Câștiguri:
- Abilitatea de a explica rolurile automatizării proceselor robotizate (RPA) și ale inteligenței artificiale și ale abordării automatizării inteligente (hiperautomatizare).
- Abilitatea de a proiecta un proces manual, împărțindu-l în pași și diferențierea între pașii care sunt potriviți pentru automatizare și cei care necesită aprobare umană
- Abilitatea de a evalua proiectele de automatizare susținute de AI în ceea ce privește gestionarea excepțiilor, pista de audit și costul erorilor
În fiecare organizație, există sarcini obositoare și predispuse la erori pe care oamenii le repetă în fiecare zi: copierea datelor dintr-un sistem și introducerea lor în altul, procesarea manuală a informațiilor de facturare, sortarea e-mailurilor primite. Automatizarea proceselor robotizate (RPA) automatizează aceste sarcini regulate și repetitive cu roboți software care imită pașii făcuți de un om pe ecran. „Robot” aici nu este o mașină fizică, ci un software care face clic, scrie și copiază pe ecran. Puterea RPA este că funcționează peste sistemele existente fără a le schimba; Prin urmare, oferă rezultate rapide chiar și în sistemele vechi care sunt greu de integrat.
RPA singur nu poate înțelege situațiile „fără reguli”. Dacă o factură ajunge în format standard, robotul citește câmpurile; Dar dacă fiecare furnizor îl trimite într-un format diferit, robotul va fi confuz. Aici intervine inteligența artificială: AI realizează pașii care necesită „judecare”, cum ar fi înțelegerea documentului, clasificarea textului, extragerea informațiilor din textul liber, iar RPA realizează pașii canonici. Această combinație se numește automatizare inteligentă sau hiperautomatizare (automatizare a proceselor de la capăt la capăt, susținută de inteligență artificială). Rolul specialistului MIS este de a împărți un proces în părți și de a proiecta care parte aparține RPA, care parte aparține AI și care parte aparține omului.
Automatizarea unui proces
Inima proiectării automatizării este împărțirea procesului în pași și clasificarea fiecărui pas. Sunt trei categorii. Pași reglementați și structurați (compatibili cu RPA): „Introduceți fiecare rând în Excel în ecranul ERP”. Pași care necesită comentarii (alimentați de inteligență artificială): „Cărei categorii îi aparține acest text de reclamație?” Pași cu risc ridicat sau incerti (lăsați persoanei): „Aprobare rambursare peste 5.000 TL”.
O bună automatizare salvează oamenii de povara repetitivă, nu de întreaga muncă; lasă decizia critică în seama oamenilor. Aceasta se numește design uman în buclă: robotul pregătește munca, omul o aprobă. De exemplu, robotul citește factura și introduce proiectul în ERP, iar contabilul dă aprobarea finală. Astfel, viteza și securitatea sunt asigurate împreună.
Sfat: înainte de a automatiza un proces, simplificați-l întotdeauna mai întâi. Automatizarea unui proces prost nu va produce decât rezultate proaste mai rapid. Eliminați mai întâi pașii inutile, apoi automatizați restul.
Managementul excepțiilor și pista de audit
Fiecare automatizare se confruntă în cele din urmă cu o situație care încalcă regulile: date lipsă, format neașteptat, blocarea sistemului. Gestionarea excepțiilor permite robotului să oprească în siguranță și să notifice un om în astfel de situații, în loc să facă în tăcere un lucru greșit. Dacă nu sunt proiectate excepții, robotul va prolifera în tăcere erori și nimeni nu va observa.
O altă necesitate este pista de audit: o înregistrare a fiecărui pas al robotului, când a fost făcut, cu ce date și cu ce rezultat. Fără o pistă de audit, o eroare nu poate fi investigată ulterior; Această trasabilitate este o cerință legală, mai ales în procesele financiare. AI poate produce o schiță a acestui proiect de proces, scenarii de excepție și documentație; Dar care pas este critic și care este costul erorii este determinat de cunoștințele de afaceri.
Trei mini carcase: după cifre
Cazul 1 — Procesul corect de împărțire. Într-un centru de contabilitate, 4.000 de facturi lunare ale furnizorilor erau procesate manual; Procedura a durat 6 minute de persoană. AI a citit documentul și a extras câmpurile, RPA a introdus proiectul în ERP, contabilul tocmai l-a aprobat. Timpul de procesare a scăzut de la 6 minute la 1,5 minute, dar pasul de confirmare a rămas la om; astfel a continuat să fie prinsă factura eronată.
Cazul 2 – Când nu este proiectată nicio excepție. La un asigurător, un robot de reînnoire a polițelor a gestionat greșit în tăcere 340 de înregistrări cu formate de date neașteptate; nimeni nu a observat și reînnoirile au fost introduse cu data greșită. Dacă regula de excepție („oprire și raportare dacă formatul nu este recunoscut”) ar fi concepută de la zero, robotul ar direcționa aceste înregistrări către om. Remedierea a durat săptămâni.
Cazul 3 – Automatizarea procesului greșit. La un comerciant cu amănuntul, procesul de confirmare a comenzii a avut 11 pași; Ar fi automatizat cu un robot. Când expertul MIS a examinat procesul, a văzut că cei 4 pași erau duble verificări inutile. Mai întâi procesul a fost redus la 7 pași, apoi a fost automatizat. Dacă ar fi automatizat fără simplificare, 4 pași inutile ar fi permanenți.
