Câștiguri:
- Abilitatea de a produce schițe ale instrumentului de găsire (instrument de descriere), notă de conținut și secțiuni de aspect cu inteligență artificială
- Capacitatea de a înțelege riscul halucinant al istoriei biografice/instituționale și de a baza această secțiune numai pe surse verificate
- Capacitatea de a permite inteligenței artificiale să direcționeze cercetătorul către sursă în loc să ofere fapte direct în serviciul de referință
O arhivă nu este responsabilă doar de păstrarea documentelor; este, de asemenea, responsabil pentru a le face accesibile cercetătorului. Există două mijloace principale de acces: instrumente de descriere care introduc colecția (ajutor de găsire — un document de ghidare care definește conținutul, organizarea și domeniul de aplicare al unei colecții de arhivă) și un serviciu de referință care ajută în mod direct cercetătorii. Ambele necesită un efort mare: scrierea unui ghid pentru o colecție durează săptămâni, iar răspunsul la întrebările cercetătorilor pe parcursul zilei consumă timp. Mai mult, aceste două lucrări sunt „fața” arhivei; Primul contact al unui cercetător cu colecția este adesea prin intermediul ghidului și biroului de informații, așa că o eroare aici se reflectă direct în fiabilitatea arhivei.
AI este un ajutor puternic în elaborarea instrumentelor de descriere și în sprijinul serviciului de referință. În această unitate, vom învăța cum să elaborăm un ghid de colectare (ajutor de găsire), să scriem descrieri ale domeniului și conținutului, să asistăm cu întrebările cercetătorilor și să vedem de ce acuratețea nu este negociabilă în aceste servicii.
Instrumente de descriere: harta colecției
Un instrument de descriere permite unui cercetător să întrebe „ce este în această colecție care funcționează pentru mine?” Vă permite să răspundeți la întrebare. De obicei include:
- Descriere generală: Numele, domeniul de aplicare, intervalul de date, dimensiunea colecției.
- Istoria biografică/instituțională: Scurtă istorie a persoanei sau instituției care a produs documentele.
- Notă privind domeniul de aplicare și conținut: Explicație despre ce fel de documente și despre ce subiecte se află în colecție.
- Aranjare: Cum sunt grupate documentele (serie, subserie).
- Inventar: listă detaliată la nivel de casetă/fișier.
Aceste documente sunt scrise în conformitate cu standardele (de exemplu, ISAD(G) sau EAD - Encoded Archival Description, standardul de codificare digitală pentru ghidurile de arhivă). AI poate produce schițe ale acestor secțiuni din inventarul brut și rezumatele documentelor; dar fiecare fapt (istorie, persoană, istorie instituție) trebuie verificat.
O altă valoare a instrumentelor de descriere este că pot fi scrise la diferite niveluri de detaliu. Uneori nu există suficient timp sau resurse pentru a descrie mii de cutii dintr-o arhivă la nivel de document; În acest caz, se face o descriere pe mai multe niveluri: mai întâi o descriere generală la nivel de fond, apoi seria, apoi ori de câte ori este posibil la nivel de fișier. IA este deosebit de utilă pentru redactarea notei de aplicare generală de nivel superior din rezumatele cazurilor de nivel inferior; Face un rezumat de la masă la întreg. Dar fiecare strat al acestui rezumat trebuie să fie în concordanță cu documentele reale din stratul de jos; AI nu ar trebui să alcătuiască o afirmație care nu se află în colecția de nivel superior.
Atenție: secțiunea de istorie biografică/instituțională este locul în care se strecoară cel mai adesea halucinația. AI poate scrie o istorie fluentă despre o persoană sau instituție din „cunoștințe comune”, în timp ce adaugă evenimente inexistente, date false și titluri inventate. Această secțiune ar trebui să se bazeze numai pe surse verificate.
