Прибыль:
- Способность различать типы документов, такие как заметки, устные заметки, демарши и внутренние отчеты, и соответствующим образом создавать проекты с помощью искусственного интеллекта.
- Способность использовать формальный язык из утвержденных шаблонов и регулировать интенсивность дипломатического тона и конструктивную двусмысленность в соответствии со стратегическими намерениями.
- Возможность отделить передачу от интерпретации в отчете и применять дисциплину, запрещающую отправку каких-либо официальных документов без санкционированного одобрения.
Дипломатия в основном осуществляется в письменной форме. Общение между посольством и штаб-квартирой, официальные сообщения между двумя государствами, запись разговора — все это осуществляется посредством письменных документов, соответствующих определенным правилам формата и языка. Эти документы не только несут информацию; Он также дает дипломатическое послание своим тоном, формой и выбором слов. В этом модуле вы узнаете, как быстрее и более последовательно составлять дипломатическую корреспонденцию и отчеты с помощью искусственного интеллекта; но вы научитесь поддерживать официальную форму, сдержанный язык и максимальную ответственность.
Давайте познакомимся с некоторыми видами документов. Дипломатическая нота — это официальное письменное сообщение, направляемое одним государством другому государству; У него очень специфическая форма и язык шаблонов. Устная нота – это разновидность неподписанной официальной ноты, написанной от третьего лица единственного числа. Демарш – это официальная инициатива/предупреждение по какому-либо вопросу. Дипломатическая телеграмма/письмо является документом внутренней отчетности между представительством и штаб-квартирой; обычно сообщает о разговоре, развитии или оценке в штаб-квартиру. ИИ быстро создает формат и первый вариант этих документов; Но точность узоров, мера тона и ответственность за сообщение принадлежат людям.
Шаг за шагом: написание дипломатического документа
1. Определите тип документа и получателя. Это записка, внутренний отчет, марш? Получатель — иностранное государство или ваша штаб-квартира? Жанр определяет форму и язык.
2. Уточните цель и основной посыл. Что хочет передать этот документ? Информация, протест, требование, оценка? Основное сообщение должно быть выражено в одном предложении.
3. Примените соответствующее форматирование и фразеологию. Дипломатические документы имеют стандартную схему открытия и закрытия («...выражает глубочайшее уважение», «...имеет честь проявить инициативу раньше...» и т. д.). Эти модели различаются в зависимости от страны и учреждения; Утвержденные вашим учреждением шаблоны имеют важное значение. ИИ знает общие закономерности, но может не знать точную форму вашей организации.
4. Напишите тело: четкое, размеренное, однозначное. Дипломатический текст не размывается; Каждое предложение должно иметь одно значение. Он также умеренный: он не должен быть слишком твердым или мягким.
5. Если это репортаж, отделите оценку от факта. Во внутреннем отчете есть четкое различие между «то, что произошло» (то, что было сказано на встрече) и «то, что мы думаем» (оценка агентства). Центр должен видеть, что такое передача, а что — интерпретация.
6. Проверить, задать тон, подписать. Свяжите каждый факт с первоисточником, сами задайте тон и возьмите на себя ответственность за конечный текст.
Совет: попросите у ИИ дипломатический язык шаблонов в качестве «общего образца», но получите окончательные шаблоны из утвержденного шаблона вашего учреждения. Формула открытия/закрытия, сгенерированная ИИ, может показаться правильной, но может отличаться от официальной процедуры вашего штата; Неправильный шаблон воспринимается как формальная ошибка.
Тонкости дипломатического языка
В дипломатической переписке язык так же важен, как и само сообщение. Одно и то же событие может быть выражено словами «с обеспокоенностью отмечаем», «мы серьезно обеспокоены» или «мы решительно протестуем»; каждый несет в себе разную интенсивность и намерение. Эта тонкость известна как «дипломатическая интенсивность», и ее неправильный выбор приводит к нежелательной эскалации или восприятию слабости. ИИ обычно знает этот масштаб, но он не может знать ваши текущие стратегические намерения; поэтому вы регулируете интенсивность.
Еще одна тонкость — конструктивная двусмысленность: в некоторых случаях намеренно используется утверждение, допускающее более чем одну интерпретацию, чтобы стороны могли прийти к соглашению. Это хитрый метод, который может противоречить предполагаемой тенденции ИИ к «ясности». Когда писать ясно, а когда писать сознательно и гибко — это стратегическое человеческое решение.
Внимание: Официальная нота или указ представляют собой официальную позицию государства и могут иметь труднообратимые последствия. Ни один проект, созданный YZ, не отправляется без полной проверки его формата, языка шаблонов и содержания уполномоченным лицом. Даже словесная ошибка может привести к дипломатическому недопониманию.
три мини-кейса
Случай 1. Скелет отчета сэкономил время. После двухчасового совещания заместителю госсекретаря пришлось написать длинный доклад в штаб. Он передал свои записи AI и подготовил скелет отчета о заседании (участники, повестка дня, сказанное, оценка); Моя статья, которая должна была занять 90 минут, сократилась до 25 минут. Оценочный раздел и тон он написал сам.