Solicitare slabă / Solicitare puternică
Prompt slab:
Automatizați procesarea facturilor.
Solicitare puternică:
Rolul dumneavoastră: sunteți proiectant de automatizare a proceselor. Împărțiți următorul proces manual în pași și clasificați fiecare pas:- [RPA] canonic, structurat, repetitiv- [AI] care necesită interpretare/categorizare/înțelegere a textului- [UMAN] decizie cu risc ridicat sau ambiguu Pentru fiecare pas, notați posibilele excepții și ce trebuie făcut în caz de eroare. Listați informațiile care trebuie înregistrate pentru pista de audit. Proces: [descriere manuală pas cu pas a procesului]
Un prompt puternic descompune procesul, atribuie fiecare pas rolului corect și ridică excepții și pista de audit de la început.
Patru șabloane copiabile
1) Descompunerea procesului:
Împărțiți procesul manual de mai jos în pași numerotați. Pentru fiecare pas: intrare, proces, ieșire și disponibilitate de automatizare ([RPA]/[AI]/[HUMAN]). Proces: [text]
2) Generarea unui scenariu de excepție:
Pentru următorul proces automat, „ce ar putea merge prost?” Lista scenarii: date lipsă, format incorect, eroare de sistem, înregistrare dublă. Sugerați ce ar trebui să facă robotul pentru fiecare. Proces: [text]
3) Revizuirea simplificării:
Marcați pașii din procesul de mai jos care sunt inutile, repetitivi sau care nu produc valoare și scrieți de ce pot fi eliminați. Sugerați simplificare ÎNAINTE de automatizare. Proces: [text]
4) Proiectarea pistei de audit:
Proiectați o pistă de audit pentru următorul proces automat: ce câmpuri (timp, utilizator/robot, intrare, rezultat, decizie) ar trebui înregistrate la fiecare pas? Indicați eventualele lacune în ceea ce privește trasabilitatea financiară. Proces: [text]
Diagramă de comparație: RPA / AI / Human
criteriu
RPA
Inteligența artificială
umană
La ce se pricepe cel mai bine
Regular, repetitiv
Comentariu, clasificare
judecată, responsabilitate
Tip de intrare
structurat
Text semi/liber
toate tipurile
Comportament de eroare
Respectă regula la literă
Cât de sigur poate fi greșit
Poate detecta și opri
Audit
Ușor de logat
Ieșirea trebuie să fie înregistrată
Semnătura/aprobarea
decizie finală
nu
nu
Da
Greșeli comune
- Automatizarea procesului prost. Automatizarea fără a simplifica mai întâi perpetuează risipa.
- Nu proiectarea de excepții. Robotul, construit pe presupunerea că „totul merge bine”, produce în tăcere erori la prima surpriză.
- Lăsând decizia critică în seama AI. Delegarea aprobării cu risc ridicat pentru model; Chiar dacă modelul pare încrezător, este greșit și nu poartă nicio responsabilitate.
- Ocolind pista de audit. Fără urmă, eroarea nu poate fi investigată; Aceasta este o încălcare legală în procesul financiar.
- Nu privesc deloc robotul. Schimbarea sistemelor (ecran, spațiu); Într-o zi, robotul nemonitorizat începe să facă clic în tăcere în locul greșit.
Atenție: viteza de automatizare accelerează și eroarea. Dacă un om face o greșeală în timp ce procesează 60 de înregistrări pe oră, acestea sunt limitate la 60 de erori; Un robot instalat incorect poate deteriora mii de înregistrări în câteva minute. Deci, pilotați-l într-un volum mic la început, sub supraveghere.
În concluzie
RPA automatizează sarcinile regulate și repetitive, imitând pașii de pe ecran; Inteligența artificială preia pașii care necesită interpretare și clasificare. Combinația celor două este o automatizare inteligentă. Inima designului este împărțirea procesului în pași și atribuirea fiecărui pas către RPA, AI sau uman; Deciziile cu risc ridicat țin oamenii la curent. Tratarea excepțiilor și pista de audit sunt o necesitate. AI accelerează descompunerea procesului, scenariul de excepție și redactarea documentației; Dar care este pasul critic și costul erorii este determinat de cunoștințele de afaceri. Înainte de automatizare, simplificați și validați mai întâi cu un pilot mic.
Sarcina de aplicare
Alegeți un „proces de aprobare a cererii de concediu” (cererile angajaților, aprobările managerului, procesele de resurse umane). (1) Împărțiți procesul în pași cu promptul puternic și clasificați fiecare pas ca [RPA]/[AI]/[UMAN]. (2) Descrieți cel puțin 3 scenarii de excepție și ce va face robotul în fiecare. (3) Găsiți cel puțin 1 pas inutil care poate fi eliminat înainte de automatizare. (4) Enumerați zonele care trebuie înregistrate pentru pista de audit. (5) Marcați singurul pas cu risc ridicat și scrieți de ce ar trebui să rămână în om.
lista de verificare
- [ ] Am împărțit procesul în pași și am atribuit fiecărui pas rolul corect.
- [ ] Am simplificat procesul înainte de automatizare.
- [ ] Am definit comportamentul de excepție pentru fiecare pas.
- [ ] Am stabilit zonele care trebuie înregistrate pentru pista de audit.
- [ ] Am lăsat deciziile cu risc ridicat în bucla umană.
- [ ] Am planificat mai întâi un volum mic, pilot supravegheat.