Прибыль:
- Знает части хорошего публичного отчета и с помощью ИИ составляет согласованную структуру отчета и краткое содержание.
- Он выявляет преувеличения и ошибки в призрачных строках, сравнивая каждое число и утверждение в резюме с необработанными данными.
- Распознает вводящую в заблуждение визуализацию в предложениях таблиц и диаграмм и проверяет источник каждой ячейки отчета.
Государственные учреждения составляют отчеты: отчет о деятельности, отчет об аудите, информационная записка, оценка ситуации, отчет о ходе проекта, презентация для парламента, годовая статистическая сводка. Эти документы являются памятью учреждения, свидетельством его подотчетности и глазами лиц, принимающих решения. Но написание отчета требует времени: сбор данных, установление структуры, написание исходного текста, согласование различных источников, упрощение, форматирование. Здесь ИИ обеспечивает большую скорость установления структуры отчета, преобразования разрозненных заметок в организованный текст, обобщения длинного текста и перевода технического языка на управленческий язык. В этом модуле вы увидите, как управлять всем процессом создания документов с помощью ИИ, от необработанных данных до утвержденного отчета, и как сохранять дисциплину в самом важном вопросе — точности каждой цифры и претензии в отчете.
Анатомия хорошего публичного отчета
Публичный отчет обычно состоит из следующих слоев: краткое изложение (основные выводы и рекомендации, которые лицо, принимающее решение, может прочитать за 1 минуту), объем и метод (что рассматривается в отчете и с какими данными), выводы (цифры, таблицы, выводы), оценка (значение выводов) и рекомендации/выводы. ИИ помогает на каждом из этих уровней, но их роли различны:
- Структура и краткое содержание: ИИ очень мощный инструмент — он суммирует разрозненные данные, выделяет важное.
- Выводы (цифры): ИИ должен редактировать только проверенные данные, которые вы предоставляете; не должен выдавать числа.
- Оценка и рекомендации: ИИ создает черновой вариант; Комментарии и ответственность за вами.
Ключевой принцип: не заставляйте ИИ выдавать цифры, заставляйте его редактировать числа, которые вы ему даете. Каждая цифра, включенная в отчет, должна быть взята из собственных отчетов учреждения или официальной статистики; ИИ просто нужно преобразовать их в предложения, таблицы и резюме.
Совет: В подсказке отчета установите правило «не генерировать новые числа, тарифы или даты; использовать только те данные, которые я предоставляю; если вам нужен номер, которого нет в данных, напишите «[требуются данные]». Это значительно снижает риск сфабрикованной статистики.
Пошаговый отчет
- Определите цель и читательскую аудиторию. Кому пишется отчет и на основании какого решения он принимается?
- Соберите проверенные данные. Цифры где-то консолидированы вместе с их источниками.
- Попросите ИИ построить структуру. Заголовки, подзаголовки, что в каком разделе будет.
- Составьте план по главам. Только с предоставленными данными; ИИ не должен выдумывать цифры.
- Распечатывайте резюме в последнюю очередь. Когда текст закончен, подводится итог; так что это последовательно.
- Подтверждение и проверка согласованности. Соответствует ли каждое число своему источнику; Разделы конфликтуют?
- Упрощать и форматировать; Отправьте на утверждение.
три мини-кейса
Случай 1 — период отчета о деятельности сокращен. Годовой отчет о деятельности управления обычно готовился в течение трех недель усилиями нескольких человек. Когда мы попросили ИИ создать скелет раздела и первые черновики, а команда сосредоточилась только на проверке и интерпретации данных, время сократилось до 8 дней; В ходе аудита качество контента было признано «более стабильным».
Случай 2 — Обнаружен фейковый тариф. В одном из вариантов ИИ написал предложение «удовлетворение возросло до 87%»; тогда как команда не предоставила таких данных опроса — модель соответствовала «разумному» числу. Когда источник был задан во время проверки согласованности, выяснилось, что число не имеет под собой никаких оснований, и оно было удалено.
