Прибыль:
- Способность создавать структуру брифинга и тезисы для обсуждения, подходящие для читателя и цели, разделяя факты и предложения, в соответствии с принципом BLUF.
- Возможность регулировать интенсивность дипломатического тона в соответствии со стратегическими намерениями и исправлять тон искусственного интеллекта по умолчанию.
- Возможность проверить каждую цифру и цитату, связав ее с источником и сохранить целостность и окончательную подпись брифинга.
Прежде чем министр встретится с собеседником, он представляет двухстраничный брифинг; Посол записывает свои речевые заметки перед тем, что он скажет на саммите; Прежде чем приступить к встрече, руководителю делегации нужен краткий список «тем для разговора» — список основных сообщений, которые необходимо передать в разговоре. Эти документы являются ежедневным топливом дипломатии: они должны информировать лиц, принимающих решения, быстро, точно и пропорционально. В этом модуле вы узнаете, как быстро и аккуратно составить брифинг или речевую записку с помощью искусственного интеллекта; но вы научитесь держать тон, послание и высшую ответственность.
Начнем с определения: брифинг — это документ, который в краткой и организованной форме предоставляет лицу, принимающему решения, содержание, необходимое для принятия решения или выступления по конкретному вопросу. Хороший брифинг краток, в нем сначала говорится о самом важном, отделяются факты от советов и уважается время читателя. ИИ быстро создает скелет и первый вариант этого документа; Но только вам решать, что выделить, какой тон использовать и какой совет дать.
Шаг за шагом: настройка брифинга
1. Определите читателя и цель. Для кого предназначен брифинг? (Министр или технический комитет?) Для чего? (Решаетесь или готовитесь к собеседованию?) Это задает тон и глубину. Министерский брифинг короткий и стратегический; Записка технического комитета может быть подробной.
2. Постройте перевернутую пирамиду. Дипломатический брифинг обычно пишется по принципу BLUF (Bottom Line Up Front): в первом абзаце изложена «суть», остальное — детали. Занятой человек, принимающий решения, должен уловить главное сообщение, даже если он прочитает только первые строки.
3. Определите разделы. Типичный брифинг состоит из следующих разделов: (а) Резюме/BLUF, (б) Предыстория/контекст, (в) Текущая ситуация, (г) Наша позиция/интересы, (д) Возможная позиция собеседника, (е) Предложение/темы для разговора. ИИ может создать этот скелет мгновенно.
4. Отделяйте факты от советов. На брифинге должно быть четкое различие между «такова ситуация» (факт) и «это наша рекомендация» (рекомендация). Лицо, принимающее решение, должно увидеть, что является доказательством и каково ваше предложение.
5. Создавайте темы для разговора. Сообщения, которые следует произнести на собрании, написаны короткими, ясными и запоминающимися текстами. Кроме того, подготавливаются возможные ответы (реактивные линии – готовые ответы на возможные возражения), например «Если собеседник говорит это, мы говорим это». ИИ хорошо воспроизводит эти сценарии.
6. Установите и проверьте тон. Дипломатический язык взвешен: не слишком резкий и не слишком мягкий. Каждый факт свяжите с первоисточником, сами поправьте тон и сами подпишите окончательный текст.
Совет: Напишите первое предложение брифинга самостоятельно. Открытие, которое производит ИИ, часто является общим и неэффективным. Выразить самое важное сообщение самостоятельно в одном мощном предложении, а остальное дополнить с помощью ИИ — это быстро и эффективно.
Дипломатический язык и мера
Слова имеют вес в дипломатии. Между выражениями «мы обеспокоены», «мы обеспокоены», «мы осуждаем», «мы решительно осуждаем» есть тонкие, но важные различия, и неправильно выбранное слово может послать нежелательный сигнал. ИИ не всегда может правильно уловить эти нюансы; Он пишет обычным языком. Так вы задаете шкалу дипломатической интенсивности (степень резкости тона).
Кроме того, брифинг должен быть беспристрастным и честным. Задача аналитика — сообщить лицу, принимающему решения, то, что ему нужно знать, а не только то, что он хочет услышать. ИИ может иметь тенденцию давать «хороший» ответ на поставленный вопрос; Вы обеспечиваете честность и включаете в брифинг тревожную, но точную информацию.
Внимание: каждое предложение на брифинге может быть произнесено вслух в разговоре или стать основой для принятия решения, если это необходимо. Любой факт, созданный ИИ, не должен присутствовать на брифинге, не ознакомившись с его источником. Неправильная цифра или вымышленная цитата ставит лицо, принимающее решения, в трудную ситуацию на собрании.
три мини-кейса
Случай 1. Скелет набрал скорость. Секретарь должен был подготовить брифинг к встрече министра за 2 часа. YZ извлек BLUF, предысторию и скелет тем для обсуждения из 9 документов с открытым исходным кодом, которые он собрал за 10 минут; Клерк провел оставшееся время, проверяя факты и задавая тон. Брифинг прибыл вовремя.
Случай 2 — Коррекция тона предотвратила кризис. В проекте заявления AI использовала такие термины, как «неприемлемо» и «мы категорически отвергаем». Старший дипломат знал, что желаемым тоном было «мы с беспокойством следим за этим», и смягчил формулировку, чтобы не обострять отношения на этом этапе. Исправлена выносливость ИИ по умолчанию.
