуются) часть корпоративного времени. Плохая встреча; Это собрание, на которое выходят неподготовленными, разогнанными, и в итоге непонятно, кто и что будет делать. Искусственный интеллект используется на каждом этапе рабочего процесса собрания: повестка дня и подготовка до него, заметки во время, подведение итогов и отслеживание действий после. Но качество встречи определяют люди; ИИ лишь обостряет подготовку и делает последующие действия незабываемыми. Самая большая польза обычно приходит после встречи: решения и действия не испаряются.
Условия. Повестка дня представляет собой упорядоченный список тем, подлежащих обсуждению на заседании. Элемент действия — это задача, которая возникает в результате собрания, назначается кому-либо и имеет дату. Резюме/протокол собрания представляет собой запись того, что обсуждалось, и принятых решений. Стенограмма — это дословная расшифровка разговора. Некоторые инструменты для встреч генерируют ее автоматически. Последующие меры направлены на мониторинг того, были ли фактически предприняты действия.
Три этапа встречи и ИИ
До (подготовка): ИИ извлекает структурированную повестку дня из разрозненного списка тем, заранее продумывает возможные вопросы и контраргументы, обобщает соответствующие документы и подготавливает вас. Хорошая подготовка может сократить время встречи вдвое.
Приказ (примечание): Не связываться с ИИ во время встречи; Делайте необработанные заметки или используйте инструмент для расшифровки (если это разрешено). Сосредоточьтесь на разговоре.
Последствия (краткое содержание и действие): Вот настоящая отдача. Вы передаете необработанную заметку или расшифровку ИИ и структурируете ее в «решения, действия (кто-что-когда), открытые вопросы». Затем вы наглядно раздаете это участникам. Итак, «что мы собирались делать дальше?» неопределенность исчезает.
Шаг за шагом: рабочий процесс встречи
- Установите повестку дня. Предоставьте ИИ необработанные темы и разработайте приоритетную и своевременную повестку дня.
- Будьте готовы. Обобщить соответствующие документы; Заранее обдумайте возможные возражения.
- Делайте сырые заметки. Упрощенная, необработанная запись во время; Не связывайтесь с ИИ.
- Настроить. Затем передайте заметку/расшифровку ИИ и принимайте решения и действия.
- Проверять. Сравните каждое решение и задание с тем, что вы помните; ИИ может назначить неправильно.
- Развертывание и отслеживание. Отправить резюме; Внесите действия в список последующих действий.
Совет: после подготовки резюме встречи с помощью ИИ участников спрашивают: «Правильно ли это резюме, есть ли какие-либо пропущенные/неправильные данные?» Спросите в течение 24 часов. Таким образом вы выявляете ошибки и гарантируете, что все будут на одной волне.
Стенограмма и конфиденциальность
Многие платформы для встреч предлагают автоматические стенограммы и сводки с помощью искусственного интеллекта. Это мощно, но будьте осторожны с двумя вещами. Первое — это согласие: участники должны знать, что их записывают; В некоторых местах это требование закона. Во-вторых, это конфиденциальность: стенограммы могут содержать конфиденциальную информацию; Узнайте, где он сохранен и кто имел к нему доступ. Вставка стенограммы секретной встречи в универсальный инструмент искусственного интеллекта — это просто извлечение этой информации.
Этап
вклад ИИ
роль мужчины
Повестка дня
Структурирует, расставляет приоритеты
решает, о чем говорить
подготовка
Документ резюмирует, предлагает возражение
Определяет стратегию
Примечание
Стенограмма/резюме (с инструментом)
Сохраняет концентрацию на разговоре
Резюме
Решение+принятие мер
Подтверждает точность
отслеживание
Напоминание, статус спрашивает
Берет на себя ответственность
Четыре копируемых шаблона встреч
Создайте структурированную повестку дня встречи, исходя из следующих необработанных тем: - Уделите примерное время каждой теме, всего не более [45] минут. - Поставьте на первое место самые важные/требующие решения темы. - Укажите «желаемый результат» (решение или информацию) для каждой темы. Темы: """[исходный список]"""
Помоги мне подготовиться к завтрашней встрече. Тема: [X].- 5 сложных вопросов/возражений, которые могут прийти от другой стороны.- 1-2 предложения, готовые направления ответа для каждого.- 3 критических момента, которые мне нужно знать перед встречей. Контекст: """[краткий фон]"""
Структурируйте мою сырую заметку о совещании:- Заголовки «Решения», «Действия (кто-что-когда)», «Открытые вопросы».- Если задание неясно, напишите «не назначено», никому не поручайте выдуманную задачу.- Если дата не указана, напишите «нет даты». Необработанное примечание: """[вставить]"""
Подготовьте последующее сообщение на основе следующего резюме встречи: - Краткое, будет передано участникам. - Только решения, которые касаются каждого + собственные действия каждого человека. - Обратите внимание в конце: «Сообщите мне в течение 24 часов, если что-то отсутствует/неправильно». Краткое описание: """[вставить]"""
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабое: «Подведите итоги этой записи встречи». (Решения и действия перемешаны в беспорядочном тексте; остается неясным, кто и что будет делать.)