Кейс 3 — Перевод на исполнительный язык. Отчет о технической инфраструктуре собирался передать в городской совет, но большинство его членов не были инженерами. ИИ перевел технический текст в краткое содержание без жаргона (с сохранением смысла); Вопросов в парламенте стало меньше на две трети, и решение было принято на том же заседании.
Четыре копируемых шаблона
1) Скелет структуры отчета:
Ваша роль: специалист по публичной отчетности. Создайте структуру отчета для следующей цели и читательской аудитории: заголовки, подзаголовки и какая информация будет в каждом разделе. Пока не пишите. Отметьте, какие разделы потребуют проверенных данных. ЦЕЛЬ: [цель] ЧИТАТЕЛЬ: [кто принимает решения] ОБЪЕМ: [тема]
2) Написание раздела достоверных данных:
Ниже напишите текст этого раздела с ПРОВЕРЕННЫМИ ДАННЫМИ. СОЗДАТЬ новый номер, тариф или дату; Просто используйте данные, которые я вам даю. Напишите «[требуются данные]», где требуются недостающие данные. Используйте формальный, но беглый язык. РАЗДЕЛ: [название] ДАННЫЕ: [цифры и источники]
3) Резюме (последнее):
Составьте резюме из полного текста отчета, представленного ниже: не более 200 слов, 3-5 наиболее важных выводов и рекомендаций. Не добавляйте никакой информации, которой нет в тексте. Напишите в простой форме, чтобы лицо, принимающее решения, могло прочитать за 1 минуту. ОТЧЕТ: [полный текст]
4) Проверка последовательности и номера:
Проверьте следующий проект отчета: (1) указан ли источник по каждому вопросу, (2) есть ли какой-либо конфликт между разделами, (3) соответствует ли краткое изложение основной части отчета, (4) есть ли необоснованные/сомнительные утверждения. Не переписывайте текст, просто приведите список предупреждений. ЧЕРНОВИК: [текст]
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабое: «Напишите отчет о деятельности с этими данными».
Стронг: «Ваша роль — специалист по публичной отчетности. Сначала создайте структуру отчета для городского совета (заголовки и подзаголовки). Затем напишите каждый раздел, используя ТОЛЬКО следующие проверенные данные; не указывайте новые цифры, ставки или даты, напишите «[требуются данные]» там, где необходимы недостающие данные. Наконец, подготовьте краткое изложение из 200 слов. Когда закончите, предоставьте контрольный список для перекрестных конфликтов и необоснованных цифр. Данные: [цифры и источники]».
Отличие: сильная структура цепочек подсказок, точность данных, запрет на «позор чисел», подведение итогов и самоконтроль; Результатом является проверяемая и последовательная схема.
Доверие ИИ по разделам отчета
Раздел
ИИ доверие
правило
Структура/скелет
высокий
Используйте свободно
Резюме
высокий
Ограничить текстом
Язык/упрощение
высокий
Смысл должен быть сохранен
Выводы/цифры
низкий
Данные предоставлены только
Обзор/рекомендация
средний
Черновик + комментарий человека
Таблица, показатель и краткое изложение
Влияние публичного отчета часто определяется на первой странице: резюме (раздел, в котором суммируются основные выводы, заключения и рекомендации отчета на одной странице) может быть единственной частью, которую будет читать высший орган. ИИ способен свести длинный отчет к точному резюме; но вам нужно построчно проверять, чтобы сводка точно отражала каждую цифру в отчете — ведь при суммировании ИИ может округлять цифры, отбрасывать условие или завышать результат. Аналогично, ИИ может генерировать скелеты таблиц и предложения по диаграммам на основе ваших необработанных данных; Однако источник каждой ячейки таблицы должен быть найден в ваших данных, и любые строки, которые ИИ добавляет «только потому, что это кажется разумным», не должны попадать в отчет.