Flux de lucru: pas cu pas
1. Colectați materia primă. Inventar, rezumate de documente, liste de casete, note existente, dacă există.
2. Setați standardul. În conformitate cu ce standard de descriere va fi scris (ISAD(G)/EAD)?
3. Produceți o schiță capitol cu capitol. Aveți secțiuni în schiță AI, cum ar fi notele privind domeniul și conținutul și descrierea aspectului din materia primă.
4. Verificați faptele. În special în secțiunea de istorie, verificați fiecare dată, nume și eveniment cu surse independente.
5. Verificați restricțiile de acces. Există în colecție documente confidențiale/restricționate prin drepturi de autor? Acestea ar trebui menționate în ghid.
6. Avizul expertului. Ghidul final este supus aprobării arhivistului.
Serviciul de referință: asistență pentru cercetător
În serviciul de referință, AI ajută în două moduri: (1) dând sens întrebării cercetătorului și sugerând ce colecții să se uite și (2) prin redactarea de răspunsuri la întrebările frecvente. Dar există o limită critică aici: AI nu ar trebui să ofere cercetătorului un răspuns direct „de fapt”, ci ar trebui să-l direcționeze către sursă. În loc să spună „Această dată este aceasta”, ar trebui să spună „Puteți găsi aceste informații din astfel de documente din această colecție”. Deoarece răspunsul direct de fapt dat de AI poate fi fabricat, iar cercetătorul îl poate confunda cu sursa.
Sarcina de referință
Rolul adecvat al IA
utilizare inacceptabilă
Dând sens întrebării
Propune întrebări clarificatoare
—
Dirijarea colecției
Sugestia „Uite acolo”.
Spunând „Răspunsul este”
Întrebări frecvente schiță
Ciornă din informații verificate
răspuns fals
Lista surselor
Sugestie de căutare în catalog
Oferind o referință inventată
chestiune de fapt
Redirecționează către sursă
Răspuns direct la fapte
trei mini cutii
Cazul 1 — Proiectul de îndrumare a redus 4 săptămâni la 1 săptămână. O arhivă pregătea un instrument de găsire pentru o colecție de 120 de cutii. Listele de casete și rezumatele fișierelor au fost date AI; YZ a produs schița notei de conținut și a secțiunilor de aspect. Arhivarul a verificat și a organizat faptele într-o săptămână; prin metoda tradițională această estimare a fost de o lună. Dar 3 date și 2 titluri din secțiunea de istorie biografică au fost greșite; Fixat la verificare.
Cazul 2 — Istorie instituțională fictivă. Un stagiar a cerut AI să scrie istoria unei instituții și să o pună direct în director. YZ a dat greșită data înființării instituției și a menționat o fuziune care nu a existat. Un cercetător a observat și a raportat eroarea; Ghidul a fost corectat, dar fiabilitatea arhivei a fost deteriorată. Lecția: secțiunea de istorie nu va fi publicată fără verificare.
Cazul 3 – Îndrumare corectă, fapt greșit. Un cercetător a cerut o întâlnire. Un asistent bazat pe inteligență artificială a dat o întâlnire directă (inventată). Cercetătorul ar folosi aceasta ca sursă; Arhivarul principal a intervenit și a spus: „AI nu dă fapte, te îndrumă spre colecție” și l-a pus să se uite la documentul real; istoria era diferită. Lecție: în serviciul de referință, AI direcționează, nu oferă fapte.
Patru șabloane copiabile
1) Proiect de scop și notă de conținut:
Pe baza listelor de casete/fișiere și a rezumatelor documentelor de mai jos, scrieți o schiță de „notă privind domeniul și conținutul” pentru o colecție. Folosiți numai ceea ce este inclus în materialul furnizat; ADAUGĂ un subiect, o dată sau o persoană care nu se află în colecție. Marcați orice fapt de care nu sunteți sigur [necesită verificare]. Material: [aici]
2) Istoric biografic/instituțional (controlat):
Mai jos sunt note VERIFICATE despre [persoană/organizație]. Scrieți o scurtă schiță a istoriei pe baza NUMAI acestor note. NU ADĂUGAȚI date, evenimente sau titluri care nu sunt în note; Nu adăugați informații generale de „cunoaștere”. Lăsați spațiile [fără informații]. Note: [aici]
3) Îndrumarea cercetătorului:
Întrebarea unui cercetător: [întrebare]. NU dați un răspuns direct de fapt la această întrebare. În schimb: (1) sugerează 1-2 întrebări care vor clarifica întrebarea, (2) spune-i ce TIP de colecție/document ar trebui să se uite, (3) sugerează ce termeni ar putea căuta în catalog. Nu faceți o referință inventată.
