Прибыль:
- Способность создавать проекты помощи (инструмент описания), примечания к содержанию и разделы макета с помощью искусственного интеллекта.
- Способность понимать галлюцинаторный риск биографической/институциональной истории и основывать этот раздел только на проверенных источниках.
- Возможность включить искусственный интеллект для направления исследователя к источнику вместо предоставления фактов непосредственно в справочном сервисе.
Архив отвечает не только за сохранность документов; также несет ответственность за обеспечение их доступности для исследователя. Существует два основных способа такого доступа: инструменты описания, которые знакомят с коллекцией (помощь в поиске — руководящий документ, определяющий содержание, организацию и объем архивной коллекции) и справочная служба, которая напрямую помогает исследователям. И то, и другое требует огромных усилий: написание путеводителя по коллекции занимает недели, а ответы на вопросы исследователя в течение дня отнимают время. Более того, эти две работы — «лицо» архива; Первый контакт исследователя с коллекцией зачастую происходит через путеводитель и справочную, поэтому ошибка здесь напрямую отражается на достоверности архива.
ИИ является мощным помощником в разработке инструментов описания и поддержке справочной службы. В этом модуле мы узнаем, как составить руководство по сбору данных (помощь в поиске), написать описания объема и содержания, помочь с вопросами исследователя и понять, почему точность в этих услугах не подлежит обсуждению.
Инструменты описания: карта коллекции
Инструмент описания позволяет исследователю задаться вопросом: «Что в этой коллекции мне подходит?» Это позволяет вам ответить на вопрос. Обычно включает в себя:
- Общее описание: Название, объем, диапазон дат, размер коллекции.
- Биографическая/институциональная история: Краткая история человека или учреждения, подготовившего документы.
- Примечания к объему и содержанию: Пояснение, какие документы и по какой тематике находятся в сборнике.
- Расположение: как документы группируются (серия, подсерия).
- Инвентарь: Подробный список на уровне коробки/файла.
Эти документы составляются в соответствии со стандартами (например, ISAD(G) или EAD – Encoded Archival Description, стандартом цифрового кодирования для архивных справочников). ИИ может создавать схемы этих разделов на основе необработанных данных и сводок документов; но каждый факт (история, личность, история учреждения) должен быть проверен.
Еще одна ценность инструментов описания заключается в том, что их можно писать на разных уровнях детализации. Иногда не хватает времени или ресурсов для описания тысяч ящиков архива на уровне документа; В этом случае делается многоуровневое описание: сначала общее описание на уровне фонда, затем серии, затем, по возможности, на уровне дела. ИИ особенно полезен для составления общего описания объема работ верхнего уровня на основе резюме дел нижнего уровня; Делает обобщение от массы к целому. Но каждый уровень этого резюме должен соответствовать фактическим документам нижнего уровня; ИИ не должен предъявлять претензии по области действия, которых нет в коллекции верхнего уровня.
Внимание: в разделе биографической/институциональной истории чаще всего закрадываются галлюцинации. ИИ может написать беглую историю о человеке или учреждении на основе «общих знаний», добавляя несуществующие события, ложные даты и вымышленные названия. Этот раздел должен основываться только на проверенных источниках.
Рабочий процесс: шаг за шагом
1. Соберите сырье. Опись, краткие описания документов, списки ящиков, существующие примечания, если таковые имеются.
2. Установите стандарт. В соответствии с каким стандартом описания оно будет записано (ISAD(G)/EAD)?
3. Подготовьте черновик по главам. Создайте черновые разделы AI, такие как примечания к объему и содержанию, а также описание макета, из исходного материала.
4. Проверьте факты. Особенно в разделе истории проверяйте каждую дату, имя и событие по независимым источникам.
5. Проверьте ограничения доступа. Есть ли в коллекции конфиденциальные документы/документы с ограниченными авторскими правами? Они должны быть указаны в руководстве.
6. Экспертное заключение. Окончательный вариант руководства проходит утверждение архивариуса.
Справочная служба: помощь исследователю
В справочной службе ИИ помогает двумя способами: (1) разъясняя вопрос исследователя и подсказывая, какие коллекции посмотреть, и (2) подготавливая ответы на часто задаваемые вопросы. Но здесь есть критическое ограничение: ИИ не должен давать исследователю прямой «фактический» ответ, а должен направлять его к источнику. Вместо того, чтобы говорить «Эта дата такая», следует сказать «Вы можете найти эту информацию в таких-то документах в этом сборнике». Потому что прямой фактический ответ, данный ИИ, может быть сфабрикован и исследователь может принять его за источник.
Справочная задача
Соответствующая роль ИИ
нежелательное использование
Осмысление вопроса
Предложите уточняющие вопросы
—
Маршрутизация сбора
Предложение «Посмотри туда»
Сказать: «Ответ есть»
Черновик часто задаваемых вопросов
Черновик на основе проверенной информации
фальшивый ответ
Список источников
Поисковое предложение в каталоге
Даю выдуманную ссылку
вопрос факта
Перенаправление на источник
Прямой ответ на факты
три мини-кейса
Случай 1. В проекте руководства продолжительность сокращена с 4 недель до 1 недели. Архив готовил находку для коллекции из 120 коробок. Списки ящиков и сводки файлов были переданы ИИ; YZ подготовил проект примечаний к содержанию и разделам макета. Архивариус проверил и систематизировал факты за неделю; по традиционному методу эта оценка составила один месяц. Но 3 даты и 2 названия в разделе биографической истории были неправильными; Исправлено при проверке.