Мини-кейс — увеличил суть вопроса. В то время как фактический уровень успеха в годовом отчете составлял 63 процента, в сводном отчете, подготовленном YZ, этот показатель увеличился до 90 процентов, заявив, что «подавляющее большинство заявок дали положительный результат». Аудит заменил это выражение реальным числом; Потому что преувеличенное положительное восприятие в публичном отчете ставит учреждение в затруднительное положение при последующих проверках.
Мини-кейс — призрачная строка в таблице. AI добавила категорию «Другое» и выдуманный номер к ежемесячному листу заявления, которого вообще не существовало в учреждении; Сумма составила, но линия была ненастоящей. Сравнение с необработанными данными выявило эту призрачную линию.
Шаблон, который создает проверяемые таблицы и сводки:
Задача: создать таблицу и краткое изложение из 5 элементов на основе следующих необработанных данных (используйте только эти данные). Необработанные данные: [вставить таблицу/CSV]Правила: – Не добавляйте в таблицу строки/категории, которых нет в данных. – Покажите в скобках, из какой строки таблицы взято каждое число в сводке. – В случае сомнений напишите «недостаточно данных», не угадывайте. Результат: (1) Таблица (2) Резюме (3) Основа для каждого итогового предложения.
Сообщить об элементе
Вклад ИИ
Обязательный контроль со стороны человека
Резюме
Составление и упрощение
Соответствует ли каждая проблема/претензия отчету?
Таблица
скелет, форма
Соответствие каждой ячейки в необработанных данных
Предложение по диаграмме
Соответствующий тип диаграммы
Вводит в заблуждение отсутствие масштаба/оси?
Раздел предложений
Генерация опционов
Полномочия и соответствие нормативным требованиям
Совет: агрегируйте исходные данные самостоятельно в отдельном месте, прежде чем распечатывать отчет для ИИ; затем сравните сводку ИИ с этими правильными суммами. Проверка проводится одновременно с производством, а не после него.
Распространенные ошибки
- Заставить ИИ производить цифры. Самая опасная ошибка; В отчет попадают только проверенные данные, ИИ их редактирует.
- Сначала напишите резюме. Если резюме опустить до завершения основной части, оно будет противоречить тексту; оставь это напоследок.
- Не проверять согласованность между отделами. Номера в разных разделах должны совпадать.
- Не ссылаясь на источники. Каждая таблица и рисунок должны быть прослежены до их источника; контроль ищет это.
- Оставляем технический язык как есть. Если лицо, принимающее решение, не понимает, отчет теряет свою функцию; Упрощайте, но не искажайте содержание.
- Пропуск шага подтверждения. Отчет не публикуется без прочтения и одобрения ответственного лица.
В заключение
При составлении отчетов ИИ обеспечивает большую скорость построения структуры, составления черновиков, обобщения и упрощения языка. Но каждая цифра, включенная в отчет, должна исходить из проверенных данных учреждения; ИИ не должен выдавать числа, а только редактировать их. Резюме следует готовить в последнюю очередь, проверять межведомственную согласованность и ресурсы, а документ следует утверждать. ИИ ускоряет отчет; Вы несете точность и подпись.
Задача приложения
Создайте скелет будущего реального отчета с помощью шаблона «Скелет структуры отчета». Распечатайте раздел с несколькими проверенными данными, используя шаблон «Написание раздела с достоверностью данных» и проверьте, составляет ли ИИ числа вопреки правилу. Наконец, примените шаблон «Проверка согласованности и количества» к своему черновику.
контрольный список
- [ ] Все цифры, включенные в отчет, взяты из проверенного источника; ИИ не производил.
- [ ] Я создал скелет структуры и распечатал разделы точно в соответствии с данными.
- [ ] Я сделал резюме последним, ограничившись текстом.
- [ ] Я следил за межведомственной согласованностью и ресурсами.
- [ ] Я упростил технический язык, не испортив содержание.
- [ ] Я представил отчет ответственному лицу на утверждение.