Сильный: «Структурируйте эту необработанную записку на три заголовка: Решения, Действия (кто-что-когда), Открытые вопросы. Если неясно, кто это будет делать, напишите «не назначено» — не назначайте никому задачу. Если нет даты, напишите «нет даты». Мощная версия дает действенный результат, который можно сразу развернуть, без каких-либо вымышленных назначений.
три мини-кейса
Случай 1 — Сила подготовки. Менеджер по продажам поручил ИИ придумать «5 возможных возражений и направлений ответов» перед важной встречей с клиентом. На встрече заказчик высказал ровно три таких возражения; Менеджер был готов. На этой встрече сделка была закрыта. Вознаграждение пришло от того, что ИИ заранее продумал возможные сценарии.
Случай 2 — Потерянные действия. Одна команда проводила еженедельные встречи, но не фиксировала действия; Каждую неделю вновь поднимались одни и те же темы. Они начали создавать и делиться списками действий (кто-что-когда) после каждой встречи с ИИ. Через 4 недели количество вновь открытых тем уменьшилось на 70%, а продолжительность встречи сократилась.
Случай 3 — Ловушка неправильного присвоения. Помощник распространил резюме встречи, структурированное с помощью искусственного интеллекта, без проверки. AI составила действие из расплывчатого предложения, в котором говорилось: «Айше подготовит бюджетный отчет», хотя такого назначения не было. Айше удивилась, возникла растерянность. Урок: ИИ может придумывать действия и задания; Подтвердите каждую строчку своим воспоминанием.
Распространенные ошибки
- Вступаем неподготовленными: используем ИИ только на потом; По крайней мере, раньше это было так же ценно.
- Работа с ИИ во время: Разделения фокуса; Делайте необработанные заметки, оставляйте обработку на потом.
- Отсутствие проверки заданий: ИИ может придумывать задачи и людей; подтверждать.
- Не распространять резюме: резюме, которое остается внутри, — это резюме, которого не существует; Поделитесь и попросите подтверждения.
- Обход конфиденциальности стенограммы: получите согласие, не вставляйте конфиденциальную стенограмму в общедоступный инструмент.
- Пренебрежение дальнейшими действиями: если вы составите список действий и не будете ему следовать, список умрет.
Внимание: автоматические сводки совещаний могут превратить расплывчатые разговоры в окончательные решения. «Может быть, мы сделаем это» может означать «было решено сделать это» в сводном инструменте. Всегда сверяйте важные решения с человеческой памятью.
В итоге
- ИИ используется на всех трех этапах совещания, но реальная отдача после него: обеспечение того, чтобы решения и действия не были потеряны.
- Во-первых, определите повестку дня и подумайте о возможных возражениях; Подготовка сокращает встречу.
- Не связывайтесь с ИИ во время, делайте сырые заметки; Оставьте обработку на потом.
- Затем структурируйте заметку как «Решения + Действия (кто-что-когда) + Открытые вопросы».
- ИИ может назначать встречи и принимать решения; подтвердите каждую строчку, раздайте резюме и попросите обратную связь; Помните о конфиденциальности стенограммы и согласии.
Задача приложения
Создайте повестку дня предстоящей встречи по первому шаблону и список возможных возражений по второму шаблону. Структурируйте свою необработанную заметку после встречи с помощью третьего шаблона и сравните каждое назначение действий с тем, что вы помните — проверьте, не сделал ли ИИ каких-либо ложных назначений. Наконец, подготовьте дополнительное сообщение с четвертым шаблоном и попросите участников подтвердить его.
контрольный список
- [ ] Я использовал искусственный интеллект для составления повестки дня и подготовки к встрече.
- Я делал сырые заметки во время [ ], меня не беспокоил ИИ.
- [ ] Я структурировал заметку как Решения/Действия/Открытые вопросы.
- [ ] Каждое задание действия я подтверждал своими воспоминаниями.
- [ ] Я распространил резюме и попросил оставить отзыв в течение 24 часов.
- [ ] Я получил согласие на расшифровку и обеспечил конфиденциальность.