Случай 2 — исправлена ошибка шаблона. YZ использовал первое лицо («наша просьба…») в черновике устных заметок; тогда как устная нота пишется от третьего лица («Он выражает свое почтение посольству..., Министерству...»). Старший дипломат исправил формат; Это было бы неправильно и процедурной ошибкой.
Случай 3 — Повышение тона предотвращено. В проекте указа МА использовала такие фразы, как «неприемлемо» и «будут серьезные последствия». На этом этапе предполагаемым сообщением было предупреждение, а не угроза. Эксперт смягчил тон до сдержанного уровня, например, "если наши ожидания не оправдаются, отношения могут пострадать".
Четыре копируемых шаблона
1) Схема отчета об интервью:
Ваша роль: специалист по дипломатической отчетности. Схема отчета центра формируется на основе следующих записей интервью: (1) Участники и дата, (2) Повестка дня, (3) Что сказала другая сторона (перевод), (4) Что мы передали, (5) Оценка (комментарий) – сохраните это под ОТДЕЛЬНЫМ заголовком. Не путайте передачу с комментарием. Примечания: [здесь]
2) Примечание/мартовский проект:
Создайте [заметку/речевую заметку/марш] ЧЕРНОВИК для следующего сообщения. Используйте общую дипломатическую фразеологию, но оставьте вводный/заключительный заполнитель, предполагая: «Я получу окончательные фразы из утвержденного шаблона учреждения». Тон: [выберите: информативный/тревожный/твёрдое предупреждение]. Пишите с одним смыслом и в меру. Сообщение: [здесь]
3) Регулировка интенсивности тона:
Перепишите следующий абзац, используя три дипломатические интенсивности: (а) мягкая/информативная, (б) умеренная/тревожная, (в) жесткая/протестная. Сохраните тот же факт, просто измените интенсивность. Кратко изложите суть каждой версии в одном предложении. Абзац: [здесь]
4) Упрощение отчета:
Сократите следующий длинный отчет для центра: сначала краткое изложение в один абзац (BLUF), затем разделы. Отделяйте факт от оценки. Не изменяйте/выдумывайте какие-либо факты или цифры. Перечислите извлеченные данные в заголовке «Вложения». Отчет: [здесь]
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабая подсказка:
Напишите об этом заметку и мы ее отправим.
Жанр, адресат, тон и форма неясны; Более того, рискованно трактовать официальный документ непосредственно как «к отправке». ИИ создает общий текст, шаблон которого может быть неправильным.
Мощная подсказка:
Ваша роль: специалист по дипломатической переписке. Тип документа: устная партитура (третье лицо единственного числа). Получатель: министерство. Цель: передать взвешенную озабоченность развитием событий (не протест). Оставьте шаблоны открытия/закрытия в качестве заполнителей; Я получу его по утвержденному шаблону. Тело: однозначное, сдержанное. Это проект, он будет подлежать утверждению уполномоченными органами. Тема: [здесь]
Разница очевидна: тип, получатель, цель, тон, формат и структура «проект/утверждение» делают документ безопасным.
Таблица типов документов
документ
Направление
язык
Роль ИИ
критическая точка
Примечание
из штата в штат
официальный образец
проект
форма, тон
словесный счет
из штата в штат
3-е лицо единственного числа
проект
человек, плесень
Демарш
официальная инициатива
измеренный/точный
проект
Регулировка плотности
Внутренний отчет/телеграмма
Представительство-штаб-квартира
Трансфер+комментарий
скелет
Различие между интерпретацией факта
Распространенные ошибки
- Оставляя язык шаблонов ИИ. Формулы открытия/закрытия следует брать из утвержденного шаблона.
- Путаница переноса с интерпретацией. «Сказанное» в отчете и «наша оценка» должны быть разделены.
- Неправильно задан тон. Если дипломатическая интенсивность неверна, возникает эскалация или ощущение слабости.
- Отправка черновика без контроля. Официальные документы не могут быть отправлены без согласия уполномоченного лица.
- Нечеткое письмо (непреднамеренное). За исключением конструктивной двусмысленности, каждое предложение должно быть однозначным.
В итоге
В дипломатической переписке и репортажах ИИ является мощным помощником, который быстро создает скелет документа, первый черновик и тональные вариации. Но официальная форма и язык, корректировка дипломатической интенсивности, различие между фактом и интерпретацией, решение конструктивной неопределенности и окончательное одобрение принадлежат людям. Возьмите шаблоны из утвержденных шаблонов, задайте тон в соответствии со своими стратегическими намерениями, отделите передачу от интерпретации в отчете и не отправляйте без проверки никакие официальные документы.
Задача приложения
Подготовьте заметки для воображаемого сценария собеседования. Составьте отчет для центра с «схемой отчета об собеседовании»; Разделяйте перенос и оценку. Создайте черновик устной заметки и проверьте его формат с помощью «Черновика заметки». С помощью «Регулировки плотности тона» сравните три версии одного и того же сообщения и выберите ту, которая соответствует ситуации.
контрольный список
- [ ] Я определил тип документа, получателя и цель.
- [ ] Я проверил язык шаблонов и формат на соответствие утвержденному шаблону.
- [ ] В отчете я показал передачу и оценку отдельно.
- [ ] Я скорректировал дипломатический тон в соответствии со своими стратегическими намерениями.
- [ ] Я не отправлял проект без авторизованного одобрения.