4) Schiță de răspuns la întrebări frecvente:
Mai jos sunt fișe VERIFICATE din arhiva noastră. Pe baza acestor note, redactați un răspuns la următoarea întrebare frecventă: [întrebare].Adăugarea de informații care nu sunt în note; [bifează]marcați unde nu sunteți sigur. La sfârșitul răspunsului, direcționați cercetătorul către colecția relevantă. Note: [aici]
Prompt slab / Prompt puternic
slab:
Scrieți un ajutor cuprinzător de găsire pentru această colecție, inclusiv istoria.
„Extensiv” și „incluzând istoria” împing IA să depășească materialul dat și să adauge informații inventate despre instituție/persoană.
Puternic:
Scrieți schița instrumentului de găsire BAZAT pe următoarele liste de casete și notițe de istorie verificate: secțiuni de aplicare și conținut. Nu includeți fapte care nu sunt incluse în materialul dat; Folosiți numai note verificate în istoric, lăsați spații libere [fără informații]. Marcați fiecare fapt îndoielnic [necesită verificare]. Material: [aici]
Diferența: aderarea la materialul dat, interzicerea fabricării, păstrarea golurilor și marcajele de verificare fac ghidul de încredere.
Greșeli comune
- Lăsând istoria „cunoașterii comune” a AI. Această parte este cea mai susceptibilă la halucinații; ar trebui să se bazeze numai pe note verificate.
- Prezentarea faptelor directe în referință. AI ar trebui să ghideze cercetătorul, nu să înlocuiască sursa.
- Ocolirea restricțiilor de acces. Documentele cu restricții de confidențialitate/drepturi de autor ar trebui să fie marcate în director.
- Sugerând o referință inventată. Orice referință neverificată din catalog nu va fi dată cercetătorului.
- Publicarea proiectului fără aprobare. Ghidul final este aprobat de arhivar.
Pe scurt
Accesul la arhive și serviciul de referință este un domeniu fructuos în care AI accelerează elaborarea instrumentelor de descriere și sprijină îndrumarea cercetătorilor. Dar istoria biografică/instituțională este punctul de pătrundere al halucinației, iar în serviciul de referință, AI nu ar trebui să dea fapte, ci direct la sursă. Bazați ghidul numai pe material autentificat, păstrați golurile, marcați restricțiile de acces și lăsați aprobarea finală arhivistului. AI elaborează o hartă a colecției; Arhiva este responsabilă pentru acuratețea hărții respective.
Sarcina de aplicare
Luați o listă de casete/fișier a unei colecții (reală sau eșantion) și cereți AI-ului o schiță cu șablonul „schimă de conținut și scop”; Verificați dacă depășește materialul dat. Apoi rulați șablonul „istorie biografică” pentru o persoană/organizație cu doar note verificate și observați dacă IA încearcă să se încadreze în goluri. În cele din urmă, procesați o întrebare a cercetătorului cu șablonul „orientare către cercetător”.
lista de verificare
- [ ] Am bazat ghidul doar pe materialul dat/verificat.
- [ ] Am verificat independent fiecare dată și nume din istorie.
- [ ] Am marcat restricțiile de acces (confidențialitate/copyright) în ghid.
- [ ] În loc să dau fapte în referință, v-am îndrumat către sursă.
- [ ] Am înaintat ghidul final spre aprobarea arhivistului.