Случай 2 — Фиктивная институциональная история. Стажер поручил ИИ написать историю учреждения и поместить ее прямо в каталог. YZ указал неправильную дату основания учреждения и упомянул о слиянии, которого не существовало. Исследователь заметил и сообщил об ошибке; Гайд поправили, но надежность архива пострадала. Урок: раздел истории не будет опубликован без проверки.
Случай 3 — Правильное руководство, неправильный факт. Исследователь попросил о свидании. Помощник на базе искусственного интеллекта назвал прямую дату (придуманную). Исследователь будет использовать это в качестве источника; Вмешался старший архивариус и сказал: «ИИ не дает фактов, он направляет вас к коллекции» и заставил его взглянуть на настоящий документ; история была другая. Урок: в справочной службе ИИ направляет, а не дает факты.
Четыре копируемых шаблона
1) Проект примечания к объему и содержанию:
НА ОСНОВЕ приведенных ниже списков ящиков/файлов и краткого содержания документов напишите черновой вариант «примечания к объему и содержанию» для коллекции. Используйте только то, что включено в предоставленный материал; ДОБАВЬТЕ тему, дату или человека, которого нет в коллекции. Отметьте любой факт, в котором вы не уверены [требует проверки]. Материал: [здесь]
2) Биографическая/институциональная история (контролируемая):
Ниже приведены ПРОВЕРЕННЫЕ заметки о [человеке/организации]. Напишите краткий очерк истории, основываясь ТОЛЬКО на этих заметках. НЕ ДОБАВЛЯЙТЕ даты, события или заголовки, которых нет в примечаниях; Не добавляйте общую информацию о «знаниях». Оставьте пробелы [нет информации]. Примечания: [здесь]
3) Руководство исследователя:
Вопрос исследователя: [вопрос]. НЕ давайте ПРЯМОГО фактического ответа на этот вопрос. Вместо этого: (1) предложите 1-2 вопроса, которые прояснят вопрос, (2) скажите ему, какой ТИП коллекции/документа ему следует просмотреть, (3) предложите, какие термины он мог бы искать в каталоге. Не делайте вымышленных ссылок.
4) Черновик ответа на часто задаваемые вопросы:
Ниже приведены ПРОВЕРЕННЫЕ информационные бюллетени из нашего архива. На основе этих заметок составьте ответ на следующий часто задаваемый вопрос: [вопрос].Добавление информации, которой нет в заметках; [галочка]отметьте место, где вы не уверены. В конце ответа направьте исследователя к соответствующей коллекции. Примечания: [здесь]
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабый:
Напишите всеобъемлющий справочник для этой коллекции, включая историю.
«Обширный» и «включающий историю» подталкивают ИИ выйти за рамки заданного материала и добавить вымышленную информацию об учреждении/человеке.
Сильный:
Напишите план помощи в поиске, ОСНОВАННО на следующих списках полей и проверенных исторических заметках: разделы «Объем-содержание» и «Макет». Не приводить факты, не вошедшие в данный материал; Используйте в истории только проверенные записи, оставляйте пробелы [нет информации]. Отметьте каждый сомнительный факт [требует проверки]. Материал: [здесь]
Отличие: соблюдение заданного материала, запрет на подделку, сохранение зазоров и поверочных знаков делают направляющую надежной.
Распространенные ошибки
- Оставляя историю «общему знанию» ИИ. Эта часть наиболее подвержена галлюцинациям; должны основываться только на проверенных заметках.
- Приведение прямых фактов в ссылке. ИИ должен направлять исследователя, а не заменять источник.
- Обход ограничений доступа. Документы с ограниченной конфиденциальностью/авторскими правами должны быть помечены в каталоге.
- Предлагаю выдуманную ссылку. Любая непроверенная ссылка в каталоге исследователю не будет предоставлена.
- Публикация проекта без согласования. Окончательное руководство утверждается архивариусом.
В заключение
Доступ к архивам и справочная служба — плодотворная область, где ИИ ускоряет разработку инструментов описания и помогает исследователям. Но биографическая/институциональная история является точкой проникновения галлюцинации, и в справочной службе ИИ должен не давать факты, а направлять к источнику. Основывайте руководство только на проверенных материалах, оставляйте пробелы, отмечайте ограничения доступа и оставляйте окончательное утверждение архивисту. ИИ составляет карту коллекции; Архив несет ответственность за точность этой карты.
Задача приложения
Возьмите список коробок/файлов коллекции (реальной или образцовой) и попросите у ИИ схему с помощью шаблона «схема примечаний по объему и содержанию»; Проверьте, не выходит ли оно за рамки заданного материала. Затем запустите шаблон «биографической истории» для человека/организации только с проверенными заметками и понаблюдайте, пытается ли ИИ заполнить пробелы. Наконец, обработайте вопрос исследователя с помощью шаблона «ориентация исследователя».
контрольный список
- [ ] Руководство составлено только на основе предоставленного/проверенного материала.
- [ ] Я независимо проверил каждую дату и имя в истории.
- [ ] Я отметил в руководстве ограничения доступа (конфиденциальность/авторское право).
- [ ] Вместо того, чтобы приводить факты в ссылке, я направил вас к источнику.
- [ ] Я представил окончательный вариант руководства на утверждение архивариуса.