Случай 3 — Пойман фальшивый персонаж. «Объем двусторонней торговли увеличился на 23% в прошлом году», — написал YZ в проекте брифинга. Эксперт посмотрел на источник: реальная цифра была 12% и ИИ ее наверстал. Этап атрибуции не позволил министру привести неверную цифру на встрече.
Четыре копируемых шаблона
1) Структура брифинга:
Ваша должность: старший специалист по дипломатической переписке. Составьте схему брифинга для [министра] на основе примечаний из открытых источников, приведенных ниже. Разделы: (1) BLUF/резюме (один абзац), (2) Предыстория, (3) Текущая ситуация, (4) Наши интересы, (5) Возможная позиция собеседника, (6) Тезисы для разговора. Укажите источник каждого факта. Отметьте факт и предложение отдельно. Примечания: [здесь]
2) Темы для обсуждения + ответные реплики:
Напишите 5 тем для обсуждения (коротких и ясных сообщений) по следующей теме. Затем предложите «реактивную линию» (взвешенный ответ) на каждое из 3 возможных возражений, которые могут возникнуть у собеседника. Используйте дипломатический и взвешенный язык; избегайте слишком резких или содержащих обязательства заявлений. Тема: [здесь]
3) Регулировка тона:
Перепишите следующий абзац тоном [на выбор: нейтральный/тревожный/решительный/твёрдый]. Оставьте те же факты, только скорректируйте дипломатическую интенсивность. Дайте мне три версии: на тон выше, такой же, на тон ниже. Абзац: [здесь]
4) Аббревиатура брифинга:
Сократите следующую трехстраничную заметку до одной страницы для министра. Пусть абзац BLUF будет первым. Сохраняйте только факты, необходимые для принятия решения, опускайте детали, но не меняйте и не фабрикуйте никакие факты. Важные моменты, пропущенные отдельно, перечислите в «приложениях». Примечание: [здесь]
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабая подсказка:
Напишите об этом брифинг для министра.
Читатель, цель, источник и тон неясны. ИИ создает общий, неиспользованный текст, произвольный по тону; путает факт с предположением.
Мощная подсказка:
Ваша роль: дипломатический брифинг. Читатель: Министр иностранных дел. Цель: Подготовка к двусторонней встрече за 2 часа. Источник: примечание к открытым источникам ниже7 (датировано). Тон: размеренный, решительный, но не провокационный. Структура: BLUF в первом абзаце; Дальше предыстория, ситуация, наши интересы, позиция собеседника, 5 тезисов. Свяжите каждый факт с источником, покажите факт и предложение отдельно, не придумывайте никаких цифр. Примечания: [здесь]
Разница очевидна: читатель, цель, источник, тон, структура и ограничения проверки делают краткое изложение полезным.
Таблица разделов брифинга
Раздел
Цель
Роль ИИ
мужское решение
БЛУФ/Резюме
Ставим самое важное на первое место
проект предложения
Выбор основного сообщения
фон
дать контекст
Резюме
Выбор правильного контекста
текущая ситуация
Текущая таблица
Редактирование
проверка
Наши интересы
прояснить позицию
—
только человек
Темы для обсуждения
Сообщения разговора
черновая продукция
Тон, решение, подпись
Распространенные ошибки
- Сбивающий с толку факт с предположением. Лицо, принимающее решение, должно видеть, что является доказательством, а что — советом.
- Оставляем тон ИИ. Если дипломатическая интенсивность установлена неправильно, это дает нежелательный сигнал.
- Ставим номер и цитату без ее проверки. Неправильный номер поставит лицо, принимающее решения, в беду во время встречи.
- Длинный и сумбурный брифинг. БЛУФ и краткость обязательны для занятого читателя.
- Просто напишите то, что вы хотите услышать. Работа аналитика — предоставлять тревожную, но точную информацию.
В заключение
При подготовке брифингов и заметок ИИ является мощным помощником, который быстро создает скелеты, первые черновики и сценарии для обсуждения и реагирования. Но в случае с BLUF выбор основного сообщения, установка дипломатического тона, различие между фактом и предположением, честность и окончательная подпись принадлежат эксперту. Используйте ИИ с четкими ограничениями по чтению, цели, источнику и тону; проверить каждый факт; Поставьте первое предложение и последнее слово самостоятельно.
Задача приложения
Выберите воображаемый сценарий двусторонней встречи и соберите 6–8 заметок из открытых источников. Получите схему с помощью шаблона «скелет брифинга», а затем создайте сообщения беседы с помощью шаблона «тезисы для обсуждения + ответные строки». Сравните три варианта тона абзаца с шаблоном «настройка тона» и выберите правильный. Проверьте все цифры и цитаты, связав их с источником.
контрольный список
- [ ] Я с самого начала определил читателя, цель и тон.
- [ ] BLUF/Я поставил резюме в начале.
- [ ] Я показал факт и предложение отдельно.
- [ ] Я нашел и проверил каждую цифру и цитату.
- [ ] Я задал дипломатический тон по своему усмотрению и подписал текст.